Các dạng cơ chế kết hợp

Có một loạt cơ chế kết hợp mà một công ty có thể sử dụng để tăng mức độ kết hợp của nó khi mức độ phân công của nó tăng lên. Các cơ chế này được mô tả từ đến giảm đến phức tạp như sau

Tiếp xúc trực tiếp. Mục đích của tiếp xúc trực tiếp giữa các nhà quản trị là tạo ra một khung cảnh trong đó các nhà quản trị từ các bộ phận, chức năng khác nhau có thể làm việc với nhau để cùng giải quyết vấn đề. Các nhà quản trị từ các chức năng khác nhau có mục tiêu và quan tâm khác nhau nhưng có quyền hành ngang nhau và do đó họ có khuynh hướng cạnh tranh hơn là hợp tác khi xung đột phát sinh. Ví dụ, trong một cơ cấu chức năng điển hình, những người đứng đầu của mỗi chức năng có quyền hành như nhau, điểm chung gần nhất của quyền hành là giám đốc điều hành. Do đó, nếu phát sinh tranh cãi, không có cơ chế để giải quyết xung đột ngoại trừ quyền của thủ trưởng.

Trên thực tế, dấu hiệu về xung đột xảy ra trong các tổ chức chính là số các vấn đề gởi lên cho quản trị cấp trên giải quyết. Điều này tiêu hao thời gian và nỗ lực quản trị, làm chậm trễ việc ra quyết định chiến lược,và gây khó khăn trong việc tạo dựng văn hoá hợp tác trong công ty. Vì lý do này mà nói chung các công ty chọn cơ chế kết hợp tinh vi hơn để kết hợp các hoạt động bộ phận và chức năng tương hỗ nhau.

Các vai trò liên lạc trong các bộ phận tương hỗ. Một công ty có thể cải thiện sự hợp tác các chức năng tương hỗ thông qua vai trò liên lạc. Khi khối lượng tiếp xúc giữa hai bộ phận hay chức năng tăng lên, một trong những cách thức để cải thiện sự kết hợp là cử ra một cán bộ từ mỗi chức năng hay bộ phận để chịu trách nhiệm kết hợp với chức năng bộ phận khác. Các quản trị viên này có thể gặp gỡ hàng ngày, hàng tuần hay hàng tháng tuỳ theo yêu cầu. Hình 8-10a mô tả bản chất của vai trò liên lạc, dấu chấm chỉ nhà quản trị trong mỗi chức năng chịu trách nhiệm kết hợp với chức năng khác. Trách nhiệm kết hợp là phần công việc trọn ngày của nhà quản trị, nhưng thông qua những vai trò này hình thành các dạng quan hệ thường xuyên giữa các nhà quản trị, nới lỏng hơn các căng thẳng giữa các bộ phận. Hơn nữa, các vai trò liên lạc cho một cách thức chuyển giao thông tin trong tổ chức, đó là điều quan trọng trong các tổ chức lớn, tự chủ sử dụng các nhân viên có thể không biết ai ở ngoài bộ phận của họ.

Hình 8-10: Các cơ chế kết hợp

Lực lượng đặc nhiệm tạm thời.

Khi có hơn hai chức năng hay bộ phận chia sẻ các vấn đề chung, tiếp xúc trực tiếp và các vai trò liên lạc sẽ bị hạn chế, bởi vì họ không tạo ra đầy đủ sự phối hợp cần thiết. Giải pháp trong trường hợp đó là áp dụng một cơ chế kết hợp tinh vi hơn được gọi là các lực lượng đặc nhiệm. Bản chất của các lực lượng đặc nhiệm được biểu diễn trong hình 8-10b. Mỗi chức năng hay bộ phận sẽ phân công một nhân viên, như vậy, một lực lượng đặc nhiệm sẽ được lập ra để giải quyết những vấn đề cụ thể. Về cơ bản, lực lượng đặc nhiệm là một uỷ ban đặc biệt, và các thành viên chịu trách nhiệm báo cáo lại cho các bộ phận của mình về các vấn đề đặt ra và các giải pháp đề nghị. Các lực lượng đặc nhiệm chỉ có tính tạm thời bởi vì một khi các vấn đề đã được giải quyết, mỗi thành viên sẽ trở về vai trò cũ trong bộ phận của họ hay lại được phân công vào các lực lượng đặc nhiệm khác. Các thành viên của lực lượng đặc nhiệm cũng thực hiện nhiều nhiệm vụ bình thường của họ trong khi ở trong lực lượng đặc nhiệm.

