Kinh nghiệm quản trị VKD của doanh nghiệp ở một số nước

Anh là một trong những quốc gia có nền kinh tế phát triển khá mạnh từ những năm sau thế chiến thứ II. Tuy nhiên, vấn đề áp dụng quản trị hiện đại, đặc biệt là quản trị tinh gọn phải dựa vào những kinh nghiệm quý báu từ các doanh nghiệp Nhật Bản. Từ việc nhận thấy sự vươn lên mạnh mẽ của các doanh  nghiệp Nhật Bản nhờ vào việc áp dụng quản trị hiện đại mà nhiều doanh nghiệp ở Anh đã quan tâm áp dụng vào doanh nghiệp của mình. Lúc đầu chủ yếu là các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, tiếp đó là các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ.

Kinh nghiệm của các DN được rút ra trong việc thực hiện quản trị hiện đại, trong đó vấn đề quản trị VKD là cốt lõi, gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

+ Vai trò quan trọng của đội ngũ những nhà quản trị các cấp của DN trong việc tổ chức phân cấp, phân quyền quản lý căn cứ vào nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận và năng lực quản trị của các cá nhân nhà quản trị. Điều này thể hiện rất rõ là chính việc phân cấp, phân quyền trong quản lý sẽ tạo điều kiện cho cá nhân nhà quản trị cũng như những người làm nhiệm vụ chuyên môn dưới quyền nhà quản trị nhằm phát huy tính chủ động, sáng tạo, dám nghĩ, dám làm trong công việc được giao.

+ Sự hỗ trợ của ban lãnh đạo và sự sẵn sàng chấp nhận những thay đổi trong tư duy về quản trị vốn kinh doanh là một trong những yếu tố quan trọng dẫn đến sự thành công của công tác quản trị VKD. Nghĩa là, sự thay đổi về phương pháp huy động vốn trong kinh doanh cho những mục tiêu quan trọng cần được ưu tiên hàng đầu, tiếp đến là việc đề ra các chỉ tiêu quản trị sát đúng với thực tế của doanh nghiệp, chẳng hạn khi quản trị vốn bằng tiền, cần chú ý đến đặc thù kinh doanh của doanh nghiệp, đặc điểm của loại vốn bằng tiền… để xác định phương thức quản trị phù hợp…

+ Trong thời gian đầu, các nhà quản trị tập trung xử lý vấn đề xây dựng các chính sách quản trị cụ thể cho từng loại công việc, từng loại VKD, bởi đây được coi là tiền đề của mọi sự thành công trong quản trị. Tiếp đó, việc xác định các chỉ tiêu quản trị cụ thể được thực hiện bởi quy trình ở mỗi bộ phận của doanh nghiệp và do trưởng các bộ phận có trách nhiệm thực hiện với sự tham gia góp ý của lãnh đạo doanh nghiệp;

+ Hoạt động đào tạo, bồi dưỡng cập nhật kiến thức chuyên môn là không thể thiếu được trong quá trình áp dụng quản trị hiện đại nói chung và quản trị VKD nói riêng;

+ Minh bạch hóa và vấn đề thông tin truyền thông nội bộ là rất cần thiết, đảm bảo cho mọi cán bộ, nhân viên ở tất cả các bộ phận trong DN hiểu rõ ý nghĩa, nội dung trong công tác quản trị VKD để từ đó mọi người đều có trách nhiệm tham gia vào quá trình quản trị này nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng VKD của DN.[  38 ]

Kinh nghiệm quản trị vốn kinh doanh của các DN Trung Quốc

Trong những năm gần đây, nền kinh tế Trung Quốc có những bước phát triển mạnh mẽ, có lẽ chỉ đứng sau một số quốc gia như Mỹ và Nhật Bản. Các doanh nghiệp Trung Quốc đã thực hiện quản trị hiện đại sớm hơn nhiều so với các doanh nghiệp của Mỹ và các quốc gia Châu Âu khác. Ngay từ đầu những năm 70 của thế kỷ trước, các doanh nghiệp Trung Quốc đã thực hiện quản trị hiện đại trong các doanh nghiệp, trước hết là đối với ngành công nghiệp nhẹ, dần sau đó là thực hiện trong các ngành công nghiệp nặng, công nghiệp khai thác…

