Đổi mới cơ cấu tổ chức bộ máy kinh doanh, lập các trung tâm trách nhiệm quản lý và thực hiện phân cấp, phân quyền trong doanh nghiệp.

Phân chia cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của các doanh nghiệp thành các trung tâm trách nhiệm quản lý

Trên cơ sở đặc điểm tổ chức SXKD và tổ chức bộ máy quản lý cũng như những đặc điểm về quản trị, đồng thời căn cứ vào chiến lược, mục tiêu ngắn và dài hạn trong các DN kinh doanh xăng, dầu miền Bắc để cơ cấu lại tổ chức hiện nay thành các trung tâm trách nhiệm. Các TTTN phù hợp đối với DN kinh doanh xăng, dầu hiện hiện nay là: Trung tâm chính và Trung tâm phụ. Các doanh nghiệp căn cứ vào nhiệm vụ, chức năng đảm nhận cụ thể của các khâu công việc để xác định Trung tâm chính hay trung tâm phụ.

+ Trung tâm chính, bao gồm các trung tâm hoạt động và thực hiện các chức năng chủ yếu của doanh nghiệp như:

– Trung tâm Mua hàng: Trung tâm mua hàng có nhiệm vụ chủ yếu là tổ chức cung cấp hàng hóa phục vụ quá trình kinh doanh xăng, dầu, bao gồm cả việc mua hàng trong hệ thống ngành xăng, dầu trong nước và tổ chức việc nhập khẩu xăng, dầu từ các thị trường nước ngoài. Thực hiện công việc định mức, dự toán đối với các chỉ tiêu mua hàng, chỉ tiêu hàng tồn kho…

– Trung tâm Bán hàng: Trung tâm này có nhiệm vụ chủ yếu là tổ chức bán hàng, bao gồm cả việc bán hàng trong hệ thống DN kinh doanh xăng, dầu trong nước và tổ chức xuất khẩu xăng, dầu sang thị trường nước ngoài. Thực hiện công tác định mức, dự toán đối với các chỉ tiêu bán buôn và bán lẻ hàng hóa theo từng loại xăng dầu hay theo từng địa điểm kinh doanh.

– Trung tâm Đầu tư: là hội đồng quản trị, hội đồng thành viên, ban tổng giám đốc/giám đốc được hội đồng quản trị phân cấp về đầu tư…; nhiệm vụ chủ yếu của trung tâm này là quyết định các phương án huy động vốn, phương án SXKD… thực hiện tiếp nhận và phê duyệt các phương án quản trị, phương án kinh doanh của các bộ phận trong doanh nghiệp.Vì thế, các quyết định của trung tâm này luôn ảnh hưởng rất lớn đến sự thành bại trong SXKD của doanh nghiệp.

– Trung tâm Lợi nhuận: Trung tâm này có nhiệm vụ chủ yếu là tính toán lợi nhuận theo yêu cầu quản trị của doanh nghiệp theo tổng số hay theo từng nhóm mặt hàng, hoặc từng địa điểm kinh doanh trên cơ sở doanh thu, chi phí tổng hợp và chi tiết; thực hiện việc lập kế hoạch/dự toán tổng lợi nhuận của doanh nghiệp và theo từng nhóm, mặt hàng hay từng địa điểm kinh doanh…

+ Trung tâm phụ: Trung tâm phụ là những trung tâm có nhiệm vụ cung cấp lao vụ, dịch vụ phục vụ cho hoạt động của các trung tâm chính. Trong doanh nghiệp kinh doanh xăng, dầu, các trung tâm phụ bao gồm:

– Trung tâm Hành chính, Quản trị, Tài chính: Trung tâm này có nhiệm vụ chủ yếu là thực hiện các công việc quản lý chung, phục vụ cho quá trình kinh doanh, cung cấp vốn cho các các hoạt động mua hàng, tiền lương cho cán bộ, công nhân viên; thực hiện các công việc định mức, dự toán về các khoản chi phí cho quá trình SXKD của các bộ phận trong doanh nghiệp…

– Trung tâm Quản lý nhân sự: Trung tâm này có nhiệm vụ chủ yếu là quản lý nhân viên trong doanh nghiệp, xây dựng các định mức về lao động tiền lương và quản trị tình hình thực hiện các định mức, dự toán về lao động, tiền lương.

Việc thiết lập các TTTN trong DN sẽ tạo cho các trung tâm này chủ động, sáng tạo và chịu trách nhiệm trước ban giám đốc DN về hiệu quả kinh doanh của mình. Đồng thời, tạo điều kiện cho việc thực hiện quy chế dân chủ trong DN, có chế độ khen thưởng, kỷ luật rõ ràng, minh bạch, tạo động lực cho người lao động trong DN nâng cao năng suất lao động. Tất cả những điều đó sẽ tạo điều kiện cho hiệu quả kinh doanh của DN nâng ngày càng nâng cao.

