Hoàn thiện quy trình phân tích hiệu quả hoạt động (tham khảo)

Một quy trình phân tích hiệu quả hoạt động hợp lý sẽ có ảnh hưởng rất lớn đến sản phẩm mà công cụ này tạo ra. Khi quy trình này đã được chuẩn hóa, công tác phân tích hiệu quả hoạt động sẽ diễn ra dễ dàng, thuận tiện và chất lượng hơn; phát huy tốt hơn vai trò của nó trong quản lý. Quy trình phân tích hiệu quả hoạt động như thế nào là hợp lý phụ thuộc rất nhiều vào đặc điểm tổ chức quản lý, tính chất ngành nghề, đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và các điều kiện cụ thể khác của mỗi DN.

Xuất phát từ thực trạng của các DN đóng tàu trên địa bàn thành phố Hải Phòng, tác giả đề xuất giải pháp nhằm chuẩn hóa quy trình phân tích hiệu quả hoạt động đối với các DN này bao gồm 4 bước (Sơ đồ 3.2).

Theo sơ đồ 3.2, mỗi bước thực hiện đều quan trọng, bước trước là tiền đề và ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của bước sau, nếu không thực hiện bước sau thì bước trước là vô nghĩa. Do vậy, không thể bỏ qua hay thiếu chú ý bất kỳ bước nào.

– Nhiệm vụ cụ thể trong khâu “Lập kế hoạch phân tích”:

+ Xác định mục tiêu phân tích: Mục tiêu phân tích nên hướng đến việc tìm ra các nhân tố ảnh hưởng (tích cực hoặc tiêu cực) mang tính điển hình, tiếp đó xác định các nguyên nhân của những biến động, trên cơ sở đó để làm căn cứ cho những giải pháp tác động. Mục tiêu này nên xuyên suốt cho cả phân tích thực hiện và phân tích dự báo. Tuy nhiên, hiện tại phân tích hiệu quả hoạt động chưa được tiến hành phổ biến ở các DN đóng tàu trên địa bàn thành phố Hải Phòng, vì thế theo tác giả, các DN này nên hoàn thiện từng bước: trước hết là nhằm vào phân tích thực hiện; sau khi đã làm tốt phân tích thực hiện thì tiếp tục hoàn thiện phân tích dự báo; cuối cùng là xâu chuỗi giữa phân tích thực hiện với phân tích dự báo theo mối quan hệ nhân quả, thống nhất.

+ Xác định đối tượng và phạm vi phân tích: Xác định đối tượng phân tích là trả lời cho câu hỏi phân tích vấn đề gì (phân tích hiệu quả tài chính hay hiệu quả phi tài chính, hiệu quả kinh tế hay hiệu quả xã hội, phân tích toàn diện hay tập trung theo từng chuyên đề như hiệu suất sử dụng vốn, khả năng sinh lời,…). Xác định phạm vi phân tích là xác định giới hạn về không gian và thời gian của đối tượng phân tích. Xét theo không gian: phân tích hiệu quả toàn DN hay hiệu quả bộ phận, nếu là hiệu quả bộ phận thì cụ thể là bộ phận nào (phòng kinh doanh, xưởng đóng mới hay từng công đoạn đóng tàu,…); xét theo thời gian: khoảng thời gian nào cần phân tích.

+ Xác định thời gian thực hiện nhiệm vụ phân tích: tùy thuộc vào mục tiêu, phạm vi, đối tượng và các điều kiện cụ thể của DN để dự tính khoảng thời gian cần thiết thực hiện công việc phân tích (trong bao lâu, bắt đầu từ khi nào và đến khi nào cần hoàn thành). Chẳng hạn: nếu DN có DAD với đội ngũ cán bộ chuyên trách thì thời gian phân tích sẽ nhanh hơn; nếu có DAD với đội ngũ kiêm nhiệm thì thời gian lâu hơn; nếu DN lập DAT theo từng lần phân tích thì số thời gian thực hiện có thể cần nhiều hơn nữa để tổ phân tích có thể xử lý tốt số liệu thông tin.

¬+ Xác định nội dung phân tích, xây dựng chỉ tiêu phân tích và vận dụng phương pháp phân tích phù hợp: Căn cứ vào mục tiêu, đối tượng, phạm vi và thời gian phân tích để lựa chọn nội dung, chỉ tiêu và phương pháp phân tích phù hợp, tránh lãng phí thời gian, công sức của bộ phận phân tích và tránh thoát ly mục tiêu phân tích.

¬+ Lựa chọn tài liệu, thông tin cần thu thập: Căn cứ vào nội dung, chỉ tiêu và phương pháp phân tích để lên kế hoạch lựa chọn tài liệu, thông tin cần thu thập; cũng như chỉ ra các nguồn cung cấp sao cho đảm bảo cả về số lượng và chất lượng của tài liệu, thông tin.

+ Lựa chọn nhân sự và phương tiện phân tích: tùy thuộc vào việc tổ chức bộ máy phân tích trong DN để lựa chọn nhân sự và phương tiện phân tích phù hợp; việc này cần được xác định rõ trong kế hoạch phân tích. Cần phân công công việc, xác định rõ trách nhiệm của mỗi cá nhân một cách cụ thể, mối liên hệ giữa các bộ phận, cá nhân liên quan một cách chặt chẽ; có kế hoạch cụ thể về việc sử dụng các phương tiện nhằm đảm bảo hiệu quả phân tích.

– Nhiệm vụ cụ thể trong khâu “Sưu tầm và xử lý tài liệu phân tích”:

+ Tiến hành sưu tầm tài liệu (trong và ngoài DN) theo kế hoạch: Cần sưu tầm đầy đủ (số lượng) và thích hợp (chất lượng) những thông tin liên quan đến hiệu quả hoạt động của DN. Khi phân tích hiệu quả hoạt động, không thể chỉ giới hạn ở việc nghiên cứu những báo biểu tài chính mà phải tập hợp đầy đủ các thông tin liên quan đến hiệu quả hoạt động của DN đóng tàu. Đó có thể là thông tin định lượng hoặc thông tin định tính.

+ Tiến hành xử lý tài liệu đã sưu tầm được theo mục tiêu phân tích (kiểm tra độ tin cậy của tài liệu, phân loại và xử lý thông tin). Tài liệu, thông tin cần đảm bảo các tính chất: đầy đủ, thích hợp, có hệ thống và đúng đắn. Tính đầy đủ thể hiện thước đo số lượng của thông tin; tính thích hợp phản ánh chất lượng thông tin; tính hệ thống thể hiện việc sắp xếp, lưu trữ và tra cứu tài liệu trong ngân hàng dữ liệu; tính đúng đắn thể hiện không nhầm lẫn hoặc sai sót về tài liệu, thông tin. Để đảm bảo tính hệ thống của thông tin cần tổ chức tốt ngân hàng dữ liệu (sẽ hoàn thiện hơn nếu có sự hỗ trợ của công nghệ thông tin). Để đảm bảo tính đúng đắn cần kiểm tra, đối chiếu, “làm sạch” cơ sở dữ liệu gốc trên các khía cạnh, nội dung trọng yếu.

– Nhiệm vụ cụ thể trong khâu “Tiến hành phân tích”:

+ Tính toán chỉ tiêu: Căn cứ vào các tài liệu đã thu thập, các nhà phân tích tính toán các chỉ tiêu phân tích, sử dụng các phương pháp thích hợp tương ứng theo từng nội dung phân tích.

+ Đánh giá kết quả thực hiện chỉ tiêu: Để đánh giá kết quả thực hiện chỉ tiêu có thể sử dụng một hoặc kết hợp nhiều phương pháp khác nhau tùy vào đặc điểm của chỉ tiêu phân tích và yêu cầu thông tin cho quản lý.

+ Xác định mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố đến chỉ tiêu: Tùy theo mục đích phân tích và mối quan hệ giữa nhân tố ảnh hưởng với chỉ tiêu phân tích để vận dụng phương pháp thích hợp (phân tích nhân tố tĩnh hoặc phân tích nhân tố động) nhằm xác định mức độ ảnh hưởng của chúng đến các chỉ tiêu phân tích.

+ Phân tích mức độ và xu hướng ảnh hưởng của từng nhân tố đến chỉ tiêu: Căn cứ số liệu tính toán về mức độ ảnh hưởng để phân tích cụ thể ảnh hưởng của các nhân tố đến chỉ tiêu với mức độ bao nhiêu, theo xu hướng nào; chỉ ra các nguyên nhân ảnh hưởng, từ đó đề xuất các giải pháp để phát huy những nhân tố có ảnh hưởng tích cực, hạn chế những nhân tố có ảnh hưởng tiêu cực.

Bên cạnh các nhân tố mà ảnh hưởng của chúng có thể lượng hóa được, cần chú ý đến các yếu tố có ảnh hưởng đến chỉ tiêu phân tích chỉ mô tả được cách thức và chiều hướng tác động nhưng không lượng hóa được một cách cụ thể, có những yếu tố luôn tồn tại nhưng tác động của nó đến chỉ tiêu phân tích có tính chất lưỡng tính,… để từ đó đề xuất những giải pháp toàn diện và mang tính khả thi cao.

– Nhiệm vụ cụ thể trong khâu “Kết thúc phân tích”:

+ Lập báo cáo phân tích: Báo cáo phân tích là sản phẩm cuối cùng của công tác phân tích. Báo cáo phân tích trình bày các đánh giá, kiến nghị của các chuyên gia phân tích về từng nội dung phân tích. Báo cáo phân tích cần trình bày các ý kiến phân tích theo các mục tiêu kế hoạch, kết quả phân tích cần được minh họa bằng bảng, biểu, đồ thị để người xem dễ dàng thu nhận thông tin, tập trung chủ yếu vào các chỉ tiêu chính, tránh liệt kê dài dòng. Cần diễn giải ngắn gọn, dễ hiểu những nhân tố và nguyên nhân ảnh hưởng tới các kết quả thực hiện; từ đó đề xuất các giải pháp khắc phục hạn chế, phát huy ưu điểm, cải thiện và tăng cường hơn nữa tình hình tài chính của đơn vị. Các ý kiến đề xuất phải có cơ sở và có tính khả thi. Kết cấu báo cáo phân tích tùy thuộc vào yêu cầu của chủ thể quản lý và tính pháp lý của chủ thể phân tích, thông thường nên gồm 3 phần:

 Phần 1: Thông tin chung của DN
 Phần 2: Phân tích hiệu quả hoạt động của DN
 Phần 3: Kết luận, khuyến nghị

+ Tổ chức báo cáo kết quả phân tích: Kết quả phân tích phải được cung cấp cho người có chức năng và trách nhiệm giải quyết những vấn đề đã đưa ra đó là các chủ thể quản lý. Kết quả phân tích hiệu quả hoạt động được sử dụng trước hết bởi ban QTDN, các nhà đầu tư dài hạn, các nhà cho vay dài hạn. Có thể tổ chức họp Ban QTDN để công bố kết quả phân tích hoặc gửi kết quả phân tích dưới dạng văn bản cho những người có liên quan. Từ kết quả phân tích, giúp ban lãnh đạo đánh giá hiệu quả hoạt động của đơn vị mình, làm cơ sở để đánh giá hiệu lực, hiệu quả quản lý qua từng giai đoạn hoạt động của đơn vị, hoạch định các chính sách cũng như đưa ra các quyết định trong tương lai. Báo cáo phân tích cũng có thể được gửi tới các nhà đầu tư dài hạn và các nhà cho vay dài hạn (hiện hữu và tiềm năng) một cách chủ động hoặc theo yêu cầu để thu hút đầu tư và huy động vốn. Báo cáo phân tích còn có thể được gửi cho các phòng, ban có liên quan trong đơn vị để mỗi bộ phận liên quan thực hiện các giải pháp được nêu trong báo cáo phân tích. Ngoài ra, một số chỉ tiêu cơ bản trong báo cáo phân tích cũng có thể cần được đưa ra thảo luận trong các cuộc họp hay công bố chính thức cho người lao động của đơn vị, nhằm thực hiện công khai, minh bạch thông tin.

Ban QTDN quyết định cụ thể về đối tượng nhận tin, nội dung và mức độ công khai thông tin. Nhà phân tích và các đối tượng sử dụng thông tin có trách nhiệm bảo mật thông tin theo quy định. Thông tin từ báo cáo phân tích của DN là căn cứ để các đối tượng nhận tin đưa ra quyết định có liên quan đến hoạt động của DN.

+ Hoàn chỉnh và lưu trữ hồ sơ phân tích: Hồ sơ phân tích là một tài liệu quan trọng cần phải được lưu trữ cẩn thận để sử dụng lâu dài. Hồ sơ phân tích bao gồm tất cả các tài liệu liên quan tới quá trình phân tích, từ kế hoạch phân tích tới sản phẩm cuối cùng là báo cáo phân tích. Đó là những minh chứng về chất lượng công tác phân tích, bằng chứng để kiểm tra tính đúng đắn và kết quả tính toán các số liệu,… Việc lưu trữ hồ sơ phân tích cần đảm bảo tính khoa học giúp tra cứu và sử dụng lại dễ dàng, nên kết hợp đồng thời hai dạng: dạng “ngân hàng điện tử” và dạng “ấn phẩm”. Đồng thời, cần đảm bảo tính an toàn và bảo mật thông tin trong lưu trữ hồ sơ phân tích. Cần quy định rõ thời gian lưu trữ đối với từng loại hồ sơ phân tích, cần xác định rõ đối tượng và phạm vi tiếp nhận thông tin. Với những hồ sơ phân tích được lưu trữ có thời hạn thì khi hết lưu trữ cần được tiêu hủy an toàn, tránh bị đối thủ cạnh tranh lợi dụng thông tin từ tài liệu tiêu hủy để gây tổn hại tới DN, bên cạnh đó cũng tránh tình trạng gây ô nhiễm môi trường từ việc tiêu hủy tài liệu.

Bộ máy phân tích cần xây dựng kế hoạch phân tích phù hợp với mục tiêu phân tích. Kế hoạch phân tích phải đảm bảo tính khoa học sao cho các bước tiếp theo được triển khai thuận lợi, phù hợp với điều kiện cụ thể của DN và đáp ứng tốt nhất nhu cầu thông tin của từng đối tượng sử dụng, hướng theo mục tiêu chung là giúp cho DN phát triển bền vững. Căn cứ vào kế hoạch phân tích, cán bộ phân tích sưu tầm và xử lý tài liệu, tiến hành phân tích, lập báo cáo phân tích, tổ chức báo cáo kết quả phân tích, hoàn chỉnh và lưu trữ hồ sơ phân tích theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao. Thực hiện tốt quy trình phân tích hiệu quả hoạt động là tiền đề để phát huy tốt vai trò của công cụ này trong quản lý.