Kế toán phương thức thanh toán bằng thư tín dụng (Letter of credit)

3.1. Khái niệm

Phương thức thanh toán bằng thư tín dụng là một sự thoả thuận mà trong đó một ngân hàng (ngân hàng mở thư tín dụng) đáp ứng những yêu cầu của khách hàng (người xin mở thư tín dụng) cam kết hay cho phép một ngân hàng khác (ngân hàng ở nước xuất khẩu ) chi trả hoặc chấp thuận những yêu cầu của người hưởng lợi theo đúng điều kiện và chứng từ thanh toán phù hợp với thư tín dụng.

Thư tín dụng chính là một văn bản pháp lý cam kết việc thanh toán, nó là cơ sở pháp lý quan trọng cho sự cam kết đó. Do vậy thư tín dụng có thể được định nghĩa như sau:

Thư tín dụng là một văn bản cam kết dùng trong thanh toán, trong đó một ngân hàng (ngân hàng người nhập khẩu) theo yêu cầu của một khách hàng (người nhập khẩu) viết ra nhằm cam kết trả cho người thứ ba hoặc bất cứ người nào theo lệnh của người thứ ba một số tiền nhất định, trong một kỳ hạn nhất định với điều kiện người này thực hiện đúng và đầy đủ các điều khoản ghi trong thư tín dụng.

Phương thức thanh toán bằng thư tín dụng là phương thức thanh toán rất thông dụng, khối lượng thanh toán ngày càng rộng lớn do đã đảm bảo được quyền lợi của nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu. Hiện nay, thanh toán bằng thư tín dụng được thực hiện theo Quy tắc thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ xuất bản năm 1993, ấn phẩm số 500 (Uniform customs and practise for documentary credit number 500 – UCP500) do Phòng thương mại quốc tế tại Paris ban hành.

Các nội dung chủ yếu của thư tín dụng.

– Số hiệu L/C.
– Địa điểm mở L/C.
– Ngày mở L/C.
– Loại L/C.
– Tên và địa chỉ các bên liên quan.
– Số tiền của L/C
– Thời hạn hiệu lực của L/C.
– Những điều kiện quy định về chứng từ hàng hoá khi xuất trình để thanh toán L/C.
– Những điều kiện quy định liên quan đến hàng hoá và gửi hàng.
– Những quy định đặc biệt khác nếu có.

3.2. Các loại thư tín dụng

– Xét về phương diện nghĩa vụ và trách nhiệm có hai loại:
+ Thư tín dụng có thể huỷ ngang.
+ Thư tín dụng không thể huỷ ngang.
– Xét theo phương diện thanh toán, có hai loại :
+ Thư tín dụng trả tiền ngay.
+ Thư tín dụng trả chậm.
– Ngoài ra còn một số loại thư tín dụng khác:
+ Thư tín dụng không huỷ ngang miễn truy đòi.
+ Thư tín dụng chuyển nhượng.
+ Thư tín dụng tuần hoàn.
+ …

3.3. Các loại chứng từ cần thiết của bộ thư tín dụng

- Hối phiếu (draft or bill of exchange):

Hối phiếu là một mệnh lệnh đòi tiền vô điều kiện do người xuất khẩu ký phát đòi tiền người nhập khẩu và yêu cầu người này phải trả một số tiền nhất định tại một thời điểm nhất định trong một thời gian nhất định do người hưởng lợi quy định trong hối phiếu hoặc theo lệnh của người này trả cho người khác. Hối phiếu được chia làm hai loại: trả ngay và trả chậm. Hối phiếu trả ngay là hối phiếu được thanh toán ngay khi xuất trình. Hối phiếu trả chậm là hối phiếu mà người thụ trái sẽ phải ký chấp nhận thanh toán vào một ngày nhất định trong tương lai tuỳ thuộc vào quy định trong hối phiếu.

– Chứng từ hàng hóa:

Hoá đơn thương mại: Hoá đơn thương mại được xem là trung tâm của bộ chứng từ thanh toán. Hoá đơn do người bán lập xuất trình cho người mua sau khi đi gửi hàng, liệt kê rõ danh mục hàng hóa xuất đi. Đó là yêu cầu của người bán đòi người mua trả tiền theo tổng số tiền đã được ghi trên hoá đơn; Giấy chứng nhận phẩm chất (certificate of quality); Giấy chứng nhận số lượng:(certificate of quantity); Giấy chứng nhận trọng lượng (certificate of weight); Chứng từ vận tải; Chứng từ bảo hiểm (insurance policy); Các chứng từ khác: Giấy chứng nhận xuất xứ (certificate of origin); Giấy chứng nhận xét nghiệm (certificate of analysis); Giấy chứng nhận vệ sinh phòng dịch (certificate of sanitary health); Giấy chứng nhận kiểm tra (certificate of inspection); Giấy chứng nhận hạn ngạch xuất khẩu (export quota certificate);

3.4. Quy trình thanh toán thư tín dụng

– Các bên tham gia thanh toán L/C
+ Người xin mở L/C (Applicant).
+ Người hưởng lợi (Beneficiary).
+ NH phát hành (issuing bank).
+ NH thông báo (Advising bank).

Ghi chú: Trong sơ đồ trật tự luân chuyển chứng từ thanh toán các bước 7, 8, 9, 10 có thể thay đổi tuỳ thuộc vào thư tín dụng đó là thư tín dụng trả tiền ngay hay thư tín dụng trả tiền chậm. Tuỳ thuộc vào ngân hàng phục vụ nhà xuất khẩu chỉ là ngân hàng thông báo hay là ngân hàng chiết khấu bộ chứng từ hàng xuất khẩu.

3.5. Kế toán phương thức thư tín dụng (L/C)

a) Kế toán L/C thanh toán hàng nhập

* Kế toán giai đoạn mở thư tín dụng:

Khi nhà nhập khẩu có nhu cầu mở L/C để thanh toán tiền hàng hoá cho nhà xuất khẩu ở nước ngoài sẽ lập giấy yêu cầu mở L/C kèm hồ sơ gửi tới ngân hàng phục vụ mình để xin mở L/C. Phòng thanh toán quốc tế phải kiểm soát và duyệt cho mở L/C. Việc chấp nhận mở hay không, Nếu chấp nhận thì khách hàng phải ký quỹ là bao nhiêu, khách hàng được bảo lãnh bao nhiêu? đều tuỳ thuộc vào uy tín của nhà nhập khẩu, tình hình sản xuất kinh doanh, đặc điểm của vật tư hàng hoá nhập khẩu.

Hồ sơ mở L/C gồm:

+ Đơn xin mở L/C hay L/C trả chậm.
+ Các chứng từ thanh toán kèm theo như UNC.
+ Đơn xin bảo lãnh kiêm giấy nhận nợ nếu được ngân hàng nhận bảo lãnh đối với L/C có mức kí quĩ dưới 100%, hay bộ hồ sơ thế chấp tài sản…

Sau khi xử lý bộ hồ sơ mở L/C tại phòng thanh toán quốc tế, chứng từ được chuyển sang phòng kế toán để hạch toán theo dõi.

+ Hạch toán số tiền khách hàng ký quỹ để mở L/C:

Nhận bộ hồ sơ kế toán phải kiểm soát lại tính đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp của bộ chứng từ, nếu không có gì sai sót sẽ hạch toán:

Nợ: TK Thích hợp (Tiền gửi của khách hàng, Ngoại tệ tại đơn vị, cho vay khách hàng)    Số tiền ký quỹ
Có: TK Tiền gửi kí quĩ để mở L/C              Số tiền ký quỹ

Đồng thời hạch toán ngoại bảng về cam kết trong nghiệp vụ L/C

Nhập TKNB 9215″Cam kết trong nghiệp vụ L/C trả chậm”: Tổng số tiền L/C

hoặc Nhập TKNB 9216: Cam kết trong nghiệp vụ L/C trả ngay

+ Khách hàng được ngân hàng bảo lãnh để mở L/C:

Khách hàng nếu không đủ tiền để ký quỹ L/C có thể xin ngân hàng bảo lãnh thì ngân hàng phải xem xét kỹ trước khi bảo lãnh để đảm bảo qui định của NHNN. Xét bản chất nội dung kinh tế nghiệp vụ, ngay khi ngân hàng mở L/C, khách hàng không phải ký quỹ 100% giá trị L/C là ngân hàng đã bảo lãnh thanh toán cho khách hàng. Giá trị bảo lãnh là số tiền chênh lệch giữa giá trị L/C với số tiền nhà nhập khẩu đã kí quĩ. Nhưng thông thường, trong nghiệp vụ mở L/C, ngay sau khi mở L/C ngân hàng mới chỉ hạch toán ở TKNB “Cam kết trong nghiệp vụ L/C…”toàn bộ giá trị của L/C bao gồm cả phần dung sai để thể hiện tổng giá trị cam kết thanh toán đối với nhà xuất khẩu, chưa hạch toán ở TKNB “Bảo lãnh thanh toán”.

+ Khách hàng phải thế chấp, cầm cố tài sản để mở L/C:

Đối với nhà nhập khẩu không có tín nhiệm, có thể khách hàng phải thế chấp, cầm cố tài sản. Giá trị tài sản đảm bảo để bảo lãnh mở L/C hạch toán vào tài khoản ngoại bảng 994 -Tài sản thế chấp, cầm cố của khách hàng

Nhập: TK 994 -Tài sản thế chấp, cầm cố của khách hàng
Sau khi hạch toán, ngân hàng phục vụ nhà nhập khẩu làm thủ tục để gửi thông báo mở L/C sang ngân hàng phục vụ nhà xuất khẩu ở nước ngoài.

* Kế toán giai đoạn thanh toán L/C:

Nhận được bộ chứng từ đòi tiền từ ngân hàng nước ngoài phục vụ nhà xuất khẩu gửi tới, kế toán sẽ kiểm tra bộ chứng từ xem bộ chứng từ có đầy đủ và phù hợp theo các điều kiện của L/C mở trước đây không. Nếu bộ chứng từ đủ điều kiện thanh toán thì hạch toán:

Nhập: TK Chứng từ có giá trị ngoại tệ của nước ngoài gửi đến đợi thanh toán (SH 9124)
Xuất: TKNB: “Cam kết trong nghiệp vụ L/C…” (SH 9215 hoặc 9216)
Nhập: TKNB “Bảo lãnh thanh toán” – Số tiền chênh lệch giữa giá trị chấp nhận thanh L/C và số tiền ký quỹ (nếu có) (SH 9212).

Gửi chứng từ cho nhà nhập khẩu để yêu cầu kiểm tra và chấp nhận thanh toán.

Đến hạn thanh toán, kế toán làm thủ tục để thanh toán cho nhà xuất khẩu qua ngân hàng nước ngoài phục vụ nhà xuất khẩu theo các trường hợp:

+ Trường hợp L/C không được ngân hàng bảo lãnh và không có tài sản thế chấp, số tiền khách hàng đã ký quỹ và bị phong toả trên tài khoản tiền gửi ngoại tệ đã đủ thanh toán 100% giá trị chấp nhận thanh toán L/C:

Xuất: TKNB 9124: Chứng từ có giá trị ngoại tệ của nước ngoài gửi đến đợi thanh toán

Đồng thời hạch toán nội bảng:

Nợ: TK Tiền gửi kí quĩ mở L/C bằng ngoại tệ
Nợ: TK Tiền gửi ngoại tệ của nhà nhập khẩu hoặc TK thích hợp
Có: TK TGNT ở nước ngoài

+ Trường hợp có bảo lãnh thanh toán, hạch toán:

Xuất: TKNB 9212 “ Bảo lãnh thanh toán”: Giá trị bảo lãnh L/C đã thanh toán

+ Trường hợp có tài sản thế chấp, sau khi khách hàng đã thanh toán L/C, ngân hàng phải làm thủ tục giải toả tài sản thế chấp cho khách hàng, hạch toán:

Xuất: TK ngoại bảng 994

+ Trường hợp khách hàng không đủ khả năng thanh toán mà được ngân hàng bảo lãnh, sau khi sử dụng hết tiền ký quỹ tiền gửi của khách hàng mà vẫn không đủ tiền thanh toán thì ngân hàng phải thanh toán thay cho khách hàng bằng cách cho khách hàng vay, hạch toán:

Xuất TKNB 9212 “Bảo lãnh thanh toán”: Số tiền bảo lãnh và đã phải thanh toán trả thay;

Đồng thời hạch toán nội bảng:

Nợ: TK Các khoản trả thay khách hàng    (Số tiền trả thay thanh toán L/C)
Có: TK Tiền gửi ngoại tệ ở nước ngoài

Số tiền ngân hàng trả thay khách hàng, khách hàng phải trả lãi theo quy định của NHNN.