Trong thời kỳ đầu áp dụng quản trị hiện đại trong các doanh nghiệp đã gặp không ít khó khăn thách thức như phương thức tiếp cận quản trị như thế nào, tổ chức bộ máy quản trị của doanh nghiệp ra sao, vấn đề đào tạo nhân sự như thế nào…Các vấn đề này được tác giả Chu JiLian nêu rõ trong một nghiên cứu của mình “ …Bước đầu các doanh nghiệp thuộc ngành công nghiệp chế biến áp dụng phương pháp quản trị hiện đại đã gặp phải không ít khó khăn trong việc tổ chức sắp xếp bộ máy quản trị và bố trí nhân sự của các bộ phận, đồng thời phương pháp quản trị thực hiện như thế nào cũng là vấn đề được các ban lãnh đạo trong doanh nghiệp này đang lúng túng thật sự…”

Chính sự phát triển mạnh mẽ của các doanh nghiệp thuộc ngành chế biến đã tạo ra cho các doanh nghiệp này nhận được nhiều đơn hàng và có cơ hội mở rộng quá trình sản xuất kinh doanh. Điều đó, đòi hỏi cấp bách đối với các lãnh đạo doanh nghiệp là cần thiết phải tìm ra cách thức kiểm soát chặt chẽ và hiệu quả quá trình sản xuất kinh doanh, nghĩa là cần thiết phải thực hiện công tác quản trị hiện đại để quản trị quá trình SXKD. Để thực hiện vấn đề này, cần quản trị nhiều nội dung trong quá trình sản xuất như quản trị quá trình mua và dự trữ vật tư, tài sản, quản trị vốn và nguồn vốn, quản trị nhận sự…

Đối với quản trị VKD, một số kinh nghiệm của các DN Trung quốc như sau:

+ Trước hết, các DN luôn coi trọng vấn đề đào nguồn nhân lực quản trị các cấp, từ cấp lãnh đạo cao nhất là các giám đốc đến cấp thấp nhất là những nhân viên làm việc trong các bộ phận khác nhau của DN như bộ phận quản lý nhân sự, bộ phận quản trị tài chính…Nội dung đào tạo được xác định phù hợp cho mỗi đối tượng khác nhau.

+ Bộ máy quản trị nội bộ của DN được thành lập, bao gồm các nhà quản trị các cấp và những nhân viên chuyên môn để thực hiện nhiệm vụ quản trị. Mỗi bộ phận chức năng của bộ máy này có nhiệm vụ khác nhau thực hiện một hoặc một số khâu công việc nhất định. Đối với bộ phận quản trị VKD, được thiết kế tại phòng kế toán tài chính của DN, bộ phận này có nhà quản trị cấp trung là Kế toán trưởng hay Trưởng phòng, có nhiệm vụ đánh giá cả về mặt kế hoạch và thực hiện các hoạt động huy động và sử dụng VKD cho sản xuất kinh doanh; thực hiện công việc dự toán, định mức các khoản chi phí, doanh thu và lợi nhuận; phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến quá trình sử dụng VKD… để giúp cho nhà quản trị cấp cao nhận diện được những sai phạm có thể xảy ra trong quá trình huy động và sử dụng vốn kinh doanh của DN.

+ Công tác định mức và dự toán đối với các chỉ tiêu về VKD được các ban lãnh đạo các doanh nghiệp rất chú trọng như xác định nhu cầu VKD, chỉ tiêu quản trị vốn bằng tiền, quản trị các khoản phải thu, phải trả, quản trị hàng tồn kho và các chỉ tiêu về sử dụng TSCĐ…

+ Các DN của Trung quốc áp dụng những bài học thành công của các DN ở các nước tiên tiến như Mỹ, Nhật Bản, Cannada… trong quản trị VKD và điều chỉnh phù hợp với tính đặc thù về văn hóa DN của Trung Quốc. Các DN Trung Quốc cũng áp dụng các phương pháp quản trị hiện đại trong quản trị như phương pháp chi phí mục tiêu để xác định việc quản trị chi phí ngay từ đầu khi sản xuất thử sản phẩm cũng như bước vào sản xuất đại trà; phương pháp chi phí định mức để định mức và dự toán các chỉ tiêu chi phí cho phù hợp, phương pháp chi phí biến đổi, phương pháp chi phí cố định…, đặc biệt là phương pháp Kaizen được áp dụng nhằm xác định, cắt giảm những chi phí không cần thiết…

