Cách tổ chức hệ thống hóa và xử lý thông tin kế toán quản trị

Hệ thống hóa và xử lý thông tin kế toán quản trị là công việc quan trọng trong quy trình kế toán, là cơ sở cung cấp thông tin cho các nhà quản trị. Tổ chức hệ thống hóa và xử lý thông tin phải đảm bảo yêu cầu:

  • Hệ thống hóa và xử lý thông tin chi phí phải đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
  • Hệ thống hóa và xử lý thông tin phải phản ánh kịp thời, rõ ràng, dễ hiểu và chính xác thông tin, số liệu kế toán.
  • Thông tin chi phí phải được phản ánh đầy đủ từ khi phát sinh cho đến khi kết thúc hoạt động kinh tế.
  • Thông tin chi phí phải được phân loại, sắp sếp theo trình tự, có thể so sánh được.

* Tổ chức phân loại chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm

  • Tổ chức phân loại chi phí sản xuất

Chi phí là biểu hiện bằng tiền của lao động sống, lao động vật hoá, mà doanh nghiệp bỏ ra để tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh trong một thời kỳ nhất định. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, chi phí phát sinh và gắn liền với mọi hoạt động của doanh nghiệp đặc biệt là hoạt động sản xuất kinh doanh và ảnh hưởng trực tiếp tỉ suất lợi nhuận của doanh nghiệp. Vì vậy, kiểm soát tốt chi phí sản xuất là mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản trị.

Nội dung chi phí sản xuất là rất đa dạng, tuỳ thuộc nhu cầu sử dụng thông tin của nhà quản trị, chi phí sản xuất được phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau. Trong phần này, tác giả sẽ nghiên cứu chi phí sản xuất và khái quát chi phí sản xuất phân loại theo các tiêu thức sau:

  • Phân loại chi phí theo nội dung, tính chất kinh tế

Theo cách phân loại này, căn cứ vào tính chất ban đầu của chi phí để xếp những chi phí có cùng nội dung, tính chất kinh tế vào cùng một yếu tố chi phí, không phân biệt mục đích, công dụng của chi phí đó.

Phân loại chi phí sản xuất của doanh nghiệp theo nội dung, tính chất  kinh tế của chi phí cho biết kết cấu, tỉ trọng của các loại yếu tố của chi phí mà doanh nghiệp đã chi ra trong từng chi phí cũng như cũng như căn cứ lập báo cáo tài chính, cung cấp thông tin quản trị cho doanh nghiệp, phục vụ cho việc lập dự toán chi phí sản xuất và phân tích tình hình thực hiện dự toán chi phí …

  • Phân loại chi phí theo mục đích, công dụng của chi phí

Theo cách phân loại này người ta căn cứ vào mục đích, công dụng của chi phí để sắp xếp những loại chi phí có cùng mục đích, công dụng kinh tế vào cùng một khoản mục chi phí.

Phân loại chí phí theo hai cách trên liên quan trực tiếp đến việc tổ chức kế toán tài chính tập hợp chi phí sản xuất trong các doanh nghiệp. Và được thể hiện khái quát trên hệ thống tài khoản kế toán thống nhất hiện hành thông qua việc qui định các tài khoản chi phí, trong đó các tài khoản cấp một được mở theo công dụng chi phí, còn tài khoản cấp hai được mở theo yếu tố chi phí.

  • Phân loại chi phí theo mối quan hệ của chi phí với các khoản mục trên báo cáo tài chính

Theo cách phân loại này thì chi phí sản xuất kinh doanh được chia thành chi phí sản phẩm và chi phí thời kì

– Chi phí sản phẩm: là những khoản chi phí gắn liền quá trình sản xuất kinh doanh gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung.

– Chi phí thời kì: là chi phí cho các hoạt động kinh doanh trong kì, không tạo nên giá trị hàng tồn kho nên không được ghi nhận trên bảng cân đối kế toán mà ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả lợi nhuận của kì mà chúng phát sinh và được ghi nhận trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp.

