Kiểm tra bộ chứng từ trong phương thức thanh toán tín dụng chứng từ

 

1. Kiểm tra chứng từ tài chính – Hối phiếu (Draft/Bill of Exchange)

Theo UCP thì một thư tín dụng không cho phép hối phiếu ký phát đòi tiền người xin mở thư tín dụng và Hối phiếu có giá trị phải là Hối phiếu có chữ ký chính của người ký phát. Thông thường người hưởng lợi Hối phiếu là ngân hàng thương lượng bộ chứng từ và người bị ký phát Hối phiếu là ngân hàng mở L/C hoặc ngân hàng trả tiền do ngân hàng phát hành chỉ định. Bản sao không có giá trị thanh toán do đó hối phiếu xuất trình phải là bản chính. Khi xuất trình khách hàng luôn luôn nộp hai bản chính và một bản sao. Hai bản chính phải thống nhất nội dung với nhau nhưng khi một trong hai bản bất kỳ dù là bản thứ nhất hay bản thứ hai được xuất trình thì bản còn lại sẽ không còn giá trị thanh toán.

Trong thực tế chúng ta thường bắt gặp  một số trường hợp bất hợp lệ khi kiểm tra Hối phiếu như là: Số ngày lập hoá đơn được ghi trên hối phiếu không đúng với số và ngày lập hoá đơn thực tế, số tiền ghi trên hối phiếu bằng chữ hoặc bằng số không khớp với nhau hoặc không bằng tổng trị giá của hoá đơn, hay là tên của các bên liên quan bị sai v.v…Nói chung, nếu các mục và thông tin được ghi trên hối phiếu không phù hợp với L/C  thì dù là sự khác biệt rất nhỏ nếu không được phát hiện kịp thời thì rất có thể là cái cớ để nhà nhập khẩu hay Ngân hàng phát hành trì hoãn việc thanh toán, thậm chí dẫn đến những tranh chấp phát sinh.

2. Các chứng từ thương mại

2.1. Hoá đơn thương mại

Hoá đơn thương mại là chứng từ do người bán lập ra yêu cầu người mua trả tiền, theo tổng số tiền được ghi trên hoá đơn. Đây là loại chứng từ cơ bản đóng vai trò trung tâm trong việc thanh toán tiền hàng. Có hai trường hợp xác định hai vai trò khác nhau của hối phiếu. Trường hợp thứ nhất, bộ chứng từ không có hối phiếu kèm theo, hoá đơn sẽ có tác dụng thay thế cho hối phiếu làm cơ sở cho việc đòi tiền và trả tiền. Còn nếu bộ chứng từ dùng hối phiếu để thanh toán thì hoá đơn là cơ sở để cho người nhập khẩu kiểm tra lệnh đòi tiền ghi trên hối phiếu có chính xác hay không.

Về nội dung, một hoá đơn thương mại bao gồm những nội dung: Ngày tháng lập hoá đơn, tên và địa chỉ của người bán, người mua, tên hàng, tên dịch vụ, số lượng hàng hoá, giá đơn vị, tổng giá trị. Ngoài ra trên hoá đơn người ta còn có thể ghi rõ thêm về số lượng kiện hàng, loại bao bì, ký mã hiệu, trọng lượng cả bì, trọng lượng tịnh, ngày gửi hàng, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán và số và ngày ký hợp đồng mua bán có liên quan. Do đó, khi kiểm tra hoá đơn thương mại một mặt cần kiểm tra kỹ việc mô tả hàng hoá để tránh các khác biệt với B/L hoặc L/C, mặt khác tránh các lỗi do không ký theo đúng quy định của L/C.

