Kế toán quản trị là gì?

Theo tài liệu Colin Drury Management and Cost Accounting Eighth Edition “Kế toán quản trị là quá trình xác định, đo lường và giao tiếp thông tin kinh tế nhằm điều chỉnh và ra các quyết định của người sử dụng thông tin” nói cách khác “kế toán được liên quan đến việc cung cấp thông tin tài chính và thông tin phi tài chính nhằm giúp cho những người ra quyết định đưa ra được những quyết định tốt nhất, để hiểu về kế toán quản trị cần phải hiểu về quá trình ra quyết định để có được các thông tin đa dạng” [33]. Trong suốt hai thập kỷ nhiều doanh nghiệp gồm cả sản xuất và dịch vụ đã có nhiều sự thay đổi về môi trường kinh doanh của họ, mở rộng nhiều sự cạnh tranh với các công ty nước ngoài đã dẫn đến kết quả là hầu hết các công ty đều hoạt động trong môi trường cạnh tranh toàn cầu. Cùng thời điểm có rất nhiều sự giảm sút đặc trưng trong chu kỳ đời sống sản phẩm phát sinh từ quá trình đổi mới công nghệ và nhằm đáp ứng được yêu cầu của khách hàng. Đồng thời cũng đưa ra các phương pháp tiếp cận mới và quản lý nhằm đầu tư vào công nghệ mới, những sự thay đổi này có ảnh hưởng tới hệ thống KTQT. Kế toán là ngôn ngữ giao tiếp thông tin kinh tế với những người quan tâm. Những người này (thông thường là các cổ đông) tạo thành nhiều nhóm (người quản lý, cổ đông và những nhà đầu tư tiềm năng, nhân viên, những người cho vay và Chính phủ), mỗi một nhóm đều có những yêu cầu thông tin khác nhau:

+ Người quản lý: yêu cầu thông tin về trợ giúp họ trong việc đưa ra các quyết định và kiểm soát các hoạt động, ví dụ thông tin cần thiết để ước tính giá bán, chi phí, nhu cầu, cạnh tranh và lợi nhuận của nhiều loại hàng hóa, dịch vụ;

+ Cổ đông: yêu cầu thông tin về giá trị các khoản đầu tư của họ và các khoản thu nhập của cổ đông;

+ Nhân viên: yêu cầu thông tin về khả năng có thể trả lương, cơ hội phát triển nghề nghiệp và tránh sa thải;

+ Ngân hàng thương mại và các tổ chức tín dụng: yêu cầu thông tin về khả năng doanh nghiệp có thể thanh toán được các nghĩa vụ tài chính, tránh tối đa rủi ro;

+ Chính phủ: nắm được thông tin về các hoạt động bán hàng, lợi nhuận, các khoản đầu tư, hàng tồn kho, cổ tức được trả, phần thuế nộp Nhà nước. Hơn thế nữa, những người quản lý thuế Chính phủ yêu cầu thông tin về tổng số lợi nhuận để nộp thuế. Tất cả những thông tin này đều quan trọng để xác định chính sách quản lý nền kinh tế.

Hoặc có thể chia người sử dụng thông tin thành hai nhóm đó là nhóm bên trong doanh nghiệp và nhóm bên ngoài doanh nghiệp. KTQT liên quan đến việc cung cấp thông tin cho những người quản lý bên trong doanh nghiệp để giúp có được những quyết định hữu ích tốt hơn nhằm nâng cao hiệu quả của các hoạt động. Ngược lại KTTC liên quan đến việc cung cấp thông tin cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp, do đó, KTQT có thể được gọi là kế toán nội bộ.

