Các kiểu đàm phán trong kinh doanh

a. Đàm phán theo kiểu “quan điểm lập trường” (Positional bargaining):

Theo kiểu đàm phán này, mỗi bên đứng trên vị trí của công ty mình đưa ra một lập trường nào đó, bảo vệ nó và nhượng bộ để đi đến thỏa thuận.

Dựa vào cách bảo vệ lập trường, sẽ có: đàm phán kiểm mềm và đàm phán kiểu cứng.

* Đàm phán theo kiểu Mềm (Soft negotiation) còn gọi là đàm phán kiểu hữu nghị, trong đó người đàm phán cố gắng tránh xung đột, dễ dàng nhượng bộ, nhằm đạt được thỏa thuận và giữ gìn mối quan hệ giữa đôi bên. Họ đặt mục đích phải đạt được thỏa thuận lên hàng đầu, chứ không nhấn mạnh phải chiếm ưu thế. Người đàm phán theo kiểu Mềm không coi đối phương là địch thủ, mà luôn xem họ như bạn bè, thân hữu; trong đàm phán chỉ cố gắng xây dựng và gìn giữ mối quan hệ, ký cho được hợp đồng, còn hiệu quả kinh tế không được là vấn đề quan trọng nhất .

Vì vậy, trong kiểu đàm phán này thường diễn ra các bước: đưa ra đề nghị, tin cậy đối tác, chịu nhượng bộ, giữ gìn mối quan hệ thân thiết, hết sức tránh đối lập, nhằm đạt được thỏa thuận (thậm chí có khi phải khuất phục đối phương, chấp nhận những thỏa thuận bất lợi cho mình).

* Đàm phán kiểu Cứng (Hard negotiation) là kiểu đàm phán, trong đó người đàm phán đưa ra lập trường hết sức cứng rắn, rồi tìm mọi cách bảo vệ lập trường của mình, phải thắng bằng được đối phương.
Trong kiểu đàm phán này, người đàm phán cố gắng bảo vệ bằng được lập trường đưa ra, cương quyết không chịu nhượng bộ.

Đàm phán theo kiểu “quan điểm lập trường”, dù theo kiểu Mềm hay Cứng, không phải là tối ưu, bởi vì kết quả đàm phán chỉ được coi là tốt khi đạt được ba tiêu chuẩn sau:

a. Khi ký kết được hợp đồng, thì nội dung thỏa thuận đó phải sáng suốt (đáp ứng lợi ích chính đáng của cả hai bên, giải quyết các đối kháng một cách công bằng thuyết phục, là thỏa thuận lâu bền và có tính đến lợi ích của cả cộng đồng)

b. Kết quả đàm phán phải mang lại hiệu quả cho công việc.

c. Kết quả đàm phán phải nâng cao, mang tính tích cực đến quan hệ giữa hai bên.
Mà đàm phán theo kiểu “mặc cả lập trường” lại không đáp ứng được cả ba tiêu chuẩn trên.

b. Đàm phán theo kiểu “nguyên tắc thương lượng ” (Principled negotiation):
Đàm phán kiểu nguyên tắc còn gọi là “ Cách đàm phán Harvard”, có 4 đặc điểm:

 Con người: Tách rời con người, cá nhân ra khỏi vấn đề ; chủ trương: đối với người – ôn hòa, đối với việc – cứng rắn.
 Lợi ích: Cần tập trung vào lợi ích của đôi bên, chứ không cố giữ lập trường cá nhân, chủ trương: thành thực, công khai, không dùng gian kế, không cố bám vào lập trường của mình.
 Các phương án: Cần đưa ra các phương án khác nhau để lựa chọn, thay thế.
 Tiêu chuẩn: Kết quả của sự thỏa thuận cần dựa trên những tiêu chuẩn khách quan khoa học.
Trong các kiểu đàm phán trên thì đàm phán theo kiểu nguyên tắc có nhiều ưu thế hơn cả, nên được nhiều nước nghiên cứu áp dụng , nhưng muốn áp dụng thành công phải có một số điều kiện nhất định, trong đó điều kiện tiên quyết phải có một đội ngũ đàm phán giỏi

1. Hình thức đàm phán: có 3 hình thức đàm phán

a. Đàm phán giao dịch bằng thư tín:

Đây là hình thức qua thư từ gởi bằng bưu điện, telex, fax, hoặc email, người mua và người bán đàm phán thoả thuận với nhau những điều khoản cần thiết của một hợp đồng.

Ưu điểm:

– Ít tốn kém
– Người viết thư có thời gian và điều kiện để cân nhắc, tham khảo ý kiến của nhiều nhười khác trước khi gửi đi.
– Cùng một thời gian, người viết có thể giao dịch đàm phán bằng thư với nhiều bạn hàng khác nhau.

Nhược điểm:

Thời gian đàm phán kéo dài, có thể trải qua nhiều lần viết thư mới đạt được kết quả cuối cùng.

LƯU Ý:

-Khi sử dụng thư tín để giao dịch đàm phán, cần luôn luôn nhớ rằng thư từ là sứ giả của mình đến với khách hàng cho nên phải hết sức thận trọng trong khi viết, phải đảm bảo yêu cầu lịch sự, chính xác, kiên nhẫn.

-Nôi dung phải được trình bày chính xác, mọi lý lẽ được diễn đạt đầy đủ nhưng không rườm rà, tránh những lỗi không đáng, hoặc dễ gây hiểu lầm do trình bày không rõ ràng, không khúc chiết, hoặc do sử dụng những từ ngữ không chính xác.