Sự vận động của chi phí sản phẩm và chi phí thời kì trong doanh nghiệp có thể minh họa theo sơ đồ sau: (sơ đồ 1.4)

  • Phân loại chi phí theo mối quan hệ chi phí với mức độ hoạt động

Theo cách phân loại này thì chi phí được chia thành:

Chi phí khả biến (biến phí): là những chi phí thay đổi tỉ lệ với mức hoạt động của doanh nghiệp. Mức độ hoạt động có thể là số lượng sản phẩm sản xuất ra, số lượng sản phẩm sản xuất, tiêu thụ ; số giờ máy hoạt động, doanh thu bán hàng thực hiện…, tỷ lệ có thể là tỷ lệ thuận trong một phạm vi hoạt động nhất định. Chúng ta lưu ý nếu xét về tổng số, biến phí thay đổi tỷ lệ; Ngược lại, nếu xét trên một doanh nghiệp mức độ hoạt động, biến phí là một doanh nghiệp có thể hằng số. Trong một doanh nghiệp sản xuất biến phí tồn tại khá phổ biến như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí năng lượng … Những chi phí này, khi mức độ của hoạt động của  doanh nghiệp gia tăng thì chúng cũng gia tăng tỷ lệ thuận theo và ngược lại.

Tuy vậy, nếu khảo sát tỷ mỷ hơn về biến phí, chúng ta nhận thấy chúng không thuần nhất một hình thức tồn tại mà tồn tại dưới nhiều hình thức khác nhau:

Biến phí tỷ lệ: là loại biến phí mà tổng chi phí quan hệ tỷ lệ thuận trực tiếp với mức độ hoạt động, còn chi phí của một doanh nghiệp hoạt động thì không thay đổi. Thuộc loại chi phí khả biến này thường có chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí hoa hồng trả cho đại lý.

Biến phí thay đổi không tỷ lệ thuận: đó là các loại biến phí mà xét về tổng số thì có tốc độ tăng nhanh  hơn tốc độ tăng của khối lượng hoạt động, vì vậy chi phí cho một doanh nghiệp hoạt động cũng tăng lên. Ngược lại, có một số loại chi phí khả biến về tổng số lại có tốc đọ tăng chậm hơn tốc độ tăng của khối lượng hoạt động, khi đó chi phí cho một doanh nghiệp hoạt động lại giảm đi.

 Chi phí bất biến (chi phí cố định hay định phí): là những chi phí mà về tổng số không thay đổi khi có sự thay đổi về mức độ hoạt động của doanh nghiệp. Nếu xét tổng chi phí thì định phí  không thay đổi, ngược lại nết xét chi phí này trên một doanh nghiệp khối lượng hoạt động thì nó tỷ lệ nghịch với mức độ hoạt động. Như vậy, dù doanh nghiệp có hoạt động hay không thì vẫn tồn tại định phí; ngược lại khi doanh nghiệp gia gia tăng mức độ hoạt động thì định phí trên một doanh nghiệp hoạt động sẽ giảm dần.

Tuy vậy nếu khảo sát tỷ mỉ hơn về định phí. Chúng ta nhận thấy định phí cũng tồn tại dưới nhiều hình thức

* Định phí tuyệt đối: là những chi phí mà xét tổng số thì không thay đổi khi có sự thay đổi của khối lượng hoạt động, khi đó chi phí cho một doanh nghiệp hoạt động giảm đi.* Định phí bắt buộc: là những định phí không thể thay đổi một cách nhanh chóng, chúng thường liên quan đến tài sản cố định và cấu trúc tổ chức sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp.

Mặt khác định phí bắt buộc không thể tùy tiện cắt giảm trong một thời ngắn, do vậy các nhà quản trị doanh nghiệp cần phải xác định: Vẫn phải giữ nguyên định phí bắt buộc, không được thay đổi nếu vẫn muốn thay đổi và muốn đạt được mục đích  lâu dài của doanh nghiệp có thể bị suy giảm trong một thời kỳ nào đó.

* Định phí không bắt buộc là các định phí có thể có thể được thay đổi nhanh chóng bằng các quyết đinh của các nhà quản trị doanh nghiệp. Định phí không bắt buộc thường liên quan tới kế hoạch ngắn hạn và ảnh hưởng đến chi phí của doanh nghiệp hàng năm, có thể cắt bỏ khi cần thiết.

