Giai đoạn chuẩn bị tuyển chọn nhân viên

Giai đoạn chuẩn bị:

Ngoài những chuẩn bị có tính cách vật chất như tiền bạc, phòng ốc, các mẫu trắc nghiệm các công ty cần có những chuẩn bị sau:

–                     Các văn bản, quy định về tuyển dụng (để tránh những rắc rối có liên quan đến pháp luật).

–                     Cần có bản mô tả công việc.

–                     Xác định tiêu chuẩn nhân viên cần tuyển.

–                     Xác định số lượng, thành phần hội đồng tuyển dụng.

–                     Quyền hạn trách nhiệm của hội đồng tuyển dụng.

–                     Thực hiện thông báo tuyển dụng.

Thông báo tuyển dụng được xem là có hiệu quả thường bao gồm các thông tin sau:

  • Giới thiệu một cách ngắn gọn mang tính quảng cáo về công ty.
  • Cho biết công việc cần tuyển (những trách nhiệm chính của công việc).
  • Các tiêu chuẩn cần có ở ứng viên.
  • Quyền lợi mà ứng viên được hưởng nếu được tuyển.
  • Hồ sơ cần có … và địa chỉ để liên hệ.

Thông báo tuyển dụng nên có hạn cuối cùng cho việc nộp hồ sơ. Thông báo tuyển dụng được coi như một hình thức giao tiếp đại chúng của công ty vì vậy cần tạo ra quan tâm với mọi người bằng hình thức đẹp tiêu đề có ấn tượng và cần tuân thủ các quy định của luật pháp về quảng cáo tuyển dụng. Mỗi quốc gia có những quy định khác nhau, nhưng nhìn chung luật pháp đều nghiêm cấm việc bôi nhọ và phân biệt về giới tính, tuổi tác, tôn giáo và chủng tộc.

Trong thực tế những chi phí cho thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng rất tốn kém, vì vậy các công ty thường rất cân nhắc khi thực hiện giải pháp này. Quảng cáo tuyển dụng thường chỉ sử dụng cho các vị trí khó tuyển như:

  • Vị trí cao trong doanh nghiệp
  • Vị trí yêu cầu trình độ, kinh nghiệm ở mức cao
  • Vị trí “hút” trên thị trường

Đối tượng tiếp cận mà quảng cáo tuyển dụng hướng đến có thể là: ứng viên đang tìm việc hay ứng viên đã thành đạt. Và tất nhiên, khi đối tượng tiếp cận của quảng cáo tuyển dụng khác nhau sẽ ảnh hưởng đến cách thức quảng cáo khác nhau. Khi thực hiện quảng cáo tuyển dụng cần chú ý:

  • Nên sử dụng các phương tiện khác trước khi quảng cáo, chủ động nguồn ứng viên.
  • Tùy thuộc vào vị trí tuyển dụng mà chọn phương tiện quảng cáo phù hợp.
  • Xác định kích thước, tần số xuất hiện và số lần quảng cáo trong năm.
  • Vị trí quảng cáo trên phương tiện báo chí.
  • Thời điểm xuất hiện mẩu quảng cáo.

– Thu nhận hồ sơ xin việc.

Hồ sơ xin việc ở Việt nam hiện nay thường bao gồm:

  • Đơn xin việc.
  • Bản sơ yếu lý lịch.
  • Phiếu khám sức khỏe tổng quát.
  • Các văn bằng chứng chỉ (nếu có).
  • Giấy chứng nhận thành tích kỷ lục có liên quan đến công việc.

Công ty có thể lựa chọn cách thiết lập mối tiếp xúc đầu tiên của mình với ứng viên. Các cách tiếp xúc đầu tiên có thể:

–                     Tự giới thiệu (hay còn gọi là trực tiếp trình diện)

–                     Gọi điện thoại

–                     Gởi sơ yếu lý lịch

Việc lựa chọn tiếp xúc ban đầu như thế nào tùy thuộc loại công việc, khả năng số ứng viên tham dự. Công ty cần phải tính đến những ảnh hưởng của sự lựa chọn đó. Chẳng hạn nếu số lượng ứng viên cho công việc đông lựa chọn hình thức gọi điện thoại chắc chắn sẽ làm cho điện thoại bị nghẽn mạch.

Các công việc này thường được thực hiện trong giai đoạn tuyển mộ nhân viên.