+ Ngay từ khâu lập kế hoạch về VKD của những năm sau, dựa trên cơ sở nhiệm vụ SXKD được đề ra vào tháng đầu của Quý 4 năm trước để xác định mức độ đảm bảo VKD. Trong quá trình lập kế hoạch VKD, luôn luôn nghiên cứu những biến động của môi trường kinh doanh và những điều kiện khác của nền kinh tế trong nước cũng như ảnh hưởng của các nền kinh tế thế giới và khu vực để việc xác định kế hoạch được chính xác và mang tính khả thi.

+ Bên cạnh những DN có sự thành công trong việc áp dụng phương pháp quản trị hiện đại đối với SXND nói chung và đối với quản trị VKD nói riêng thì cũng không ít DN do bộ máy tổ chức quản lý cồng kênh, phương thức quản lý lạc hậu, chậm đổi mới, trình độ chuyên môn kém, cản trở sự hợp tác và quá trình ra quyết định giữa các bộ phận trong DN khiến việc triển khai công tác quản trị kém hiệu quả, gây lên sự lãng phí trong SXKD và hiệu quả của quá trình SXKD không cao. Thuộc các DN này chủ yếu là các DNNVV. Nghiên cứu của Yang và Yuyu (2010) về các DNNVV tại khu vực Ôn Châu, Trung Quốc đã chỉ ra một số cản trở của các DN này trong việc áp dụng, triển khai quản trị hiện đại. Đó là: (i) Sự hiểu biết và kiến thức quản trị của nhiều DN còn hạn chế, họ hiểu nhầm rằng áp dụng quản trị hiện đại vào DN đòi hỏi cần có nguồn vốn đầu tư lớn và chỉ phù hợp với các DN có quy mô lớn hoạt động trong ngành công nghiệp; (ii) các DNNVV gặp phải sự phản kháng của nhân viên do xuất phát từ thói quen làm việc cá nhân truyền thống, sự lưỡng lự và cảm giác công việc của bản thân bị đe dọa; (iii) việc các nhà lãnh đạo cao cấp của DN không chú ý đến đời sống vật chất, tinh thần và tâm lý của nhân viên cũng hạn chế đáng kể đến sự thành công của DN [ 38 ]

 Kinh nghiệm quản trị vốn kinh doanh của các DN Singapore

Những năm gần đây, Singapore được đánh giá là một quốc gia có nhiều kinh nghiệm về quản trị hiện đại trong các doanh nghiệp. Ngay từ đầu những năm 1980, dưới sự trợ giúp của các chuyên gia Nhật Bản, quản trị hiện đại đã được bắt đầu triển khai tại các doanh nghiệp Singapore. Bước đầu được thực hiện trong các doanh nghiệp sản xuất và cung cấp đồ điện tử. Các doanh nghiệp này đã xây dựng mô hình các nhân tố tác động đến hiệu quả của việc áp dụng quản trị hiện đại trong các nhánh của doanh nghiệp Nhật Bản đặt tại Singapore. Mô hình các nhân tố tác động đến hiệu quả hoạt động đem lại từ quản trị hiện đại đối với công tác quản trị VKD cho thấy một số đặc trưng chủ yếu dưới đây:

+ Trong công tác quản trị VKD, các doanh nghiệp đã xây dựng các chính sách quản trị VKD phù hợp với với đặc điểm hoạt động SXKD và những đặc điểm đặc thù khác của doanh nghiệp, bao gồm các chính sách về sử dụng nhân sự, chính sách khuyến khích huy động và sử dụng vốn, chính sách quản trị dòng tiền, chính sách quản trị rủi ro… Trong đó, quan trọng nhất là việc lựa chọn những nhân sự chuyên môn vào những vị trí chuyên môn nhất định liên quan đến việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin phục vụ cho quản VKD. Hàng năm, để tăng cường trình độ chuyên môn của đội ngũ những nhà quản trị các cấp, các doanh nghiệp thường xây dựng kế hoạch và thực hiện công việc đào tạo, bồi dưỡng trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ này một cách bài bản.

