Kế toán thanh toán liên chi nhánh ngân hàng điện tử

1. Một số vấn đề chung về TTLCNNH điện tử

Thanh toán liên chi nhánh ngân hàng điện tử là phương thức thanh toán vốn giữa các đơn vị liên hàng trong cùng một hệ thống bằng chương trình phần mềm chuyển tiền với sự trợ giúp của hệ thống máy tính và hệ thống mạng truyền tin nội bộ.
Do áp dụng kỹ thuật điện tử trong chuyển tiền nên đã giúp cho việc chuyển tiền được nhanh chóng, chính xác, an toàn tài sản, tiết kiệm vốn và giúp cho các hệ thống ngân hàng điều hoà vốn trong toàn hệ thống đạt hiệu quả cao.

Chuyển tiền điện tử áp dụng phương thức “kiểm soát tập trung, đối chiếu tập trung”. Do việc kiểm soát và đối chiếu được tập trung tại TTTT và kết thúc ngay trong ngày nên đã đảm bảo tất cả các chuyển tiền được kiểm soát trước khi trả tiền cho khách hàng, từ đó đảm bảo an toàn tài sản.

Tham gia vào quy trình chuyển tiền điện tử gồm:

+ Người khởi tạo: Là người phát lệnh thanh toán đầu tiên của 1 tài khoản thanh toán liên hàng điện tử (người xin chuyển tiền bằng hình thức chuyển tiền điện tử).

+ Người nhận: Là người thụ hưởng khoản chuyển tiền trong trường hợp chuyển “Có”; hoặc người thanh toán cuối cùng trong trường hợp chuyển “Nợ”.

+ Ngân hàng khởi tạo: Là đơn vị ngân hàng phục vụ người khởi tạo.

+ Ngân hàng nhận: Là đơn vị ngân hàng phục vụ người nhận.

+ Trung tâm thanh toán: Chịu trách nhiệm tổ chức thanh toán, kiểm toán nghiệp vụ thanh toán và thực hiện hạch toán quyết toán các khoản thanh toán điện tử của cả hệ thống.

+ Lệnh chuyển “Có”, chuyển “Nợ”: Là lệnh của NH khởi tạo gửi NH nhận để thanh toán tiền với người nhận theo lệnh của NH khởi tạo.

+ Chữ ký điện tử: Là loại khoá bảo mật tham gia hệ thống TTĐT được xác định duy nhất cho mỗi cá nhân khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình và đã đăng ký với TTTT.

+ Chương trình phần mềm chuyển tiền điện tử, máy vi tính, modem truyền tin, đường truyền nội bộ (thuê bao kênh thoại của bưu điện).

2. Tài khoản và chứng từ sử dụng

a. Tài khoản

Trong CTĐT, tuỳ theo từng hệ thống NH để có cách sử dụng TK khác nhau. Hiện nay có 2 cách sử dụng tài khoản:

Cách 1: Sử dụng TK chuyển tiền và thanh toán chuyển tiền. Theo cách này các TK được bố trí như sau:

– TK chuyển tiền của đơn vị chuyển tiền:

+ TK 5111-Chuyển tiền đi năm nay +TK 5121-Chuyển tiền đi năm trước
+ TK 5112-Chuyển tiền đến năm nay +TK 5122-Chuyển tiền đến năm trước
+ TK 5113-Chuyển tiền đến năm nay chờ xử lý +TK 5123-Chuyển tiền đến năm trước chờ xử lý

– TK thanh toán chuyển tiền tại TTTT:

+TK 5131-TT chuyển tiền đi năm nay +TK 5141-TT chuyển tiền đi năm trước
+TK 5132-TT chuyển tiền đến năm nay +TK 5142-TT chuyển tiền đến năm trước
+TK 5133-TT chuyển tiền đến năm nay chờ xử lý +TK 5143-TT chuyển tiền đến năm trước chờ xử lý

Cách 2: Sử dụng TK “Thanh toán khác giữa các đơn vị trong từng hệ thống NH”. Theo cách này có thể sử dụng 1 tài khoản duy nhất là TK 5191- Điều chuyển vốn.

Như vậy, có nhiều cách sử dụng TK trong CTĐT nhưng dù sử dụng theo cách nào thì cũng phải bảo đảm các yêu cầu:

+ Đảm bảo hạch toán một cách đầy đủ, rõ ràng, chính xác, nhanh chóng mọi khoản chuyển tiền của các đơn vị chuyển tiền và kiểm soát, đối chiếu của TTTT.

+ Kiểm soát, xử lý được nguồn vốn trong thanh toán của các đơn vị CTĐT.

Nội dung, kết cấu của các tài khoản:

– TK chuyển tiền đi năm nay (SH 5111):

Tài khoản này mở tại các đơn vị chuyển tiền trong hệ thống để hạch toán các lệnh chuyển tiền đi năm nay chuyển tới TTTT để TTTT chuyển tiếp đến các đơn vị nhận chuyển tiền.

Kết cấu của TK 5111:

Bên Nợ ghi: – Số tiền chuyển đi theo lệnh chuyển Nợ
Bên Có ghi: – Số tiền chuyển đi theo lệnh chuyển Có
-Số tiền chuyển đi theo lệnh huỷ lệnh chuyển Nợ đã chuyển
Số dư Nợ: – Phản ánh số chênh lệch số tiền chuyển đi theo các lệnh chuyển Nợ lớn hơn số tiền chuyển đi theo các lệnh chuyển Có và huỷ lệnh chuyển Nợ.
Số dư Có: – Phản ánh số chênh lệch số tiền chuyển đi theo các lệnh chuyển Có và huỷ lệnh chuyển Nợ lớn hơn số tiền chuyển đi theo các lệnh chuyển Nợ

Hạch toán chi tiết: Mở một tiểu khoản.

– TK chuyển tiền đến năm nay (SH 5112):

Tài khoản này mở tại các chi nhánh trong hệ thống để hạch toán các lệnh chuyển tiền đến năm nay do TTTT chuyển.

Kết cấu của TK 5112:

Bên Nợ ghi: – Số tiền chuyển đến theo lệnh chuyển Có
– Số tiền chuyển đến theo lệnh huỷ lệnh chuyển Nợ
Bên Có ghi: – Số tiền chuyển đến theo lệnh chuyển Nợ
Số dư Nợ: – Phản ánh số chênh lệch số tiền chuyển đến theo các lệnh chuyển Có và huỷ lệnh chuyển Nợ lớn hơn số tiền chuyển đến theo các lệnh chuyển Nợ.
Số dư Có: – Phản ánh số chênh lệch số tiền chuyển đến theo các lênh chuyển Nợ lớn hơn số tiền chuyển đến theo các lệnh chuyển Có và huỷ lệnh chuyển Nợ.

Hạch toán chi tiết: Mở một tiểu khoản.

– Tài khoản chuyển tiền đến năm nay chờ xử lý (SH 5113):

Tài khoản này mở tại các chi nhánh trong hệ thống để hạch toán các lệnh chuyển tiền đến năm nay có sai sót chưa được xử lý.

