Giải pháp chung và phân tích hiệu quả hoạt động tại các doanh nghiệp đóng tàu trên địa bàn thành phố Hải Phòng (tham khảo)

 Nhóm giải pháp chung
Kết quả đánh giá thực trạng phân tích hiệu quả hoạt động của các DN đóng tàu trên địa bàn thành phố Hải Phòng cho thấy, mọi vấn đề tồn tại đều có liên quan đến bộ máy phân tích, nhận thức của đội ngũ quản lý, năng lực của đội ngũ phân tích, nhu cầu của người sử dụng thông tin,… Do vậy, trước khi đề cập đến các giải pháp cụ thể, cần thực hiện đồng bộ những giải pháp chung mang tính hệ thống, nền tảng, có khả năng chi phối tới các giải pháp cụ thể.

Hoàn thiện bộ máy phân tích

Thực tế cho thấy, có sự khác nhau khá lớn về quy mô, đặc điểm hoạt động, cơ cấu tổ chức, nhận thức và năng lực của nhà quản lý, năng lực của người đảm nhiệm công việc phân tích,… Do đó, không thể có một mô hình chuẩn về bộ máy phân tích áp dụng chung cho tất cả các DN thuộc phạm vi nghiên cứu. Hơn nữa, khủng hoảng của ngành đóng tàu vẫn đang hiện hữu, khiến các DN đóng tàu trên địa bàn thành phố Hải Phòng phải ứng phó với nhiều khó khăn, nên mỗi một giải pháp có thể mang đến cho DN những cơ hội, song cũng là những thách thức lớn. Trong điều kiện đó, tác giả đề xuất giải pháp hoàn thiện vấn đề này như sau:

Theo sơ đồ 3.1, từ hiện trạng ban đầu, căn cứ vào tình hình cụ thể của đơn vị để mỗi DN đóng tàu trên địa bàn thành phố Hải Phòng hoàn thiện bộ máy phân tích ở cấp độ phù hợp.

Đối với các công ty đóng tàu có quy mô lớn như: Công ty TNHH MTV Đóng tàu Phà Rừng, Công ty TNHH đóng tàu Damen Sông Cấm, Công ty TNHH MTV đóng tàu Nam Triệu, Công ty TNHH MTV đóng tàu Bạch Đằng, Công ty TNHH MTV 189, Công ty TNHH MTV đóng tàu Hồng Hà, Công ty TNHH MTV đóng và sửa chữa tàu Hải Long, Công ty TNHH MTV Đóng tàu Sơn Hải, Công ty cổ phần đóng tàu Sông Cấm, Công ty cổ phần công nghiệp tàu thủy Đông Á, Công ty cổ phần LISEMCO, Công ty cổ phần đóng tàu Thái Bình Dương, công ty TNHH đóng tàu Đại Dương. Các công ty này nên xây dựng một bộ phận phân tích chuyên trách trực thuộc cơ cấu tổ chức của công ty, đặt dưới sự quản lý trực tiếp của thủ trưởng đơn vị, có nhiệm vụ phân tích mọi mặt hoạt động của đơn vị, làm tham mưu cho thủ trưởng đơn vị trong việc ra các quyết định liên quan đến hoạt động và nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty. Bộ phận này có thể lấy tên là “Phòng phân tích dữ liệu” (Data Analysis Department, có thể viết tắt là DAD). DAD bao gồm các chuyên gia ở ba lĩnh vực chính là tài chính, kinh doanh và kỹ thuật.

Nhiệm vụ của họ là phân tích kinh tế và phân tích kỹ thuật để tham mưu cho ban lãnh đạo công ty trong việc quản lý, điều hành mọi mặt hoạt động của DN đóng tàu. DAD nên được tổ chức độc lập với các phòng ban chức năng khác để phân định rõ trách nhiệm, tổ chức thực hiện và phát huy tính chuyên nghiệp. Trong điều kiện hiện nay, khi mà các DN đóng tàu đang phải đối mặt với nhiều khó khăn lớn từ phía thị trường trong và ngoài nước, việc hình thành DAD cho công ty là cần thiết, họ đảm nhiệm từ việc phân tích chiến lược, phân tích mục tiêu, phân tích thực hiện, phân tích dự đoán mọi mặt hoạt động, giúp công ty tìm ra biện pháp để hoạt động hiệu quả hơn; tuy nhiên, điều này cũng đồng nghĩa với tăng chi phí về đội ngũ, trang thiết bị, phần mềm hỗ trợ công tác phân tích,… trong khi các DN đóng tàu trên địa bàn thành phố Hải Phòng đều chưa vượt qua khó khăn do khủng hoảng ngành. Vì vậy, ban lãnh đạo mỗi DN cần cân nhắc về hiệu quả của việc hình thành DAD để có quyết sách cho phù hợp. Theo tác giả luận án, khi mới hình thành DAD, DN có thể bố trí nhân lực cho DAD là đội ngũ phân tích kiêm nhiệm (chẳng hạn: kế toán trưởng hoặc giám đốc tài chính kiêm phân tích tài chính, trưởng phòng kinh doanh hoặc giám đốc kinh doanh kiêm phân tích kinh doanh, trưởng phòng kỹ thuật hoặc giám đốc kỹ thuật kiêm phân tích kỹ thuật); sau đó tiến hành chuyên trách hóa dần từng vị trí của bộ phận DAD tùy theo yêu cầu công việc và điều kiện của đơn vị. Trong trường hợp cần thiết, DAD có thể huy động thêm nhân lực từ những bộ phận có liên quan để xử lý theo từng tình huống cụ thể (có quy định rõ quyền lợi và nghĩa vụ của từng thành viên tham gia trong mỗi tình huống đó). Việc hình thành DAD riêng (kể cả trong điều kiện kiêm nhiệm) là để công tác phân tích có thể thực hiện đúng, đủ quy trình và toàn bộ dữ liệu đầu vào cũng như kết quả đầu ra của phân tích được quản lý theo ngân hàng riêng, có thể sử dụng lại khi cần, đồng thời là nguồn dữ liệu đầu vào cho những phân tích tiếp theo. Công ty có thể trang bị cho DAD phần mềm phục vụ phân tích để hỗ trợ các chuyên gia trong việc xử lý dữ liệu, phần mềm này được tích hợp với các phần mềm khác của công ty (phần mềm kế toán, phần mềm quản lý,…) để liên thông và cập nhật dữ liệu kịp thời. Trong trường hợp công ty chưa đủ khả năng trang bị phần mềm phân tích riêng, các chuyên gia phân tích có thể khai thác các công cụ phân tích có sẵn như Excel, SPSS,…

