Các chính sách chủ yếu trong quản trị cung ứng

1. Chính sách lựa chọn mô hình tổ chức cung ứng thích hợp

Như chúng ta đã biết: tập trung và phân quyền là 2 mô hình tổ chức đối lập. Nếu tập trung hóa quyền mua hàng là giao cho 1 cá nhân/bộ phận duy nhất chịu trách nhiệm mua hàng cho công ty thì phân quyền là giao cho những cá nhân thuộc các bộ phận khác nhau cùng chịu trách nhiệm mua những loại hàng chủ yếu cho công ty.

Muốn quyết định chọn mô hình tập trung hóa hay phân quyền thì cần phân tích ưu nhược điểm của chúng. Hiện nay, theo quan điểm chuyên môn hóa lao động của Frederick Taylor, phần lớn các công ty đều hướng tới mô hình tập trung hóa, bởi mô hình này có nhiều ưu điểm. Dưới đây có thể kể ra một số ưu điểm nổi bật:

+Tăng gấp đôi hiệu quả và giảm thiểu những hiện tượng mua hàng bừa bãi, bằng cách điều phối hợp lý hoạt động mua hàng.

+Tập hợp tất cả các đơn hàng duy nhất nên nhận được những khoản chiết khấu theo số lượng mua. Hơn thế nữa, công ty còn có thể phát triển và thực hiện 1 chính sách mua hàng thống nhất, điều này giúp công ty có quan điểm nhất quán đối với những nhà cung cấp. Theo đó, công ty cũng tận dụng được tối đa những lợi thế kinh tế của mình.

+Tiết kiệm được chi phí chuyên chở nhờ vào việc hợp nhất các đơn đặt hàng và thời biểu giao hàng.

+Tính tập trung hóa giúp công ty phát triển những nhân sự chuyên trách việc mua hàng. Thông qua đào tạo các chuyên gia mua hàng sẽ thực hiện công tác này hiệu quả hơn những người mua hàng không chuyên, thiếu kỹ năng.

+Những nhà cung cấp có thể đưa ra giá thấp hơn bởi họ giảm được chi phí như: chi phí cho bộ phận bán hàng, chi phí chuẩn bị hàng, hóa đơn, chi phí gửi hàng và chi phí theo dõi công nợ trong quá trình cung ứng hàng cho công ty.

+Quản lý dự trữ hữu hiệu hơn bởi lẽ các thông tin về mức dự trữ, mức tiêu thụ vật tư, thời gian chờ hàng được phổ biến toàn công ty.

+Trưởng các phòng ban không phải tốn thời gian sắp xếp việc mua hàng. Họ được toàn tâm toàn ý với trách nhiệm của mình (khi họ được giao quyền mua hàng họ có khuynh hướng quyết định mua lúc họ cần mà không chú ý đến những việc mua hàng khác).

+Cần chuẩn bị ít đơn đặt hàng hơn cho cùng 1 lượng hàng mua, do vậy chi phí thua mua, nhận hàng kiểm nghiệm, chi trả và theo dõi cũng được tinh giản.

+Trách nhiệm thực hiện công tác mua hàng chỉ do trưởng phòng vật tư đảm nhận nên việc quản lý cũng thuận lợi hơn.

Tuy mang lại rất nhiều lợi ích như đã trình bày ở trên nhưng cũng có những trường hợp tập trung hóa việc mua hàng là không thích hợp, không nên áp dụng, ví dụ như:

Những doanh nghiệp sử dụng nguyên liệu thô, hàng tươi sống;

Các tổ chức nghiên cứu khoa học;

  • Các tổ chức từ thiện;
  • Các doanh nghiệp có cơ sở sản xuất ở nhiều địa phương khác nhau;
  • Các doanh nghiệp có quá nhiều đơn hàng nhỏ, lẻ, lặt vặt, nhiều loại hàng.

2. Các chính sách đối ngoại

Bộ phận cung ứng phải góp phần tạo nên và gìn giữ hình ảnh tốt đẹp của công ty.

Thông qua các hoạt động:

+Quan hệ tốt với khách hàng

+Lập sổ tay hướng dẫn

+Chính sách giá thích hợp

+Gíup đỡ kỹ thuật trước khi bán hàng

+Sản phẩm mẫu

+Tổ chức các chuyến thăm viếng của các nhà cung cấp.

3. Ngoài ra còn phải xây dựng các chính sách:

+Lựa chọn các nhà cung cấp và định giá mua hàng

+Các chuẩn mực đạo đức

+Chính sách đối với các công ty nhỏ

Cung ưng là hoạt động không thể thiếu trong mọi tổ chức. Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật thì hoạt động cung ứng cũng ngày càng phát triển và hoàn thiện.

Từ chỗ chỉ là những hoạt động mua bán đơn giản, được thực hiện bằng tay, đến nay, cung ứng đã được khẳng định là 1 nghề chuyên môn năng động. Các nhà quản trị cung ứng đang thực sự trở thành các nhà quản trị sản xuất từ bên ngoài của tổ chức, góp phần quan trọng và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.