Hoàn thiện tổ chức xây dựng bản mô tả công việc kế toán

Một trong các hạn chế của DNNVV trên địa bàn Hải Dương là chưa xây dựng hoàn chỉnh bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc kế toán, đây là cơ sở quan trọng để bố trí nhân sự kế toán phù hợp, đồng thời là cơ sở để tổ chức kiểm tra giám sát, sự tuân thủ các quy trình thực hiện các nghiệp vụ kế toán đảm bảo tính khoa học, chính xác, cũng như tính chuyên nghiệp trong công tác kế toán của kế toán viên, nâng cao chất lượng và hiệu suất công việc, cũng như để    lựa chọn, tuyển dụng, tổ chức đào tạo kế toán viên, đáp ứng yêu cầu công việc. Vì vậy các DNNVV cần tổ chức xây dựng chi tiết công việc và xác định trách nhiệm, tiêu chuẩn cho từng kế toán  viên về công việc các nhân viên đó đang phụ trách,  khi đã gắn rõ trách nhiệm, từng thành viên sẽ phải cố gắng trong công việc được phân công, qua đó giúp cho kế toán viên có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Tác giả đề xuất mẫu hoàn thiện bản mô tả công việc kế toán (Phụ lục 3.1).

Các nguyên tắc trong tổ chức viết bản mô tả công việc

Thứ nhất, Mục tiêu công việc

Bản mô tả công việc phải nêu lên được mục tiêu của vị trí công việc “vị trí này tồn tại để làm gì cho DN?”

Báo cáo thường xuyên tình hình hoạt động của phòng kế toán cho giám đốc DN, tiếp nhận, phổ biến và triển khai thực hiện kịp thời các chỉ thị của giám đốc thì mục tiêu có thể là “Bảo đảm chất lượng và số lượng nguồn lực tài chính của DN thông qua việc thực hiện các chính sách và kế hoạch tài chính của DN phù hợp với nhu cầu quản lý và hiệu quả nhất”.

Thứ hai, Nhiệm vụ

Bản mô tả công việc phải chỉ ra các nhiệm vụ chủ yếu. Mô tả “làm cái gì?” chứ không mô tả “làm như thế nào?

Đây là nhưng tiêu chuẩn đánh giá định tính, là cơ sở để quản lý thực hiện công việc đối với người quản lý cũng như tiêu chí thực hiện công việc cho nhân viên.

Thứ ba, Quyền hạn và trách nhiệm

Quyền hạn và trách nhiệm phải tương ứng với nhiệm vụ của vị trí. Mỗi cá nhân được chủ động thực hiện nhiệm vụ của mình với các quyền hạn này, đồng thời phải chịu trách nhiệm cho kết quả công việc của nhiệm vụ đó. Các quyền hạn chủ yếu thường bao gồm quyền hạn về sử dụng nguồn lực tài chính, nhân sự, hoạt động, hay đại diện ký kết văn bản, quyết định… Trong khi đó, các trách nhiệm chủ yếu là về tài sản, tài chính, pháp lý, con người liên quan tới quá trình thực hiện nhiệm vụ.

Thứ tư, Quan hệ công việc và chế độ báo cáo

Bản mô tả công việc phải chỉ ra được các quan hệ của vị trí công việc bao gồm các quan hệ với bên ngoài, các quan hệ nội bộ DN và các chế độ báo cáo (nội dung báo cáo, thời gian báo cáo, nơi nhận báo cáo và hình thức báo cáo).

Thứ năm, Tiêu chuẩn nhân sự

Khi xác định tiêu chuẩn nhân sự kế toán cần đảm bảo các yêu cầu (1) quy định của Luật Kế toán năm 2015, đây là yêu cầu có tính bắt buộc đối với kế toán viên của DN, (2) quy mô hoạt động của đơn vị kế toán, để xác định tiêu chuẩn của kế toán viên với mỗi vị trí công việc và (3) yêu cầu công tác quản lý tài chính kế toán của DN để xác định tiêu chuẩn theo trình độ và kỹ năng đáp ứng yêu cầu công tác quản lý. Đây là những yêu cầu về năng lực cần thiết ở mức tối thiểu đối với vị  trí để thực hiện được các nhiệm vụ, chứ không phải là mô tả về năng lực của các cá nhân thực tế tại DN. Các yêu cầu năng lực cơ bản có thể bao gồm học vấn, chuyên môn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng, thái độ….