Kỹ thuật phỏng vấn đánh giá

 1/ Chuẩn bị phỏng vấn:

+ Thu thập dữ liệu, các thông tin cần thiết:

–                     Các thông tin về bản mô tả công việc

–                     Các thông tin về các tiêu chuẩn mẫu

–                     Xem xét hồ sơ cá nhân

–                     Xem xét kết quả thực hiện công việc của nhân viên trong thời gian gần đây.

+   Chuẩn bị cho nhân viên:

–                     Thông báo trước cho nhân viên

–                     Thu thập các thắc mắc , phàn nàn của nhân viên

–                     Tập trung vào 2-3 vấn đề quan trọng

  2/ Tạo ra mối quan hệ giao tiếp:

Người đánh giá cần tạo ra bầu không khí trong đó có sự trao đổi một cách hiệu quả giữa người đánh giá và người bị đánh giá. Bình thường một cuộc phỏng vấn bao giờ cũng làm cho người bị đánh giá một cảm giác e sợ vì họ có thể phải đối đầu hàng loạt các câu hỏi khó hoặc kết quả của phỏng vấn sẽ có thể ảnh hưởng đến cá nhân họ. Vì thế người đánh giá cần giành một ít thời gian để tạo ra một không khí thân thiện làm cho cuộc phỏng vấn đánh giá trở nên mang tính xây dựng hơn.

Các kỹ thuật cụ thể có thể là:

–                     Thân thiện, cởi mở, dễ tiếp xúc.

–                     Thái độ ân cần vui vẻ.

–                     Nói nhỏ nhẹ vừa đủ nghe.

–                     Luôn thể hiện sự bình tĩnh để có thể kiểm soát tình hình.

–                     Cười và trao đổi bằng ánh mắt.

–                     Giải thích rõ thủ tục.

Người đánh giá cần tránh thái độ kẻ cả, bề trên (Không có gì phải lo lắng đâu) hoặc nhấn mạnh vai trò lãnh đạo của mình (Anh không phải sợ tôi) bởi vì , những câu nói như vậy lại thường được hiểu có điều đáng lo ngại đây .

  3/ Lắng nghe và khuyến khích nhân viên nói nhiều trong phỏng vấn:

Cách tốt nhất và đơn giản nhất để nhân viên có thể thay đổi thái độ và hành vi của họ là hãy lắng nghe và khuyến khích họ trình bày. Khi lắng nghe người đánh giá cần chú ý đến các khía cạnh chưa rõ, các vấn đề cần phải tiếp tục làm rõ và tập trung vào các suy nghĩ của người bị đánh giá để hiểu chúng một cách rõ ràng hơn.

Những điều cần làm để khuyến khích nhân viên nói:

–                     Thể hiện sự quan tâm đến bản thân nhân viên và các vấn đề họ trình bày.

–                     Im lặng nghe họ nói, không ngắt lời họ (trừ khi phải lái người bị đánh giá để không bị lạc đề).

–                     Sử dụng các hành vi phi ngôn ngữ (ánh mặt, nụ cười …) để khuyến khích người nói.

–                     Sử dụng các câu khuyến khích như : Vâng , rồi sao nữa …

–                     Đưa ra các câu hỏi mang tính khuyến khích.

Hãy xem lại các điều nên làm và không nên khi tiến hành phỏng vấn đã trình bày ở trên.

4/ Đặt câu hỏi :

Có các loại câu hỏi khác nhau.

  • Câu hỏi đóng là những câu hỏi để kiểm tra sự chính xác và kiểm tra lại thông tin. Ví dụ

–                     Có bao nhiêu người trong phòng anh?

–                     Khi nào anh bắt đầu công việc mới?

–                     Anh được đào tạo ở đâu?

  • Các câu hỏi mở là các câu hỏi để cho người bị đánh giá tham gia vào đề tài.   Ví dụ:

–                     Cái gì đang xảy ra với dự án hiện tại?

–                     Những khó khăn khi giải quyết công việc đó?

–                     Làm thế nào để giải quyết vấn đề đó?

Các câu hỏi mở là có hiệu quả nhất đối với người đánh giá để mở rộng sự hiểu biết về người bị đánh giá, họ được khuyến khích để nói về kết quả công việc theo cách của họ với sự lựa chọn cá nhân về những cái gì cần đề cập đến, những gì cần phải nhấn mạnh và những gì có thể bỏ qua .

  •   Các câu hỏi theo sau: là các câu hỏi để phát triển và tập trung câu trả lời cho các câu hỏi mở.

Người đánh giá cần phải tiếp tục khai thác bằng các câu hỏi “theo sau” để khuyến khích người bị đánh giá nói nhiều hoặc nói ra những điều không dễ nói.

Các phương pháp điển hình là:

–                     Nhắc lại những điều cần tiếp tục (Rồi sao nữa …?)

–                     Theo đuổi những phần có lựa chọn (Như vậy, điều quan tâm chính của anh là người bán buôn hay bán lẻ?)

–                     Theo đuổi những bước tiếp theo (Như vậy, cái gì là lợi ích chính đối với anh khi tham gia dự án này?).

  • Các câu hỏi trực tiếp :

Các câu hỏi đòi hỏi câu trả lời và sự chính xác. Đôi khi rất cần thiết phải ép người bị đánh giá đối mặt với các vấn đề mà họ muốn tránh.

Ví dụ :

–                     Tại sao anh lại bỏ công việc đó?

–                     Khi nào anh cho tôi biết?

–                     Anh làm hay là anh không làm?

Những điểm cần chú ý khi đặt câu hỏi:

Câu hỏi nên ngắn gọn rõ ràng.

Các câu hỏi nên đi thẳng vào các vấn đề.

Tránh các câu hỏi để nhân viên chỉ trả lời “có” hoặc “không”.

Không nhạo báng, bông đùa hoặc chế nhạo nhân viên

  5/ Tóm tắt và nhắc lại:

Tóm tắt lại các ý chính và kiểm tra xem người đánh giá đã hiểu đúng các ý của người bị đánh giá chưa. Điều này có thể giúp cho người đánh giá kiểm tra lại nhận thức của mình bằng việc tập hợp các điểm chính sau khi kết thúc từng phần của cuộc phỏng vấn, tóm tắt lại chúng và hỏi người bị đánh giá xem đã hiểu đúng chưa. Điều này cũng nhấn mạnh cho người bị đánh giá rằng họ đã được chú ý và lắng nghe. Nó cũng là cơ hội để người đánh giá chuyển chủ đề cuộc phỏng vấn.