Kết cấu của TK 5113:

Bên Nợ ghi: – Số tiền của các lệnh chuyển Nợ đến năm nay có sai sót chưa được xử lý.
– Số tiền của lệnh chuyển Có đến năm nay có sai sót đã được xử lý.
– Lệnh huỷ lênh chuyển Nợ đến năm nay có sai sót đã được xử lý.
Bên Có ghi: – Số tiền của lệnh chuyển Có đến năm nay có sai sót chưa được xử lý.
– Số tiền lệnh chuyển Nợ đến có sai sót đã được xử lý.
– Lênh huỷ lệnh chuyển Nợ đến năm nay có sai sót chưa được xử lý.
Số dư Nợ: – Phản ánh số tiền của các lệnh chuyển Nợ đến năm nay có sai sót chưa được xử lý.
Số dư Có: – Phản ánh số tiền của các lệnh chuyển Có đến năm nay và lệnh huỷ lệnh chuyển Nợ đến năm nay có sai sót chưa được xử lý.

Hạch toán chi tiết: Mở hai tiểu khoản.

+ 5113.1 – Lênh huỷ lệnh chuyển Nợ đến năm nay chờ xử lý (Dư Nợ)
+ 5113.2 – Lệnh huỷ lệnh chuyển Có đến năm nay và lệnh huỷ lệnh chuyển Nợ đến năm nay có sai sót chưa được xử lý (Dư Có)

Để theo dõi xử lý các sai sót, tài khoản này trên bảng cân đối TK để cả hai số Dư Nợ và dư Có, không được bù trừ cho nhau.

– TK thanh toán chuyển tiền đi năm nay (SH 5131):

TK này mở tại TTTT để hạch toán các lệnh chuyển tiền đi năm nay chuyển cho các chi nhánh trong hệ thống.
Kết cấu của TK 5131 giống kết cấu của TK 5111.
Hạch toán chi tiết: Mở TK chi tiết theo từng chi nhánh nhận chuyển tiền.

– TK thanh toán chuyển tiền đến năm nay (SH 5132):
TK này mở tại TTTT để hạch toán các khoản chuyển tiền đến năm nay nhận của các chi nhánh trong hệ thống.
Kết cấu TK 5132 giống kết cấu TK 5112.
Hạch toán chi tiết: Mở một TK chi tiết theo từng chi nhánh chuyển tiền.

– TK thanh toán chuyển tiền đến năm nay chở xử lý (SH 5133)
TK này mở tại TTTT để hạch toán các lệnh chuyển tiền đến năm nay đang có sai sót cần được xử lý.
Kết cấu tài khoản 5133 giống kết cấu TK 5113.
Hạch toán chi tiết: Mở 2 tài khoản chi tiết giống TK 5113.

– Các TK chuyển tiền và thanh toán chuyển tiền năm trước dùng để tiếp nhận số dư của các TK chuyển tiền và thanh toán chuyển tiền năm nay chuyển sang vào cuối ngày 31/12 (giống các TK thanh toán liên hàng truyền thống).

– Tài khoản điều chuyển vốn (SH 5191):

Tài khoản này mở tại các đơn vị liên hàng (chi nhánh) và trung tâm thanh để hạch toán số vốn điều chuyển đi, điều chuyển đến; số tiền chi hộ, thu hộ trong chuyển tiền điện tử giữa các chi nhánh và giữa chi nhánh với Hội sở chính trong cùng hệ thống.

Tài khoản điều chuyển vốn có nhiều tài khoản chi tiết nhưng trong nghiệp vụ CTĐT thường sử dụng 3 loại TK:

5191.1 – Điều chuyển vốn trong kế hoạch
5191.2 – Điều chuyển vốn ngoài kế hoạch
5191.8 – Điều chuyển vốn chờ thanh toán.

+ TK điều chuyển vốn trong kế hoạch và điều chuyển vốn ngoài kế hoạch: Hai tài khoản này dùng để hạch toán việc nhận vốn và gửi vốn trong và ngoài kế hoạch giữa Hội sở chính và các chi nhánh thông qua các lệnh chuyển Nợ và lệnh chuyển Có chuyển tiền điện tử.

Kết cấu TK 5191:

Tại các chi nhánh: TK 5191 có kết cấu:

Bên Nợ ghi: – Số vốn gửi đi theo lệnh chuyển Nợ gửi đi và lệnh chuyển Có nhận được.
Bên Có ghi: – Số vốn nhận đến theo lệnh chuyển Có gửi đi và lệnh chuyển Nợ nhận được.
Số dư Nợ: – Phản ánh số chênh lệch số vốn gửi đi lớn hơn số vốn nhận đến (đây là số vốn chi nhánh gửi tại hội sở chính)
Số dư Có: – Phản ánh số chênh lệch số vốn nhân đến lớn hơn số vốn gửi đi (đây là số vốn chi nhánh thiếu phải nhận điều chuyển của hội sở chính)

Hạch toán chi tiết: Mở hai tiểu khoản:

5191.1 – Điều chuyển vốn trong kế hoạch
5191.2 – Điều chuyển vốn ngoài kế hoạch

Tại Hội sở chính (TTTT): TK 5191 có kết cấu:

Bên Nợ ghi: – Số vốn điều chuyển cho chi nhánh theo lệnh chuyển Nợ gửi chi nhánh và lệnh chuyển Có nhận của chi nhánh.
Bên Có ghi: – Số vốn nhận được của chi nhánh theo lệnh chuyển Có gửi chi nhánh và lệnh chuyển Nợ nhận của chi nhánh.
Số dư Nợ: – Phản ánh số vốn điều chuyển đi lớn hơn số vốn nhận gửi cua chi nhánh.
Số dư Có: – Phản ánh số vốn nhận gửi của chi nhánh lớn hơn số vốn điều chuyển đi.

Hạch toán chi tiết: Mở tiểu khoản theo từng chi nhánh.

Yêu cầu của TK 5191 là:

Dư Nợ tại chi nhánh = Dư Có tại Hội sở chính
Dư Có tại chi nhánh = Dư Nợ tại Hội sở chính.

+ Tài khoản điều chuyển vốn chở thanh toán (SH 5191.8)

Tài khoản này mở tại các chi nhánh và TTTT để hạch toán, xử lý các khoản sai sót trong chuyển tiền điện tử.

b. Chứng từ

Ngoài các loại chứng từ giấy trong CTĐT phải sử dụng chứng từ điện tử. Chứng từ điện tử được “tạo” trên hệ thống máy vi tính thống qua việc chuyển hoà chứng từ giấy thành chứng từ điện tử và ngược lại.
Khi chuyển hoá chứng từ phải đảm bảo đúng định dạng, mẫu mực, các yếu tố của chứng từ điện tử. Một số mẫu chứng từ như UNC, UNT điện tử… lệnh chuyển Nợ, lệnh chuyển Có đã trình bày ở chương I.

3. Quy trình kế toán

a. Kế toán tại ngân hàng khởi tạo (NHA)

a1. Xử lý chuyển tiền đi

– Xử lý của Kế toán viên giữ tài khoản của khách hàng hoặc tài khoản nội bộ (sau đây gọi tắt là kế toán viên giao dịch):

+ Đối với chứng từ giấy:

. Phải kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ;

. Đối chiếu, kiểm soát số dư tài khoản của đơn vị để đảm bảo đủ vốn thanh toán chuyển tiền;

. Hạch toán vào tài khoản thích hợp (nếu chứng từ hợp lệ, hợp pháp và tài khoản có đủ số dư);

. Nhập vào máy vi tính (tạo) các yếu tố sau đây theo chứng từ gốc chuyển tiền:

* Tài khoản chuyển tiền điện tử;
* Người phát lệnh và người nhận lệnh;
* Địa chỉ/số CMND của người phát lệnh và người nhận lệnh;
* Tài khoản của người phát lệnh và người nhận lệnh;
* Ngân hàng phục vụ người phát lệnh, người nhận lệnh;
* Tên và Mã Ngân hàng của Ngân hàng gửi lệnh và Ngân hàng nhận lệnh;
* Nội dung chuyển tiền;
* Số tiền.

