Cách tổ chức ghi nhận thông tin ban đầu về kế toán quản trị

Đây giai đoạn ban đầu của kế toán quản trị và có ý nghĩa quan trọng trong việc ra quyết định của nhà quản trị. Thông tin kế toán quản trị thường đa dạng, phong phú, vì vậy quá trình thu thập thông tin đòi hỏi tổ chức khoa học, hợp lý. Tổ chức chứng từ là khâu đầu tiên của tổ chức thu nhận thông tin, do vậy tổ chức chứng từ cần được chú trọng, đảm bảo để thông tin được thu nhận một cách chính xác và tin cậy. Tổ chức chứng từ bao gồm: Xác định danh mục chứng từ, Tổ chức lập, luân chuyển và bảo quản chứng từ kế toán.

Xác định danh mục chứng từ kế toán quản trị là doanh nghiệp tự xác định hệ thống chứng từ sử dụng. Hệ thống chứng từ này do doanh nghiệp xây dựng theo mẫu biểu hướng dẫn hoặc tự thiết kế theo yêu cầu quản trị. Tùy thuộc yêu cầu của từng doanh nghiệp hệ thống chứng từ kế toán quản trị có thể thiết kế tách rời hoặc dùng chung hệ hống chứng từ kế toán tài chính nhưng nội dung phải đảm bảo thống nhất.

Chứng từ kế toán quản trị đa dạng, liên quan đến nhiều nội dung, có thể lập nhiều bộ phận khác nhau, để phát huy đầy đủ chức năng thông tin, kiểm tra, kế toán cần xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ phù hợp cho từng khâu, từng doanh nghiệp. Mỗi loại chứng từ có vị trí, đặc điểm khác nhau trong quản lý, nên cần xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ nhanh nhất, tránh khâu trung gian. Tổ chức phân công kế toán chịu trách nhiệm ghi nhận và kiểm ra chứng từ đầy đủ và hợp lý. Đồng thời tiến hành tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ.