Dự án và những quan niệm về dự án

1. Khái niệm dự án: Dự án là một tổng thể các hoạt động phụ thuộc lẫn nhau nhằm tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất trong khoản thời gian xác định với sự ràng buộc về nguồn lực trong bối cảnh không chắc chắn.

– Tổng thể các hoạt động: Dự án bao gồm nhiều công việc mà tất cả đều phải kết thúc bằng một sản phẩm giao nộp – sản phẩm, kế hoạch, báo cáo, hồ sơ tài liệu mà muốn có đều đòi hỏi những quyết định, điều hoà các mặt yêu cầu, các chi phí và sự chấp nhận rủi ro.

– Các công việc lệ thuộc vào nhau: Vì tất cả đều đáp ứng một mối quan tâm sự thành công của dự án và do đó tất cả chỉ còn là những đóng góp cho một hệ thống rộng lớn, hướng đích hơn. Sự sắp xếp công việc trong dự án phải tôn trọng một lô gíc về thời gian

– Các công việc và tổng thể các công việc cần được thực hiện trong một thời hạn xác định. Dự án có điểm bắt đầu và điểm kết thúc.

– Các nguồn lực để thực hiện các công việc và tổng thể công việc là giới hạn. Mỗi dự án thường tiêu phí các nguồn lực. Các nguồn lực này càng bị ràng buộc chặt chẽ khi chi phí cho dự án là một số thành công then chốt.

– Các hoạt động của dự án diễn ra trong môi trường không chắc chắn. Môi trường của dự án không phải là môi trường hiện tại mà là môi trường tương lai.

Như vậy, dự án và các hoạt động đang tiến hành có những điểm chung. Cả hai đều do con người thực hiện và bị giới hạn về nguồn lực, cả hai đều được lên kế hoạch, thực hiện và kiểm tra. Sự khác biệt ở chỗ các hoạt động đang được tiến hành có tính chất lặp lại, còn dự án thì có thời hạn và là duy nhất.

2. Dự án – một phương thức hoạt động có hiệu quả: Hoạt động theo dự án là một hoạt động có kế hoạch, được kiểm tra để đảm bảo cho một tiến trình chung với các nguồn lực và môi trường đã được tính toán nhằm thực hiện những mục tiêu nhất định. Dự án là điều kiện, tiền đề của sự đổi mới và phát triển. Những năm gần đây, số lượng các dự án tăng lên. Dự án sinh ra nhằm giải quyết những “vấn đề” trên con đường phát triển của một doanh nghiệp, một quốc gia, một khu vực thậm chí trên phạm vi toàn cầu. Dự án cho phép hướng mọi sự nỗ lực có thời hạn để tạo ra sản phẩm dịch vụ mong muốn. Nhu cầu muốn trở thành hiện thực phải thông qua hoạt động của con người. Hoạt động khôn ngoan là hoạt động theo dự án, những hoạt động đã được lên kế hoạch và đủ nguồn lực để đảm bảo sự thành công.

3. Dự án là một hệ thống: Tính hệ thống của một dự án xuất phát từ những căn cứ sau đây:

– Những hoạt động trong một dự án quan hệ và chi phối lẫn nhau theo những lôgíc nhất định. Một công việc không được thực hiện hoặc không thực hiện đúng tiến độ và chất lượng sẽ ảnh hưởng không tốt đến các công việc khác và toàn bộ các công việc của dự án.

– Mỗi dự án tồn tại một mục tiêu quy định hoạt động của toàn bộ dự án, tạo ra sự hạn định về các phương diện của dự án.

– Mỗi dự án đều có mối quan hệ qua lại chặt chẽ với môi trường. Như vậy dự án không chỉ là một hệ thống kỹ thuật, mà nó là một hệ thống xã hội. Một hệ thống được đặc trưng bởi các hoạt động của con người. Dự án là một hệ thống mở, có sự trao đổi qua lại với môi trư- ờng.

Quan niệm dự án như một hệ thống có ý nghĩa quan trọng đối với các nhà quản lý dự án. Một hệ thống muốn tồn tại và phát triển cần phải phù hợp với môi trường, phải có một cơ cấu hợp lý với những chức năng nhất định, phải đảm bảo đủ đầu vào để có được những đầu ra mong muốn, trên hết phải có một cơ chế đều khiển thích ứng cho hệ thống. Phương pháp phân tích hệ thống trở thành phương pháp nghiên cứu đặc thù trong quản lý các dự án.

Đặc trưng của các phương pháp này trong quản lý dự án là:

+ Quan niệm dự án như là một hệ thống các hoạt động có mục đích và mục tiêu ở mọi giai đoạn khác nhau của dự án.

+ Các hoạt động trong một dự án cần được thực hiện theo những lôgíc chặt chẽ về thời gian, không gian và vật chất.