. Có những nhà quản trị nhìn nhận một khoản định phí nào đó là bắt buộc nên rất ngần ngại khi ra quyết định điều chỉnh. Ngược lại, có nhà quản trị lại cho rằng định phí đó là không bắt buộc và có thể thường xuyên xem xét và điều chỉnh khi có điều kiện

Chi phí hỗn hợp: là những chi phí có cả yếu tố cố định và biến đổi. Thực tế có nhiều chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp không đơn thuần là chi phí cố định hay chi phí biến đổi mà là chi phí hỗn hợp. Ở mức hoạt động nào đó, chi phí hỗn hợp mang đặc điểm chi phí cố định, khi mức độ hoạt động tăng lên thi chi phí hỗn hợp sẽ thay đổi và mang đặc điểm của chi phí biến đổi. Điều đó có nghĩa là chi phí cố định trong chi phí hỗn hợp thường là bộ phận cơ bản trong chi phí hỗn hợp để duy trì chi phí hỗn hợp, còn chi phí biến đổi là bộ phận chi phí phát sinh tỉ lệ thuận với mức độ hoạt động của doanh nghiệp. Trong các doanh nghiệp, chi phí hỗn hợp chiếm tỷ trọng khá cao trong tổng số chi phí phát sinh.

Có nhiều phương pháp để tách chi phí hỗn hợp như phương pháp cực đại cực tiểu, phương pháp đồ thị phân tán, phương pháp bình quân bé nhất, phương pháp hồi quy bội.

* Phương pháp cực đại cực tiểu

Phương pháp cực đại cực tiểu phân tích chi phí hỗn hợp dựa vào số liệu thống kê tại 2 mức hoạt động cao nhất và thấp nhất của chi phí hỗn hợp tương ứng. Chi phí biến đổi và chi phí cố định trên một mức hoạt động được xác định theo công thức sau:

a = Ymax – Ymin
Xmax– Xmin

b = Ymax – aXmax = Ymin – aXmin

Khi đó, phương trình biến thiên của chi phí hỗn hợp được xác định theo công thức

Y = aX + b

Trong đó:

a : Biến phí trên một mức độ hoạt động

b : chi phí cố định

Ymax , Ymin : Tổng chi phí thống kê ở thời điểm quan sát cao nhất, thấp nhất

Xmax , Xmin : mức hoạt động ở thời điểm quan sát cao nhất, thấp nhất

Phương pháp này đơn giản, dễ áp dụng nhưng có nhược điểm là chỉ áp dụng tại hai điểm để tính toán chi phí hỗn hợp nên hiệu quả hạn chế.

* Phương pháp đồ thị phân tán

Phương pháp này sử dụng đồ thị để biểu diễn tất cả các số liệu thống kê được xác định mối quan hệ chi phí và khối lượng hoạt động tương ứng, sau đó kẻ đường thẳng qua các điểm vừa biểu diễn trên đồ thị sao cho đường thẳng đó gần các điểm nhất và chia các điểm thành hai phần xấp xỉ bằng nhau về lượng các điểm.

Phương pháp này đơn giản và cung cấp nhận diện ban đầu về chi phí biến đổi và chi phí cố định, tuy nhiên nó phụ thuộc vào đánh giá chủ quan của các nhà phân tích khi vẽ đường đồ thị.

* Phương pháp bình phương bé nhất.

Phương pháp này ước tính chi phí một cách khách quan bằng cách sử dụng các giá trị chi phí quan sát được, hệ số biến đổi a và hằng số b (trong phương trình biểu diễn chi phí hỗn hợp y = ax+b) được xác định theo hệ phương trình:

a = n
Xmax– Xmin
b = Ymax – Ymin
Xmax– Xmin

Trong đó:

a : Biến phí / mức độ hoạt động

b : Chi phí bất biến

n: Số điểm quan sát

X: Các giá trị quan sát của mức độ hoạt động

Y : Các giá trị quan sát của chi phí

Phương pháp này khắc phục nhước điểm của các phương pháp trên và phân tích chi phí hỗn hợp thành chi phí bất biến và chi phí khả biến tương đối chính xác, có tính thực tiễn cao.

* Phương pháp hồi quy bội

Tất cả các phương pháp phân tích chi phí hỗn hợp trên đều giải định mức độ hoạt động của doanh nghiệp là yếu tố duy nhất quyết định mức độ biến động chi phí. Tuy nhiên, thực tế chi phí hỗn hợp phát sinh phụ thuộc nhiều vào sự biến động của các yếu tố khác như sản lượng, điều kiện sản xuất… Trong trường hợp này, để phân tích chi phí hỗn hợp ta sử dụng phương pháp hồi quy bội biểu diễn mối quan hệ giữa biến số phụ thuộc Y với hai hay nhiều biến số độc lập X. Phương trình biểu diễn có dạng:

Y = a1X1 + a2X2 + a3X3 + …+ anXn + b

Phương pháp hồi quy bội sẽ cho kết quả chính xác hơn các phương pháp trên, tuy nhiên công việc phân tích sẽ phức tạp và chi phí phân tích tốn kém hơn.

Đối với biến phí thì doanh nghiệp cần quản lí theo định mức, tìm biện pháp hạ thấp mức tiêu hao chi phí, sử dụng vật liệu thay thế, tăng năng suất lao động, giảm sản phẩm hỏng… Đối với định phí thì doanh nghiệp nên có biện pháp tận dụng tối đa công suất hoạt động.

  • Phân loại chi phí theo thẩm quyền ra quyết định

Theo cách phân loại này chi phí được chia thành chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được. Chi phí kiểm soát được là những chi phí mà các nhà quản trị xác định được chính xác sự phát sinh của nó, có thẩm quyền quyết định về sự phát sinh chi phí đó.

Chi phí cơ hội: Chi phí cơ hội từ lợi ích bị mất đi do chọn phương án và hành động này thay vì chọn phương án và hành động khác (Hành động khác là phương án – hành động tối ưu nhất có sẵn so với phương án được chọn).

  • Phân loại chi phí theo khả năng qui nạp chi phí vào các đối tượng kế toán chi phí

Theo cách phân loại này thì chí phí sản xuất kinh doanh được chia làm hai loại:

– Chi phí trực tiếp: là những chi phí liên quan trực tiếp đến từng đối tượng kế toán tập hợp chi phí và có thể qui nạp trực tiếp cho từng đối tượng chịu chi phí.

– Chi phí gián tiếp: là những chi phí có liên quan đến nhiều đối tượng chịu chi phí nên không thể qui nạp trực tiếp cho từng đối tượng chịu chi phí mà phảI tập hợp theo từng nơi phát sinh chi phí, sau đó dùng phương pháp phân bổ gián tiếp để qui nạp cho tổng đối tượng theo tiêu thức phân bổ thích hợp.

  • Phân loại theo mối quan hệ của chi phí với qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm và quá trình kinh doanh

Theo cách phân lạo này thì chi phí sản xuất kinh doanh được chia thành:

* Chi phí cơ bản: là các chi phí có liên quan trực tiếp đến qui trình công nghệ sản xuất, chế tạo sản phẩm như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí công cụ dụng cụ sản xuất, chi phí khấu hao tài sản cố định dùng trực tiếp sản xuất sản phẩm…

* Chi phí chung: là các chi phí liên quan đến phục vụ và quản lí sản xuất có tính chất chung như chi phí quản lí ở phân xưởng, chi phí quản lí ở doanh nghiệp.

Đối với chi phí cơ bản thì không thể cắt bỏ một loại chi phí nào mà phấn đấu hạ thấp chi phí bằng giảm các định mức tiêu hao nguyên vật liệu, lao động hoặc cải tiến qui trình công nghệ, hợp lí hóa sản xuất, tìm nguyên liệu thay thế… Còn đối với chi phí chung cần phải triệt để tiết kiệm, hạn chế, thêm chí lại trừ các chi phí không cần thiết, tăng cường quản lí chung theo dự toán, theo chế độ chi tiêu…

Như vậy, để đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp, các loại chi phí sản xuất cần xem xét trên nhiều khía cạnh khác nhau, các nhà quản trị cần nắm được nội dung và chức năng của từng loại chi phí để sử dụng trong các quyết định của mình.