Đối với các công ty đóng tàu có quy mô vừa như: Công ty cổ phần Cơ khí đóng tàu Thủy sản Việt Nam, Công ty cổ phần công nghiệp tàu thủy An Đồng, Công ty TNHH TM Đóng tàu Khiên Hà, Công ty TNHH Đóng tàu Bình An,… Các DN này trong điều kiện chưa thể hình thành DAD riêng thì ban lãnh đạo cần linh hoạt trong việc hình thành “Tổ phân tích dữ liệu” (Data Analysis Team, có thể viết tắt là DAT) cho từng mục tiêu phân tích nhất định. Các thành viên của DAT phải đáp ứng được các tiêu chí cơ bản như: phải có chuyên môn về phân tích hiệu quả hoạt động, hiểu sâu sắc về DN và ngành nghề kinh doanh của DN cũng như các yếu tố môi trường tác động, có tính trung thực, cẩn thận, khách quan, có tinh thần trách nhiệm và đạo đức nghề nghiệp,… Với đội ngũ nhân viên như vậy, nội dung và kết quả phân tích sẽ được đảm bảo chính xác, khách quan, tránh được tình trạng cố ý hoặc vô tình làm sai, gây ảnh hưởng xấu tới quyết định của người sử dụng thông tin. DAT nên có ít nhất là 2 người (gồm tổ trưởng và các tổ viên), được quy định rõ ràng về quyền lợi và trách nhiệm, tránh phân công chồng chéo hoặc chung chung không rõ nhiệm vụ của ai, để kết hợp nêu gương hoặc xử lý đúng người, đúng việc. DAT tự giải tán sau khi hoàn thành nhiệm vụ.

Dù các DN đóng tàu trên địa bàn thành phố Hải Phòng đang phải đối mặt với những khó khăn do khủng hoảng kinh tế có tính chu kỳ, việc cải tổ bộ máy phân tích có thể làm phát sinh chi phí, nhưng chính sự cải tổ này có thể mang đến cơ hội thoát khỏi khủng hoảng tốt hơn, vì khi chất lượng thông tin quản lý được cải thiện thì các nhà quản trị có thể đưa ra các quyết sách đúng đắn hơn, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của DN. Do vậy, theo tác giả luận án, việc cải tổ bộ máy phân tích theo hướng chuyên nghiệp hơn là cần thiết đối với các DN đóng tàu trên địa bàn thành phố Hải Phòng. Tuy nhiên, cải tổ theo hướng thành lập DAD hay DAT thì DN cần cân nhắc không chỉ dựa vào quy mô DN mà cần cân đối thêm các điều kiện cụ thể khác của DN như nhu cầu về thông tin của người sử dụng, tài chính, nhân lực,… Ban lãnh đạo cần cân nhắc đến sự đánh đổi giữa chi phí và lợi ích của những cải tiến về bộ máy phân tích được đề xuất nêu trên.