+ Thông thường, trước khi lập kế hoạch về quản trị vốn và nguồn vốn cho SXKD, các DN đều phân tích những nguyên nhân khách quan và chủ quan về những rủi ro gặp phải đối với các khách hàng không thanh toán tiền hàng đúng thời hạn, tình trạng kém phẩm chất của hàng tồn kho và những ảnh hưởng xấu khác đến tình hình huy động và sử dụng VKD của DN; Việc lập kế hoạch về VKD được thực hiện cho cả năm và chia ra theo các tháng, quý trong năm tùy thuộc vào nhiệm vụ SXKD và ảnh hưởng của các nhân tố khách quan trong quá trình SXKD tác động đến như ảnh hưởng của tính chất thời vụ của sản xuất và tiêu dùng, ảnh hưởng của tập quán tiêu dùng trong từng khu vực dân cư…

+ Trong quá trình triển khai thực hiện kế hoạch quản trị VKD vào thực tế hoạt động của DN, các DN đã thực hiện phân công nhiệm vụ cho từng bộ phận, nhân viên chuyên môn phù hợp mở các sổ kế toán chi tiết theo dõi tình tình huy động và sử dụng VKD ở các bộ phận SXKD. Các số liệu thực tế được thu thập bởi một phần mềm kế toán và được xử lý, phân tích nhằm cung cấp thông tin cho nhà quản trị về tình hình thực hiện các chỉ tiêu quản trị cụ thể như tình hình quản trị vốn bằng tiền, quản trị hàng tồng kho, quản trị các khoản phải thu, phải trả, quản trị các khoản đầu tư tài chính, quản trị và sử dụng TSCĐ….

+ Việc kiểm tra, kiểm soát công tác quản trị VKD của DN được thực hiện ở tất cả các khâu, từ khâu lập kế hoạch cho đến khâu thực hiện. Trong khâu lập kế hoạch, kiểm tra để phát hiện những sai sót cần khắc phục như các nhân tố chưa được xác định đúng đắn hay việc thu thập các thông tin phục vụ cho công tác lập kế hoạch về VKD chưa  chưa được chính xác…, Trong khâu thực hiện kế hoạch, công tác kiểm tra, kiểm soát tập trung chủ yếu vào việc kiểm tra cách thức thu nhận thông tin, phương pháp thu nhận thông tin đối với từng chỉ tiêu cụ thể cũng như phương pháp nhận định, đánh giá thông tin để cung cấp cho nhà quản trị..

+ Trong mỗi bộ phận của doanh nghiệp được thực hiện một cơ chế cơ chế chia sẻ thông tin về quản trị nội bộ trên cơ sở mối quan hệ khá chặt chẽ trong việc thực hiện chức năng cụ thể của mỗi bộ phận nhằm tạo ra sự minh bạch trong quản trị đối với các thành phần của VKD. Từ đó, cung cấp được những thông tin về tình hình SXKD, tình hình huy động  và sử dụng vốn kinh doanh một cách trung thực và chính xác để đề ra giải pháp khắc phục đối với nhà quản trị doanh nghiệp.

 Kinh Nghiệm quản trị VKD của các DN Thái Lan: Thái Lan là một trong những quốc gia có nền kinh tế khá phát triển ở khu vực Châu Á, có nhiều doanh nghiệp FDI đóng vai trò chủ đạo trong hoạt động tại nước này, đặc biệt là các doanh nghiệp của Nhật Bản. Do đó, các doanh nghiệp của Thái Lan có nhiều cơ hội học hỏi kinh nghiệm về phương thức quản trị doanh nghiệp nói chung và quản trị VKD nói riêng, thể hiện trên một số điểm sau đây:

+ Các doanh nghiệp Thái Lan đã áp dụng một số phương pháp quản hiện đại, trong đó có phương pháp quản trị mục tiêu để xác định chi phí cho việc sản xuất đại trà và chất lượng đạt được của sản phẩm, phương pháp Kaizen để tìm giải pháp cắt giảm chi phí cho quá trình sản xuất kinh doanh, đặc biệt là áp dụng quy trình lập kế hoạch-thực hiện kế hoạch-kiểm tra và đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch để quản trị doanh nghiệp.