-Giấy viết thư cần được chuẩn bị chu đáo: tiêu đề ghi rõ ràng: tên, địa chỉ, số điện toại, số fax…

-Thư chỉ viết trên một mặt, mỗi thư chỉ nên đề cập một vấn đề kinh doanh.

-Lời lẽ trong thư cần lịch sự, đúng mực, phù hợp với cách xưng hô, chào hỏi của mỗi nước, mỗi thứ tiếng, tránh cộc lốc và cũng tránh cầu kỳ. Xu hướng hiện nay là thư cần được viết ngắn gọn, rõ ràng, ngôn ngữ được dùng là thứ tiếng khách hàng quen dùng để gây thiện cảm và thu hút được sự chú ý của khách đối với mình.

– Tránh dùng văn phong quá quí tộc, quá cao cấp. Đối tác sẽ khó hiểu khi không phải là người quí tộc ..

-Nên kiên trì viết thư nhiều lần nếu mục đích của quá trình đàm phán chưa đạt. Ưu tiên đeo đuổi viết thư cho các bạn hàng cũ đã có quan hệ buôn bán từ trước đến nay.

b. Đàm phán qua điện thoại:

Đây là hình thức qua đường dây điện thoại quốc tế, người mua và người bán thực hiện giao dịch đàm phán với nhau để đi đến ký kết hợp đồng ngoại thương.

Ưu điểm:

Có được kết quả đàm phán nhanh chóng,

Nhược điểm:

-Rất tốn kém

-Trình bày không được hết ý

-Trao đổi qua điện thọi là trao đổi miệng, không có gì làm bằng chứng cho sự thỏa thuận, quyết định trong trao đỗi.
Cần lưu ý rằng chỉ sử dụng điện thoại trong trường hợp thật cần thiết, khẩn trương, sợ lỡ thời cơ hoặc trong trường hợp mọi điều kiện đã thỏa thuận xong chỉ còn chờ xác nhận, hoặc xác nhận vài chi tiết nữa để làm rõ hợp đồng.

-Trước khi giao dịch bằng điện thoại, cần phải chuẩn bị nội dung định nói với bạn hàng một cách kỹ càng.
Sau khi trao đổi bằng điện thoại xong, cần có thư xác nhận về những nội dung đã thoả thuận qua điện thoại.

– Rất quan trọng là người giao dịch bằng điện thoại phải có trình độ ngoại ngữ vững vàng.

c. Gặp mặt trực tiếp để đàm phán:

Đây là hình thức đàm phán có ưu điểm so với cả hai hình thức đàm phán qua thư từ và điện thoại.

Ưu điểm:

-Đàm phán trực tiếp giúp đẩy nhanh tốc độ đàm phán

-Cho phép giải quyết những bất đồng phức tạp giữa các bên gặp gở, tạo được sự thông hiểu lẫn nhau và duy trì được mối quan hệ hợp tác lâu dài với nhau.

-Kết quả đàm phán có được sự xác nhận pháp lý ngay của các bên khiến cho hợp
đồng mau chóng đi vào thực hiện.

Nhược điểm:
Chi phí đàm phán rất tốn kém

Lưu ý
– Việc ký hợp đồng thường được tiến hành kịp thời khi đã có đủ các điều kiện ký kết chín mùi, không nên tỏ ra nôn nóng trong việc ký kết dù khi thời gian đàm phán sắp kết thúc. Vì nếu đôi bên đối tác nắm được ý định của ta muốn ký hợp đồng, đối tác sẽ có nhiều lợi thế hơn chúng ta.

– Trong thực tế có những hợp đồng được ký kết khi tiễn khách ra sân bay, nhưng không nên vì thế mà không ký ngay khi có điều kiện.

– Người tiến hành đàm phán cần biết sử dụng ngôn ngữ dùng để đàm phán, vì như vậy sẽ chủ động linh hoạt, nâng cao tốc độ đàm phán.

– Khi cần dùng phiên dịch, người phiên dịch nên được chuẩn bị để nắm rõ nội dung cần giao dịch trước khi tiến hành đàm phán. Việc này giúp cho người phiên dịch rất nhiều trong việc hiểu và dịch được trung thành ý tứ của các bên.

– Khi đàm phán có đông người tham dự nên thống nhất một người phát ngôn ngữ để tránh sơ hở trong đối đáp, cũng nên tránh việc bàn bạc trao đổi ý kiến với nhau ngay trước mặt khách hàng vì vừa không lịch sự, vừa không có lợi, đặc biệt khi khách hàng có thể hiểu được ngôn ngữ của mình nói.

– Mỗi buổi đàm phán cần được ghi thành biên bản để theo dõi, vì việc theo dõi như vậy rất có lợi cho việc tìm hiểu khách hàng một cách chu đáo hơn, có lợi cho việc rút kinh nghiệm trong quá trình đàm phán và sau này.

 


Các từ khóa trọng tâm hoặc các thuật ngữ liên quan đến bài viết trên:
  • 5 cach dam phan
  • các kiểu người trong đàm phán – thương lượng
  • các kiểu xung đột trong đàm phán
  • so sanh dam phan kieu cung va dam phan kieu mem
  • phân tích phong cách đàm phán của đối thủ
  • kinh phan
  • cac loai dam phan
  • các kiểu kinh doanh
  • các hình thức đàm phán trong giao dịch
  • Su khac nhau giua dam phan men va dam phan cung
  • ,