3 quy tắc vàng trong đàm phán

3 quy tắc vàng trong đàm phán
Đánh giá bài viết

Nghệ thuật đàm phán lẩn trốn hầu hết chúng ta, thậm chí cả các nhân viên bán hàng vì rất ít người dành thời gian để hiểu đúng lời nói và tuân theo các qui tắc vàng trong đàm phán.

Lỗi đầu tiên và cũng là lỗi lớn nhất chính là sự hiểu nhầm ý nghĩa của từ này. Khi tôi hỏi những người tham gia hội thảo Closers của tôi về nghĩa của từ “đàm phán”, tôi đã nhận được những câu trẻ lời kiểu như: “có được vụ làm ăn tốt”, “mua được món hàng giá rẻ”. Đối với nhiều người, đó là một quá trình đầy những chiến thuật chạy trốn và vượt qua hoặc trao nhận đầy đau thương và hầu như chỉ liên quan đến việc chấp nhận về giả cả và các điều khoản.

Từ “đàm phán” trong tiếng Anh bắt nguồn từ từ “negotiatus” trong tiếng Latin, là động tính từ quá khứ của từ “negotiari”, có nghĩa là tiếp tục kinh doanh. Nghĩa gốc của từ này rất cần được hiểu rõ vì mục tiêu của việc đàm phán là tiếp tục kinh doanh bằng cách trao đi cho người khác để đạt được một thỏa thuận.

Vì vậy hãy bỏ đi ý niệm rằng đàm phán có nghĩa là giảm giá xuống để đạt được một thỏa thuận. Một mức giá thấp hơn không tạo nên một thương vụ tốt hơn; nó chỉ tạo ra ít lề (số chênh lệch giữa giá vốn và giá bán) hơn cho bạn và công ty bạn. Mục đích của bạn là đạt được một thỏa thuận về một đề xuất và để làm được điều đó bạn phải tạo ra được giá trị cho cho những thứ bạn cung cấp. Giải pháp mà sản phẩm hay dịch vụ của bạn cung cấp là điểm trọng tâm của các cuộc đàm phán chứ không phải là mức giá.

Dưới đây là ba trong số mười hai qui tắc vàng của tôi, và tôi sẽ không cho phép bản thân vi phạm trong bất kỳ cuộc đàm phán (dù là đơn giản hay phức tạp) nào:

1. Luôn luôn bắt đầu các cuộc đàm phán. Bạn phải khởi đầu quá trình vì bất cứ ai nắm quyền khởi đầu cuộc đàm phán đều có xu hướng nắm quyền kết thúc cuộc đàm phán. Nếu bạn để những người thuộc phe khác bắt đầu cuộc đàm phán, bạn sẽ luôn từ bỏ quyền điều khiển thường là theo cách bạn thậm chí còn không nhận ra. Ví dụ, khi bạn hỏi ai đó về ngân sách dự án của anh ta, chính là bạn đang cho phép anh ta bắt đầu cuộc đàm phán. Sau đó bạn sẽ dành thời gian chạy theo các con số của anh ta thay vì tìm ra giải pháp tốt nhất. Khi tôi ngồi vào bàn đàm phán làm việc để đạt được một thỏa thuận về các con số liên quan đến quyết định, tôi thậm chí còn không ngừng lời để ngăn không cho phía bên kia nắm quyền bắt đầu. Điều này nghe có vẻ kỳ dị nhưng nó cho thấy tầm quan trọng của việc bắt đầu một vụ giao dịch.

Một lần tôi có một khách hàng muốn đưa ra các điều khoản của ông ta trước. Tôi đã lịch sự trả lời: “Xin lỗi, tôi đánh giá cao việc ông sẵn lòng cho tôi biết những việc ông có thể làm nhưng tôi muốn dành vài phút để chia sẻ với ông những thông tin tôi đã tổng hợp được. Nếu những thông tin đó chưa đủ, ông có thể phản hồi lại với tôi”. Điều này cho phép tôi giành quyền điều khiển ngay tại lúc với đầu.

2. Luôn luôn đàm phán bằng văn bản. Tôi thấy rất nhiều nhân viên bán hàng chuyên nghiệp mắc sai lầm khi thảo luận và làm việc dựa trên các điều khoản thỏa thuận mà lại không đưa các ý kiến này vào biên bản thỏa thuận. Nhưng mục đích của đàm phán là đi đến một văn bản thỏa thuận chứ không phải là kể một câu chuyện hay dành thời gian nói chuyện. Ngay từ lúc đầu tiên đưa ra đề xuất, tôi đã nhắc tới việc tạo ra một bộ hồ sơ trước sự chứng kiến của các khách hàng. Hồ sơ bao gồm tất cả các thỏa thuận và trở thành hiện thực đối với các khách hàng tương lai. Hãy đàm phán trước, rồi sau đó tạo thêm một hồ sơ, không cần thiết phải ghi thời gian giao dịch. Nhưng nếu bạn tạo một thỏa thuận bằng văn bản khi đàm phán, bạn phải chuẩn bị để yêu cầu khách hàng ký vào khi họ đã quyết định mua.

3. Luôn luôn điềm tĩnh. Buổi đàm phán có thể trở nên nặng nề với các đề tài thảo luận, những cái tôi của người tham gia và những cảm xúc. Những người đàm phán giỏi biết cách giữ được sự điềm tĩnh, thể hiện vai trò lãnh đạo và đưa ra các giải pháp trong khi những người khác trở nên điên cuồng với những chủ đề của cá nhân và những cảm xúc vô dụng. Gào lên, cáu kỉnh và bộc lộ sự bức xúc có thể khiến bạn cảm thấy tốt hơn nhưng những hành vi như vậy sẽ không có lợi cho bạn khi đàm phán. Khi những người khác để cảm xúc lấn át, hãy điềm tĩnh và dùng logic để đàm phán và kết thúc mọi việc.