. Kiểm soát lại các dữ liệu đã nhập và ký vào chứng từ, sau đó chuyển chứng từ giấy đồng thời truyền dữ liệu qua mạng vi tính cho kế toán chuyển tiền điện tử (từ đây gọi tắt là kế toán viên chuyển tiền) xử lý tiếp.

+ Đối với chứng từ điện tử:

Khi tiếp nhận chứng từ kế toán viên giao dịch phải kiểm soát chặt chẽ bảo đảm tính hợp pháp của nghiệp vụ và tính hợp lệ của chứng từ theo quy định đối với chứng từ điện tử, cụ thể phải kiểm soát về kỹ thuật thông tin và nội dung nghiệp vụ. Nếu chứng từ không có sai sót thì kế toán viên giao dịch in (chuyển hoá) chứng từ điện tử ra giấy (1 liên) để phục vụ cho các khâu kiểm soát sau đó sử dụng để báo Nợ hoặc báo Có cho khách hàng. Trình tự xử lý:

. Hạch toán và nhập (tạo) dữ liệu gốc chuyển tiền như đối với chứng từ giấy đã nêu trên;

. Kế toán viên giao dịch kiểm soát lại việc hạch toán và nhập dữ liệu chuyển tiền, ký vào chứng từ theo quy định và chuyển chứng từ giấy đồng thời truyền qua mạng vi tính chứng từ điện tử và dữ liệu chuyển tiền cho kế toán viên chuyển tiền xử lý tiếp, trước khi người kiểm soát xử lý.

– Xử lý của kế toán viên chuyển tiền:

+ Kiểm soát: Khi tiếp nhận chứng từ (chứng từ gốc bằng giấy hoặc chứng từ in ra) và dữ liệu, kế toán viên chuyển tiền sử dụng chương trình kết hợp với kiểm tra bằng mắt để kiểm soát tính hợp pháp của nghiệp vụ, tính hợp lệ của chứng từ và chữ ký của kế toán viên giao dịch. Nếu phát hiện bất kỳ sai sót gì trên chứng từ hoặc dữ liệu phải chuyển chứng từ lại cho kế toán viên giao dịch để xử lý lại. Kế toán viên chuyển tiền không được tự ý sửa chữa bất kỳ yếu tố nào trên chứng từ giấy cũng như dữ liệu đã nhập của kế toán viên giao dịch.

+ Lập Lệnh chuyển tiền: Lệnh chuyển tiền lập riêng cho từng chứng từ thanh toán. Ngoài các dữ liệu đã được kế toán viên giao dịch nhập vào (tạo), kế toán viên chuyển tiền bổ sung thêm các dữ liệu quy định còn lại để hoàn chỉnh Lệnh chuyển tiền theo đúng mẫu quy định. Các dữ liệu này bao gồm:

* Số lệnh;
* Ngày lập lệnh;
* Mã chứng từ và loại nghiệp vụ;
* Ngày giá trị;
* Tên và mã ngân hàng của các ngân hàng có liên quan; và
* Số tiền (nhập lại để kiểm soát)

– Sau khi đã vào đầy đủ và kiểm soát lại các dữ liệu, kế toán viên chuyển tiền phải ký theo quy định và chuyển chứng từ giấy và file (tệp) dữ liệu chuyển tiền cho người kiểm soát để kiểm soát và ký duyệt cho chuyển đi.

– Xử lý của người kiểm soát:

Người kiểm soát phải sử dụng chương trình kết hợp với kiểm tra bằng mắt để đối chiếu và kiểm soát các dữ liệu (yếu tố) của lệnh chuyển tiền vừa lập, đảm bảo dữ liệu đã được nhập đầy đủ, chính xác, theo đúng mẫu biểu, khớp đúng với chứng từ chuyển tiền khách hàng nộp vào (chứng từ giấy hoặc chứng từ điện tử) và chữ ký của kế toán viên giao dịch, kế toán viên chuyển tiền theo quy định. Nếu có sai lệch thì phải chuyển lại cho kế toán viên giao dịch hoặc kế toán viên chuyển tiền để xử lý lại. Người kiểm soát không được tự ý sửa chữa bất kỳ yếu tố nào trên chứng từ gốc chuyển tiền cũng như dữ liệu của Lệnh chuyển tiền (chương trình không cho phép). Nếu đúng, người kiểm soát duyệt (ghi chữ ký điện tử vào lệnh chuyển tiền) để chuyển đi.

a2. Hạch toán các khoản chuyển tiền đi:

– Đối với Lệnh chuyển Có, ghi:

Nợ: TK Thích hợp của đơn vị chuyển
Có: TK Chuyển tiền đi năm nay, hoặc TK điều chuyển vốn trong KH (5191.1)

Riêng đối với Lệnh chuyển Có giá trị cao, NHA còn phải làm thủ tục xác nhận cho NHB theo quy định.

– Đối với Lệnh chuyển Nợ, ghi:

Nợ: TK Chuyển tiền đi năm nay, hoặc TK điều chuyển vốn trong KH
Có: TK trung gian thích hợp (chưa trả ngay cho khách hàng)

Khi nhận được thông báo chấp nhận chuyển Nợ của NHB, NHA sẽ trả tiền cho khách hàng.

– Trong trường hợp nhận được thông báo từ chối chấp nhận Lệnh chuyển tiền (có ghi rõ lý do từ chối) và Lệnh chuyển tiền (Nợ hoặc Có) của NHB, NHA phải kiểm soát lại chặt chẽ, nếu hợp lệ thì hạch toán:

+ Đối với từ chối Lệnh chuyển Nợ: Căn cứ Lệnh chuyển Nợ (hoàn chuyển) của NHB, ghi:

Nợ: TK thích hợp (tài khoản trước đây đã ghi Có)
Có: TK Chuyển tiền đến năm nay, hoặc TK điều chuyển vốn trong KH

+ Đối với từ chối Lệnh chuyển Có: Căn cứ Lệnh chuyển Có hoàn trả của NHB, ghi:

Nợ: TK Chuyển tiền đến năm nay, hoặc TK điều chuyển vốn trong KH
Có: TK Thích hợp (tài khoản trước đây đã trích chuyển).

Sau đó, NHA phải gửi lại cho khách hàng thông báo từ chối chấp nhận lệnh chuyển tiền.

– Cách xử lý trường hợp không gửi được lệnh chuyển tiền đi do sự cố kỹ thuật, truyền tin hoặc lý do khách quan khác: Sau thời điểm ngừng chuyển lệnh chuyển tiền đi trong ngày, NHA phải thông báo ngay cho khách hàng biết (nếu có điều kiện thông tin liên lạc) về lệnh chuyển tiền chưa chuyển đi được và nguyên nhân. Nếu nguyên nhân là sự cố kỹ thuật, truyền tin thì NHA còn phải lập biên bản sự cố kỹ thuật theo quy định. Việc xử lý các lệnh chuyển tiền chưa chuyển đi được thực hiện như sau:

+ Trả lại chứng từ chuyển tiền cho khách hàng (nếu khách hàng yêu cầu);

+ Hoặc ghi nhập Sổ theo dõi chứng từ chuyển tiền chưa chuyển đi (nếu khách hàng không yêu cầu trả lại chứng từ hoặc không trả lại được);

+ Trường hợp đã tiếp nhận chứng từ qua thanh toán bù trừ và hạch toán (bắt buộc) thì NHA được hạch toán chứng từ chuyển Có của khách hàng vào tài khoản trung gian thích hợp (tạm ghi).

Sang ngày làm việc hôm sau, khi đã khắc phục xong sự cố phải thực hiện chuyển tiền ngay và ghi xuất Sổ theo dõi chứng từ chuyển tiền chưa chuyển đi; tất toán khoản tạm ghi nêu trên (nếu có).

b. Kế toán tại ngân hàng nhận chuyển tiền đến (NHB)

b1. Quy trình xử lý chuyển tiền đến

– Kiểm soát lệnh chuyển tiền đến:

+ Người kiểm soát: Khi nhận được lệnh chuyển tiền của NHA (qua Trung tâm thanh toán), phải sử dụng mật mã và chương trình tính, kiểm soát chữ ký điện tử của Trung tâm thanh toán để xác định tính đúng đắn, chính xác của lệnh chuyển tiền đến, sau đó chuyển qua mạng vi tính cho kế toán viên chuyển tiền để xử lý tiếp;

+ Kế toán viên chuyển tiền phải in lệnh chuyển tiền đến – dưới dạng chứng từ điện tử, ra giấy đủ số liên để sử dụng theo quy định, sau đó kiểm soát kỹ các yếu tố của lệnh chuyển tiền đến để xác định:

. Có đúng lệnh chuyển tiền gửi cho ngân hàng mình không?
. Các yếu tố trên lệnh chuyển tiền có hợp lệ, hợp pháp và chính xác không?
. Nội dung có gì nghi vấn không?

Sau khi kiểm soát xong, kế toán viên chuyển tiền ký vào lệnh chuyển tiền do máy in ra và chuyển cho kế toán viên giao dịch để xử lý và hạch toán.

+ Kế toán viên giao dịch: Phải đối chiếu kiểm tra lại trước khi thực hiện hạch toán cho khách hàng.

b2. Hạch toán các khoản chuyển tiền đến:

Đối với Lệnh chuyển Có đến, ghi:

Nợ: TK Chuyển tiền đến năm nay, hoặc TK điều chuyển vốn trong KH
Có: TK Thích hợp

Đối với lệnh chuyển Có giá trị cao trước khi trả tiền cho khách hàng còn phải làm thủ tục yêu cầu NHA xác nhận lại và khi nhận được điện xác nhận lệnh chuyển có giá trị cao của NH A mới trả tiền cho khách hàng.

Đối với Lệnh chuyển Nợ đến: Chỉ lệnh chuyển Nợ đến có uỷ quyền hợp lệ và trên tài khoản của khách hàng nhận lệnh có đủ tiền để trả thì NHB mới hạch toán:

Nợ: TK nội bộ hoặc tài khoản thích hợp của khách hàng
Có: TK Chuyển tiền đến năm nay, hoặc TK điều chuyển vốn trong KH

Sau đó phải gửi ngay thông báo chấp nhận lệnh chuyển Nợ cho NH A và báo Nợ cho khách hàng.

c. Kiểm soát và đối chiếu trong chuyển tiền điện tử

c1. Tại các đơn vị chuyển tiền điện tử:

– Lập và gửi báo cáo chuyển tiền trong ngày:

Về nguyên tắc, các đơn vị chuyển tiền điện tử có phát sinh chuyển tiền đi và nhận chuyển tiền đến phải hoàn thành việc lập báo cáo chuyển tiền trong ngày và gửi (truyền) Trung tâm thanh toán ngay trong ngày phát sinh chuyển tiền, trừ trường hợp bất khả kháng do sự cố kỹ thuật truyền tin (lập và gửi ngay sau thời điểm Trung tâm thanh toán ngừng chuyển lệnh chuyển tiền đi trong ngày cho các đơn vị). Báo cáo chuyển tiền trong ngày của các đơn vị chuyển tiền điện tử được lập theo mẫu quy định và phải được mã hoá, có chữ ký điện tử của người lập, người kiểm soát.

– Đối chiếu chuyển tiền cuối ngày:

Khi nhận được bảng đối chiếu chuyển tiền đơn vị đã chuyển đi (đã nhận được trong ngày) từ Trung tâm thanh toán, các đơn vị chuyển tiền điện tử phải đối chiếu với các lệnh chuyển tiền đã hạch toán vào tài khoản chuyển tiền đi năm nay và tài khoản chuyển tiền đến năm nay và với báo cáo chuyển tiền trong ngày của mình, nếu số liệu khớp đúng hoàn toàn thì mới được lưu trữ dữ liệu của ngày phát sinh chuyển tiền.

– Xử lý các sai sót và sự cố kỹ thuật khi đối chiếu chuyển tiền:

+ Các sai sót và sự cố kỹ thuật có thể phát sinh khi đối chiếu chuyển tiền bao gồm:

* Chưa gửi báo cáo chuyển tiền trong ngày;
* Chênh lệch doanh số chuyển tiền phát sinh (do thừa, thiếu lệnh chuyển tiền) hoặc các yếu tố của lệnh chuyển tiền không khớp đúng;
* Sự cố kỹ thuật hoặc truyền tin.
+ Khi phát hiện sai sót, đơn vị chuyển tiền điện tử phải chủ động điện tra soát ngay Trung tâm thanh toán (nếu sai sót do đơn vị phát hiện), hoặc trả lời tra soát (nếu sai sót do Trung tâm thanh toán phát hiện) để xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý thích hợp.

c2. Tại Trung tâm thanh toán:

– Kiểm soát và hạch toán các lệnh chuyển tiền: Trung tâm thanh toán có trách nhiệm tiếp nhận lệnh chuyển tiền của các NHA, thực hiện việc kiểm soát, hạch toán và truyền tiếp đi các NHB có liên quan. Toàn bộ các khâu tiếp nhận, kiểm soát, hạch toán, truyền dẫn lệnh chuyển tiền và lưu trữ dữ liệu của Trung tâm thanh toán được xử lý tự động trên hệ thống máy tính. Quy trình xử lý cụ thể như sau:

+ Khi nhận được lệnh chuyển tiền do NHA chuyển đến, người kiểm soát chuyển tiền của Trung tâm thanh toán sử dụng mật mã và chương trình để kiểm soát tính hợp pháp và đúng đắn của lệnh chuyển tiền. Lệnh chuyển tiền đến phải được kiểm soát theo các quy định chung đối với chứng từ điện tử và các quy định cụ thể sau:

. Chữ ký điện tử và ký hiệu mật ghi trên lệnh chuyển tiền có đúng không?;
. Địa chỉ gửi và nhận lệnh chuyển tiền: Mã NHA, NHB;
. Các yếu tố khác của lệnh chuyển tiền như: Số lệnh, ngày lập, loại lệnh chuyển tiền (ký hiệu của lệnh).
Các lệnh chuyển tiền đến sau khi được Trung tâm thanh toán kiểm soát, nếu không có sai sót sẽ được tự động tính và ghi chữ ký điện tử để truyền đi các NHB có liên quan.