+ Tính toán đầy đủ đến các yêu tố đảm bảo hiệu quả hoạt động của dự án trong thế vận động và biến đổi.

4. Các phương diện chính của dự án

* Phương diện thời gian: Chu trình của một dự án bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau, thường bao gồm ba giai đoạn chính:

– Giai đoạn xác định, nghiên cứu và lập dự án. Đây là giai đoạn quyết định hành động hay không hành động , triển khai hay không triển khai dự án. Giai đoạn này mang tính chất nghiên cứu. Từ ý tưởng xuất hiện do một nhu cầu nào đó đến việc luận chứng về mọi khía cạnh để biến ý tưởng thành thực tế là cả một công việc khó khăn phức tạp. Đối với những dự án đầu tư lớn, giai đoạn này giữ vị trí then chốt, đòi hỏi một đội ngũ chuyên gia giỏi, làm việc có trách nhiệm. Trong giai đoạn xác định, nghiên cứu và lập dự án, các công việc cần được tiến hành một cách thận trọng, không vội vã với các lý do

+ Ảnh hưởng quyết định đến sự thành bại của dự án.

+ Tính chất phức tạp của công việc

+ Kinh phí cho giai đoạn này cha nhiều. Gia tăng thời gian và kinh phí cho giai đoạn này là cần thiết, góp phần quan trọng làm giảm rủi ro cho dự án.

+ Khả năng tác động của các chủ thể quản lý tới các đặc tính cuối cùng sản phẩm dự án là cao nhất.

Đối với các dự án đầu tư, giai đoạn một là giai đoạn chuẩn bị đầu tư gồm nghiên cứu đánh giá cơ hội đầu tư; Nghiên cứu và lập dự án tiền khả thi và khả thi và thẩm định và phê duyệt dự án ở các cấp quản lý. Sản phẩm của giai đoạn này là một bản dự án đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Trong đầu tư, đó là luận chứng kinh tế – kỹ thuật hay dự án khả thi.

– Giai đoạn triển khai thực hiện dự án. Trong giai đoạn này các nguồn lực được sử dụng, các chi phí phát sinh, đối tượng dự án được từng bước hình thành. Yêu cầu đặt ra trong giai đoạn này là tiến hành công việc nhanh, đảm bảo chất lượng công việc và chi phí trong khuôn khổ đã được xác định bởi vì các chi phí chủ yếu diễn ra ở giai đoạn này, chất lượng dự án phụ thuộc vào kết quả hoạt động trong giai đoạn này và đây là giai đoạn quyết định việc đưa dự án vào khai thác sử dụng để thực hiện mục tiêu dự án.

Đối với các dự án đầu tư, giai đoạn này được gọi là giai đoạn thực hiện đầu tư. Nội dung giai đoạn này bao gồm:

– Xin giao hoặc thuê đất theo quy định của Nhà nước (nếu có xây dựng)

– Chuẩn bị mặt bằng xây dưng (nếu có xây dựng)

– Tổ chức tuyển chọn tư vấn, khảo sát, thiết kế, giám định kỹ thuật và chất lượng công trình (đấu thầu tuyển chọn tư vấn).

– Thẩm định thiết kế công trình

– Tổ chức đấu thầu, mua sắm thiết bị, thi công xây lắp

– Xin giấy phép xây dựng và giấy phép khai thác tài nguyên (nếu có xây dựng)

– Ký kết hợp đồng với nhà thầu để thực hiện dự án

– Thi công xây lắp công trình

– Nghiệm thu công trình và thanh quyết toán

Triển khai thực hiện dự án là kết quả một quá trình chuẩn bị và phân tích kỹ lưỡng, song thực tế rất ít khi dự án được tiến hành đúng như kế hoạch. Nhiều dự án đã không đảm bảo tiến độ thời gian và chi phí dự kiến, thậm chí một số dự án đã phải thay đổi thiết kế ban đầu do giải pháp kỹ thuật không thích hợp, do thiếu vốn, do những biến động về môi trường dự án, đặc biệt là do hạn chế về mặt quản lý mà phổ biến là thiếu cán bộ quản lý dự án, cơ cấu tổ chức, phân công trách nhiệm không rõ ràng, sự phối hợp kém hiệu quả giữa các cơ quan tham gia vào dự án. Những yếu kém trong quản lý thường gây ra tình trạng chậm trễ thực hiện và chi phí vượt mức, giám sát thiếu chặt chẽ và kém linh hoạt, phản ứng chậm trước những thay đổi trong môi trường kinh tế – xã hội.

