Các nguồn lực bên ngoài và nguồn lực điểm đến MICE

Các nhà cung cấp, nhà tổ chức, tổ chức chuyên nghiệp thường là những doanh nghiệp, tổ chức, nên việc áp dụng lý thuyết nguồn lực vào các doanh nghiệp, tổ chức này là thuận tiện. Các nguồn lực bên ngoài được xác định bởi kết quả chọn lựa của chuyên gia (Bảng 2.4) được mô hình hóa như sau

Nguồn lực nhà cung cấp

Rogers (2003, trang 46) định nghĩa “Nhà cung cấp là bên cung cấp sự thuận tiện cho điểm đến, điểm tổ chức hội nghị và nhiều dịch vụ chuyên nghiệp khác”. Nhà cung cấp là một doanh nghiệp, việc áp dụng khái niệm nguồn lực (Mục 2.3.1) là hợp lý. Nhà cung cấp phải có các nguồn lực để tham gia vào hoạt động kinh doanh trên thị trường để có thị phần và mang lại lợi nhuận về cho đơn vị của mình (Grant, 1991). Bảng 2.2 mô tả các nguồn lực cơ bản cho một doanh nghiệp là Tài sản hữu hình; Kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm; Hệ thống – quy trình; Văn hóa – giá trị; Hệ thống mạng; Năng lực động. Tùy theo quy mô, thị phần, lĩnh vực kinh doanh… mà nguồn lực của các đơn vị này sẽ có nhiều, ít khác nhau. Khi tham gia cung cấp sản phẩm, dịch vụ  cho một hoạt động, các nhà cung cấp đều xem xét kỹ ba tiêu chí của các nguồn lực nêu trên cần có giá trị, mang tính bền vững và phải linh hoạt, năng động (Mills và ctg, 2003). Khi tham gia vào hoạt động kinh doanh, nhà cung cấp sẽ xem xét, lựa chọn để có hoạt động hợp lý, mang tính dài hạn như đầu tư vào khách sạn, resort cao cấp, trung tâm triển lãm… hoặc cơ sở hạ tầng phù hợp với hoạt động du lịch tại một điểm đến để đảm bảo hoạt động của đơn vị.

Không chỉ đơn thuần tập trung vào đầu tư hạ tầng du lịch, bằng quan hệ mạng lưới, họ còn liên kết, cùng với những nhà cung cấp dịch vụ khác trong chuỗi cung ứng hoạt động du lịch MICE như: các loại hình vận chuyển, trang thiết bị, dụng cụ cho tổ chức sự kiện, hoạt động quảng cáo, bán hàng lưu niệm… (Tingting và ctg, 2007) tham gia vào hoạt động kinh doanh. Càng có nhiều sự tham gia cung cấp dịch vụ từ doanh nghiệp lữ hành, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ phục vụ hội nghị triển lãm, nguồn lực điểm đến sẽ được tăng cường mạnh mẽ, du khách có nhiều lựa chọn để ra quyết định chọn đơn vị nào cung cấp nhằm đáp ứng nhu cầu du lịch MICE của họ. Nhà cung cấp buộc phải năng động, linh hoạt để đáp ứng nhu cầu đó. Một khi trở thành nhà cung cấp dịch vụ cho sự kiện, nhà cung cấp còn vận dụng nguồn lực kinh nghiệm của họ trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ như quy trình, hệ thống thủ tục, kiến thức kinh nghiệm của các chuyên gia, tay nghề của nhân viên kỹ thuật vào trong sự kiện để giúp sự kiện được tổ chức thành công ở điểm đến. Không có hoặc thiếu hụt nhà cung cấp, các nguồn lực của điểm đến sẽ bị hạn chế, khó xây dựng những sản phẩm dịch vụ hấp dẫn du khách MICE.

Nguồn lực nhà tổ chức

Nhà tổ chức sự kiện là bên lựa chọn địa điểm, lập kế hoạch, phối hợp với các  bên khác để tổ chức hoặc tài trợ sự kiện nhằm mang lại một lợi ích cho sự kiện mà mình tổ chức (Tingting và ctg, 2007). Nhà tổ chức có thể là chính phủ, chính quyền địa phương, các hiệp hội hay doanh nghiệp nên việc áp dụng khái niệm nguồn lực (Mục 2.3.1) là thuận lợi. Nguồn lực của các nhà tổ chức khác nhau là khác nhau về quy mô, số lượng, thành phần (Bảng 2.2).

