Cách tổ chức thu nhận thông tin về chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm

Tổ chức chứng từ là khâu đầu tiên của quá trình thu nhận thông tin. Do vậy, tổ chức chứng từ phải được quan tâm để đảm bảo thông tin chính xác và đáng tin cậy. Để làm cơ sở và căn cứ ghi sổ kế toán, mọi nghiệp vụ tập hợp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm phát sinh phải được ghi chép và phản ánh vào các chứng từ một cách đầy đủ, kịp thời

Về mặt quản lý thì việc ghi chép kịp thời các chứng từ phục vụ kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm giúp cho việc cung cấp thông tin kinh tế kịp thời để các nhà quản trị doanh nghiệp ra các quyết định hợp lý. Tổ chức tốt chứng từ phục vụ kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm vừa cung cấp thông tin nhanh chóng cho quản lý, đồng thời rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ tạo điều kiện tốt cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chứng từ là cơ sở để ghi sổ kế toán, chỉ có các chứng từ hợp pháp, hợp lệ, mới có giá trị ghi sổ, tổ chức tốt công tác chứng từ tạo điều kiện thuận lợi cho việc mã hoá thông tin và áp dụng tin học trong kế toán. Ngoài ra, chứng từ liên quan tới việc tập hợp chi phí và giá thành là cơ sở xác minh trách nhiệm pháp lý của những cá nhân có liên quan đến nghiệp vụ sản xuất phát sinh, là căn cứ để kiểm tra kế toán, căn cứ để xác định trách nhiệm trong hoạt động sản xuất, tổ chức tốt chứng từ kế toán liên quan tập hợp chi phí và giá thành sẽ nâng cao tính chất pháp lý và hiệu quả của công tác kiểm tra thông tin kế toán ngay từ giai đoạn kế toán ban đầu của kế toán.

Bên cạnh chứng từ bằng giấy còn có chứng từ điện tử, chứng từ điện tử là chứng từ kế toán mà nội dung của nó được thể hiện dưới dạng điện tử đã được mã hoá không có sự thay đổi nội dung trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như: băng từ, đĩa từ, thẻ thanh toán.

Tổ chức thu nhận thông tin về chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm bao gồm xác định chứng từ sử dụng cho kế toán tài chính, kế toán quản trị và xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ. Do vậy tổ chức thu nhận thông tin khoa học, hợp lý có tác dụng tạo lập hệ thống thông tin thích hợp, hợp pháp cho việc thực hiện có hiệu quả công tác quản lý kinh tế tài chính.

Nội dung tổ chức thu nhận thông tin về chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm tại các doanh nghiệp sản xuất bao gồm:

* Xác định danh mục chứng từ kế toán

* Tổ chức lập và sử dụng chứng từ

* Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán

* Tổ chức kiểm tra chứng từ

* Tổ chức bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán.

– Xác định danh mục chứng từ: Trên cơ sở đặc điểm sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp tự xác định cho mình hệ thống chứng từ liên quan tập hợp chi phí sản xuất phù hợp. Những chứng từ sử dụng cho kế toán tài chính được thiết kế cho phù hợp đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin như: phiếu nhập, xuất kho, bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ; bảng chấm công, phiếu xác nhận sản phẩm và công việc hoàn thành, bảng chấm công làm thêm giờ, hợp đồng giao khoán, bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương v.v… Những chứng từ sử dụng cho kế toán quản trị thì tùy thuộc vào yêu cầu của từng yêu cầu quản lý, yếu cầu cung cấp thông tin của nhà quản trị, chứng từ thiết kế cho phù hợp. Tuy nhiên nội dung và phương pháp lập chứng từ phải đảm bảo thống nhất.