Lỗi đầu tiên và cũng là lỗi lớn nhất chính là sự hiểu nhầm ý nghĩa của từ này. Khi tôi hỏi những người tham gia hội thảo Closers của tôi về nghĩa của từ “đàm phán”, tôi đã nhận được những câu trẻ lời kiểu như: “có được vụ làm ăn tốt”, “mua được món hàng giá rẻ”. Đối với nhiều người, đó là một quá trình đầy những chiến thuật chạy trốn và vượt qua hoặc trao nhận đầy đau thương và hầu như chỉ liên quan đến việc chấp nhận về giả cả và các điều khoản.

Từ “đàm phán” trong tiếng Anh bắt nguồn từ từ “negotiatus” trong tiếng Latin, là động tính từ quá khứ của từ “negotiari”, có nghĩa là tiếp tục kinh doanh. Nghĩa gốc của từ này rất cần được hiểu rõ vì mục tiêu của việc đàm phán là tiếp tục kinh doanh bằng cách trao đi cho người khác để đạt được một thỏa thuận.

Vì vậy hãy bỏ đi ý niệm rằng đàm phán có nghĩa là giảm giá xuống để đạt được một thỏa thuận. Một mức giá thấp hơn không tạo nên một thương vụ tốt hơn; nó chỉ tạo ra ít lề (số chênh lệch giữa giá vốn và giá bán) hơn cho bạn và công ty bạn. Mục đích của bạn là đạt được một thỏa thuận về một đề xuất và để làm được điều đó bạn phải tạo ra được giá trị cho cho những thứ bạn cung cấp. Giải pháp mà sản phẩm hay dịch vụ của bạn cung cấp là điểm trọng tâm của các cuộc đàm phán chứ không phải là mức giá.

Dưới đây là ba trong số mười hai qui tắc vàng của tôi, và tôi sẽ không cho phép bản thân vi phạm trong bất kỳ cuộc đàm phán (dù là đơn giản hay phức tạp) nào:

1. Luôn luôn bắt đầu các cuộc đàm phán. Bạn phải khởi đầu quá trình vì bất cứ ai nắm quyền khởi đầu cuộc đàm phán đều có xu hướng nắm quyền kết thúc cuộc đàm phán. Nếu bạn để những người thuộc phe khác bắt đầu cuộc đàm phán, bạn sẽ luôn từ bỏ quyền điều khiển thường là theo cách bạn thậm chí còn không nhận ra. Ví dụ, khi bạn hỏi ai đó về ngân sách dự án của anh ta, chính là bạn đang cho phép anh ta bắt đầu cuộc đàm phán. Sau đó bạn sẽ dành thời gian chạy theo các con số của anh ta thay vì tìm ra giải pháp tốt nhất. Khi tôi ngồi vào bàn đàm phán làm việc để đạt được một thỏa thuận về các con số liên quan đến quyết định, tôi thậm chí còn không ngừng lời để ngăn không cho phía bên kia nắm quyền bắt đầu. Điều này nghe có vẻ kỳ dị nhưng nó cho thấy tầm quan trọng của việc bắt đầu một vụ giao dịch. 

Một lần tôi có một khách hàng muốn đưa ra các điều khoản của ông ta trước. Tôi đã lịch sự trả lời: “Xin lỗi, tôi đánh giá cao việc ông sẵn lòng cho tôi biết những việc ông có thể làm nhưng tôi muốn dành vài phút để chia sẻ với ông những thông tin tôi đã tổng hợp được. Nếu những thông tin đó chưa đủ, ông có thể phản hồi lại với tôi”. Điều này cho phép tôi giành quyền điều khiển ngay tại lúc với đầu.

2. Luôn luôn đàm phán bằng văn bản. Tôi thấy rất nhiều nhân viên bán hàng chuyên nghiệp mắc sai lầm khi thảo luận và làm việc dựa trên các điều khoản thỏa thuận mà lại không đưa các ý kiến này vào biên bản thỏa thuận. Nhưng mục đích của đàm phán là đi đến một văn bản thỏa thuận chứ không phải là kể một câu chuyện hay dành thời gian nói chuyện. Ngay từ lúc đầu tiên đưa ra đề xuất, tôi đã nhắc tới việc tạo ra một bộ hồ sơ trước sự chứng kiến của các khách hàng. Hồ sơ bao gồm tất cả các thỏa thuận và trở thành hiện thực đối với các khách hàng tương lai. Hãy đàm phán trước, rồi sau đó tạo thêm một hồ sơ, không cần thiết phải ghi thời gian giao dịch. Nhưng nếu bạn tạo một thỏa thuận bằng văn bản khi đàm phán, bạn phải chuẩn bị để yêu cầu khách hàng ký vào khi họ đã quyết định mua.


3. Luôn luôn điềm tĩnh. Buổi đàm phán có thể trở nên nặng nề với các đề tài thảo luận, những cái tôi của người tham gia và những cảm xúc. Những người đàm phán giỏi biết cách giữ được sự điềm tĩnh, thể hiện vai trò lãnh đạo và đưa ra các giải pháp trong khi những người khác trở nên điên cuồng với những chủ đề của cá nhân và những cảm xúc vô dụng. Gào lên, cáu kỉnh và bộc lộ sự bức xúc có thể khiến bạn cảm thấy tốt hơn nhưng những hành vi như vậy sẽ không có lợi cho bạn khi đàm phán. Khi những người khác để cảm xúc lấn át, hãy điềm tĩnh và dùng logic để đàm phán và kết thúc mọi việc.