Khi tổ chức một sự kiện, ngoài một số nguồn lực vật chất có sẵn như tài chính, cơ sở vật chất, trang thiết bị, họ còn sử dụng các nguồn lực khác của mình như nguồn lực con người, kiến thức, kinh nghiệm và uy tín tổ chức, đây là điểm mạnh nhất về nguồn lực của họ. Ngoài ra, họ phải sử dụng mối quan hệ mạng lưới của mình để kêu gọi sự tham gia của nhà cung cấp dịch vụ và các bên liên quan khác. Một điểm đặc biệt cần lưu ý là nhà tổ chức hay tài trợ có thể là độc lập hoặc liên kết với những tổ chức khác và có mối quan hệ liên kết. Một công ty lớn tổ chức hoạt động MICE chắc chắn sẽ phải hợp tác với chính quyền địa phương hoặc một hiệp hội chuyên ngành (Tingting và ctg, 2007), hợp tác ở đây có thể thông qua cung cấp nguồn lực vật lý hoặc cung cấp nguồn lực về kiến thức hoặc nguồn lực về mối quan hệ mà từng bên hiện có. Đây là quan hệ kết nối mạng lưới theo RBV, như vậy, sự phối hợp về tổ chức cũng như phối hợp về các nguồn lực của từng bên là rất quan trọng để tạo nên thành công cho sự kiện được tổ chức. Nói khác đi là chính quan hệ mạng lưới của nhà tổ chức và của chính quyền địa phương đã gián tiếp mang thêm nguồn lực đến cho điểm đăng cai sự kiện. Nếu nhà tổ chức không phối hợp với chính quyền địa phương hoặc chính quyền địa phương không có những chính sách tài trợ, thu hút những nhà tổ chức, nhà cung cấp khác từ bên trong và bên ngoài điểm đến thì chắc chắc việc tổ chức một sự kiện sẽ gặp rất nhiều khó khăn và khó thành công.

Khi phân loại các bên liên quan ở Mục 2.5.1, nguồn lực của Cộng đồng cư dân được các chuyên gia chọn là bên liên quan phụ thuộc, có mức độ quyền lực là 57,1%; hợp pháp và khẩn cấp đều đạt mức 28,6%. Tuy không thể trở thành bên liên quan rõ ràng, có ảnh hưởng trực tiếp, nhưng với mức độ quyền lực được đánh giá 57,1% thì khía cạnh quyền lực nên tiếp tục được đưa vào xem xét vì khả năng ảnh hưởng của họ đối với sự kiện MICE. Cộng đồng cư dân và những người tình nguyện, họ có thể là người dân, sinh viên học tập tại điểm đến, du khách theo các đoàn đại biểu tự nguyện đến phục vụ sự kiện (Simpson, 2004) có vai trò quan trọng trong việc thu hút du  khách MICE. Tuy là bên liên quan phụ thuộc, bị ảnh hưởng bởi sự kiện MICE nhưng họ sẽ ủng hộ các chính sách MICE khi các chính sách này tạo ra lợi ích cho thành phố nói chung, ngay cả khi họ có hoặc không bị ảnh hưởng (Chao, 2010). Như vậy, những tình nguyện viên và cộng đồng cư dân cũng có ảnh hưởng gián tiếp đến việc tạo điều kiện hoặc cùng tham gia vào tổ chức sự kiện MICE thành công tại địa phương thông qua việc giới thiệu các nét văn hóa đẹp của từng dân tộc, giao lưu văn hóa với du khách để tạo thêm giá trị gia tăng cho chuyến du lịch MICE của du khách.

Nguồn lực tổ chức chuyên nghiệp

Hiện nay, tại các nước phát triển ở châu Âu, Mỹ, và một số nước châu Á như Nhật Bản, Hàn quốc, Singapore… các tổ chức chuyên nghiệp như PCO, DMO, CVB… thường góp phần rất lớn trong việc tổ chức thành công một sự kiện MICE tại điểm đến. Davidson (2007) nhấn mạnh các vai trò tiếp thị, xúc tiến và giới thiệu tiềm năng của điểm đến du lịch đến những khách hàng du lịch hiện có và quản trị các hoạt động tại đây của một tổ chức chuyên nghiệp. Mục đích của tổ chức chuyên nghiệp là kết nối các đơn vị kinh doanh tại điểm đến, cùng quy ước và những nhóm các dịch vụ kinh doanh có liên quan vào gói sản phẩm du lịch MICE cho khách hàng khi du lịch tại điểm đến; World Tourism Organization (2006) đề nghị là quảng bá thành phố đến người mua tiềm năng và các nhà hoạch định, phát triển chiến lược tiếp thị và hình ảnh điểm đến của thành phố; thúc đẩy phát triển các tiện nghi và sự hấp dẫn của điểm đến; tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình lưu trữ và bán hàng của một sự kiện. Vai trò của tổ chức chuyên nghiệp là thúc đẩy phát triển thị trường thông qua các hoạt động xúc tiến, quảng bá, giới thiệu sản phẩm du lịch MICE, cùng tổ chức phối hợp hoạt động và cùng xây dựng chiến lược với các bên liên quan để duy trì lợi thế cạnh tranh của điểm đến (Rogers, 2003; Ritchie và Crouch, 2003). Do vậy, tổ chức chuyên nghiệp có vai trò quản trị, tiếp thị và phối hợp hoạt động MICE của các đơn vị tại điểm đến.

