Nhận diện và xác định các trung tâm chi phí

Trong một doanh nghiệp sẽ bao gồm nhiều phòng, ban, bộ phận, phân xưởng sản xuất…phù hợp với đặc điểm hoạt động SXKD. Căn cứ vào việc phân cấp quản lý kinh tế đến từng bộ phận nhằm mục tiêu kiểm soát – quản lý – điều hành các công việc của doanh nghiệp hình thành nên các TTTN. TTTN là một đơn vị hay một bộ phận trong doanh nghiệp có người đứng đầu chịu trách nhiệm, là trung tâm có quyền tự chủ trong việc sử dụng nguồn lực được cung cấp nhằm đạt được mục đích cụ thể. Mỗi TTTN sẽ tương ứng với chức năng, nhiệm vụ của mình như: TTCP; trung tâm lợi nhuận; trung tâm doanh thu,…đây là một bộ phận cơ sở của KTQTCP và kiểm soát chi phí. Việc nhận diện và xác định được các TTCP phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm của từng doanh nghiệp. Đây là cơ sở để tổ chức áp dụng kế toán trách nhiệm.

TTCP là một bộ phận trong doanh nghiệp mà người đứng đầu chỉ chịu trách nhiệm đối với các chi phí có thể kiểm soát phát sinh trong bộ phận đó. Đây là nơi phát sinh – tiêu dùng và sử dụng các nguồn lực. TTCP có thể thể hiện dưới dạng theo mô hình TayLor hay mô hình ABC như sau:

+ Mô hình Taylor: mỗi TTCP (phân xưởng, bộ phận hành chính, bộ phận kinh doanh…) tiến hành một hoạt động duy nhất. Theo mô hình này, các chi phí được phân bổ cho các TTCP tiêu dùng các chi phí này, sau đó chi phí của từng trung tâm này được phân bổ cho các sản phẩm, công việc và dịch vụ có liên quan

+ Mô hình ABC: một TTCP (phân xưởng, bộ phận hành chính, bộ phận kinh doanh…) tiến hành nhiều hoạt động hoặc một hoạt động được thực hiện ở nhiều trung tâm theo quy trình nhất định (đây là mô hình kiểu ABC). Theo mô hình này thì các trung tâm huy động các nguồn lực, sau đó sẽ tiêu dùng các nguồn lực này (việc này làm phát sinh chi phí) để tạo ra các hoạt động, những hoạt động này cấu thành nên những quy trình nhất định cho sản phẩm.

Việc nhận diện đúng và xây dựng các TTCP sẽ giúp cho việc kiểm soát chi phí cũng như phân bổ chi phí cho các bộ phận và các hoạt động. Đó là những chi phí phát sinh liên quan trực tiếp đến trung tâm nào thì quy nạp trực tiếp cho trung tâm đó, còn những chi phí phát sinh liên quan đến nhiều trung tâm sẽ được tập hợp và phân bổ theo tiêu thức phù hợp. Việc tập hợp và phân bổ chi phí tại các TTCP xảy ra một số trường hợp sau:

+ Trung tâm chỉ có một loại hoạt động và tạo ra một loại sản phẩm thì toàn bộ chi phí của trung tâm sẽ được tập hợp trực tiếp cho loại sản phẩm này;

+ Trung tâm có một loại hoạt động nhưng tạo ra nhiều loại sản phẩm thì chi phí phát sinh của trung tâm sẽ được tập hợp rồi phân bổ cho các loại sản phẩm theo tiêu thức phân bổ nhất định;

+ Trung tâm có nhiều hoạt động và chỉ tạo ra một loại sản phẩm thì những chi phí liên quan đến hoạt động nào thì tập hợp cho hoạt động đó, còn những chi phí chung thì tập hợp chung sau sẽ tiến hành phân bổ theo tiêu thức nhất định;

+ Trung tâm có nhiều hoạt động và tạo ra nhiều loại sản phẩm thì cần tập hợp chi phí theo từng hoạt động, sau phân bổ chi phí mỗi hoạt động cho từng loại sản phẩm;

Ngoài ra có thể xem xét TTCP theo dạng TTCP tiêu chuẩn và TTCP dự toán.

+ TTCP tiêu chuẩn: là TTCP mà các yếu tố chi phí và mức hao phí về các nguồn lực sử dụng để sản xuất sản phẩm được xây dựng định mức đơn vị. TTCP tiêu chuẩn thường gắn với các bộ phận sản xuất là các phân xưởng, các tổ, đội sản xuất và gắn với cấp quản trị cơ sở. Do đó, nhà quản lý chỉ cần kiểm soát chi phí thực tế phát sinh để đảm bảo kế hoạch sản xuất và kế hoạch chi phí đơn vị, chi phí tổng thể.

+ TTCP dự toán: là TTCP mà các yếu tố chi phí được dự toán và đánh giá căn cứ trên nhiệm vụ được giao, không thể xác định được cụ thể chi phí cho một đơn vị sản phẩm, dịch vụ hay một công việc được giao. Cấp quản trị ở các trung tâm này phải kiểm soát chi phí thực tế sát với dự toán và hoàn thành nhiệm vụ được giao. Các trung tâm này thường gắn với các bộ phận gián tiếp như phòng hành chính, phòng kế toán, phòng kinh doanh vv…