Phân quyền quản lý

Trên cơ sở cơ cấu tổ chức, mục tiêu ngắn và dài hạn của DN kinh doanh xăng, dầu miền Bắc, các nhà quản trị cấp cao nhất trong DN cần ủy quyền cho những nhà quản trị của các TTTN với những quyền rõ ràng. Các nhà quản trị được phân quyền phải chịu trách nhiệm mọi mặt về những quyền được giao như: phải chịu trách nhiệm về kết quả và hiệu quả hoạt động của trung tâm mình phụ trách. Việc ủy quyền cho các nhà quản trị thuộc các TTTN phải phù hợp với chức năng nhiệm vụ của từng trung tâm này, tạo điều kiện cho nhà quản trị của các TTTN tự chủ, sáng tạo trong hoạt động và có trách nhiệm về kết quả và thành quả do trung tâm mình phụ trách. Ví dụ, đối với trung tâm hành chính, quản trị, tài chính, trong đó có một nhiệm vụ quan trong là xác định các định mức về vốn để đảm bảo quá trình kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra bình thường như xác định về lượng tiền tồn quỹ hợp lý để đáp ứng yêu cầu thanh toán kịp thời về các khoản thanh toán với nhà cung cấp hay thanh toán tiền lương cho công nhân viên, hoặc các khoản chi phí liên quan đến kinh doanh mua bán hàng hóa…Trung tâm này được quyền tự chủ trong việc xác định các định mức, các dự toán nói trên, đồng thời phải chịu trách nhiệm trước nhà quản trị cấp cao nhất về những sai sót mang tính chủ quan gây ra.

Thực hiện lập dự toán tại các trung tâm trách nhiệm

Trên cơ sở chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp, bộ phận kế toán của doanh nghiệp thực hiện liên kết giữa thành quả dự toán với thành quả thực tế của các kỳ kinh doanh trước và tình hình kinh doanh hiện tại, đồng thời có chú ý đến bối cảnh kinh tế thế giới và trong nước để lập dự toán. Để đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp khi áp dụng vào thực tế, doanh nghiệp cần khuyến khích mọi người trong các TTTN đều lập dự toán. Mặt khác, trong khi lập dự toán cần sử dụng cả chỉ tiêu tài chính và chỉ tiêu phi tài chính theo các góc độ của thẻ điểm cân bằng ( một phương pháp quản trị hiện đại hiện nay được nhiều DN thực hiện) nhằm làm cho việc lập dự toán được đầy đủ, toàn diện và phù hợp với thực tiễn hơn.

Góc độ tài chính gồm các chỉ tiêu: ROI, thu nhập hoạt động kinh doanh, tăng doanh thu; chỉ tiêu ROS, vốn chủ sở hữu/tổng tài sản, lợi nhuận/đơn vị, bộ phận; chỉ tiêu ROE, giá trị kinh tế tăng thêm, dòng tiền của TTTN…

Góc độ khách hàng bao gồm các chỉ tiêu: thời gian trung bình từ khi khách hàng liên hệ mua hàng đến thời điểm hồi đáp, thực hiện khảo sát sự hài lòng của khách hàng, số lượng khách hàng khiếu nại, tỷ lệ hàng bị trả lại, chi phí sửa chữa bảo hành, thị phần của sản phẩm trên thị trường quốc tế và thị trường nội địa, chi phí phục vụ cho mỗi khách hàng…

Góc độ kinh doanh nội bộ gồm các chỉ tiêu: tỷ lệ hao hụt thất thoát trong và ngoài định mức, tỷ lệ xăng dầu mất, kém chất lượng trong quá trình vận chuyển, mức độ giảm chi phí kinh doanh…

Góc độ học tập và phát triển gồm các chỉ tiêu: số sáng kiến, thời gian bán hàng, đầu tư cho đào tạo bồi dưỡng, thực hiện khảo sát sự hài lòng của nhân viên, doanh thu của từng nhân viên, thành tích cá nhân…

Trường hợp chia theo các TTTN thì mỗi TTTN có thể sử dụng các chỉ tiêu sau:

Thực hiện đánh giá thành quả đạt được thực tế so với dự toán

Để đánh giá thành quả đạt được và trách nhiệm của các nhà quản trị tại các TTTN trong các doanh nghiệp kinh doanh xăng, dầu, sử dụng dự toán để kiểm soát và đo lường thành quả đạt được của doanh nghiệp. Trên thực tế, qua khảo sát, kiểm định ở các doanh nghiệp kinh doanh xăng, dầu thuộc mẫu nghiên cứu trong những năm vừa qua đã cho thấy việc đánh giá thành quả đạt được thực tế so với dự toán mới chỉ ở mức độ trung bình và chưa toàn diện. Vì vậy, trong thời gian tới, các DN cần phải thực hiện việc đánh giá này một cách thường xuyên và toàn diện hơn nhằm cung cấp được thông tin cho nhà quản trị điều hành quá trình kinh doanh nói chung và công tác quản trị VKD nói riêng đạt hiệu quả cao nhất nhằm góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh. Mặt khác, khi đánh giá thành quả thực tế so với dự toán cần thiết phải đánh giá theo các góc độ của phương pháp thẻ điểm cân bằng, nghĩa là sử dụng kết hợp cả chỉ tiêu tài chính và chỉ tiêu phi tài chính.