Theo tài liệu Management Accounting A Strategic Approach của Morse, Davis & Hartgraves thì “Kế toán quản trị cung cấp cả các nguyên tắc để đánh giá các thông tin chủ yếu về mục tiêu của doanh nghiệp và thông tin đối với người quản lý và những người khác bên trong doanh nghiệp” [46]. Bởi vì thông tin rất cần đối với việc ra quyết định của doanh nghiệp. Người công nhân có trách nhiệm đối với lịch trình sản xuất sản phẩm hàng giờ cho nên cần phải cập nhật và thông tin chi tiết liên quan đến cách thức thay đổi chi phí sản xuất của sản phẩm. Bởi vì sự cạnh tranh ngày càng gay gắt và chu kỳ sống của dịch vụ, sản phẩm ngày càng ngắn hơn, cho nên vai trò của KTQT được sử dụng để giải quyết vấn đề thu thập, cung cấp thông tin nhằm phục vụ việc ra các quyết định. KTQT bao gồm quá trình thu nhận, xử lý và phân tích các thông tin hữu ích để giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu. Những người quản lý phải hiểu ảnh hưởng về tài chính của các quyết định. Trong khi kế toán sẵn sàng để trợ giúp nhằm thực hiện và đánh giá các thông tin, cá nhân những người quản lý có trách nhiệm yêu cầu thông tin, phân tích nó và đưa ra các quyết định cuối cùng. Thông tin KTQT tồn tại nhằm phục vụ những yêu cầu của người quản lý. Do đó, cần phải phân tích chi phí – lợi ích và nên chỉ tiếp tục nếu nhận được lợi ích vượt quá chi phí.

Trên bình diện quốc tế, thuật ngữ KTQT được đề cập trong ấn phẩm đầu tiên trên thế giới về “Những nguyên tắc kế toán quản trị toàn cầu” (Global Management Accounting Principles) do Hiệp hội kế toán công chứng chuyên nghiệp quốc tế (CGMA) xây dựng và ban hành năm 2017. CGMA được thành lập bởi Hiệp hội kế toán viên công chứng của Mỹ (AICPA) và Hiệp hội Kế toán quản trị công chứng Anh (CIMA) đại diện cho hơn 650.000 hội viên ở 179 quốc gia. Theo “Những nguyên tắc kế toán quản trị toàn cầu” do CGMA ban hành thì “Kế toán quản trị là việc tìm kiếm, phân tích, truyền đạt và sử dụng thông tin tài chính và phi tài chính liên quan đến quyết định để tạo ra và gìn giữ giá trị cho các tổ chức”[34]. KTQT sử dụng các thông tin phù hợp và chính xác nhằm cải thiện việc trình bày của các doanh nghiệp bằng các quyết định tốt hơn. Đưa ra các bằng chứng dựa trên các giải quyết cơ bản về các vấn đề chi phí, rủi ro và giá trị. KTQT cung cấp các phân tích và nhìn nhận đối với việc phân tích các nhân tố ở môi trường vi mô để tạo lợi ích cho các tổ chức thương mại.

Theo tài liệu ACCA Paper F2 Management Accounting thì “hệ thống KTQT cung cấp các thông tin đặc trưng cho những người quản lý trong tổ chức và KTQT được trình bày nhằm cung cấp cho các đối tượng bên trong doanh nghiệp” [29]. Việc sử dụng nguồn dữ liệu của KTTC và KTQT là cùng nhau nhưng sự khác biệt đó là do mục tiêu phân tích thông tin. KTQT có những đặc điểm đó là sử dụng để ghi nhận, lập kế hoạch và kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp và giúp đỡ trong quá trình ra quyết định; KTQT không có quy định cụ thể của pháp luật như đối với KTTC; không có quy định chuẩn cho KTQT về việc tổ chức thu thập thông tin, xử lý, cung cấp thông tin và trình bày báo cáo KTQT. Tức là mỗi doanh nghiệp sẽ tự thiết kế, xây dựng và triển khai hệ thống KTQT và báo cáo KTQT riêng; KTQT sử dụng đồng thời thước đo giá trị, hiện vật và thời gian; KTQT ghi nhận những dữ liệu quá khứ và kế hoạch tương lai chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin cho các đối tượng bên trong doanh nghiệp.