+ Hạch toán tại Trung tâm thanh toán:

Đối với các lệnh chuyển Có đến, lệnh hủy lệnh chuyển Nợ đến:

Nợ: TK Thanh toán chuyển tiền đến năm nay, hoặc TK điều chuyển vốn trong KH (tiểu khoản đơn vị gửi lệnh chuyển tiền – NHA).
Có: TK Thanh toán chuyển tiền đi năm nay hoặc TK điều chuyển vốn trong KH (tiểu khoản đơn vị nhận lệnh chuyển tiền – NHB).

Đối với lệnh chuyển Nợ đến:

Nợ: TK Thanh toán chuyển tiền đi năm nay hoặc TK điều chuyển vốn trong KH (tiểu khoản đơn vị nhận Lệnh chuyển tiền – NHB).
Có: TK Thanh toán chuyển tiền đến năm nay hoặc TK điều chuyển vốn trong KH (tiểu khoản đơn vị gửi lệnh chuyển tiền – NHA).

Đối với các lệnh chuyển tiền Trung tâm thanh toán đã tiếp nhận được từ các NH A nhưng không thể truyền tiếp đi ngay trong ngày cho các NH B liên quan do sự cố kỹ thuật, truyền tin thì Trung tâm lập bảng kê chi tiết chuyển tiền đến chờ xử lý để lập phiếu chuyển khoản để hạch toán các lệnh chuyển tiền đến chờ xử lý vào tài khoản “Thanh toán chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay” theo tiểu khoản thích hợp, cụ thể như sau:

Đối với các lệnh chuyển Có, lệnh hủy lệnh chuyển Nợ đến:

Nợ: TK Thanh toán chuyển tiền đến năm nay hoặc TK điều chuyển vốn trong KH (tiểu khoản đơn vị gửi lệnh chuyển tiền – NHA).
Có: TK Thanh toán chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay hoặc TK điều chuyển vốn trong KH (tiểu khoản lệnh chuyển Có, lệnh huỷ lệnh chuyển Nợ đến chờ xử lý).

Đối với lệnh chuyển Nợ đến:

Nợ: TK Thanh toán chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay hoặc TK điều chuyển vốn trong KH (tiểu khoản lệnh chuyển Nợ đến chờ xử lý).
Có: TK Thanh toán chuyển tiền đến năm nay hoặc TK điều chuyển vốn trong KH (tiểu khoản đơn vị gửi lệnh chuyển tiền – NHA).

Sang ngày làm việc tiếp theo, khi đã khắc phục xong sự cố kỹ thuật, truyền tin, Trung tâm thanh toán sẽ truyền tiếp lệnh chuyển tiền cho NHB liên quan và tất toán tài khoản thanh toán chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay hoặc TK điều chuyển vốn chờ thanh toán.

– Đối chiếu số liệu chuyển tiền điện tử trong ngày:

Toàn bộ doanh số chuyển tiền phát sinh hàng ngày giữa các đơn vị chuyển tiền điện tử phải được Trung tâm thanh toán đối chiếu và phải đảm bảo khớp đúng (cả về tổng số và chi tiết) ngay trong ngày phát sinh, trừ trường hợp bất khả kháng như có sự cố kỹ thuật, truyền tin. Việc đối chiếu chuyển tiền trong hệ thống được thực hiện cho từng ngày riêng biệt (“Ngày phát sinh chuyển tiền” được quy định trong đối chiếu: đối với NHA, là ngày lập lệnh chuyển tiền và cũng chính là ngày gửi (truyền) lệnh chuyển tiền đi; đối với NHB, là ngày nhận được lệnh chuyển tiền). Trong trường hợp có sự cố kỹ thuật, truyền tin dẫn đến không thể đối chiếu xong trong ngày theo quy định thì được phép thực hiện đối chiếu ở ngày kế tiếp cho đến khi sự cố được khắc phục. Tuy nhiên, việc đối chiếu dù thực hiện vào ngày kế tiếp nhưng vẫn phải phản ảnh theo ngày phát sinh các chuyển tiền đó.

Về quy trình đối chiếu chuyển tiền:

+ Khi nhận được báo cáo chuyển tiền trong ngày của các đơn vị chuyển tiền điện tử, Trung tâm thanh toán thực hiện đối chiếu dữ liệu chuyển tiền của các đơn vị với dữ liệu chuyển tiền của hệ thống. Việc đối chiếu này được xử lý tự động trên hệ thống máy tính. Sau thời điểm hoàn thành đối chiếu chuyển tiền trong ngày, các lệnh chuyển tiền đã đối chiếu khớp đúng và chưa đối chiếu được (do sự cố kỹ thuật, truyền tin) sẽ được máy tính của Trung tâm thanh toán phân loại và phản ảnh trên bảng đối chiếu các chuyển tiền theo từng đơn vị chuyển tiền điện tử. Theo đó, khi đã đối chiếu xong và khớp đúng doanh số chuyển tiền phát sinh trong ngày của đơn vị chuyển tiền điện tử nào thì Trung tâm thanh toán truyền lại ngay cho đơn vị đó bảng đối chiếu các chuyển tiền để xác nhận lại cho đơn vị chuyển tiền điện tử. Riêng dối với (các) đơn vị chuyển tiền điện tử chưa đối chiếu xong trong ngày vì lý do bất khả kháng thì Trung tâm thanh toán tiếp tục theo dõi riêng (theo dõi theo ngày) và tiếp tục đôn đốc đối chiếu trong (những) ngày kế tiếp cho đến khi đối chiếu xong và khớp đúng.
Số liệu chuyển tiền và đối chiếu chuyển tiền trong ngày của toàn hệ thống được coi là chính xác và khớp đúng khi trên bảng tổng hợp và đối chiếu chuyển tiền đi và chuyển tiền đến của các đơn vị chuyển tiền điện tử trong ngày thể hiện các cân đối sau:

+ Mọi sai sót phát hiện qua đối chiếu chuyển tiền, Trung tâm thanh toán phải phối hợp và hướng dẫn đơn vị chuyển tiền điện tử xử lý xong trong ngày phát sinh, trừ trường hợp bất khả kháng như sự cố kỹ thuật, truyền tin.

d. Điều chỉnh sai sót trong chuyển tiền điện tử

Trong chuyển tiền điện tử việc điều chỉnh các sai sót (nếu có) phải tuân thủ các nguyên tắc sau đây:

Thứ nhất: Đảm bảo sự nhất trí số liệu giữa NHA, NHB với Trung tâm thanh toán. Sai sót phát sinh ở đâu phải được sửa chữa, điều chỉnh ở đó. Nghiêm cấm việc tự ý sửa chữa số liệu, điều chỉnh sai sót trong chuyển tiền điện tử.

Thứ hai: Khi phát hiện sai sót phải có biện pháp điều chỉnh ngay, không gây chậm trễ tới công tác thanh toán. Việc điều chỉnh sai sót phải theo đúng các nguyên tắc, phương pháp điều chỉnh sai lầm của kế toán nói chung và chuyển tiền điện tử nói riêng đã được quy định để đảm bảo an toàn tài sản của ngân hàng và khách hàng.

Thứ ba: Đơn vị, cá nhân nào gây ra sai sót hoặc vi phạm các nguyên tắc, phương pháp điều chỉnh sai sót, tùy theo mức độ lỗi sẽ bị xử phạt theo quy định và phải chịu trách nhiệm bồi thường vật chất về những thiệt hại do mình gây ra cho các bên liên quan.

d1. Điều chỉnh sai sót tại NHA:

– Điều chỉnh sai sót ở thời điểm trước khi truyền lệnh chuyển tiền đi:

+ Nếu sai sót của lệnh chuyển tiền được phát hiện ngay trong quá trình lập và người kiểm soát chưa ghi chữ ký điện tử để chuyển đi thì kế toán được sửa lại cho đúng.

