Các công cụ chủ yếu trong hoạt động quan hệ công chúng

Quan hệ công chúng được thực hiện dưới rất nhiều hình thức. Đó là các ấn phẩm, diễn văn; bài phát biểu, hội thảo, báo cáo thường niên; đóng góp từ thiện; quan hệ với báo chí, truyền hình, với các nhóm ảnh hưởng đến khách hàng, hiệp hội, đối nội, đối ngoại, vận động hậu trường, tư vấn về các vấn đề xã hội.

+ Các loại ấn phẩm

Công cụ này bao gồm những báo cáo, tổng kết hàng năm, những cuốn sách chỉ dẫn, các bản tin nội bộ và tạp chí của doanh nghiệp. Trên thực tế, báo cáo tổng kết hàng năm của công ty Chrysler được sử dụng như là cuốn sách chỉ dẫn bán hàng nhằm giới thiệu các loại ôtô mới. Hãng điện thoại di động Nokia thường sử dụng những ấn phẩm đa dạng như các báo, tạp chí dành cho giới trẻ được giới thiệu tóm tắt về lịch sử hình thành Nokia kèm theo tất cả những dòng sản phẩm mà công ty đang bán trên thị trường. Những người quản lý doanh nghiệp cũng có thể các những bài báo lôi cuốn sự chú ý của công chúng đến doanh nghiệp và sản phẩm của họ ví dụ, cuốn sách nói về bí quyết thành công của tập đoàn Microsoft, hay cuốn “ Thế giới quả là rộng lớn và có nhiều việc phải làm” của cố chủ tịch tập đoàn Daewoo Kim Woo Choong thực sự thu hút được sự quan tâm của mọi người, đặc biệt là giới trẻ. Các bản tin nội bộ cũng có thể gây được ấn tượng sâu sắc về hình ảnh của doanh nghiệp và truyền tải được những thông tin quan trọng về sản phẩm,dịch vụ đến thị trường mục tiêu.

+ Các sự kiện văn hoá – thể thao

Doanh nghiệp có thể thu hút được sự chú ý của công chúng các nước sở tại đối với sản phẩm mới hay là hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt ở pha thâm nhập thị trường, như tổ chức các cuộc họp báo, hội thảo, thi đấu, các buổi lễ kỷ niệm, các sự kiện văn hoá thể thao… Đây là những dịp mà doanh nghiệp chiêu đãi khách hàng của mình, đồng thời tạo nên sự chú ý của công chúng tới uy tín và sản phẩm của doanh nghiệp. Ví dụ, hãng bia Heineken khi hoạt động kinh doanh ở thị trường Việt Nam đã tài trợ cho hội doanh nghiệp Việt Nam thông qua Giải thưởng sao đỏ, cho giải thi đấu quần vợt Heineken Challenger, cho môn đánh gôn với việc tài trợ học đánh gôn, tài trợ câu lạc bộ gôn; Coca-cola tài trợ cho thế vận hội Olympic với khẩu hiệu “Coca – cola would not be the brand it is today without the Olympic Games” (Không có thế vận hội Olympic, Coca-cola không thể có được vị thế như ngày nay).

+ Các bài phát biểu

Đó cũng là công cụ tạo nên danh tiếng cho doanh nghiệp và gây ấn tượng về sản phẩm. Các doanh nghiệp phải lựa chọn phát ngôn viên hết sức cẩn thận vì việc phát biểu trước đám đông hay tại hội nghị khách hàng có thể tạo nên hình ảnh tốt đẹp cho doanh nghiệp, nhưng cũng rất có thể sẽ phá vỡ những ấn tượng tốt đẹp về doanh nghiệp đã có trong tâm công chúng.

+ Các hoạt động xã hội

Một doanh nghiệp lớn thường tham gia vào các hoạt động xã hội tại địa phương nơi đặt trụ sở chính của doanh nghiệp tại nước sở tại. Ví dụ, hãng Unilever đã đưa ra chương trình “OMO – áo trắng ngời sáng tương lai”, chương trình khuyến học “Đèn đom đóm” giúp đỡ trẻ em nghèo của Hãng sữa Cô gái Hà Lan…

+ Tổ chức hội nghị khách hàng, hội thảo

Tại hội nghị khách hàng, thường có nhiều ý kiến phát biểu của khách hàng về ưu, nhược điểm của sản phẩm, những vướng mắc trong mua bán, yêu cầu của họ về sản phẩm và nhu cầu trong thời gian tới, đồng thời, trong hội nghị này, doanh nghiệp cũng công bố các dự án và các chiến lược của mình. ý kiến của khách hàng có thường ý nghĩa to lớn đối với bước phát triển tiếp theo của doanh nghiệp.

Khác với hội nghị khách hàng, hội thảo thường đề cập đến chiến lược kinh doanh dài hạn của doanh nghiệp. Ví dụ, hội thảo về khả năng thâm nhập thị trường của một sản phẩm mới. Thành viên của hội thảo ngoài, các khách hàng, còn có các nhà khoa học, các nhà chức trách, giới báo chí. Hội thảo và hội nghị khách hàng có tác dụng tăng uy tín của doanh nghiệp và sản phẩm, giúp khách hàng có thông tin đầy đủ về sản phẩm, từ đó tăng cường khả năng thu hút công chúng hướng tới sản phẩm của doanh nghiệp.

Tóm lại, việc đánh giá hiệu quả của quan hệ công chúng trong kinh doanh là rất khó bởi nó thường được sử dụng trong kinh doanh cùng với các công cụ khác của chiến lược yểm trợ như quảng cáo, bán hàng cá nhân… Các chuyên gia Marketing cần phải của quan hệ công chúng, không phải tính đến bằng số lượng thông tin phát ra hay phạm vi hoạt động, mà căn cứ vào các thay đổi trong ứng xử của khách hàng hay phản ứng của công chúng.