Hình thức thông tin là gì?

Con người gửi và nhận thông tin thông qua các ký hiệu, tín hiệu và như vậy con người tiếp nhận thông tin cũng phải thông qua các hình thức thông tin cụ thể của các ký hiệu, tín hiệu đó. Khả năng tiếp nhận thông tin của người trong các hoạt động về quản trị phụ thuộc rất nhiều vào các hình thức thông tin được sử dụng. Những hình thức thông tin chủ yếu trong quản trị thường là bằng lời nói, chữ viết, ký ám hiệu, văn bản, điện thoại, thư tín v.v.. Muốn lựa chọn hình thức thông tin nào là có hiệu quả người ta thường căn cứ vào hiệu quả truyền thông và hiệu quả kinh doanh, căn cứ vào khả năng của doanh nghiệp, căn cứ vào bản chất, ưu nhược điểm của từng hình thức, căn cứ vào nội dung và tính bảo mật v.v.. của các hình thức thông tin.

Giữa nội dung và hình thức thông tin có những mối quan hệ chặt chẽ, đó là quan hệ hai mặt của một quá trình, bổ sung hợp tác cùng nhau trong quá trình truyền thông. Hình thức cần phù hợp với nội dung, hình thức phải đa dạng phong phú, sinh động mới chuyển tải hết nội dung.

Để hoàn thiện các hình thức thông tin người ta phải căn cứ vào các yếu tố ảnh hưởng chủ yếu đến chất lượng và số lượng phong phú của các hình thức thông tin là: tiến bộ khoa học kỹ thuật, con người, môi trường, văn hóa, cơ sở vật chất, nhu cầu hoàn thiện, mức độ quan trọng v.v… Sử dụng và khai thác các yếu tố vừa nêu trong từng tổ chức quản trị để hoàn thiện các hình thức thông tin là một việc làm không thể bỏ qua và không thể xem nhẹ ở các tổ chức này.