+ Nếu sai sót trên lệnh chuyển tiền được phát hiện sau khi người kiểm soát đã ghi chữ ký điện tử thì phải lập biên bản hủy bỏ lệnh chuyển tiền sai trong đó ghi rõ ký hiệu lệnh, giờ, ngày, hủy lệnh chuyển tiền và phải có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan, sau đó lập lệnh chuyển tiền đúng chuyển đi.

+ Trường hợp Trung tâm thanh toán phát hiện lệnh chuyển tiền có sai sót (do lỗi kỹ thuật) và yêu cầu gửi lại thì NHA cũng xử lý như đối với lệnh chuyển tiền bị sai sót phát hiện sau khi người kiểm soát đã ghi chữ ký điện tử đã nêu trên.

– Điều chỉnh sai sót phát hiện sau khi đã chuyển tiền đi:

Khi phát hiện các sai sót như sai số tiền (thừa hoặc thiếu), sai ngược vế, NHA phải điện tra soát (hoặc trả lời tra soát) ngay cho NHB để có biện pháp xử lý kịp thời. NHA phải lập biên bản xác định nguyên nhân, quy trách nhiệm cá nhân rõ ràng và xử lý:

+ Trường hợp sai thiếu:

Căn cứ biên bản để lập lệnh chuyển tiền bổ sung số tiền chuyển thiếu gửi tiếp đi NHB. Trong nội dung chuyển tiền phải ghi rõ “chuyển bổ sung theo lệnh chuyển Nợ (hoặc Có) số.. ngày.. tháng.. năm… Số tiền đã chuyển….” và phải gửi kèm theo biên bản đã lập trên, sau đó hạch toán:

. Đối với lệnh chuyển Có bị sai thiếu:

Nợ: TK Thích hợp           (Số tiền chuyển Có còn thiếu)
Có: TK Chuyển tiền đi năm nay; hoặc
TK điều chuyển vốn trong KH

. Đối với lệnh chuyển Nợ bị sai thiếu:
Nợ: TK Chuyển tiền đi năm nay; hoặc             (Số tiền chuyển Nợ còn thiếu)
TK điều chuyển vốn trong KH
Có: TK Thích hợp

+ Trường hợp sai thừa:

. Đối với lệnh chuyển Có bị sai thừa:

Căn cứ biên bản lập yêu cầu hủy lệnh chuyển Có (yêu cầu hủy số tiền đã chuyển thừa) gửi ngay cho NHB đồng thời lập phiếu chuyển khoản ghi:

Nợ: TK Các khoản phải thu         (Số tiền đã chuyển thừa trên lệnh chuyển Có)
(tiểu khoản cá nhân gây ra sai sót)
Có: TK Thích hợp

Đồng thời phải ghi (Nhập) Sổ theo dõi yêu cầu hủy lệnh chuyển Có đã gửi đi.

Khi nhận được lệnh chuyển Có của NHB trả lại số tiền thừa nói trên, NHA hạch toán:

Ghi xuất Sổ theo dõi yêu cầu hủy lệnh chuyển Có gửi đi và”

Nợ: TK Chuyển tiền đến năm nay; hoặc               (Số tiền NHB đã thu hồi và chuyển trả)
TK điều chuyển vốn trong KH
Có: TK Các khoản phải thu
(tiểu khoản cá nhân gây ra sai sót)

Trường hợp NHB từ chối yêu cầu hủy lệnh chuyển Có đối với số tiền bị sai thừa trên, do không thu hồi được tiền từ khách hàng thì NHA phải lập Hội đồng xử lý theo quy định hiện hành để xác định trách nhiệm và mức bồi hoàn của cá nhân gây ra sai sót.

. Đối với lệnh chuyển Nợ bị sai thừa:

Căn cứ biên bản, lập lệnh hủy lệnh chuyển Nợ để huỷ số tiền đã chuyển thừa, hạch toán:

Nợ: TK thích hợp: (một trong các tài khoản sau đây)           (Số tiền đã chuyển thừa trên lệnh chuyển Nợ)
* Các khoản chờ thanh toán khác (nếu chưa trả cho khách hàng)
* Tiền gửi của khách hàng (nếu đã trả cho khách hàng)
* Các khoản phải thu (nếu đã trả tiền và tài khoản tiền gửi của khách hàng không còn đủ số dư để thu hồi)
* TK nội bộ (nếu là chuyển Nợ trong nội bộ NH)
Có: TK Chuyển tiền đi năm nay; hoặc
TK điều chuyển vốn trong KH

Trường hợp đã trả tiền cho khách hàng nhưng tài khoản của khách hàng không đủ số dư để thực hiện lệnh hủy lệnh chuyển Nợ đối với số tiền chuyển thừa thì NHA hạch toán vào tài khoản các khoản phải thu (tiểu khoản người gây ra sai sót) sau đó phải tìm mọi biện pháp để đòi lại tiền, nếu không đòi được phải quy trách nhiệm bồi hoàn theo chế độ quy định.

+ Trường hợp sai ngược vế:

NHA phải lập biên bản đồng thời lập lệnh hủy lệnh chuyển Nợ (đối với lệnh chuyển Có bị sai ngược vế), hoặc yêu cầu hủy lệnh chuyển Có (đối với lệnh chuyển Nợ bị sai ngược vế) để hủy toàn bộ lệnh chuyển tiền bị sai ngược vế sau đó lập lệnh chuyển tiền đúng gửi NHB.

. Điều chỉnh lệnh chuyển Có bị sai ngược vế như sau:

Đáng lẽ chuyển: Nợ: TK thích hợp
Có: TK chuyển tiền đi năm nay

Nhưng đã chuyển: Nợ: TK chuyển tiền đi năm nay
Có: TK thích hợp

Nay phải điều chỉnh bằng cách: lập lệnh hủy lệnh chuyển Nợ gửi NHB và hạch toán:
Nợ: TK thích hợp  (Toàn bộ số tiền đã chuyển sai)
Có: TK chuyển tiền đi năm nay; hoặc
TK điều chuyển vốn trong KH

Sau đó lập lệnh chuyển Có đúng gửi đi.

. Điều chỉnh lệnh chuyển Nợ bị sai ngược vế:
Đáng lẽ chuyển: Nợ: TK chuyển tiền đi năm nay
Có: TK thích hợp

Nhưng đã chuyển: Nợ: TK thích hợp
Có: TK chuyển tiền đi năm nay

Nay phải sửa lại là: lập yêu cầu hủy lệnh chuyển Có gửi NHB và lập phiếu chuyển khoản, hạch toán:

Nợ: TK Các khoản phải thu (Toàn bộ số tiền đã chuyển sai)
(tiểu khoản cá nhân gây ra sai sót)
Có: TK thích hợp

Sau đó lập lệnh chuyển Nợ đúng gửi đi.

Khi nhận được lệnh chuyển Có của NHB chuyển trả lại số tiền chuyển sai, NHA hạch toán vào tài khoản các khoản phải thu để tất toán số tiền chuyển sai.