Bên cạnh đó, nhà quản trị cũng nên cân nhắc việc kết hợp sử dụng phân tích độc lập (được thực hiện bởi các chuyên gia/tổ chức hành nghề phân tích), nhằm gia tăng tính chuyên nghiệp và khách quan của những thông tin mang tính công khai, đại chúng. Điều này đặc biệt có ý nghĩa đối với các DN được tổ chức theo loại hình Công ty cổ phần như Công ty cổ phần đóng tàu Sông Cấm, Công ty cổ phần LISEMCO, Công ty cổ phần Cơ khí đóng tàu Thủy sản Việt Nam,… Phân tích độc lập giúp minh bạch thông tin DN từ đó tăng cường vị thế và thương hiệu của DN; tăng cường sự tin cậy của các nhà đầu tư dài hạn, các nhà cho vay dài hạn; tăng cường sự tín nhiệm của các đối tượng khác như cơ quan chức năng, cổ đông, khách hàng, người lao động,…

Nâng cao nhận thức của đội ngũ quản lý về phân tích hiệu quả hoạt động

Kết quả khảo sát cho thấy có sự khác nhau về mức độ quan tâm của các DN tới phân tích hiệu quả hoạt động, điều này phụ thuộc nhiều vào nhận thức của đội ngũ quản lý. Ở những DN mà cán bộ quản lý có sự am hiểu nhất định về bản chất và vai trò của phân tích hiệu quả hoạt động, họ sẽ quan tâm hơn và tạo điều kiện trong khả năng của đơn vị để phát huy vai trò của phân tích trong quản lý; ngược lại, chính nhận thức hạn chế của nhà quản lý về công cụ này là vật cản kìm hãm việc sử dụng nó. Nâng cao nhận thức của cán bộ quản lý về phân tích hiệu quả hoạt động là vấn đề tự thân của DN, nảy sinh từ yêu cầu cần những thông tin chất lượng cao cho các quyết định vì mục tiêu phát triển bền vững của DN. Nhà quản lý nào sớm nhận thức được vấn đề này sẽ có cơ hội tận dụng được sức mạnh của một “đòn bẩy thông tin” quan trọng cho việc ra quyết định (đặc biệt là những quyết định dài hạn), bằng không có thể sẽ bị đào thải bởi thị trường và đối thủ cạnh tranh.

Nâng cao năng lực của đội ngũ phân tích

Do kiêm nhiệm, chưa được đào tạo bài bản về chuyên môn phân tích nên năng lực của đội ngũ phân tích ở các DN đóng tàu trên địa bàn thành phố Hải Phòng hiện nay hầu như chỉ đủ đáp ứng cho những phân tích giản đơn, phục vụ lập các báo cáo tổng kết có tính thủ tục. Do vậy, nâng cao năng lực của đội ngũ phân tích là một giải pháp hữu hiệu để cải thiện công tác phân tích của đơn vị. Năng lực của đội ngũ phân tích được tạo thành từ sự tích hợp của ba yếu tố là kiến thức, kỹ năng và thái độ. Về kiến thức, họ phải có chuyên môn phân tích, phải am hiểu về hoạt động của DN và đặc thù của ngành đóng tàu, thị trường và đối thủ cạnh tranh từ đó xác định đúng đắn và đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của mình. Về kỹ năng, họ phải biết vận dụng kiến thức chuyên nghiệp, linh hoạt, phù hợp theo từng tình huống cụ thể để đáp ứng tốt nhất yêu cầu thông tin của người sử dụng. Về thái độ, họ cần xác định rõ nhiệm vụ của họ là đáp ứng thông tin gì, cho ai, với thái độ phục vụ ra sao, những phẩm chất đạo đức nghề nghiệp nào cần phải có. Cán bộ phân tích có năng lực không đáp ứng một cách thụ động yêu cầu thông tin của người sử dụng, họ biết chủ động trong việc xác định những nội dung cần phân tích, họ có thể phát hiện và động viên nhu cầu thông tin từ phía người sử dụng, họ phải là người có năng lực tư vấn, giúp ban lãnh đạo hiểu được mỗi đối tượng sử dụng thông tin quan tâm tới vấn đề gì và DN nên đáp ứng những thông tin nào. Để nâng cao năng lực của đội ngũ phân tích, các DN đóng tàu trên địa bàn thành phố Hải Phòng cần chú trọng các yếu tố nêu trên khi tuyển dụng và bố trí nhân lực phục vụ công tác phân tích.

 Thúc đẩy nhu cầu sử dụng thông tin từ phía người nhận tin

Phân tích hiệu quả hoạt động rất hữu ích cho các quyết định dài hạn vì mục tiêu phát triển bền vững, như: các quyết định chiến lược của nhà quản trị, các quyết định đầu tư dài hạn từ bên ngoài DN, các quyết định của nhà cho vay dài hạn,… Tuy nhiên, do thực trạng phân tích hiệu quả hoạt động ở các DN đóng tàu trên địa bàn thành phố Hải Phòng hiện nay còn nhiều bất cập nên nhìn chung các đối tượng nhận tin chưa thực sự đặt niềm tin vào những thông tin đó. Vì thế, việc cải tổ bộ máy phân tích, nâng cao năng lực của đội ngũ phân tích, nâng cao nhận thức của cán bộ quản lý sẽ tạo đà để phân tích hiệu quả hoạt động thay đổi về chất, tăng cường độ tin cậy của thông tin cung cấp, theo đó sẽ thúc đẩy nhu cầu sử dụng thông tin từ phía người nhận tin. Khi người nhận tin quan tâm nhiều hơn, yêu cầu cao hơn về thông tin phân tích hiệu quả hoạt động sẽ có tác động trở lại để cải tiến về bộ máy và con người quản lý, thực hiện công tác này của DN.