2.2. Chứng từ vận tải: 

*    Vận đơn đường biển: Là chứng từ chuyên chở hàng hoá do người vận tải cấp cho người gửi hàng nhằm xác định quan hệ pháp lý giữa người vận tải với người chủ hàng. Có thể nói vận đơn là chứng từ quan trọng nhất trong bộ chứng từ Thanh toán quốc tế. Vận đơn, xét về phương diện danh nghĩa thì do người vận tải cấp, nhưng trong thực tế công tác, người gửi hàng phải chuẩn bị sẵn trên cơ sở mẫu chứng từ do hãng tàu cấp. Khi kiểm tra vận đơn, cần chú ý những điểm như là: tên hàng, số lượng, trọng lượng, bao bì, cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng, số lượng bản gốc vận đơn v.v…Ngoài ra cần ghi rõ hàng hoá đã xếp lên tàu, người nhận hàng phải ghi rõ đơn vị nhận hàng. Thời điểm phát hành vận đơn có ý nghĩa quan trọng trong thương mại và thanh toán quốc tế vì ngoài việc thể hiện trách nhiệm về chuyên chở hàng hoá và trách nhiệm về hàng hoá đối với người chuyên chở thì nó còn là bằng chứng của việc giao hàng của người bán cho người mua và là thời điểm xác định việc hoàn thành nghĩa vụ giao hàng của người bán, và tất nhiên sẽ là căn cứ quan trọng trong thanh toán L/C. Lúc này, vận đơn đường biển có chức năng như là biên lai nhận hàng của người chuyên chở phát hành cho người gửi hàng làm bằng chứng là đã nhận hàng từ người gửi hàng theo nội dung chi tiết miêu tả hàng hoá ghi trên vận đơn. Người gửi hàng muốn nhận được hàng phải xuất trình vận đơn gốc cho người chuyên chở và ngược lại người chuyên chở cũng được xem như là đã hoàn thành nghĩa vụ khi giao hàng đúng thời hạn quy định và đúng trạng thái như lúc ban đầu hàng được gửi để thu hồi được vận đơn gốc do mình phát hành cho người gửi hàng. Trên thực tế vận đơn đường biển có thể được chuyển nhượng vì vận đơn này là chứng từ sở hữu hàng hoá ghi trên vận đơn, tức là người nào nắm giữ vận đơn gốc hợp pháp sẽ là người có quyền sở hữu hàng hoá đó cũng như là người có quyền định đoạt, bán hoặc chuyển lượng hàng hoá ghi trên vận đơn đó.

Tóm lại, vận đơn đường biển là một chứng từ hết sức quan trọng, được sử dụng vào nhiều lĩnh vực trong thương mại quốc tế trong đó đặc biệt là chứng từ không thể thiếu trong hoạt động thanh toán bằng L/C nếu hàng hoá được vận chuyển bằng đường biển. Hiện nay, chuyên chở bằng đường biển chiếm 80% khối lượng và tương đương khoảng 65% về giá trị hàng hoá. Do đó, việc nghiên cứu, tìm hiểu và cập nhật các thông tin về vận đơn đường biển là hết sức thiết thực đối với những người có liên quan tới hoạt động xuất nhập khẩu và hoạt động thanh toán quốc tế tại các Ngân hàng thương mại.

*   Vận đơn hàng không: Theo luật hàng không dân dụng Việt Nam thì vận đơn hàng không là một chứng từ vận chuyển hàng hoá bằng máy bay và là bằng chứng của việc ký kết các điều kiện của hợp đồng cũng như việc đã tiếp nhận hàng hoá để vận chuyển. Do đặc tính tiện lợi của phương thức vận chuyển bằng máy bay là nhanh chóng nên một điều dễ nhận thấy là hàng hoá được vận chuyển bằng máy bay thường đến trước chứng từ. Vì vậy, về bản chất, vận đơn hàng không là biên lai nhận hàng của hãng hàng không phát hành cho người gửi hàng và là bằng chứng về hợp đồng chuyên chở hàng hoá giữa hãng hàng không và người gửi hàng. Nhưng khác với vận đơn đường biển, vận đơn hàng không không phải là chứng từ sở hữu hàng hoá nên không thể chuyển nhượng bằng thủ tục ký hậu thông thường, và hàng hoá không thuộc quyền của người sở hữu vận đơn.

*   Chứng từ vận tải đa phương thức: Hiểu một cách đơn giản nhất, vận tải đa phương thức là việc chuyên chở hàng hoá từ nơi này đến nơi khác bằng ít nhất hai phương thức vận tải trở lên. Vận tải đa phương thức (Multimodal Transport) còn được gọi với các tên khác là vận tải liên hợp (Combined Transport) hay vận tải hỗn hợp (Inter – Modal Transport).