– Giai đoạn khai thác dự án. Đây là giai đoạn hoạt động dự án. Giai đoạn này được bắt đầu từ khi kết thúc thực hiện dự án đến hết thời kỳ hoạt động của dự án. Trong giai đoạn hoạt động, dự án bắt đầu sinh lợi. Đối với các dự án đầu tư theo nguyên tắc hoàn trả trực tiếp, đây là thời kỳ sản xuất kinh doanh, thời kỳ thu hồi vốn. Đối với các dự án khác, đây là thời kỳ khai thác dự án. Thời kỳ này đóng vai trò quyết định cuối cùng của toàn bộ chu kỳ dự án. Lợi ích của dự án chỉ được thực hiện ở giai đoạn này.

Về phương diện thời gian, dự án cần xem như một quá trình gồm ba giai đoạn kế tiếp và chi phối lẫn nhau. Mỗi giai đoạn đều có vị trí quan trọng và đều diễn ra trong một thời gian xác định. Xuất phát từ yêu cầu về kết quả cuối cùng của dự án, giai đoạn đầu cần tiến hành một cách thận trọng vì đây là việc đưa ra một quyết định quản lý quan trọng. Giai đoạn hai cần được triển khai nhanh nhằm rút ngắn thời gian thực hiện, đưa dự án vào khai thác đem lại hiệu quả.

* Phương diện kinh phí của dự án: Kinh phí của dự án là biểu hiện bằng tiền của các nguồn lực cần thiết cho hoạt động của dự án. Đối với các dự án đầu tư, phương diện kinh phí của dự án là phương diện tài chính mà trung tâm là vấn đề vốn đầu tư và hiệu quả sử dụng vốn đầu tư. Vốn đầu tư cần được tính chính xác và quản lý chặt chẽ. Đủ kinh phí dự án mới được thực hiện và hoạt động theo tiến độ đã đề ra. Kinh phí của dự án luôn luôn là thành tố quan trọng tạo nên hiệu quả kinh tế các dự án, đặc biệt là các dự án đầu tư. Đối với mỗi dự án, điều quan trọng không chỉ xác định chính xác lượng kinh phí cần thiết mà còn cần xác định nguồn kinh phí của nó. Mỗi dự án có thể được đảm bảo bằng một, một số hoặc nhiều nguồn kinh phí khác nhau. Cơ cấu nguồn kinh phí là một nhân tố phản ánh khả năng an toàn của dự án. Phương diện kinh phí của dự án cần được xem xét ở cả ba giai đoạn. Giai đoạn đầu xác định số lượng và nguồn kinh phí cần thiết cho các hoạt động của hai giai đoạn còn lại. Kinh phí cần thiết cho các hoạt động ở giai đoạn một của dự án chiếm tỷ lệ thấp so với hai giai đoạn sau, nhưng tính chất hoạt động trong giai đoạn này có ý nghiã quyết định, bởi vậy, không cần quá hạn chế chi phí để ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động. Giai đoạn thực hiện dự án là giai đoạn chủ yếu kinh phí được đưa vào để hoàn thành các hoạt động thực hiện dự án. Cần đặc biệt quan tâm đến quản lý kinh phí trong giai đoạn này. Giai đoan ba, kinh phí đ- ược biểu hiện dưới dạng chi phí khai thác dự án. Chi phí khai có tỷ lệ nhiều ít khác nhau tuỳ thuộc vào từng ngành. Đối với các dự án sản xuất kinh doanh, kinh phí cho giai đoạn này là vốn lưu động cần thiết.

* Phương diện hoàn thiện của dự án: Phương diện này của dự án đại diện cho những đầu ra mong muốn (kết quả cần đạt được theo hướng mục tiêu). Một cách chung nhất, đó là chất lượng hoạt động của dự án. Một cách cụ thể, đó có thể là lợi nhuận cao trong các hoạt động kinh doanh. Độ hoàn thiện của dự án là kết quả tổng hợp của cả ba giai đoạn: chuẩn bị, thực hiện và hoạt động. Bất cứ một hoạt động yếu kém nào trong ba giai đoạn đều ảnh hởng đến kết quả cuối cùng của dự án. Chất lượng hoạt động trong giai đoạn một được thể hiện ở chất lượng tập hồ sơ về dự án. ở giai đoạn hai là việc đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm của dự án. Còn chất lượng hoạt động trong giai đoạn ba là kết quả cuối cùng của dự án – mục tiêu dự án.

* Quan hệ giữa ba phương diện chính của dự án: Mối quan hệ giữa ba phương diện chính của dự án là mối quan hệ biện chứng có mâu thuẫn. Việc giải quyết mối quan hệ này luôn đặt ra cho các nhà quản lý dự án. Thời điểm, thời gian, các nguồn lực là những điều kiện quyết định mục tiêu của dự án. Ngược lại, những đầu ra định hướng cho việc lựa chọn đầu vào. Một dự án với yêu cầu chất lượng, với những công việc phức tạp không thể thực hiện bằng đội ngũ những người thiếu kỹ năng và không có trách nhiệm.