+ Đối với một số sai sót khác như sai tên, số hiệu tài khoản của người nhận lệnh chuyển tiền, sai ký hiệu chứng từ, ký hiệu nội dung nghiệp vụ v.v… (sai sót không thuộc các yếu tố kiểm soát, đối chiếu): Khi nhận được tra soát của NHB, NHA phải trả lời tra soát ngay.

d2. Điều chỉnh sai sót tại NHB:

– Khi tiếp nhận lệnh chuyển tiền từ Trung tâm thanh toán, phát hiện các sai sót như:

+ Sai chữ ký điện tử, ký hiệu mật (nếu có);
+ Sai các yếu tố đối chiếu của lệnh chuyển tiền như số lệnh, tên và mã NHA;
+ Lệnh chuyển tiền ghi không đúng tên và mã của ngân hàng mình (sai địa chỉ NHB).

Các trường hợp này NHB không được phép hạch toán phải tra soát ngay Trung tâm thanh toán để xác định rõ nguyên nhân và xử lý:

. Huỷ bỏ lệnh chuyển tiền sai và yêu cầu Trung tâm thanh toán gửi lại Lệnh chuyển tiền đúng thay thế chỉ trong trường hợp biết chắc chắn sai sót do lỗi kỹ thuật gây ra.

. Nếu phát hiện lệnh chuyển tiền bị giả mạo, nghi giả mạo hoặc có thông tin lạ xâm nhập trái phép thì phải thông báo kịp thời cho Trung tâm thanh toán và phối hợp áp dụng ngay các biện pháp phòng ngừa cần thiết bảo đảm an toàn tài sản và an toàn hệ thống.

– Đối với lệnh chuyển tiền bị sai thiếu:

Khi nhận được lệnh chuyển tiền bổ sung chuyển tiền thiếu của NHA, NHB phải đối chiếu, kiểm soát lại chặt chẽ lệnh chuyển tiền bị sai thiếu và lệnh chuyển tiền bổ sung, Nếu hợp lệ thì hạch toán lệnh chuyển tiền bổ sung như lệnh chuyển tiền đúng bình thường khác.

– Đối với lệnh chuyển tiền bị sai thừa:

+ Phát hiện trước khi hạch toán vào tài khoản khách hàng:

Nếu NHB nhận được thông báo hoặc tra soát của NHA về chuyển tiền thừa trước khi nhận được lệnh chuyển tiền thì NHB phải ghi sổ theo dõi lệnh chuyển tiền bị sai sót để có biện pháp xử lý kịp thời.

Khi nhận được lệnh chuyển tiền đến, NHB kiểm soát, đối chiếu với nội dung thông báo nhận được, nếu xác định sai sót như đã được thông báo thì sẽ xử lý như sau:

. Nếu là lệnh chuyển Có, ghi:
Nợ: TK chuyển tiền đến năm nay : Toàn bộ số tiền chuyển đến
hoặc TK điều chuyển vốn trong KH
Có: TK chuyển tiền đến năm nay chờ xử lý : Số tiền chuyển thừa
hoặc TK điều chuyển vốn chờ thanh toán
Có: TK khách hàng : Số tiền đúng

. Nếu là lệnh chuyển Nợ, ghi:
Nợ: TK khách hàng : Số tiền đúng
Nợ: TK chuyển tiền đến năm nay chờ xử lý : Số tiền thừa
hoặc TK điều chuyển vốn chờ thanh toán
Có: TK chuyển tiền đến năm nay :Toàn bộ số tiền chuyển đến
hoặc TK điều chuyển vốn trong KH

Khi nhận được yêu cầu hủy lệnh chuyển Có đối với số tiền thừa (trường hợp lệnh chuyển Có bị sai thừa) hoặc lệnh hủy lệnh chuyển Nợ đối với số tiền thừa (trường hợp lệnh chuyển Nợ bị sai thừa) của NHA thì xử lý:

. Đối với lệnh chuyển Có bị sai thừa: Căn cứ yêu cầu hủy lệnh chuyển Có để lập lệnh chuyển Có đi hoàn trả NHA số tiền thừa ghi:

Nợ: TK Chuyển tiền đến năm nay chờ xử lý; hoặc:   (Số tiền chuyển thừa trên lệnh chuyển Có bị sai thừa)
TK điều chuyển vốn chờ thanh toán
Có: TK Chuyển tiền đi năm nay; hoặc
TK điều chuyển vốn trong KH

. Đối với lệnh chuyển Nợ bị sai thừa: Căn cứ lệnh hủy lệnh chuyển Nợ ghi:

Nợ: TK Chuyển tiền đến năm nay; hoặc    (Số tiền chuyển thừa trên lệnh chuyển Nợ bị sai thừa)
TK điều chuyển vốn trong KH
Có: TK Chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay; hoặc
TK điều chuyển vốn chở thanh toán

+ Trường hợp nhận được thông báo của NHA sau khi đã trả tiền cho khách hàng thì NHB xử lý:

Đối với lệnh chuyển Có bị sai thừa: Khi nhận được yêu cầu hủy lệnh chuyển Có đối với số tiền chuyển thừa của NHA, nếu kiểm soát đúng NHB xử lý:

. Trường hợp tài khoản của khách hàng có đủ số dư: Căn cứ vào yêu cầu hủy lệnh chuyển Có để lập lệnh chuyển Có đi, chuyển trả NHA số tiền chuyển thừa:

Nợ: TK tiền gửi của khách hàng     (Số tiền chuyển thừa phải trả lại NH A)
Có: TK chuyển tiền đi năm nay; hoặc
TK điều chuyển vốn trong KH

. Trường hợp tài khoản tiền gửi của khách hàng không đủ số dư để thu hồi thì NHB ghi nhập Sổ theo dõi yêu cầu hủy lệnh chuyển Có chưa thực hiện được và yêu cầu khách hàng nộp tiền vào tài khoản để thực hiện yêu cầu hủy này. Khi khách hàng nộp đủ tiền, kế toán ghi xuất Sổ theo dõi yêu cầu hủy lệnh chuyển Có chưa thực hiện được, lập lệnh chuyển Có gửi NHA và hạch toán như bút toán trên.

. Trường hợp khách hàng không còn khả năng thanh toán hoặc khách hàng vãng lai không xác định được tung tích, thì NHB phải phối hợp với chính quyền địa phương và các cơ quan bảo vệ pháp luật như công an, toà án, v.v… để tìm mọi biện pháp thu hồi lại tiền. Sau khi đã áp dụng mọi biện pháp thu hồi mà không thu hồi được hoặc không thu hồi đủ thì NHB được từ chối yêu cầu hủy lệnh chuyển Có: Lập thông báo từ chối yêu cầu huỷ lệnh chuyển Có, ghi rõ lý do từ chối kèm theo số tiền thu hồi được (nếu có), gửi trả lại NHA đồng thời ghi xuất sổ theo dõi yêu cầu hủy lệnh chuyển Có chưa thực hiện được.

– Điều chỉnh các sai sót khác:

+ Đối với lệnh chuyển tiền sai địa chỉ khách hàng (lệnh chuyển tiền chuyển đúng NHB, nhưng không có người nhận lệnh hoặc người nhận lệnh mở tài khoản ở ngân hàng khác): NHB hạch toán vào tài khoản chuyển tiền đến chờ xử lý sau đó lập lệnh chuyển tiền chuyển trả lại NHA kèm với thông báo từ chối chấp nhận lệnh chuyển tiền (có ghi rõ lý do từ chối). NHB không được chuyển tiền tiếp.

