Hoàn thiện tổ chức lập báo cáo, phân tích thông tin kế toán quản trị

Hoàn thiện tổ chức lập báo cáo kế toán

Để giúp cung cấp thông tin cho các nhà quản trị một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời thì kế toán cần trình bày và cung cấp thông tin trên các báo cáo quản trị. Mặc dù các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Hóa chất có tiến hành lập báo cáo quản trị, tuy nhiên báo cáo mới chỉ cung cấp thông tin trong quá khứ, chưa đưa thông tin về dự toán (kế hoạch) trong tương lai để giúp các nhà quản trị có thể phân tích, đánh giá việc thực hiện tiến độ kế hoạch và ra quyết định.

Thông tin trên báo cáo quản trị chủ yếu cung cấp thông tin cho bên trong doanh nghiệp, cho nên ngoài việc đảm bảo đáp ứng yêu cầu chung của báo cáo kế toán thì báo cáo quản trị phải đáp ứng yêu cầu sau:

  • Báo cáo quản trị phải cung cấp thông tin về sản xuất kinh doanh theo từng phạm vi, từng giai đoạn phát sinh chi phí, từng loại sản phẩm… tùy thuộc vào yêu cầu quản lý tại doanh nghiệp
  • Cung cấp thông tin chi phí sản xuất kinh doanh theo các tiêu thức khác nhau để các nhà quản trị có thể thuận lợi đưa ra các quyết định như phân loại theo hình thái chi phí, theo đối tượng chi phí hay phân loại chi phí theo phương án có lợi hơn.
  • Do báo cáo quản trị ngoài việc cung cấp thông tin trong quá khứ cần phải hướng vào thông tin trong tương lai nên trong báo cáo quản trị phải phản ánh được tình hình dự toán, chi phí sản xuất định mức, chi phí sản xuất kế hoạch và giải trình được sự chênh lệch nếu có.

Xuất phát từ những yêu cầu trên, theo ý kiến tác giả, hệ thống báo cáo quản trị chi phí sản xuất và giá thành tại các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Hóa chất phải mang đặc điểm sau:

  • Kỳ hạn báo cáo quản trị chi phí sản xuất và giá thành phải ngắn hơn so với kỳ hạn quy đinh, tùy thuộc vào yêu cầu quản trị doanh nghiệp.
  • Hình thức báo cáo, báo cáo quản trị cần có hình thức đa dạng, phong phú hơn, bằng bảng biểu, đồ thị, mô hình nhằm mục đích cung cấp cho nhà quản trị cái nhìn cụ thể và toàn diện về chi phí sản xuất.
  • Thông tin trên báo cáo quản trị mang tính chất so sánh giữa thực tế với kế hoạch, định mức; giữa các kỳ với nhau. Ngoài sử dụng thước đo giá trị, thông tin trên báo cáo quản trị cung cấp các thước đo bằng hiện vật hoặc lao động.

Như vậy, hệ thống báo cáo quản trị của các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Hóa chất có thể bao gồm các báo cáo sau:

+ Hệ thống báo cáo cung cấp thông tin phục vụ cho xây dựng kế hoạch sản xuất

Để xây dựng kế hoạch sản xuất, doanh nghiệp cần sử dụng nhiều thông tin, trong đó có thông tin dự toán chi phí, đó là phương tiện phản ánh một cách có hệ thống toàn bộ các mục tiêu của doanh nghiệp.

