Kế toán thanh toán bằng thư tín dụng

1 Tổng quan về thư tín dụng

- Khái niệm: Thư tín dụng là một văn bản cam kết có điều kiện được ngân hàng mở theo yêu cầu của người sử dụng dịch vụ thanh toán (người xin mở TTD) theo đó ngân hàng thực hiện yêu cầu của người sử dụng dịch vụ thanh toán để:

+ Trả tiền hoặc uỷ quyền cho ngân hàng khác trả tiền ngay theo lệnh của người thụ hưởng khi nhận được bộ chứng từ xuất trình phù hợp với các điều kiện của TTD

+ Chấp nhận trả tiền hoặc uỷ quyền cho ngân hàng khác trả tiền theo lệnh của người thụ hưởng vào một thời điểm nhất định trong tương lai khi nhận được bộ chứng từ xuất trình phù hợp với các điều kiện thanh toán của TTD

- Đặc điểm:

+ TTD dùng trong thanh toán tiền hàng hoá dịch vụ trên cơ sở HĐKT đã ký kết và trong trường hợp giữa người mua và người bán không tín nhiệm lẫn nhau,

+ Thường áp dụng khi bên bán hoặc bên mua giao dịch không thường xuyên, không biết nhau hoặc giao dịch lần đầu, hoặc do yêu cầu của bên bán đòi hỏi bên mua đảm bảo cho khả năng thanh toán chắc chắn.

- Phạm vi thanh toán:

TTD dùng để thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa người mua và người bán mở tài khoản ở hai ngân hàng cùng hệ thống. Trường hợp thanh toán ra khác hệ thống thì tại địa bàn của ngân hàng phục vụ người bán phải có một ngân hàng cùng hệ thống với ngân hàng phục vụ người mua tham gia thanh toán bù trừ.

- Điều kiện thanh toán:

+ TTD chỉ thanh toán một lần và cho một người bán. Trường hợp thanh toán không hết thì phải hoàn lại số tiền mở TTD cho người mua.

+ Thời hạn hiệu lực: 3 tháng kể từ ngày ngân hàng phục vụ người mua mở TTD đến ngày người bán nộp chứng từ thanh toán vào ngân hàng.

+ Thanh toán TTD nội địa đòi hỏi người mua phải lưu ký 100% giá trị thư tín dụng tại NH.

2 Quy trình kế toán thanh toán thư tín dụng

a. Thanh toán thư tín dụng giữa hai khách hàng mở tài khoản tại hai tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán cùng hệ thống

- Quy trình thanh toán:

- Quy trình kế toán:

+ Tại ngân hàng phục vụ bên mua

. Giai đoạn mở thư tín dụng:

Sau khi hoàn thành ký kết hợp đồng kinh tế người mua lập giấy xin mở TTD gửi ngân hàng phục vụ mình để trích TK tiền gửi hoặc vay ngân hàng theo số tiền của TTD lưu ký vào tài khoản tiền gửi đảm bảo thanh toán TTD.

Thanh toán viên giữ tài khoản của người mua kiểm soát chứng từ. Nếu TTD thoả mãn tất cả các điều kiện về thanh toán TTD thì kế toán làm thủ tục mở TTD cho khách hàng, tính, ghi ký hiệu mật và ký xác nhận lên thư tín dụng rồi chuyển TTD đã mở sang ngân hàng phục vụ người bán; đồng thời hạch toán:

Nợ: TK tiền gửi hoặc TK cho vay của người mua (KH xin mở TTD)
Có: TK tiền gửi đảm bảo thanh toán TTD

. Giai đoạn thanh toán thư tín dụng:

Khi nhận được Lệnh chuyển Nợ thanh toán TTD từ NH người bán chuyển đến, Kế toán thực hiện kiểm soát Lệnh và hạch toán:

Nợ: TK tiền gửi đảm bảo thanh toán TTD của KH xin mở TTD
Có: TK thanh toán vốn thích hợp

Nếu sau khi thanh toán TTD, số tiền lưu ký để đảm bảo thanh toán TTD còn thừa, ngân hàng phải làm thủ tục hoàn trả lại số tiền đó vào tài khoản tiền gửi cho khách hàng. Kế toán ghi:

Nợ: TK tiền gửi đảm bảo thanh toán TTD của KH xin mở TTD
Có: TK tiền gửi thanh toán của KH xin mở TTD

+ Tại ngân hàng phục vụ người bán

. Giai đoạn thông báo thư tín dụng:

Ngân hàng phục vụ người bán nhận được TTD đã mở từ ngân hàng phục vụ người mua chuyển đến sẽ kiểm soát lại chứng từ, giải mã ký hiệu mật, kiểm soát chữ ký… Nếu hợp pháp, hợp lệ ghi Nhập sổ theo dõi “thư tín dụng đến”, đồng thời thông báo TTD đã mở cho người bán để người bán giao hàng cho người mua theo hợp đồng kinh tế và phù hợp với các điều kiện đã nêu trong TTD.

. Giai đoạn thanh toán thư tín dụng:

Sau khi hoàn thành giao hàng hóa, dịch vụ cho người mua trong phạm vi số tiền của TTD đã mở người bán lập Bảng kê thanh toán TTD kèm hoá đơn bán hàng gửi ngân hàng phục vụ mình để đề nghị thanh toán TTD.

Nhận chứng từ thanh toán TTD do người bán nộp vào kế toán kiểm soát chứng từ nếu không có gì sai sót thì trả lại hoá đơn giao hàng cho người bán. Căn cứ vào bảng kê ghi Xuất sổ theo dõi “thư tín dụng đến”; đồng thời hạch toán nội bảng:

Nợ TK chuyển tiền đi hay TK điều chuyển vốn.
Có TK tiền gửi thanh toán của người bán

b. Thanh toán thư tín dụng giữa hai khách hàng mở tài khoản tại hai tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán khác hệ thống

Trường hợp thanh toán thư tín dụng giữa hai khách hàng mở tài khoản tại hai tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phải có sự tham gia của một tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán trung gian với điều kiện tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán trung gian phải cùng địa bàn với tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán thông báo thư tín dụng và cùng hệ thống với tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán mở thư tín dụng. TCCƯDVTT trung gian sẽ làm nhiệm vụ kiểm soát TTD, giải mã ký hiệu mật của TTD, thông báo TTD trực tiếp cho người bán (hoặc qua TCCƯDVTT phục vụ người bán). Khi nhận được bảng kê chứng từ thanh toán TTD từ người bán (hoặc từ TCCƯDVTT phục vụ người bán) sẽ thực hiện thanh toán với TCCƯDVTT mở TTD qua thanh toán vốn cùng hệ thống và thanh toán cho TCCƯDVTT phục vụ người mua qua thanh toán bù trừ cùng địa bàn.