Cách thức quản trị vốn hàng tồn kho một cách hiệu quả

HTK là những tài sản mà DN dự trữ để đưa vào sản xuất hoặc bán ra sau này. Là bộ phận quan trọng của TSLĐ. HTK của DN thông thường được chia thành 3 loại: Tồn kho nguyên vật liệu, tồn kho sản phẩm dở dang, bán thành phẩm và tồn kho thành phẩm. Tùy vào đặc điểm kinh doanh của từng DN mà tỷ lệ từng loại HTK có sự khác nhau. Mỗi loại HTK có vai trò khác nhau trong quá trình SXKD.

Vốn hàng tồn kho của DN là số tiền ứng trước để hình thành nên các tài sản dự trữ nhằm đảm bảo cho quá trình SXKD được thực hiện thường xuyên, liên tục. HTK chiếm tỷ trọng lớn trong tổng VLĐ của DN. Vì vậy, việc quản trị vốn HTK là rất quan trọng. Quản trị vốn HTK tốt sẽ giúp DN tránh được tình trạng vật tư, hàng hóa ứ đọng, vốn được luân chuyển nhanh, đảm bảo cho hoạt động SXKD của DN diễn ra bình thường.

Quản trị vốn hàng tồn kho bao gồm nội dung: Xây dựng hệ thống tồn kho; Xác định nhu cầu vốn tồn kho; Xác định lượng đặt hàng tối ưu; Quản lý nhập, xuất HTK; Dự trữ, bảo quản HTK; Thực hiện trích lập dự phòng HTK.

* Xây dựng hệ thống tồn kho

Nhằm đảm bảo cho công tác quản lý HTK của DN được thực hiện một cách khoa học, có hệ thống, an toàn và hiệu quả, đáp ứng yêu cầu khi kiểm tra, kiểm soát, DN cần xây dựng hệ thống tồn kho phù hợp với từng loại HTK.
Hiện nay có nhiều hệ thống tồn kho được các DN áp dụng, dựa vào đó các nhà quản trị kiểm soát tốt HTK. Với mỗi loại HTK có các hệ thống tồn kho phù hợp như:

– Đối với hàng tồn kho là nguyên vật liệu và thành phẩm: có các hệ thống tồn kho sau: hệ thống xem lại liên tục, hệ thống xem lại định kỳ, hệ thống tồn kho hai ngăn, hệ thống đặt hàng tùy chọn, hệ thống đơn hàng đơn,…

– Đối với HTK là sản phẩm dở dang: có hệ thống tồn kho sau: hệ thống hoạch định nhu cầu vật tư (MRP), hệ thống Just in time (JIT), hệ thống CONWIP, hệ tống TOC,…

Việc vận dụng hệ thống tồn kho trong quản trị HTK giúp DN giảm thiểu được các khoản chi phí, luôn sẵn sàng về hàng hóa, vật tư cho quá trình SXKD, cung cấp các thông tin về HTK kịp thời và chính xác cho công tác quản lý. Xây dựng hệ thống tồn kho là nội dung quan trọng trong quản trị vốn tồn kho.

* Xác định nhu cầu vốn tồn kho

Mỗi DN hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau, nhu cầu về vốn tồn kho là khác nhau. Nhu cầu vốn tồn kho phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng HTK trong SXKD. Xác định nhu cầu vốn về HTK dựa vào hai yếu tố chính, đó là kế hoạch xuất bán trong kỳ và kế hoạch dự trữ. Thông thường kế hoạch xuất bán và kế hoạch dự trữ của DN dựa trên cơ sở thực tế kỳ trước và kế hoạch sản xuất và tiêu thụ kỳ tiếp theo. Đồng thời, phải căn cứ vào đặc điểm, tính chất thương phẩm của hàng hóa kinh doanh và sự biến động của giá cả trên thị trường trong nước và quốc tế để có kế hoạch dự trữ và chiến lược dự trữ phù hợp.

