Mục tiêu của thông tin trong quản trị kinh doanh

Thông tin là một quá trình phục vụ cho một hoặc một số đối tượng nào đó vì vậy nó cần có tính định hướng. Nội dung thông tin chỉ có thể xác định khi biết rõ thông tin cho đối tượng nào, thông tin phục vụ ai, phục vụ cái gì, để giải quyết vấn đề nào và thực hiện ra sao v.v.. nói cách khác mục tiêu thông tin là kim chỉ nam cho các hoạt động về thông tin hay các hoạt động về thông tin chỉ có hiệu quả khi chúng ta xác định rõ mục tiêu của thông tin là gì ?

Có thể thấy rằng, các hệ thống quản trị đều là những hệ thống phức tạp và đa dạng, chính vì vậy mục tiêu của hệ thống thông tin trong quản trị cũng phức tạp đa dạng và phong phú không kém. Người ta có thể phân loại mục tiêu thông tin thành những loại sau: mục tiêu trước mắt, mục tiêu lâu dài, mục tiêu chiến lược, mục tiêu chiến thuật v.v…

Xét theo quan điểm hệ thống chúng ta thấy rằng ngoài những mục tiêu chung; trong hệ thống thông tin về quản trị còn có một hệ thống các mục tiêu riêng của từng bộ phận trong hệ thống đó. Chẳng hạn, hệ thống mục tiêu trong các lĩnh vực kinh doanh, quyết định, hoạch định, tổ chức, điều khiển, kiểm soát, cạnh tranh và nhiều lĩnh vực khác nữa.

Xác định cho đúng mục tiêu không phải là một việc đơn giản. Muốn xác định đúng đắn mục tiêu của hệ thống thông tin trong quản trị người ta thường dựa trên các cơ sở khoa học sau:

–  Mục tiêu và chính sách kinh doanh của doanh nghiệp;

–  Nhu cầu về thông tin trong các hoạt động quản trị;

–  Hoàn cảnh thực tế trong và ngoài công ty;

Xét về mặt tổng thể thì qui trình xác định và thực hiện mục tiêu thông tin thường được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Phát hiện và xác định vấn dề Bước 2: Xác định nhu cầu về thông tin

Bước 3: Nghiên cứu khả năng đáp ứng các nhu cầu về thông tin

Bước 4: Phác thảo sơ bộ mục tiêu của thông tin và hệ thống thông tin trong một tổ chức

Bước 5: Thẩm định và lựa chọn mục tiêu.

Bước 6: Thực hiện và kiểm soát việc hoàn thành mục tiêu.