Kế toán tiền gửi tiết kiệm

3.1. Đặc điểm quy trình kế toán tiền gửi tiết kiệm

– Về thủ tục mở tài khoản tiền gửi tiết kiệm: Căn cứ để mở tài khoản tiền gửi tiết kiệm là chứng minh thư nhân dân của người gửi tiền. Đối với người nước ngoài sinh sống và hoạt động hợp pháp ở Việt Nam thì phải có hộ chiếu và thị thực có thời hạn hiệu lực còn lại dài hơn kì hạn gửi tiền. Sau khi kiểm soát các giấy tờ tuỳ thân cơ sở nhận tiền tiết kiệm sẽ mở cho người gửi tiền một tài khoản tiết kiệm thích hợp. Người gửi tiền đứng chủ tài khoản. Trường hợp có từ 2 người trở lên cùng sở hữu số tiền gửi thì đứng đồng chủ tài khoản. Chủ tài khoản phải đăng kí mẫu chữ kí tại cơ sở nhận tiền gửi và phải kí đúng mẫu chữ kí trên chứng từ kế toán mỗi khi có giao dịch gửi, rút tiền và các giao dịch thanh toán theo qui định.

– Chứng từ sử dụng: Ngoài giấy nộp tiền và lĩnh tiền còn sử dụng các loại chứng từ chuyên dùng:

+ Thẻ tiết kiệm: là chứng chỉ xác nhận quyền sở hữu của chủ sở hữu tiền gửi tiết kiệm hoặc đồng sở hữu tiền gửi tiết kiệm về khoản tiền đã gửi tại tổ chức nhận tiền gửi tiết kiệm.

Thẻ tiết kiệm có thể có nhiều trang dùng cho loại tiết kiệm không kì hạn (gửi vào, rút ra nhiều lần) và có thể chỉ có 1 trang dùng loại tiết kiệm có kì hạn (gửi vào và rút ra 1 lần duy nhất).

Thẻ tiết kiệm do từng tổ chức nhận tiền gửi tiết kiệm thiết kế và in ấn cho phù hợp với từng tổ chức nhận tiền gửi tiết kiệm. Tuy nhiên trên thẻ tiết kiệm phải có đầy đủ các yếu tố chủ yếu: 1/ tên tổ chức nhận tiền gửi tiết kiệm; loại tiền (đồng Việt Nam hay ngoại tệ); số tiền; kì hạn gửi tiền; ngày gửi tiền; ngày đến hạn thanh toán (đối với tiền gửi tiết kiệm có kì hạn); lãi suất, phương thức trả lãi; thời điểm trả lãi; địa điểm thanh toán tiền gốc và lãi; 2/ Họ tên và địa chỉ của chủ sở hữu tiền gửi tiết kiệm; số chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu của chủ sở hữu tiền gửi tiết kiệm; 3/ số thẻ, con dấu, chữ kí của Tổng giám đốc (giám đốc) tổ chức nhận tiền gửi tiết kiệm hoặc người được tổng giám đốc (giáo đốc) uỷ quyền; chữ kí của giao dịch viên của tổ chức nhận tiền gửi tiết kiệm; 4/ và một số yếu tố khác.

– Phiếu lưu: là hình thức sổ tờ rời được lập ra theo thẻ tiết kiệm để lưu tại tổ chức nhận tiền gửi tiết kiệm với mục đích theo dõi tình hình giao dịch tiết kiệm của người gửi tiết kiệm. Trên phiếu lưu ngoài các yếu tố như thẻ tiết kiệm có có yếu tố mẫu chữ kí của người gửi tiên để nhân viên giao dịch tiết kiệm kiểm soát khi thanh toán tiền gửi tiết kiệm.

3.2. Quy trình kế toán tiền gửi tiết kiệm

a. Kế toán nhận tiền gửi tiết kiệm

– Lần đầu tiên gửi tiết kiệm người gửi tiền xuất trình chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu (đối với người nước ngoài), viết giấy nộp tiền và phiếu lưu, đăng kí mẫu chữ kí trên phiếu lưu sau đó trao giấy nộp tiền và phiếu lưu cho nhân viên giao dịch tiết kiệm, nộp tiền mặt cho bộ phận ngân quỹ.

Sau khi nhân viên giao dịch kiểm soát chứng từ và bộ phận ngân quỹ thu đủ tiền nhân viên giao dịch tiết kiệm lập thẻ tiết kiệm để trao cho người gửi tiền.

Về hạch toán, căn cứ vào chứng từ ghi:

Nợ: – TK tiền mặt (SH 1011)
Có: – TK tiết kiệm không kì hạn hoặc tài khoản tiết kiệm có kì hạn (4231-4232)

– Các lần gửi tiếp theo:

+ Đối với tiền gửi tiết kiệm không kì hạn: người gửi tiền viết giấy nộp tiền kèm thẻ tiết kiệm gửi cho nhân viên giao dịch tiết kiệm để nhân viên tiết kiệm nhập số tiền gửi tiếp vào thẻ tiết kiệm sau đó trả lại thẻ tiết kiệm cho người gửi tiền. Trường hợp này không phải lập thẻ tiết kiệm và phiếu lưu mới.

+ Đối với tiền gửi tiết kiệm có kì hạn: do loại tiết kiệm có kì hạn mở tài khoản theo từng kì hạn và mỗi thẻ tiết kiệm có kì hạn chỉ xác định 1 lần gửi và rút duy nhất nên người gửi tiền tiết kiệm có kì hạn gửi món mới thì xem như gửi lần đầu nên phải làm các thủ tục như gửi lần đầu tiên.

Về hạch toán gửi tiếp giống hạch toán gửi lần đầu.

b. Kế toán chi trả tiền gửi tiết kiệm

– Chi trả tiền gửi tiết kiệm không kì hạn: Người rút tiền viết giấy lĩnh tiền mặt kèm thẻ tiết kiệm và chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu gửi nhân viên giao dịch tiết kiệm. Nhân viên giao dịch kiểm soát chứng minh thư, thẻ tiết kiệm, giấy lĩnh tiền, chữ kí của người rút tiền so với chữ kí mẫu đã đăng kí trên phiếu lưu, nếu không có gì sai sót sẽ xử lí theo 2 trường hợp:

+ Nếu người gửi tiền chỉ rút 1 phần của số tiền trên thẻ tiết kiệm thì sau khi ghi số tiền rút ra vào thẻ tiết kiệm và phiếu lưu, rút số dư (số tiền còn lại) sẽ trả lại thẻ tiết kiệm cho người gửi để giao dịch tiếp.

+ Nếu người gửi tiền rút toàn bộ số tiền của thẻ tiết kiệm thì sau khi làm các thủ tục như trường hợp một nhân viên giao dịch sẽ thu hồi thẻ tiết kiệm từ người gửi để bảo quản cùng phiếu lưu.

Giấy lĩnh tiền mặt được chuyển cho bộ phận ngân quỹ để chi tiền cho người rút tiền. Nếu là chứng từ chuyển khoản thì được dùng làm căn cứ để hạch toán vào các tài khoản thích hợp.

– Chi trả tiền gửi tiết kiệm có kì hạn: Do tiết kiệm có kì hạn chỉ chi trả toàn bộ số tiền gửi một lần khi đáo hạn nên đến hạn trả người gửi tiền cũng làm các thủ tục như tiết kiệm không kì hạn để lĩnh toàn bộ số tiền của thẻ tiết kiệm: sau khi hoàn thành chi tiền cho người gửi thẻ tiết kiệm có kì hạn được giữ lại để bảo quản cùng phiếu lưu.

Bút toán phản ảnh chi trả tiền gửi tiết kiệm:

+ Chi trả bằng tiền mặt:
Nợ: – TK tiết kiệm không kì hạn hoặc tài khoản tiết kiệm có kì hạn (4231-4232)
Có: – TK tiền mặt (1011)

+ Chi trả bằng chuyển khoản:
Nợ: – TK tiết kiệm không kì hạn hoặc tài khoản tiết kiệm có kì hạn (4231-4232)
Có: – TK cho vay (nếu người gửi tiết kiệm trả nợ vay ngân hàng)
– Hoặc Tk tiền gửi thích hợp (nếu người gửi tiết kiệm trích TK tiết kiệm để chuyển sang TK khác của chính người gửi tiết kiệm)

c. Kế toán chi trả lãi tiền gửi tiết kiệm

– Chi trả lãi tiền gửi tiết kiệm không kì hạn:

Chi trả lãi tiền gửi tiết kiệm không kì hạn được thực hiện theo định kì tháng và áp dụng phương pháp tính lãi tính số tháng.
Ngày cuối tháng, nhân viên kế toán tiết kiệm tiến hành tính lãi cho tất cả các tài khoản tiết kiệm không kì hạn. Việc trả lãi được thực hiện bằng hai cách: hoặc là trả bằng tiền mặt trực tiếp cho người gửi tiền; hoặc là nhập vào tài khoản tiết kiệm của người gửi tiền (lãi nhập gốc).

+ Trả lãi bằng tiền mặt trực tiếp cho người gửi tiền: kế toán lập phiếu chi, hạch toán:
Nợ: – TK trả lãi tiền gửi (SH 801)
Có: – TK tiền mặt (SH 1011)

+ Trả lãi nhập gốc: dùng bảng kê tính lãi làm chứng từ, hạch toán:
Nợ: – TK trả lãi tiền gửi (SH 801)
Có: – TK tiết kiệm không kì hạn của người gửi tiền (SH 4231)

– Chi trả lãi tiền gửi tiết kiệm có kì hạn:

Chi trả lãi tiền gửi tiết kiệm có kì hạn được thực hiện khi khoản tiền gửi đáo hạn (trả lãi sau). Tuy nhiên do NHTM áp dụng nguyên tắc cơ sở dồn tính nên hàng tháng phải tính lãi trong kì để hạch toán số lãi này vào TK chi phí đối ứng với tài khoản “lãi phải trả”. Đến thời hạn trả lãi cho người gửi tiền sẽ trích từ tài khoản “lãi phải trả” để chi trả cho người gửi tiền cùng gốc.

+ Hàng tháng tính lãi, hạch toán:
Nợ: – TK trả lãi tiền gửi (SH 801)
Có: – TK lãi phải trả cho tiền gửi (SH 491)

+ Khi trả lãi cho người gửi tiền: Lập phiếu chi, hạch toán:
Nợ: – TK lãi phải trả cho tiền gửi (SH 491)
Có: – TK tiền mặt (SH 1011)

Trường hợp người gửi tiền lĩnh tiền trước hạn thì kế toán phải làm thủ tục để hoàn nhập sổ lãi hàng tháng đã hạch toán dự trả sau khi trừ số lãi người gửi tiết kiệm có kì hạn lĩnh trước hạn được hưởng theo quy định của NHTM nhận tiền gửi.

Bút toán chi lãi cho người gửi tiền lĩnh trước hạn:

Nợ: – TK lãi phải trả cho tiền gửi (SH 491)
Có: – TK tiền mặt (lĩnh bằng tiền mặt)

Bút toán hoàn nhập để giảm chi phí:

Nợ: – TK lãi phải trả cho tiền gửi (SH 491)
Có: – TK chi phí trả lãi