Xác định nhu cầu vốn tồn kho hợp lý là quan trọng, đảm bảo cho hoạt động SXKD của DN được thực hiện thường xuyên, liên tục và giảm thiểu được chi phí khi tồn kho dự trữ, tránh được tình trạng vốn bị ứ đọng, góp phần đẩy nhanh tốc độ luân chuyển VLĐ. Để xác định nhu cầu vốn tồn kho hợp lý, tối ưu, nhà quản trị cần thực hiện xác định lượng tồn kho tối ưu. Đối với những doanh nghiệp kinh doanh những nhóm, mặt hàng chịu ảnh hưởng nhiều của giá cả thế giới như xăng, dầu thì cần thường xuyên theo dõi sự biến động của tỷ giá ngoại tệ để có căn cứ nhập hàng và dự trữ hàng tồn kho phù hợp, tránh được tình trạng thừa hoặc thiếu hàng bán ra phục vụ nhu cầu thiết yếu của xã hội.

* Xác định lượng vốn tồn kho tối ưu

Xác định lượng hàng tồn kho tối ưu liên quan đến đến quyết định tồn kho tối ưu. Tồn kho dự trữ làm phát sinh hai loại chi phí chủ yếu, đó là chi phí lưu giữ, bảo quản hàng tồn kho và chi phí thực hiện các hợp đồng cung ứng. Hai loại chi phí này có liên quan và tác động qua lại với nhau, đều có quan hệ với lượng tồn kho dự trữ. Nếu DN dự trữ HTK nhiều sẽ giúp cho việc chủ động trong hoạt động SXKD, ít chịu ảnh hưởng của biến động giá cả trên thị trường và giảm thiểu chi phí thực hiện hợp đồng. Tuy nhiên, dự trữ nhiều sẽ gia tăng chi phí lưu giữ, bảo quản HTK, DN bị tồn đọng vốn trong HTK, nguy cơ bị giảm giá trị sử dụng do thời gian dự trữ lâu dài. Ngược lại, nếu dự trữ HTK ít, chi phí lưu giữ, bảo quản HTK thấp, chi phí thực hiện hợp đồng cung ứng cao, quá trình SXKD không thường xuyên, liên tục do thiếu HTK. Vì vậy, nhà quản trị cần xác định lượng tồn kho hợp lý để tối thiểu hóa tổng chi phí dự trữ HTK với việc xác định được lượng đặt hàng tối ưu. Đồng nghĩa với việc nhà quản trị phải xác định được khi nào cần đặt hàng và lượng đặt hàng là bao nhiêu cho mỗi lần cung ứng cho từng loại HTK? Đối với DN kinh doanh những hàng hóa đặc thù như xăng, dầu chịu ảnh hưởng nhiều của thị trường quốc tế thì cần thiết phải luôn theo dõi sự biến động của thị trường thế giới cũng như chính sách nhập khẩu của nhà nước và tình hình tỷ giá ngoại tệ để xá định lượng hàng tồn kho hợp lý.

Để xác định lượng tồn kho hợp lý nhằm tối thiểu hóa tổng chi phí dự trữ HTK, DN có thể sử dụng các mô hình quản trị HTK như mô hình EOQ – Mô hình sản lượng đặt hàng kinh tế, mô hình đặt hàng đúng lúc JIT (Just In Time), mô hình khấu trừ theo sản lượng (QDM- Quantity Discount Model), mô hình lượng đặt hàng theo sản xuất (POQ- Production Order Quanity Model), mô hình quản trị tồn kho ABC. Dựa trên các mô hình quản trị HTK, nhà quản trị lựa chọn và xây dựng mô hình quản trị vốn tồn kho phù hợp với đặc điểm hoạt động SXKD của DN.

