Hoàn thiện tổ chức xây dựng hệ thống định mức chi phí và hệ thống dự toán ngân sách sản xuất kinh doanh

Hoàn thiện tổ chức xây dựng hệ thống định mức chi phí

Thực trạng tổ chức xây dựng định mức của DNNVV chưa đáp ứng được yêu cầu quản trị DN, các định mức kỹ thuật, chưa đảm bảo tính tiên tiến, hệ thống định mức về giá chưa đầy đủ, đồng thời sự điều chỉnh định mức chưa kịp thời khi có sự biến động về giá cả NVL, do có sự hạn chế trong tổ chức xác định cơ sở và phương pháp xây dựng định mức của các DN. Vì vậy để nâng cao chất lượng hệ thống định mức của DNNVV, là cơ sở để thực hiện, đánh giá và phân tích chi phí thực tế phát sinh, góp phần phát hiện những khoản chi phí phát sinh không hợp lý, DNNVV trên địa bàn Hải Dương cần hoàn thiện tổ chức xây dựng hệ thống định mức với các nội dung sau:

Thứ nhất, Hoàn thiện tổ chức xác định cơ sở xây dựng định mức

Về định mức chi phí NVLTT, cần xây dựng định mức về lượng và giá của từng loại NVL để SX từng loại sản phẩm. Đối với định mức về giá cần căn cứ vào tình hình giá cả thị trường, chính sách tỷ giá, chính sách thuế tính cho từng lĩnh vực SXKD, định mức giá NVL phải được xác định bao gồm chi phí mua và toàn bộ các chi phí phát sinh trong quá trình mua NVL, đồng thời phải thiết lập quy trình quản lý, các kênh khác nhau để thu thập thông tin thị trường về sự biến động của giá cả để quản lý chi phí. Đối với định mức tiêu hao về lượng NVL, căn cứ vào các yêu cầu về chủng loại cũng như về số lượng các yếu tố cấu thành cần thiết để SX sản phẩm, đồng thời cần xác định tỷ lệ hao hụt hợp lý trong quá trình bảo quản, vận chuyển.

– Về định mức chi phí NCTT cần căn cứ vào định mức kỹ thuật về hao phí lao động cho một đơn vị sản phẩm, sau đó xác định đơn giá cho từng đơn vị sản phẩm tiến hành xây dựng định mức nhân công. Trong đó, định mức giá cho một đơn vị thời gian lao động trực tiếp bao gồm lương cơ bản, các khoản trích theo lương, các khoản phụ cấp lương, định mức này được tính theo giờ lao động trực tiếp bao gồm định mức về giá của một đơn vị thời gian lao động trực tiếp và định mức lượng thời gian lao động cần thiết để hoàn thành một sản phẩm (hay một chi tiết sản phẩm).

– Về định mức chi phí SX chung, bao gồm nhiều khoản mục chi phí, doanh nghiệp phải lựa chọn tiêu thức để phân bổ CPSX chung thích hợp như số giờ lao động của công nhân trực tiếp SX hoặc có thể căn cứ vào lượng nguyên vật liệu để SX sản phẩm làm căn cứ phân bổ chi phí SX

Thứ hai, Hoàn thiện phương pháp xây dựng định mức

  •  Về định mức chi phí NVLTT, việc xây dựng định mức có thể được xây dựng bằng phương pháp phân tích, quan sát thực tế, phương pháp SX thử hoặc kết hợp nhiều phương pháp để có định mức đáng tin cậy phục vụ việc tổ chức thực hiện và đánh giá tình hình thực hiện định mức chi phí, tăng cường quản trị chi phí trong DN.
  • Về định mức chi phí NCTT, được xác định bằng cách đem chia công việc hoàn thành theo từng thao tác kỹ thuật rồi kết hợp với bảng thời gian tiêu chuẩn của những thao tác kỹ thuật để định thời gian tiêu chuẩn cho phép từng công việc hoặc xác định bằng cách theo dõi bấm giờ. Khi xây dựng định mức thời gian phải tính đến thời gian nghỉ ngơi, giải quyết các nhu cầu cá nhân, thời gian bảo dưỡng máy móc…
  • Về định mức chi phí SX chung, bao gồm định mức về lượng và định mức về giá, định mức chi phí SX chung được xây dựng riêng cho phần định phí và biến phí, để xây dựng định mức chi phí SX chung, trước hết DN cần thực hiện phân tích chi phí hỗn hợp thành chi phí cố định và chi phí biến đổi theo phương pháp DN lựa chọn, sau đó thực hiện xây dựng định mức chi phí SX chung hỗn hợp. Định mức chi phí SX chung có thể được xác định thông qua tỷ lệ trên tổng chi phí trực tiếp khi xác định được định mức chi phí NVLTT và chi phí
  • Về định mức chi phí bán hàng và chi phí quản lý DN. Phương pháp xây dựng định mức chi phí bán hàng và chi phí quản lý DN cũng được thực hiện tương tự như xây dựng định mức chi phí SX