Hạch toán khi thu hồi nợ:

Nợ: TK thích hợp                                              {Số tiền trả thay + Tiền phạt + Thuế}
Có: TK Các khoản trả thay khách hàng    {Số tiền trả thay KH}
Có: TK thu nhập khác về kinh doanh        {Số tiền phạt – Thuế}
Có: TK Thuế gía trị gia tăng phải nộp        {Thuế phải nộp}

b) Kế toán thanh toán thư tín dụng đối với hàng xuất khẩu

– Giai đoạn nhận L/C từ ngân hàng nước ngoài:

Ngân hàng phục vụ nhà xuất khẩu ở trong nước nhận được thư tín dụng từ ngân hàng nước ngoài phục vụ nhà nhập khẩu chuyển đến. Ngân hàng tiến hành kiểm soát nội dung thanh toán L/C có đúng với quy định về thanh toán L/C hay không, các điều kiện thanh toán L/C có đúng với hợp đồng hàng hoá không? Có bảo vệ quyền lợi của nhà xuất khẩu không. Nếu đúng ngân hàng làm thủ tục để gửi thông báo cho nhà xuất khẩu để giao hàng cho nhà nhập khẩu ở nước ngoài.

– Giai đoạn thanh toán L/C:

Sau khi hoàn thành giao hàng cho nhà nhập khẩu ở nước ngoài, nhà xuất khẩu lập các chứng từ để xin thanh toán L/C. Khi nhận chứng từ của nhà xuất khẩu, kế toán kiểm soát tính đầy đủ và hoàn hảo của bộ chứng từ, nếu không có gì sai sót thì lập giấy đòi tiền kèm bộ chứng từ giao hàng gửi ngân hàng phục vụ nhà nhập khẩu ở nước ngoài để đòi tiền. Hạch toán:

Nhập: TKNB 9122: Chứng từ có giá trị ngoại tệ nhận thu hộ hoặc giữ hộ

Sau đó ngân hàng gửi bộ chứng từ thanh toán sang ngân hàng mở thư tín dụng

Nhập: TKNB 9123 Chứng từ có giá trị ngoại tệ gửi đi nước ngoài nhờ thu

Khi nhận được chuyển tiền báo Có thanh toán L/C từ ngân hàng mở thư tín dụng sẽ hạch toán:

Xuất: TKNB 9123 Chứng từ có giá trị ngoại tệ gửi đi nước ngoài nhờ thu

Xuất TKNB 9122 Chứng từ có giá trị ngoại tệ nhận thu hộ, giữ hộ

Đồng thời hạch toán nội bảng:

Nợ: TK Tiền gửi ngoại tệ ở nước ngoài hoặc TK thích hợp
Có: TK Tiền gửi ngoại tệ của nhà xuất khẩu

Sau đó ngân hàng báo Có cho nhà xuất khẩu

c/ Hạch toán thu phí dịch vụ thanh toán L/C:

Đối với phương thức thanh toán bằng thư tín dụng, việc thu phí dịch vụ được thực hiện theo quy định của Ngân hàng Nhà nước về thu dịch vụ phí qua ngân hàng. Ngân hàng thương mại tuỳ vào chính sách của mình và quy định của Ngân hàng Nhà nước để tiến hành thu phí mở L/C, phí sửa đổi L/C; phí thanh toán L/C hàng xuất, phí thông báo và xác nhận L/C, phí bảo lãnh L/C… Thường khách hàng lập chứng từ riêng để thanh toán số phí phải trả ngân hàng. Số phí khách hàng trả có thể là VND, cũng có thể là ngoại tệ thích hợp.

– Trường hợp, khách hàng trả phí thanh toán bằng VND:

Nợ: TK 1011 hoặc TK 4211: Phí phải trả bao gồm thuế GTGT
Có: TK thu dịch vụ thanh toán : Phí chưa tính thuế GTGT
Có: TK thuế giá trị gia tăng phải nộp: Thuế GTGT

– Trường hợp, khách hàng trả phí bằng ngoại tệ, ở từng nghiệp vụ hoặc số tổng hợp thu ngoại tệ trong ngày đơn vị ngân hàng phải xử lý thông qua mua bán ngoại tệ để hạch toán chính thức thu phí bằng VND. Giả thiết, việc chuyển đổi ra VND khoản thu phí thanh toán ngoại tệ được thực hiện ngay ở từng nghiệp vụ, hạch toán như sau:

Nợ: TK 1031 hoặc TKTG bằng ngoại tệ
Có: TK 4711 Mua bán ngoại tệ kinh doanh {Phí phải thu tính theo ngoại tệ}
Tính quy đổi ra VND = Số phí thu được theo ngoại tệ x tỷ giá mua, hạch toán:

Nợ : TK 4712 Thanh toán VND về mua bán ngoại tệ KD
Có : TK Thu dịch vụ thanh toán
Có : TK thuế giá trị gia tăng phải nộp