Các nhóm thường xuyên

Trong nhiều trường hợp, các vấn đề đặt ra bởi một lực lượng đặc nhiệm xảy ra liên tiếp. Để đối phó với các vấn đề này một cách hiệu quả, tổ chức cần phải thiết lập một cơ chế kết hợp thường xuyên, đó là nhóm thường xuyên. Ví dụ, nhóm thường xuyên là uỷ ban phát triển sản phẩm mới chịu trách nhiệm lựa chọn, thiết kế và marketing các sản phẩm mới. Một hoạt động như vậy, rõ ràng là phải viện đến sự kết hợp thích đáng giữa các chức năng nếu muốn các sản phẩm mới thành công, và một cơ chế kết hợp thường xuyên thực hiện điều này. Ví dụ, Intel nhấn mạnh làm việc nhóm. Nó thành lập một hệ thống các nhóm tư vấn dựa trên gần 90 nhóm xuyên chức năng để lập chiến lược chức năng trong các lĩnh vực như thiết kế chế tạo, marketing và phát triển chiến lược cấp kinh doanh.

Tầm quan trọng của nhóm trong cơ cấu quản lý không thể nhấn mạnh một cách thái quá. Về cơ bản, các nhóm thường xuyên là các uỷ ban thường trực của tổ chức, và nhiều định hướng chiến lược của tổ chức được xây dựng phù hợp với chúng. Trong một nghiên cứu về cách thức mà các nhà quản trị sự hợp tác sử dụng thời gian, Henry Mentzberg phát hiện ra rằng hơn 60% thời gian của họ ở trong các uỷ ban này. Nguyên nhân không phải là hành chính mà đúng hơn việc kết hợp có thể chỉ là tập trung, các cuộc họp trực tiếp để các nhà quản trị có thể hiểu được quan điểm của người khác và phát triển chiến lược tổ chức. Công ty càng phức tạp các nhóm càng trở nên quan trọng .

Các vai kết hợp

Hoạt động của vai kết hợp chỉ là để thúc đẩy sự kết hợp giữa các bộ phận và chức năng; đó là một công việc hàng ngày. Như trong hình 8-10c chỉ ra, vai kết hợp là sự độc lập của các đơn vị phụ thuộc hay các đơn vị được tích hợp lại. Người ta sử dụng một chuyên gia độc lập thường là một nhà quản trị cấp cao có kinh nghiệm trong việc liên kết các nhu cầu của hai bộ phận. Công việc ở đây là phối hợp quá trình ra quyết định giữa các bộ phận và phòng ban, do đó hưởng các lợi ích cộng hưởng từ sự hợp tác đã đạt được.

Các bộ phận kết hợp

Đôi khi số vai kết hợp quá lớn người ta thiết lập một bộ phận kết hợp ở tổng hành dinh của công ty. Bình thường, điều này chỉ xuất hiện trong các công ty đa dạng hoá qui mô lớn khi họ nhận thấy nhu cầu kết hợp giữa các bộ phận rất lớn. Bộ phận này chủ yếu gồm các nhà hoạch định chiến lược, và do đó, có thể gọi là bộ phận hoạch định chiến lược. Các tổng hành dinh công ty bố trí nhân viên vào một cơ cấu bộ phận có thể  xem như một một phận kết hợp từ triển vọng bộ phận.

Cơ cấu ma trận

Cuối cùng, khi sự phân công rất cao và công ty phải có thể đáp ứng nhanh chóng với môi trường, cơ cấu ma trận trở thành một phương thức kết hợp thích đáng. Ma trận chứa nhiều cơ chế kết hợp đa thảo luận. Các cán bộ tiểu dự án kết hợp giữa các chức năng và các dự án, ma trận xây dựng trên nền tảng của các lực lượng đặc nhiệm tạm thời.