Nguồn lực quan trọng nhất của tổ chức chuyên nghiệp chính là kinh nghiệm thông qua thực tiễn hoạt động và mối quan hệ rộng khắp. Họ thường tiếp cận với cả hai hướng cung – cầu để làm cầu nối thu hút đăng cai các sự kiện, thu hút những nhà cung cấp tiềm năng. Ở hướng cầu, họ thường xuyên nghiên cứu, cập nhật hành vi, nhận thức, thái độ, nhu cầu của du khách; tìm hiểu những nhóm du khách tiềm năng, xúc tiến du lịch để thu hút họ đến với sự kiện.

Nguồn lực du khách MICE

Nguồn lực của du khách nói chung, du khách MICE nói riêng là những năng lực cá nhân, khả năng về kinh tế, thời gian, kiến thức, mối quan hệ (Chiang, 2012). Nguồn lực của du khách MICE thường có điểm chung là họ sắp xếp để có được quỹ thời gian và tiền bạc để tham gia vào hoạt động MICE. Với từng cá nhân du khách MICE, kinh nghiệm, kiến thức, mối quan hệ kết nối, tìm kiếm lợi ích riêng cũng sẽ rất khác nhau.

Saayman và Saayman (2006), Yu và Lee (2014) cho thấy du khách MICE sử dụng nguồn lực của mình để có hai đóng góp quan trọng đối với điểm đến: (1) chi tiêu tại điểm đến khi họ tham gia các hoạt động du lịch tại đây và (2) thúc đẩy tạo ra môi trường để du khách có thể gia tăng chi tiêu trong quá trình du lịch của họ.

Nghiên cứu của Prebensen, Vittersø và Dahl (2013) cho thấy rằng nguồn lực quan trọng là giá trị kinh nghiệm của họ thu được khi họ tham gia vào hoạt động du lịch, giá trị kinh nghiệm đó bao gồm những lợi ích mà họ cảm nhận được trong hành trình, ở lại điểm đến, những tài sản và nguồn lực khác mà họ, những du khách khác và nơi đăng cai hoạt động cùng đồng sáng tạo ra kinh nghiệm. Một trong những kết quả nghiên cứu này cho thấy giá trị kinh nghiệm du lịch thu được gồm chất lượng dịch vụ, nhận thức về môi trường thiên nhiên xung quanh, các du khách khác, và các nguồn lực: sự tham gia, tiền bạc, thời gian và nỗ lực của du khách MICE (Yu và Lee, 2014). Như vậy, ngoài nguồn lực kinh nghiệm của từng du khách, nguồn lực mà họ đóng góp thêm chính là sự tham gia của họ vào các hoạt động, điều này thúc đẩy điểm đến phải cung cấp đa dạng các hoạt động dịch vụ để thu hút sự tham gia của họ. Khi họ tham gia, thời gian họ dành cho điểm đến và chi tiêu sẽ nhiều hơn. Tương tác kinh nghiệm trong quá trình tham gia hoạt động cũng sẽ giúp điểm đến, cư dân điểm đến hay  những du khách khác được gia tăng lượng kiến thức. Việc chuyển giao, phổ biến kết quả nghiên cứu giúp gia tăng chất lượng cuộc sống, chất lượng môi trường nơi tổ chức sự kiện (Prebensen và ctg, 2013).

Nguồn lực điểm đến MICE

Dựa trên khái niệm nguồn lực đã nêu ở Mục 2.3.1 và sự tương đồng giữa một doanh nghiệp và một điểm đến, nguồn lực của một điểm đến tại một thời điểm có thể bao gồm cấu trúc những tài sản hữu hình như tài nguyên thiên nhiên (thác nước, các bãi biển, núi và nông thôn), tài sản vô hình như các tài sản văn hóa (bảo tàng, truyền thống và lễ hội), các năng lực, thông tin, cộng với nguồn nhân lực có tay nghề cao gắn liền với điểm đến, có sẵn tại điểm đến, kết hợp với các nguồn lực khác từ bên ngoài đóng góp vào thông qua hoạt động của bên liên quan đó tại điểm đến (Rindova và Fomburn, 1999; Seebaluck và ctg, 2013; Mistilis và Dwyer, 2008). Sự kết hợp có thể về vật chất thông qua quan hệ hợp đồng, hoặc mối quan hệ liên kết để chia sẻ kiến thức, hoặc nguồn lực vô hình khác như tạo điều kiện cho tổ chức học tập, xây dựng lòng tin… Bảng 2.2 đã mô tả các nguồn lực, xem xét vào điểm đến, một số nguồn lực có thể có như nguồn lực hữu hình, nguồn lực văn hóa và giá trị; có thể có nhưng không đầy đủ như nguồn lực kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, nguồn về năng lực động tiềm ẩn, nguồn lực hệ thống thủ tục. Barney và Arikan (2005) phân loại nguồn lực vào ba loại là (1) nguồn lực vật chất hữu hình, (2) nguồn nhân lực và (3) nguồn lực tổ chức. Barney (1991) đã phát triển một cách cẩn thận những đặc điểm có thể có của nguồn lực là những tài sản có giá trị (value); khan hiếm (rare); không thể bắt chước (imitable); không thể thay thế (non-substituable). Rindova và Fomburn (1999) xem các tài sản vô hình như kiến thức, giá trị, niềm tin cũng là một nguồn lực.

Từ đúc kết kinh nghiệm nghiên cứu phát triển du lịch MICE ở Mauritus, Seebaluck và ctg, (2013) cho biết, một điểm đến MICE nên sở hữu một hình ảnh cao cấp; có chất lượng dịch vụ khách sạn cao, chổ ở sang trọng, ẩm thực ngon, an toàn; nguồn nhân lực có chất lượng để phục vụ và cung cấp một trải nghiệm độc đáo cho du khách; có sự kết hợp của yếu tố văn hóa với tiện nghi của một hội nghị cao cấp, đa dạng trong các hoạt động; có cơ sở hạ tầng viễn thông tiện lợi; an ninh, an toàn; sản phẩm phải có giá trị gia tăng cao. Để có được các đặc điểm trên, điểm đến MICE cần có những nguồn lực cụ thể như giao thông vận tải (quốc tế và trong nước) phải đa dạng, đầy đủ và có chất lượng; đa dạng các khách sạn, resort, biệt thự cao cấp, các loại nhà hàng để cung cấp chỗ ăn, nghỉ phù hợp với từng loại du khách; cung cấp nhiều cơ hội du lịch trước và sau hội nghị như tham quan, nghiên cứu, giao lưu văn hóa xã hội cho các đại biểu và người tham gia …; có các trung tâm hội nghị, triển lãm quy mô lớn; có các tổ chức chuyên nghiệp về dịch vụ hội nghị và triển lãm; Các chương trình xã hội, nghiên cứu, hợp tác; hỗ trợ kỹ thuật chuyên ngành như dịch vụ nghe nhìn; dịch thuật, trang trí, cây xanh… (Mistilis và Dwyer, 2008) để du khách MICE tham gia trước, trong và sau sự kiện.

Nguồn lực của điểm đến du lịch và nguồn lực của điểm đến du lịch MICE cơ bản không khác nhau nhiều, các tài nguyên thiên nhiên, văn hóa, vui chơi giải trí, khám phá… đều như nhau, du khách phổ thông và du khách MICE đều hưởng thụ những nhu cầu này, nhưng du khách MICE với những đặc điểm riêng của mình sẽ có nhiều động cơ hơn. Theo nghiên cứu của Chiang và ctg (2012), động cơ du khách MICE ở châu Á thường có bốn thành phần: (1) tìm kiếm giá trị học tập; (2) tìm kiếm giá trị đổi mới; (3) tìm kiếm giá trị nghề nghiệp và (4) tìm kiếm cơ hội du lịch. Một đại biểu hiệp hội có thể lựa chọn việc tham dự các cuộc hội nghị, hội thảo khi điểm đến có sự hấp dẫn, có uy tín trong tổ chức hội nghị và có các chương trình độc đáo (Opperman & Chon, 1997). Điều này là khác so với nhu cầu cơ hội du lịch của du khách phổ thông, chủ yếu chỉ là du lịch tham quan, nghỉ dưỡng chứ ít chú ý đến các giá trị đổi mới và phát triển nghề nghiệp của mình. Như vậy, nguồn lực của điểm đến MICE phải nhiều hơn, đa dạng hơn, nghĩa là phải đáp ứng được nhu cầu tìm kiếm giá trị học tập, giá trị đổi mới và giá trị phát triển nghề nghiệp cho du khách MICE.