+ Khi kiểm soát các lệnh chuyển tiền đến, nếu phát hiện các sai sót như sai tên, số hiệu tài khoản của người nhận lệnh chuyển tiền (đúng tên nhưng sai số hiệu tài khoản hoặc ngược lại), ký hiệu chứng từ, ký hiệu loại nghiệp vụ: NHB chưa thực hiện hạch toán lệnh chuyển tiền mà phải tra soát ngay NHA, chỉ khi nhận được điện trả lời tra soát của NHA và sau khi kiểm soát lại đúng mới được xử lý tiếp.

e. Đối với hủy lệnh chuyển tiền theo yêu cầu của khách hàng

e1. Xử lý tại NHA:

Khi tiếp nhận yêu cầu hủy lệnh chuyển Có – gọi tắt là yêu cầu hủy (đối với hủy lệnh chuyển Có) hoặc lệnh hủy lệnh chuyển Nợ – gọi tắt là lệnh lủy (đối với hủy lệnh chuyển Nợ) của khách hàng, NHA phải kiểm tra tính hợp lệ của yêu cầu hủy hoặc lệnh hủy, đối chiếu yêu cầu hủy hoặc lệnh hủy với lệnh chuyển tiền sẽ bị hủy. Nếu không hợp lệ thì trả lại cho khách hàng, nếu yêu cầu hủy hoặc lệnh hủy hợp lệ thì xử lý như sau:

– Nếu hủy một lệnh chuyển tiền chưa được thực hiện hoặc chưa gửi đi:

NHA sẽ không thực hiện lệnh chuyển tiền bị huỷ; lưu yêu cầu hủy hoặc lệnh hủy cùng với 1 liên lệnh chuyển tiền bị huỷ của khách hàng. Trường hợp này NHA không được hạch toán (kể cả đối với lệnh huỷ).

– Nếu hủy một lệnh chuyển tiền đã được thực hiện và gửi đi:

+ Đối với yêu cầu hủy lệnh chuyển Có:

. Căn cứ vào yêu cầu hủy hợp lệ của khách hàng, NHA làm thủ tục để gửi đi NHB (không hạch toán nội bảng);

. Khi nhận đủ số tiền (của lệnh chuyển Có bị hủy) do NHB hoàn trả, NHA mới hạch toán trả lại tiền cho khách hàng.

+ Đối với lệnh hủy lệnh chuyển Nợ có ủy quyền:

Căn cứ lệnh hủy, NHA hạch toán trích tài khoản của khách hàng số tiền đã ghi Có trước đây để chuyển cho NHB, hạch toán:
Nợ: TK Thích hợp sau:
– Các khoản chờ thanh toán khác (nếu chưa trả tiền cho khách hàng).
– Tiền gửi của đơn vị chuyển (nếu đã trả tiền cho khách hàng).
Có: TK Chuyển tiền đi năm nay hoặc TK điều chuyển vốn trong KH

e2. Xử lý tại NHB:

– Khi nhận được yêu cầu hủy (đối với hủy lệnh chuyển Có), hoặc lệnh hủy (đối với hủy lệnh chuyển Nợ) của NHA, NHB phải kiểm tra tính hợp lệ của yêu cầu hủy (hoặc lệnh hủy) và đối chiếu yêu cầu hủy (hoặc lệnh hủy) với lệnh chuyển tiền đã nhận được;

– Nếu phát hiện yêu cầu hủy bị sai sót thì NHB lập thông báo từ chối yêu cầu huỷ lệnh chuyển Có (ghi rõ lý do từ chối) gửi trả lại NHA (không hạch toán). Đối với lệnh hủy bị sai sót thì NHB xử lý như đối với lệnh chuyển Có đến bị sai sót.

– Nếu yêu cầu hủy (hoặc lệnh hủy) hợp lệ thì xử lý như sau:

+ Nếu hủy một lệnh chuyển tiền đến chưa được thực hiện: NHB gửi ngay cho NHA Thông báo chấp nhận yêu cầu hủy hoặc lệnh hủy và xử lý:

Trường hợp hủy lệnh chuyển Có đến:

Căn cứ vào lệnh chuyển Có đến (lệnh chuyển Có bị hủy), hạch toán:

Nợ: TK Chuyển tiền đến năm nay; hoặc          (Số tiền ghi trên lệnh chuyển Có bị hủy)
TK điều chuyển vốn trong KH.
Có: TK Chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay; hoặc
TK điều chuyển vốn chờ thanh toán.

Căn cứ yêu cầu hủy để lập lệnh chuyển Có đi trả lại cho Ngân hàng A, hạch toán:
Nợ: TK Chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay; hoặc  (Số tiền ghi trên lệnh chuyển Có trả lại cho Ngân hàng A )
TK điều chuyển vốn năm nay chờ thanh toán.
Có: TK Chuyển tiền đi năm nay; hoặc
TK điều chuyển vốn trong KH.

Trường hợp hủy lệnh chuyển Nợ đến:

Căn cứ lệnh chuyển Nợ đến (lệnh chuyển Nợ bị hủy) ghi:

Nợ: TK Chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay; hoặc
TK điều chuyển vốn chờ thanh toán
Có: TK Chuyển tiền đến năm nay; hoặc
TK điều chuyển vốn trong KH

Đồng thời căn cứ lệnh hủy đến hạch toán:

Nợ: TK Chuyển tiền đến năm nay hoặc TK điều chuyển vốn trong KH
Có: TK Chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay; hoặc
TK điều chuyển vốn chờ thanh toán.

+ Nếu hủy một lệnh chuyển tiền đã được thực hiện:

Đối với yêu cầu hủy lệnh chuyển Có đến: Nếu lệnh chuyển Có đến đã được thực hiện thì NHB phải gửi ngay yêu cầu hủy cho khách hàng để thông báo. Chỉ trong trường hợp khách hàng đồng ý (bằng văn bản) hoặc nộp tiền mặt, lập chứng từ thanh toán trích tài khoản của mình để chuyển trả thì NHB mới được phép thực hiện yêu cầu huỷ, bút toán ghi:

Nợ: TK thích hợp (TK trước đây đã ghi Có theo lệnh chuyển Có bị hủy)
Có: TK Chuyển tiền đi năm nay hoặc TK điều chuyển vốn trong KH

Đối với yêu cầu hủy không được sự chấp thuận chuyển trả của khách hàng theo bút toán trên thì NHB lập thông báo từ chối chấp nhận yêu cầu hủy có ghi rõ lý do gửi lại NHA (không hạch toán nội bảng)

Đối với lệnh hủy lệnh chuyển Nợ đến: Căn cứ vào lệnh hủy đến, NHB hạch toán:
Nợ: TK Chuyển tiền đến năm nay hoặc TK điều chuyển vốn trong KH
Có: TK Thích hợp (tài khoản trước đây đã ghi Nợ)

Nếu yêu cầu hủy lệnh chuyển Có hoặc lệnh hủy lệnh chuyển Nợ kèm theo lệnh chuyển tiền đúng để thay thế lệnh chuyển tiền bị hủy thì NHB phải mở sổ theo dõi chặt chẽ lệnh chuyển tiền để tránh trả tiền 2 lần cho khách hàng. Chỉ sau khi thực hiện hủy lệnh chuyển tiền xong mới xử lý và hạch toán lệnh chuyển tiền đúng.