Trong vận tải đa phương thức, hàng hoá được vận chuyển từ điểm đầu tiên đến điểm cuối cùng bằng nhiều phương tiện vận tải, nhiều loại hình vận tải khác nhau của nhiều người chuyên chở. Do đặc tính phức tạp như vậy, thông thường phải có một người đại diện đứng ra sắp xếp, chịu trách nhiệm về quá trình vận tải, đó là người kinh doanh vận tải đa phương thức MTO (Multimodal Transport Operator) hay CTO (Combined Transport Operator). Khi hàng hoá được nhận để chở, chủ hàng được người kinh doanh vận tải đa phương thức cấp cho một vận đơn, gọi là vận đơn vận tải đa phương thức. Vận đơn vận tải đa phương thức có chức năng giống như vận đơn đường biển là biên lai nhận hàng để chở, là chứng từ sở hữu hàng hoá và là bằng chứng về hợp đồng chuyên chở.

Một điều cần chú ý là trong vận tải đa phương thức, hàng hoá đương nhiên phải được chuyển tải. Vì vậy, khi người kiểm tra L/C yêu cầu xuất trình vận đơn vận tải đa phương thức có điều khoản cấm chuyển tải thì người xuất khẩu vẫn được thanh toán tiền hàng ngay cả khi vận đơn ghi rõ là có chuyển tải dọc đường …Tuy nhiên điều đó phải được thể hiện rõ ràng trong vận đơn vận tải đa phương thức.

2.3. Chứng từ bảo hiểm:

Bao gồm hai loại chính là bảo hiểm đơn (Insurance policy) và Giấy chứng nhận bảo hiểm. Trong đó, bảo hiểm đơn là chứng từ do Công ty bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm quy định trách nhiệm của người bảo hiểm và người được bảo hiểm theo từng điều kiện bảo hiểm. Còn giấy chứng nhận bảo hiểm là chứng từ bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm để chấp nhận bảo hiểm cho một lô hàng nào đó.

Nội dung của giấy chứng nhận bảo hiểm bao gồm những nội dung tương tự như nội dung của bảo hiểm đơn về những điều khoản nói lên đối tượng được bảo hiểm, các chi tiết cần thiết cho việc tính toán phí bảo hiểm và điều kiện bảo hiểm đã thoả thuận. Tuy nhiên, bảo hiểm đơn có các điều khoản chung và có tính chất thường xuyên về các điều khoản quy định trách nhiệm của người bảo hiểm và người được bảo hiểm nên trong trường hợp xuất khẩu (theo điều kiên CIF) cho một khách hàng mới, các công ty xuất nhập khẩu thường yêu cầu công ty bảo hiểm cấp bảo hiểm đơn bên cạnh việc chứng nhận đã mua bảo hiểm để giới thiệu với khách hàng những điều kiện bảo hiểm. Nói chung, cả hai chứng từ này đều là bằng chứng hợp đồng bảo hiểm và đều có giá trị như nhau làm căn cứ để người được bảo hiểm đòi công ty bảo hiểm bồi thường thiệt hại khi hàng hoá có rủi ro. Chứng từ bảo hiểm xác nhận việc ký kết và việc trả phí bảo hiểm một hợp đồng bảo hiểm, do đó nó thừa nhận rằng hợp đồng bảo hiểm nói trên đã có hiệu lực.

Những chi tiết được ghi trong chứng từ bảo hiểm phải khớp với nội dung các điều khoản được quy định trong L/C và các chứng từ khác như là B/L…Việc kiểm tra chứng từ bảo hiểm nhằm mục đích tránh các tranh chấp phát sinh hay xảy ra liên quan tới chứng từ bảo hiểm. Ví dụ, không đúng loại chứng từ bảo hiểm, không đúng điều kiện bảo hiểm, không đúng giá trị bảo hiểm, loại tiền ghi trong bảo hiểm không khớp với L/C v.v…