* Quản lý nhập, xuất hàng tồn kho

Giảm thiểu những tổn thất không mong muốn trong việc tồn kho dự trữ, nhà quản trị cần xây dựng quy trình quản lý HTK phù hợp. Sử dụng phần mềm kế toán phù hợp trong quản lý HTK nhằm mục đích theo dõi lượng nhập, xuất HTK, từ đó làm căn cứ xây dựng kế hoạch nhập, xuất kho trong kỳ tới. Lựa chọn phương pháp hạch toán xác định giá trị hàng nhập kho, hàng xuất kho, đảm bảo tính chính xác, tránh tình trạng thừa thiếu, gây căng thẳng hoặc lãng phí vốn.

Lựa chọn nguồn cung ứng NVL đảm bảo quá trình kinh doanh được diễn bình thường, liên tục, sản phẩm của DN được người tiêu dùng tin dùng. Sản phẩm đạt chất lượng cao thì DN cần phải có nguồn cung cấp NVL ổn định, đặc biệt trong điều kiện hiện nay khi chi phí NVL là yếu tố không thể thiếu cấu thành nên giá thành sản phẩm và là yếu tố chiếm tỷ trọng ngày càng cao trong giá thành sản phẩm. Do vậy, mỗi DN cần phải lựa chọn cho mình một nhà cung cấp phù hợp sao cho có lợi nhất. Các tiêu chí giúp DN lựa chọn nhà cung cấp là: giá cả vật tư hàng hóa; khoảng cách từ nhà cung ứng tới DN; khả năng sẵn sàng cung ứng vật tư hàng hóa đúng, đủ, kịp thời khi DN cần; các chính sách chiết khấu được hưởng,…

* Thực hiện việc dự trữ, bảo quản hàng tồn kho

Trong quá trình dự trữ, HTK chịu sự tác động của yếu tố tự nhiên như thời tiết, nhiệt độ, độ ẩm, quá trình vận chuyển làm cho hàng hóa vật tư bị hao hụt, giảm chất lượng. Đặc biệt là đối với các DN kinh doanh hàng hóa có mức hao hụt tư nhiên cao và phụ thuộc nhiều vào thị trường thế giới như xăng, dầu…Vì vậy, trong quá trình quản lý HTK cần phải bảo quản tốt để đảm bảo HTK có mức hao hụt thấp nhất; thường xuyên theo dõi, thống kê HTK để kịp thời phát hiện và thanh lý những vật tư, hàng hóa bị hỏng, giảm chất lượng, tránh tình trạng đưa những vật tư đó vào sản xuất, ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm sản xuất ra và giữ uy tín đối với khách hàng. Thực hiện việc mã hóa các loại HTK, lựa chọn phương pháp xếp đặt các sản phẩm, hàng hóa dự trữ nhằm tạo điều kiện thuận lợi trong việc theo dõi, kiểm tra HTK giảm thiểu chi phí lưu kho…Trong bối cảnh nền kinh tế thế giới có nhiều biến động, các doanh nghiệp kinh doanh những loại hàng hóa đặc thù, phụ thuộc vào thị trường thế giới như kinh doanh xăng, dầu thì cần thiết phải luôn theo dõi sự biến động của thị trường cũng như theo dõi sự biến động của tỷ giá ngoại tệ để có chiến lược dự trữ hàng tồn kho phù hợp, đảm bảo cho quá trình kinh doanh diễn ra bình thường. Điều đó, đòi hỏi các DN phải có hệ thống dự trữ tốt và dự báo thường xuyên tình hình để có phương án phù hợp cho dự trữ hàng tồn kho.

* Tiến hành trích lập dự phòng giảm giá HTK

Trước sự biến động của thị trường, giá cả thường xuyên biến động, nên trong quá trình dự trữ HTK không thể tránh khỏi việc giảm giá vật tư, hàng hóa. Chính vì vậy, để đảm bảo vốn đáp ứng nhu cầu về vốn trong kinh doanh, các DN cần tiến hành thực hiện trích lập dự phòng giảm giá HTK. Với mục đích của việc trích lập dự phòng là bù đắp thiệt hại thực tế xảy ra do bị giảm giá HTK, đồng thời phản ánh đúng giá trị thuần của hàng tồn kho.