+ Hệ thống báo cáo kiểm soát chi phí

Mục đích xây dựng hệ thống báo cáo kiểm soát chi phí nhằm phát hiện được sai lệch chi phí sản xuất thực tế so với định mức, dự toán nhằm tìm ra nguyên nhân và đưa ra quyết định điều chỉnh phù hợp. Tất cả các báo cáo gồm các chỉ tiêu như định mức (dự toán) và kết quả thực hiện và mức độ chênh lệch để nhà quản trị đánh giá hiệu quả sản xuất ở từng bộ phận, từ đó đề ra biện pháp cắt giảm chi phí, tăng hiệu quả sản xuất. Các báo cáo này lập cho từng phân xưởng nhằm đánh giá hiệu quả sản xuất của phân xưởng đó so với dự toán, định mức. Trên cơ sở báo cáo kiểm soát chi phí theo phân xưởng, doanh nghiệp có thể tổng hợp báo cáo kiểm soát chi phí cho toàn doanh nghiệp. Báo cáo này giúp nhà quản trị có cái nhìn toàn cảnh về chi phí sản xuất phát sinh toàn doanh nghiệp để đánh giá tình hình sản xuất và làm cơ sở lập báo cáo kết quả kinh doanh.

+ Hệ thống báo cáo kết quả sản xuất

Hệ thống báo cáo này cung cấp thông tin về kết quả hoạt động sản xuất, là cơ sở để nhận định, kiểm soát, đánh giá tình hình sản xuất tại doanh nghiệp.

Hệ thống báo cáo kết quả sản xuất bao gồm:

Báo cáo kết quả sản xuất.

Báo cáo trách nhiệm phân xưởng sản xuất (Phụ lục 3.1)

+ Hệ thống báo cáo phân tích

Trong các doanh nghiệp thuộc Tâp đoàn Hóa chất mặc dù đã phân tích chênh lệch phí nhằm kiểm soát chi phí, tuy nhiên việc phân tích mới chỉ dừng lại việc so sánh giữa chi phí (khối lượng) thực tế với chi phí (khối lượng) kế hoạch. Để thực hiện đầy đủ chức năng cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định thì các báo cáo cần phân tích sự chênh lệch, lý do chênh lệch và mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố đến nguyên nhân chênh lệch đó, cụ thể:

Báo cáo phân tích biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Trong báo cáo này phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, bao gồm:  Sản lượng (Q),Mức tiêu hao (M), Giá vật liệu (P). Các nhân tố này  được chia theo kỳ kế hoạch và kỳ phân tích. Như vậy khi phân tích không những nhà quản trị biết được sự biến động của chi phí nguyên vật liệu trực tiếp mà còn biết được sự biến động này do những nguyên nhân nào, từ đó có những giải pháp cụ thể để giải quyết cho phù hợp.

Báo cáo phân tích biến động chi phí nhân công trực tiếp: Để phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí nhân công trực tiếp, bao gồm:  Nhân tố lượng (Q), Nhân tố thời gian lao động (M), nhân tố giá nhân công (P), kế toán chi phí cần sử dụng báo cáo phân tích biến động chi phí nhân công trực tiếp, trong đó các nhân tố được chia theo kỳ kế hoạch và kỳ phân tích. Như vậy khi phân tích nhà quản trị không những biết được sự biến động của chi phí nhân công trực tiếp mà còn biết được sự biến động này do những nguyên nhân nào, từ đó có những điều chỉnh kịp thời. Báo cáo phân tích biến động chi phí nhân công trực tiếp có thể lập định kỳ theo tháng, quý, niên vụ mía hoặc theo năm.

Báo cáo phân tích biến động chi phí sản xuất chung

Nhằm phân tích tình hình thực hiện chi phí sản xuất chung và phân tích các sai biệt về chi phí chi phí sản xuất chung cho sản xuất các loại sản phẩm. Báo cáo phân tích biến động chi phí nhân công trực tiếp có thể lập định kỳ (tháng, quý, niên vụ mía hoặc năm). Trong báo cáo này, để phân tích thì chi phí sản xuất chung có thể phân tích theo từng khoản mục chi phí hoặc phân định thành biến phí và định phí với được chia theo kỳ kế hoạch và kỳ phân tích (thực hiện), cụ thể:

  • Hoàn thiện phân tích thông tin kế toán quản trị

* Phân tích khoản mục chi phí sản xuất

Để phân tích đánh giá và kết luận chính xác về tình hình thực hiện chi phí sản xuất, doanh nghiệp cần tiến hành phân tích các khoản mục chi phí: nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Phương pháp sử dụng là phương pháp so sánh (so sánh giữa thực tế với kế hoạch, với định mức, giữa kỳ này với kỳ trước hoặc với chi phí bình quân ngành…)

Các chỉ tiêu phân tích:

– Tổng chi phí sản xuất: gồm các yếu tố chi phí sản xuất hoặc nhóm chi phí sản xuất phát sinh trong kì

CP =  Cpi (C : tổng chi phí trong kì, Cpi: chi phí loại i)

– Tỉ trọng chi phí sản xuất: là chỉ tiêu phản ánh tỉ trọng của từng loại chi phí trong tổng chi phí trong kì để từ đó cho biết cơ cấu từng loại chi phí sản xuất cùng với nguyên nhân, biến động

di = Cpi/ CP

– Phương pháp phân tích: Xác định sự biến động của các chỉ tiêu chi phí. Cụ thể:

CP = CP­1 – CP

d  = d1  – d0

Căn cứ vào kết quả so sánh ta có thể đánh giá được sự biến động về qui mô, kết cấu chi phí trong doanh nghiệp trong kì, trình độ quản lí chi phí của doanh nghiệp so với dự kiến.

Tình hình biến động chi phí sản xuất của công ty CP phân lân nung chảy Văn Điển trong 6 tháng đầu năm 2017 như sau:

Qua bảng trên, ta thấy:

Tổng chi phí sản xuất trong 6 tháng đầu năm tại công ty tăng 7.322.020.799 chủ yếu do chi phí nguyên vật liệu và chi phí nhân công tăng, điều này do sản lượng sản xuất công ty tăng dẫn tới chi phí trực tiếp tăng. Điều này dẫn tới chi phí khấu hao trong kỳ tăng lên. Tuy nhiên, chi phí dịch vụ mua ngoài công ty giảm xuống, nguyên nhân do công ty áp dụng các biện pháp tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Phân tích sâu hơn ta có thể thấy, tỉ trọng chi phí nguyên vật liệu, chi phí khấu hao và chi phí dịch vụ mua ngoài trong tổng chi phí đã giảm so với đầu năm, nguyên nhân do công ty quản lý hiệu quả các yếu tố sản xuất, dẫn đến tiết kiệm chi phí, giảm tỉ trọng chi phí trong tổng chi phí, yếu tố chi phí nhân công  tăng lên do tiền lương trong kỳ tăng lên. Điều này đúng với thị trường trong điều kiện hiện nay.

* Đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch giá thành tại doanh nghiệp

ICz = ∑q1z1
∑q1z0

ICz   : tỉ lệ hoàn thành kế hoạch giá thành của toàn bộ sản phẩm hàng hóa

q1,q0 : số lượng sản phẩm thực tế và kế hoạch

z1,z0 : giá thành doanh nghiệp sản phẩm thực tế và kế hoạch

* Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch hạ giá thành của các sản phẩm.

– Chỉ tiêu phân tích:

+ Kế hoạch:

Mức hạ giá thành toàn bộ kế hoạch (Mk)

Mk =  Ski x Zki –  Ski x Z0i =  Ski x mki

Tỉ lệ hạ giá thành bình quân (Tk)

Tk =

+ Kì thực hiện (Mt):

Mức hạ giá thành toàn bộ thực hiện (Mt)

Mt =  Sti x Zti –  Sti x Z0i =  Sti x mti

Tỉ lệ hạ giá thành bình quân kì thực hiện (Tt)

Tt =

Trong đó:

Ski, Stj : số lượng sản phẩm i  kì kế hoạch, thực hiện

Zki, Zti, Zo: giá thành doanh nghiệp sản phẩm i kì kế hoạch, thực hiện, kì trước.

mki, mti : mức hạ giá thành sản phẩm i kì kế hoạch, thực hiện

– Phương pháp phân tích: so sánh kì kế hoạch với thực hiện của các chỉ tiêu nhằm đánh giá mức hạ giá thành sản phẩm.

M = Mt – Mk

T= Tt – Tk

Sử dụng phương pháp thay thế liên hoàn để xác định mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố như số lượng SP, kết cấu mặt hàng, giá thành doanh nghiệp sản phẩm.

+ Ảnh hưởng của số lượng sản phẩm đến mức hạ giá thành:

M(s) = Mk x Ic – Mk

Ic =

+ Do ảnh hưởng của kết cấu mặt hàng:

Mức hạ toàn bộ:           M(kc) =   Sti x mki – Mk x Ic

Tỉ lệ hạ bình quân:        T(kc) =

+ Do ảnh hưởng của giá thành doanh nghiệp đến:

Mức hạ toàn bộ:         M(z) = Mt –  Sti x mki

Tỉ lệ hạ bình quân     T(z) =

Tổng hợp mức hạ giá thành:  M = M(s) + M(kc) + M(z)

Tổng hợp tỉ lệ hạ bình quân   T = T(kc) + T(z)

Phân tích sự biến động của các khoản mục chi phí

Phân tích khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:

Biến động về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là chênh lệch giữa chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh kỳ thực tế so với kỳ gốc. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được tính bằng công thức:

V = Si x  mj­ x g

Trong đó:      Si :số lượng thành phẩm thứ i

mj : mức tiêu hao vật liệu j để sản xuất ra sản phẩm i

gj : Đơn giá vật liệu j

Sử dụng phương pháp so sánh nhằm so sánh phương chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thực tế so với kế hoạch để đánh giá tình hình bội chi hay tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.

Cụ thể :

V = Vt – Vk

d   = V/Vk

Trong đó:  Vt,, Vk là CP NVL thực tế, kế hoạch

Sử dụng phương pháp số chênh lệch để xác định mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố đến sự biến động của chi phí nguyên vật liệu.

Do ảnh hưởng của số lượng sản phẩm V(s)

V(s) =  (Sti – Ski) x  mki x gki

Do ảnh hưởng của mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng doanh nghiệp số lượng sản phẩm thay đổi V(m):

V(m) =  Sti x (mti – mki) gki

Do đơn giá xuất dùng vật liệu thay đổi V(g):

V(g) =  Sti x  mti (gti – gki)

Tổng hợp lại, do ảnh hưởng của số lượng, mức tiêu hao, đơn giá của vật liệu làm cho giá thành thay đổi là:

V = V(s) + V(m) + V(g)

Trong đó: Sti , Ski: số lượng sản phẩm thực tế, kế hoạch

mti, mti: mức tiêu hao NVL thực tế, kế hoạch

gti, gti: đơn giá NVL thực tế, kế hoạch.

Phân tích chi phí nhân công trực tiếp:

Do công ty thanh toán tiền lương cho công nhân sản xuất theo sản lượng sản xuất nên chi phí  nhân công được xác định bằng công thức:

L =  Si x dgi

Trong đó:      Si :số lượng thành phẩm thứ i

dgi : đơn giá tiền công của sản phẩm i

Sử dụng phương pháp so sánh để so sánh tổng quĩ lương thực tế so với kế hoạch nhằm đánh giá sự biến động của chi phí nhân công trong giá thành sản phẩm, so sánh tốc độ tăng giảm của tổng quĩ lương với tốc độ tăng giảm của giá thành sản phẩm.

Sử dụng phương pháp hệ số chênh lệch để xác định mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố đến sự biến động của quĩ lương công nhân sản xuất.

Do sự biến động của sản lượng sản xuất:

L(s) =  (Sti – Ski) x dgki

Do sự biến động của đơn giá tiền lương :

L(dg) =  Sti x (dgti – dgki)

Tổng hợp lại sự biến động của sản lượng, đơn giá tiền lương làm cho chi phí thay đổi

L = L(s) + L(dg)

Phân tích khoản mục chi phí sản suất chung:

Do chí sản suất chung gồm nhiều loại khác nhau nên phải tiến hành so sánh từng loại chi phí sản xuất chung giữa thực tế và kế hoạch đồng thời so sánh chi phí sản suất chung trong giá thành thực tế so với kế hoạch nhằm xác định sự biến động.

Bên cạnh đó, các doanh nghiệp có thể phân tích sự biến động của chi phí sản xuất chung theo biến phí, mức biến phí chi phí SXC thường được xây dưng theo giờ máy hoạt động hoặc số giờ công nhân trực tiếp sản xuất….

Biến phí SXC tính cho một sản phẩm = Mức độ hoạt động tính cho một sản phẩm x Đơn giá phân bổ biến phí cho một doanh nghiệp

* Phân tích chi phí – sản lượng – lợi nhuận (C-V-P)

Phân tích chi phí – sản lượng – lợi nhuận đóng vai trò quan trọng trong kế toán quản trị, giúp các nhà quản trị có thông tin hữu ích trong việc đưa ra các quyết định.

Phân tích mối quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận nhằm cung cấp cho nhà quản trị công cụ khai thác hết khả năng của các doanh nghiệp, tạo cơ sở cho việc lựa chọn các quyết định hay điều chỉnh giá bán, khối lượng sản xuất trong kỳ.

Để thực hiện được các nội dung trên, doanh nghiệp tiến hành đồng bộ các phương pháp như phân loại chi phí thành biến phí và định phí, xây dựng hệ thống lập dự toán, áp dụng mô hình xác định chi phí và giá thành sản phẩm… đã được trình bày ở trên.

Do luận án nghiên cứu về tổ chức kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm  trong các doanh nghiệp sản xuất thuộc Tập đoàn Hóa chất Việt Nam nên trong mục này tác giả tập trung đi sâu vào hoàn thiện phân tích điểm hòa vốn trong các doanh nghiệp.

Phân tích điểm hòa vốn giúp cho nhà quản trị xác định mốc sản lượng để đạt được mức lợi nhuận như mong muốn. Đây là nội dung phân tích phổ biến được các nhà quản trị sử dụng trong việc ra quyết định của mình.

Đồng thời phân tích điểm hòa vốn giúp doanh nghiệp xác định mức doanh thu ứng với từng mức sản lượng và nó cung cấp cho các nhà quản trị mức độ rủi ro các hợp đồng.

Việc phân tích điển hòa vốn có thể theo 3 phương phương pháp:

– Phương pháp phương trình

– Phương pháp số dư đảm phí

– Phương pháp đồ thị

Phân tích điểm hòa vốn thực chất là xác định mối quan hệ chi phí, khối lượng sản xuất và doanh thu qua số liệu dự toán. Các thông tin thu được là cơ sở để nhà quản trị ra quyết định trong quá trình sản xuất kinh doanh (khối lượng sản xuất, chi phí đầu vào, rủi ro trong các hợp đồng….). Bên cạnh đó phân tích điểm hòa vốn giúp ích cho các nhà quản trị trong đánh giá, kiểm soát chi phí và các quyết định tài chính khác.

Minh họa phân tích điểm hòa vốn về sản phẩm lốp ô tô PR167 tại công ty cổ phần cao su Sao Vàng, số liệu dự toán kỳ tới như sau:

* Số lượng sản phẩm : 9384 chiếc

* Tổng chi phí :      3.330.962.532 đồng

Biến phí:  3.330.676.629, 11  đồng

Định phí:            285.902, 89 đồng

* Giá bán chưa thuế GTGT: 3.692.750 đồng.

* Sản lượng hòa vốn:  7250 chiếc

* Doanh thu hòa vốn:  26.772.437.500 đồng