Hai là, Hoàn thiện tổ chức xây dựng hệ thống dự toán ngân sách

Việc lập dự toán chi phí kinh doanh cần tiến hành chi tiết cho từng yếu tố chi phí, sau đó tổng hợp lại theo các khoản mục chi phí, quá trình lập dự toán chi phí kinh doanh phải có sự kết hợp của nhiều bộ phận chức năng trong DN. Trình tự lập dự toán cần được thực hiện từ cấp cơ sở lên cấp quản trị cao nhất tại các DN. Khi lập dự toán cần thu thập các thông tin về dự báo thị trường, thực tế đã đạt được trong những kỳ trước, tiềm năng và các mục tiêu của DN trong các kỳ kế tiếp…Vì vậy các DN cần hoàn thiện các dự toán sản xuất sau:

– Dự toán sản lượng sản xuất: dự toán khối lượng sản phẩm SX phải đảm bảo khối lượng hàng bán ra và lượng hàng cần dự trữ tồn kho cuối kỳ theo dự kiến, được xác định theo công thức sau:

Số lượng sản phẩm cần sản xuất trong kỳ

= Số lượng sản phẩm tiêu thụ trong kỳ+ Số lượng sản phẩm tồn kho cuối kỳ

– Số lượng sản phẩm tồn kho đầu kỳ

– Dự toán chi phí NVLTT: được lập trên cơ sở bộ phận kỹ thuật cung cấp định mức NVL cho từng loại sản phẩm và bộ phận cung ứng cung cấp đơn giá dự kiến của từng loại NVL. Khi lập dự toán phải đảm bảo đầy đủ theo cơ cấu NVL,  kịp thời, liên tục, trên cơ sở định mức dự trữ, tiết kiệm  NVL, tiền vốn, đảm bảo  yêu cầu dự trữ thường xuyên, được xác định theo công thức sau:

Dự toán NVL cần

cho SX

= NVL thỏa mãn yêu cầu SX+ NVL còn tồn cuối kỳ – NVL tồn đầu kỳ

  • Dự toán chi phí NCTT: Căn cứ vào sản lượng dự toán SX để dự toán số lượng loại lao động, thời gian cần thiết để SX sản phẩm, đơn giá lao động một giờ công từ đó tính tổng chi phí lao động trực tiếp.
  • Dự toán các CPSX chung, chi phí bán hàng và quản lý DN: chủ yếu được xác định trên cơ sở các số liệu của kỳ trước cũng như những dự kiến cho kỳ kế hoạch do từng bộ phận đề xuất cũng như do chủ DN quyết định. Các dự toán chi phí này cần được lập tách biệt cho từng nơi phát sinh chi phí (từng phân xưởng và từng dây chuyền SX và từng sản phẩm SX), theo từng yếu tố chi phí và tách riêng hai bộ phận biến phí và định phí. Sau đó tổng hợp dự toán CPSX chung của toàn
  • Dự toán vốn bằng tiền, bao gồm việc tính toán các luồng tiền mặt và tiền gửi ngân hàng thu vào và chi ra liên quan đến hoạt động SXKD của DN trong các kỳ. Dự toán này có thể được lập hằng năm, quý và nhiều khi phải lập hằng tháng, tuần, ngày. Khi lập dự toán vốn bằng tiền, DN cần lưu ý, (1) Được lập từ các khoản thu nhập và chi phí của dự toán hoạt động, dự toán vốn và dự toán chi phí tài chính, (2) Dự đoán khoảng thời gian giữa doanh thu được ghi nhận và thời điểm thu tiền bán hàng thực tế, (3) Dự đoán khoảng thời gian giữa chi phí đã ghi nhận và thời điểm thực tế trả tiền cho các khoản chi phí, (4) Loại trừ các khoản chi không dùng tiền mặt, như chi phí khấu hao TSCĐ hoặc chi phí dự phòng nợ khó đòi, (5) Phải xây dựng số dư tồn quỹ tiền tối thiểu tại DN, là cơ sở để DN sử dụng hợp lý tiền của mình.
  • Dự toán lợi nhuận, thể hiện kỳ vọng của nhà quản trị DN, được xem là một công cụ quản lý của DN để có các quyết định về quản trị, là cơ sở để đánh giá tình hình thực hiện dự toán đề ra. Dự toán này được lập căn cứ vào các dự toán doanh thu, giá vốn, và các dự toán chi phí ngoài SX đã được lập. Dự toán này có thể được lập theo phương pháp toàn bộ hoặc theo phương pháp trực tiếp cụ thể như sau: