Đàm phán theo giao dịch bằng thư tín

 

a. Hình thức của một thư thương mại:

  •  Letter head (Tên, địa chỉ người gửi)
  •  File preference (mã số hồ sơ)
  •  Date line (ngày, tháng)
  •  Inside address (Tên, địa chỉ người nhận)
  •  Salutation (Gentlemen, Dear Sirs …)
  •  The opening paragraph (mở đầu thư)
  •  The body of letter (nội dung chính của thư)
  •  The closing paragraph (câu kết của thư)
  •  Signature (ký tên)
  •  Stenographic Reference (ký hiệu riêng)
  • Enclosure (phần đính kèm)
  • Carbon copy notation (nơi gửi bản sao)

b. Cách viết thư thương mại

Cuộc đàm phán bằng thư (Fax, Telex …) thông thường diễn ra theo trình tự sau:

  • Hỏi hàng
  •  Chào hàng
  •  Hoàn giá
  •  Chấp thuận
  •  Đặt hàng
  •  Xác nhận (ký kết hợp đồng)

Dưới đây, lần lượt giới thiệu từng loại thư

* Thư hỏi hàng (the enquiry)

Hỏi hàng là việc người mua đề nghị người bán cho biết giá cả và mọi điều kiện cần thiết khác để tiêu dùng

Cách viết thư hỏi hàng

Nội dung chính của thư:

Thông báo cho chủ hàng biết mình đang cần loại hàng gì, yêu cầu chủ hàng gửi Catalog, mẫu hàng … đồng thời cho biết giá cả; chất lượng hàng hóa, số lượng có khả năng cung cấp, thời hạn giao hàng, điều kiện thanh toán và mọi điều kiện cần thiết khác.

a. Ví dụ

b. Một số điểm cần lưu ý khi hỏi hàng

* Thư chào hàng, báo giá (offer)

Trong buôn bán, chào hàng – báo giá là việc người bán thể hiện rõ ý định bán hàng của mình.

Cách viết thư chào hàng

Có nhiều loại chào hàng:

Nếu xét theo mức độ chủ động của người xuất khẩu có:

+ Chào hàng thụ động

+ Chào hàng chủ động

Chào hàng thụ động: là chào hàng của người xuất khẩu nếu trước đó nhận được những yêu cầu (thư hỏi hàng) của người nhập khẩu. (Chào hàng thụ động còn có tên gọi là “trả lời thư hỏi hàng” – “Reply to enquiry”)
Chào hàng chủ động: là người xuất khẩu chủ động chào hàng khi chưa nhận
được “Thư hỏi hàng” của người nhập khẩu. Chào hàng chủ động gồm:

Phần nội dung chính: Tự giới thiệu về công ty của mình và các mặt hàng của mình sản xuất kinh doanh. Gửi kèm theo catalog, hàng mẫu, giá biểu và các điều kiện mà mình mong muốn để bán hàng.

Chào hàng cố định (firm offer): là việc chào bán một lô hàng chất định, trong đó nêu rõ thời gian mà người chào hàng bị ràng buộc trách nhiệm vào lời đề nghị của mình. Thời gian này còn gọi là thời gian hiệu lực của chào hàng cố định. Trong thời gian hiệu lực, nếu người mua chấp nhận hoàn toàn lời chào hàng đó thì hợp đồng coi như ký kết.

Chào hàng tự do (free offer): là loại chào hàng không ràng buộc trách nhiệm người phát ra nó, cùng một lúc với cùng một lô hàng người ta có thể chào hàng tự do cho nhiều khách hàng. Trong chào hàng tự do cần ghi rõ “chào hàng không cam kết” – “Offer without engagement”. Chào hàng tự do trở thành hợp đồng khi có sự xác nhận lại của người xuất khẩu. Người mua không thể trách cứ người bán nếu sau khi chấp thuận chào hàng, người bán không ký hợp đồng với mình

* Thư hoàn giá (Counter – offer):

Hoàn giá lại một đề nghị mới do một bên mua (hoặc bán) đưa ra, sau khi đã nhận được chào hàng (hoặc đặt hàng) của bên kia, nhưng không chấp thuận hoàn toàn chào hàng (hoặc chào hàng) đó. khi hoàn giá, chào giá trước đó coi như hủy bỏ. Trong buôn bán quốc tế, mỗi lần giao dịch thường phải qua nhiều lần hoàn giá mới đi đến kết thúc.

* Thư chấp nhận (Acceptance)

Sau khi bên bán và bên mua qua những lần báo giá (chào hàng) và trả giá (hoàn giá), đặt hàng, cuối cùng đi đến ký kết hợp đồng mua bán. Khi ấy, trong Fax hoặc Telex chỉ cần viết chữ chấp nhận ACCEPT là đủ. Nhưng sau đó vẫn phải viết thư chấp nhận theo đúng nguyên tắc.

Cách viết thư chấp nhận:

** Bên mua viết cho bên bán:

Phần mở đầu: Nêu rõ mình chấp thuận những điều kiện do bên bán đưa ra. Nếu
đã gửi Fax rồi, thì xác nhận lại một lần nữa cho rõ ràng.

Phần nội dung chính:
– Thông báo, gửi “Phiếu xác nhận mua” và “Đơn đặt hàng” cho bên bán.

– Báo cho bên bán biết mình đã chuẩn bị mở L/C cho họ.

Phần kết thúc: Mong bên bán quan tâm đến đơn đặt hàng của mình
Phần mở đầu: Nêu rõ mình chấp nhận các điều kiện do bên mua đưa ra. Nếu đã gửi điện thì cần xác nhận rõ thêm.
Phần nội dung chính thư: Nói rõ về phiếu xác nhận bán và bản hợp đồng gửi kèm theo thư cho bên mua. Yêu cầu bên mua mở thư tín dụng cho mình.
** Bên bán viết cho bên mua:

Phần kết thúc: Cảm ơn về đơn đặt hàng, bảo đảm sẽ thực hiện tốt nhất hợp đồng giữa hai bên
** Đặt hàng (Order)

Trên cơ sở chào hàng, báo giá hoặc chấp nhận giá do bên bán đưa ra, bên mua sẽ lập đơn đặt hàng gửi cho bên bán, thông thường, một đơn đặt hàng đầy đủ gồm có các mục sau: Tên hàng, chất lượng, số lượng, giá cả, thời hạn giao hàng, phương thức thanh toán.

* Thư xác nhận (Confirmation)

Sau khi thống nhất với nhau các điều kiện giao dịch, hai bên mua và bán ghi lại các kết quả đã đạt được, rồi trao cho đối phương. Đó là văn kiện xác nhận.

Văn kiện do bên bán lập gọi là giấy xác nhận bán hàng, văn kiện do bên mua lập gọi là giấy xác nhận mua hàng.

Xác nhận thường lập thành hai văn bản, bên lập xác nhận ký trước, rồi gửi bên kia, bên kia ký xong giữ lại một bản và gửi trả lại một bản


Các từ khóa trọng tâm hoặc các thuật ngữ liên quan đến bài viết trên:
  • các lưu ý khi soạn thư counter offer
  • firm offer là gì
  • firm offer và free offer
  • ví dụ thư chào hàng chủ động
  • ,