Theo tài liệu Cost Accounting a Managerial Emphasis thirteenth Eighth Edition thì “Kế toán quản trị đo lường, phân tích và báo cáo về các thông tin tài chính, các thông tin phi tài chính nhằm giúp các nhà quản lý đưa ra các quyết định về mục tiêu của doanh nghiệp” [44]. Những người quản lý sử dụng thông tin KTQT để lựa chọn, thực hiện và áp dụng các chiến lược, đồng thời cũng sử dụng thông tin KTQT để tiếp cận việc thiết kế sản phẩm và thực hiện các quyết định Marketing cũng như đánh giá quá trình thực hiện. Thông tin KTQT và các báo cáo không được thiết lập theo các quy định mà theo những câu hỏi là làm thế nào để thông tin này giúp nhà quản lý đưa ra được quyết định tốt nhất để thực hiện công việc và lợi ích thu được vượt quá chi phí là bao nhiêu. Đồng thời theo Ronald W.Hilton, Giáo sư trường Đại học Cornell Mỹ thì “Kế toán quản trị là một bộ phận của hệ thống thông tin quản trị trong một tổ chức mà nhà quản trị dựa vào đó để hoạch định và kiểm soát các hoạt động của tổ chức” [54]. Khái niệm này lại cho rằng KTQT là một bộ phận trong hệ thống thông tin quản lý của doanh nghiệp, cung cấp các dữ liệu và làm cơ sở cho các nhà quản trị đưa ra được các quyết định kinh tế, tài chính nhằm điều hành doanh nghiệp một cách tốt nhất.

Với quy định này thì KTQT sẽ thực hiện quy trình của kế toán từ khâu khởi đầu thu thập đến khâu cuối là đưa ra các thông tin hữu ích phục vụ yêu cầu quản trị trong nội bộ đơn vị. Điều này cũng thể hiện thông tin do KTQT cung cấp chỉ được thực hiện trong nội bộ đơn vị cũng như là phục vụ cho việc ra các quyết định nhằm mục tiêu quản trị và điều hành doanh nghiệp, chứ chưa có giá trị pháp lý để báo cáo cho các cơ quan chức năng.

Đối tượng nhận thông tin KTQT là Ban lãnh đạo doanh nghiệp và những người tham gia quản lý điều hành hoạt động SXKD của doanh nghiệp. Việc tổ chức hệ thống thông tin KTQT không bắt buộc phải tuân thủ các nguyên tắc kế toán và có thể thực hiện theo những quy định nội bộ của doanh nghiệp nhằm tạo lập hệ thống thông tin quản lý thích hợp theo yêu cầu quản lý cụ thể của từng doanh nghiệp. Doanh nghiệp được toàn quyền quyết định việc sử dụng các chứng từ, tổ chức hệ thống tài khoản kế toán, sổ chi tiết, thiết kế các mẫu báo cáo quản trị cần thiết phục vụ cho KTQT của doanh nghiệp…[9]

Theo giáo trình KTQT của Học viện Tài chính năm 2007 do PGS,TS Đoàn Xuân Tiên làm chủ biên thì “Kế toán quản trị là khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp những thông tin định lượng về hoạt động của đơn vị một cách cụ thể, giúp các nhà quản lý trong quá trình ra các quyết định liên quan đến việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra, kiểm soát và đánh giá tình hình thực hiện các hoạt động của đơn vị” [23]. Khái niệm này cho rằng KTQT là một môn học thuộc nhóm khoa học nhằm thực hiện quá trình thu thập – xử lý – cung cấp các thông tin dưới dạng “định lượng” cho các nhà quản trị doanh nghiệp thực hiện quá trình quản lý xuyên suốt các khâu từ lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và kiểm tra, kiểm soát, đánh giá hoạt động.

Theo giáo trình KTQT của Đại học Kinh tế quốc dân năm 2014 do PGS,TS Nguyễn Năng Phúc chủ biên thì “Kế toán quản trị là một công cụ chuyên ngành kế toán nhằm thực hiện quá trình nhận diện, đo lường, tổng hợp và truyền đạt các thông tin hữu ích, giúp cho quản trị doanh nghiệp thực hiện tốt các chức năng lập kế hoạch, kiểm tra, đánh giá và ra các quyết định trong quản lý” [20], tức là KTQT là một bộ phận không thể tách rời hệ thông kế toán doanh nghiệp và việc thu thập, xử lý, thiết kế thông tin của KTQT phải xuất phát từ yêu cầu của từng đối tượng quản trị khác nhau trong nội bộ doanh nghiệp. KTQT ra đời là do nhu cầu ngày càng cao về số lượng cũng như chất lượng thông tin nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý nền kinh tế ngày càng phát triển.

