Phương pháp SWOT hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp sản xuất

Phương pháp phân tích SWOT (Strengths – Weaknesses – Opportunities – Threats, viết tắt là SWOT),… là kết quả của một cuộc khảo sát trên 500 công ty có doanh thu cao nhất thập niên 60 của thế kỷ XX, do tạp chí Fortune bình chọn, được tiến hành tại Viện Nghiên cứu Standford, Menlo Park, California (Mỹ) và được tiếp tục phát triển sau đó. Các yếu tố của SWOT được hiểu cụ thể như sau:

– Điểm mạnh: là những tố chất nổi trội, xác thực và rõ ràng góp phần làm tăng hiệu quả hoạt động. Cụ thể như: quy mô hoạt động phù hợp, cơ cấu vốn hợp lý, năng lực chuyên môn tốt, năng lực quản lý tốt, làm tốt công tác dự báo, thích ứng cao trước những biến động thị trường, khả năng sinh lời lớn, tiến độ thực hiện đơn hàng được rút ngắn, chất lượng sản phẩm được đảm bảo, thu nhập và điều kiện làm việc của người lao động được cải thiện, mức độ đóng góp cho xã hội gia tăng,…

– Điểm yếu: những vấn đề nội tại làm giảm hiệu quả hoạt động. Cụ thể như: thiếu kinh nghiệm công tác hoặc kinh nghiệm không thích hợp; thiếu sự đào tạo chính quy, bài bản; hạn chế về các mối quan hệ; thiếu sự định hướng hay chưa có mục tiêu rõ ràng; kỹ năng nghề nghiệp chưa cao; …

– Cơ hội: là những sự việc bên ngoài không thể kiểm soát được, chúng có thể là đòn bẩy tiềm năng mang lại nhiều cơ hội thành công, bao gồm: các xu hướng triển vọng; nền kinh tế phát triển bùng nổ; cơ hội nghề nghiệp mới rộng mở; một dự án hứa hẹn được giao phó; học hỏi được những kỹ năng hay kinh nghiệm mới; sự xuất hiện của công nghệ mới; những chính sách mới được áp dụng; …

– Thách thức: là những yếu tố gây ra các tác động tiêu cực, mức độ ảnh hưởng của chúng còn tùy thuộc vào những hành động ứng biến. Các thách thức thường gặp là: sự cơ cấu và tổ chức lại ngành nghề; những áp lực khi thị trường biến động; một số kỹ năng trở nên lỗi thời; sự tụt hậu về công nghệ; sự cạnh tranh gay gắt; …

Nếu chỉ làm sáng tỏ được 4 yếu tố trong SWOT và không có bất cứ động thái gì tiếp theo, thì việc phân tích này sẽ ít ý nghĩa. Do vậy, công việc tiếp theo trong phân tích SWOT là phải đưa ra những chiến lược phù hợp để đạt mục tiêu:

  • Chiến lược SO (Strengths – Opportunities): theo đuổi những cơ hội phù hợp với điểm mạnh của công ty.
  • Chiến lược WO (Weaks – Opportunities): vượt qua điểm yếu để tận dụng tốt cơ hội.
  • Chiến lược ST (Strengths – Threats): xác định cách sử dụng lợi thế, điểm mạnh để giảm thiểu rủi ro do môi trường bên ngoài gây ra.
  • Chiến lược WT (Weaks – Threats): thiết lập kế hoạch “phòng thủ” để tránh cho những điểm yếu bị tác động nặng nề hơn từ môi trường bên ngoài.

Phân tích SWOT hiệu quả hoạt động là một phần của kế hoạch chiến lược. Nó giúp người sử dụng thông tin hiểu tốt hơn về hoạt động của DN và nâng cấp những phần cần cải thiện để đạt hiệu quả hoạt động cao hơn. Nó cũng giúp người sử dụng thông tin hiểu về thị trường của DNSX, bao gồm các đối thủ cạnh tranh cũng như dự đoán các thay đổi mà DN cần phải hướng tới để chắc chắn rằng công việc kinh doanh của DNSX thành công. Khi phân tích SWOT, cần lưu ý rằng điểm mạnh của vấn đề này có thể là điểm yếu của vấn đề khác.

Cách thực hiện phân tích SWOT: Lập một bảng gồm bốn ô, tương ứng với bốn yếu tố của mô hình SWOT. Trong mỗi ô, điểm mục các đánh giá dưới dạng gạch đầu dòng; trung thực, khách quan, không bỏ sót các đánh giá trong quá trình thống kê; biên tập lại, sàng lọc, ghi chú những điểm quan trọng; phân tích ý nghĩa của chúng; vạch rõ những hành động cần làm (củng cố các kỹ năng quan trọng, loại bỏ các mặt còn hạn chế, khai thác các cơ hội, phòng ngừa các nguy cơ,…); định kỳ cập nhật biểu đồ SWOT, làm tăng tính hoàn thiện và hiệu quả cho kế hoạch.