+  Các DN, trước hết thiết lập hệ thống quản trị, bao gồm các bộ phận quản trị như bộ phận quản trị nhân sự, bộ phận quản trị VKD và nguồn vốn kinh doanh, bộ phận quản trị bán hàng, bộ phận quản trị TSCĐ….Các bộ phận này có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong quá trình tác nghiệp quản trị và thực thi nhiệm vụ của Hội đồng quản trị.

+ Ở khâu lập kế hoạch về quản trị VKD và nguồn VKD, căn cứ vào nhiệm vụ SXKD cụ thể của năm kế hoạch và những kết quả thực hiện của kỳ trước, đồng thời phải chú ý đến những biến động về các nhân tố ảnh hưởng của kỳ kế hoạch để xác định số VKD cần thiết cho kỳ kế hoạch. Xác định hệ thống chỉ tiêu quản trị đối với từng thành phần của VKD để làm cơ sở cho công tác thu nhận, phân tích và cung cấp thông tin phục vụ cho công tác quản trị như các chỉ tiêu quản trị vốn bằng tiền, quản trị các khoản phải thu, quản trị hàng tồn kho, quản trị các khoản đầu tư tài chính, quản trị TSCĐ…

+ Trong khâu triển khai thực hiện kế hoạch, các bộ phận quản trị được phân công thu thập tài liệu liên quan đến từng chỉ tiêu quản trị như chỉ tiêu về mức đảm bảo vốn, chỉ tiêu liên quan đến các loại vốn bằng tiền, các khoản phải thu; hàng tồn kho, các khoản đầu tư tài chính; các chỉ tiêu liên quan đến tình hình sử dụng và hiệu suất, hiệu quả của TSCĐ. Sau đó, nhân viên chuyên môn thực hiện việc phân tích giữa thực tế với kế hoạch theo từng chỉ tiêu để xác định chênh lệch và tìm nguyên nhân chênh lệch. Các thông tin được chuyển đến nhà quản trị cấp cao để làm căn cứ ra các quyết định hợp lý.

+ Trong khâu kiểm tra, kiểm soát, được thực hiện bởi một Ban kiểm soát gồm một số nhân viên được bầu ra từ Đại hội cổ đông hoặc được chỉ định bởi HĐQT doanh nghiệp. Những người trong Ban kiểm soát phải có đủ năng lực chuyên môn, kiến thức chuyên sâu về quản trị DN và tài chính kế toán, quản trị kinh doanh để đảm bảo cho việc hiểu biết sâu sắc các vấn đề nghiệp vụ về quản lý, huy động và sử dụng vốn. Nhiệm vụ của ban này là kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong việc ghi chép kế toán và các tài liệu có liên quan các công việc quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động huy động và sử dụng VKD nói riêng.

+ Trong khâu đánh giá tình hình quản trị VKD, ngoài việc xem xét những bộ phận và cá nhân có thành tích xuất sắc trong quản trị vốn, đem lại hiệu quả công tác quản trị tốt nhất còn phải thấy được những hạn chế, nguyên nhân của những sai sót, rủi ro gặp phải trong quá trình thực hiện nhiệm vụ nhằm xem xét đưa ra một số giải pháp khả thi. Các nguyên nhân này có thể do lỗi của (i) các nhà quản trị các cấp do triển khai chậm, (ii) bản thân những người làm công tác chuyên môn do công việc bị quá tải nên thiếu thời gian tập trung vào những công việc quản trị cụ thể, (iii) tâm lý ngại thay đổi quy trình quản trị do lo ngại những rủi ro xảy ra trong tương lai. Căn cứ vào những phân tích trên, nhà quản trị sẽ đưa ra giải pháp khắc phục để nâng cao hiệu quả của việc thực hiện các phương pháp quản trị VKD của doanh nghiệp.