Từ những trình bày và phân tích trên tác giả cho rằng bản chất của KTQT sẽ bao gồm các nội dung:

+ KTQT là một trong những hệ thống thông tin cần thiết của doanh nghiệp, những thông tin này được lượng hóa, định lượng về các hoạt động của doanh nghiệp;

+ KTQT nằm trong chuỗi quản lý doanh nghiệp, xuyên suốt quá trình quản lý từ khâu lập kế hoạch, triển khai thực hiện đến khâu kiểm tra, kiểm soát và đánh giá;

+ KTQT cung cấp các thông tin chủ yếu cho những nhà quản lý doanh nghiệp nhằm phục vụ cho việc ra các quyết định kinh tế, tài chính kịp thời điều hành các hoạt động của doanh nghiệp một cách tốt nhất;

+ Thu thập và cung cấp thông tin KTQT mang tính linh hoạt, không bắt buộc và chưa có giá trị pháp lý;

+ Thông tin KTQT là một trong những bộ phận của hệ thống thông tin kế toán của doanh nghiệp, thông tin kế toán của doanh nghiệp sẽ toàn diện khi có cả thông tin KTQT và thông tin KTTC;

+ Kế toán quản trị tạo ra giá trị và đảm bảo các vấn đề thành công cơ bản bởi việc đóng góp trong quá trình ra quyết định thông qua phân tích các thông tin đại diện và cung cấp thông tin đó để có thể giúp tổ chức trong quá trình lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát các chiến lược thực hiện;

+ Vận dụng KTQT trong doanh nghiệp rất đa dạng và linh hoạt, phù hợp với từng cấp quản lý, mục tiêu quản lý và nhu cầu thông tin để đưa ra các quyết định;

+ KTQT là quá trình hoàn thiện không ngừng và gia tăng giá trị các hoạt động lập kế hoạch, xây dựng, đánh giá và triển khai các thông tin tài chính và phi tài chính nhằm định hướng các hành động quản trị, tạo động lực, hỗ trợ và tạo ra giá trị văn hoá cần thiết để đạt được những mục tiêu chiến lược, chiến thuật và hoạt động của doanh nghiệp.

Tuy nhiên khi tiếp cận ở góc độ KTQTCP lại thấy nhiều tác giả nhìn nhận dưới góc độ là KTCP. Thực chất KTCP là một bộ phận cấu thành trong nội dung của KTTC và KTQT, KTCP trọng tâm vào việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin về chi phí nhằm phục vụ cho việc lập dự toán cho kỳ kế hoạch, kiểm soát và đánh giá chi phí phát sinh ở kỳ thực hiện.

Theo tài liệu Charles T. Horngren; Srikant M.Datar(2013) “Cost Accounting: a Managerial Emphasis” “Kế toán chi phí là một kỹ thuật hay phương pháp để xác định chi phí cho một dự án, một quá trình hoặc một sản phẩm … chi phí này được xác định bằng việc đo lường trực tiếp, kết chuyển  hoặc phân bổ của nhà quản trị một cách có hệ thống và hợp lý” [32]

Theo Michael R. Kinney, Cecily A. Raiborn “Kế toán chi phí bao gồm một phần của kế toán tài chính và kế toán quản trị. Kế toán chi phí cung cấp thông tin đáp ứng nhu cầu người sử dụng ở bên trong và bên ngoài doanh nghiệp”.

Từ các quan điểm trên đều nhận thấy, KTCP là một bộ phận, một phân hệ của hệ thống kế toán. Kế toán chi phí không phải là một bộ phận độc lập, tách rời mà là một phần trong nội dung của KTTC và KTQT. Hay nói một cách khác là KTCP là một phần giao thoa giữa KTTC và KTQT. Dưới góc độ của KTTC thì KTCP thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về chi phí phát sinh trong đơn vị theo đúng các nguyên tắc và chế độ kế toán để cung cấp cho các đối tượng bên trong và bên ngoài sử dụng. Dưới góc độ KTQT thì KTCP thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin về chi phí cho từng hoạt động để phục vụ cho nhà quản trị các cấp của đơn vị lập kế hoạch, chỉ đạo, kiểm soát và đánh giá hoạt động giúp nhà quản trị ra được các quyết định đúng đắn, kịp thời.