Bảng kê công việc (Statement Of Work – SOW)

Bảng kê công việc (BKCV) phục vụ các mục đích khác nhau trong các tổ chức khác nhau phụ thuộc vào phương pháp luận quản lý dự án thông dụng. Tuy nhiên trong bất kỳ trường hợp sử dụng nào thì bảng kê công việc là bước sống còn trong việc lập kế hoạch dự án. Trong phần này này bạn sẽ xem xét các yếu tố của bảng kê công việc và các cách thức khác nhau mà nó được triển khai trong các tổ chức khác nhau.

Bảng kê công việc sẽ giúp bạn kiềm chế sự căng thẳng khi trả lời các câu hỏi ai, cái gì, khi nào, ở đâu, như thế nào và bao lâu bằng cách tập hợp tất cả các chi tiết khó khăn về công việc yêu cầu để tạo ra phần có thể chuyển giao trong dự án.

Định nghĩa:

Bảng kê công việc là tài liệu kiểm soát dự án có thể được sử dụng như một hợp đồng pháp lý, tài liệu phạm vi hay tài liệu kiểm soát nhưng thông thường nên phác thảo một số chi tiết quan trọng:

–     Công việc được thực hiện.

–     Ngày tháng, thời gian và địa điểm công việc được thực hiện.

–     Ai chịu trách nhiệm thực hiện công việc.

–     Nguyên vật liệu và kỹ thuật được dùng để thực hiện công việc.

–     Chi phí thực hiện công việc.

–     Tiêu chí chấp thuận công việc.

Một số tổ chức dùng bảng kê công việc như một hợp đồng pháp lý với một nhà cung cấp đang cung cấp một hay nhiều phần có thể chuyển giao cho dự án. Trong những trường hợp này, bảng kê công việc sẽ tính đến điều kiện thanh toán, thưởng và phạt hiệu quả và các tiêu chí chấp nhận hay từ chối công việc.

Một số tổ chức dùng bảng kê công việc như một tài liệu kiểm soát cho các phần có thể chuyển giao của dự án được xây dựng trong các bộ phận khác. Trong các trường hợp này bảng kê công việc có thể rất giống với trình tự công việc giữa các bộ phận. Mục đích đầu tiên của bảng kê công việc trong những trường hợp này là thu mua nguồn lực thông qua các đường chức năng.

Một số tổ chức dùng bảng kê công việc như một tài liệu phạm vi cho các dự án thêm/chuyển/ thay đổi và dự án vi mô. Phạm vi dự án chỉ được xác định khi các kết quả chuyển giao đó được ghi rõ một cách cụ thể trong bảng kê công việc. Tất cả các công việc theo yêu cầu không được chi tiết hoá trong bảng kê công việc là do định nghĩa ngoài phạm vi và cũng không được thực hiện hoặc được thực hiện trong một bảng kê công việc sửa đổi.