Phương pháp thu thập, xử lý và cung cấp thông tin thực hiện về CPXL phục vụ yêu cầu quản trị

  • Thu thập thông tin chi phí qua hệ thống chứng từ kế toán.

Thu thập thông tin kế toán là công việc ban đầu của toàn bộ quy trình kế toán có ý nghĩa quan trọng đảm bảo cung cấp các thông tin kinh tế thích hợp và đáng tin cậy. DNXL cần thiết lập hệ thống chứng từ kế toán theo hƣớng dẫn của nhà nƣớc, bổ sung thêm các chỉ tiêu phù hợp nhằm thu thập thông tin CPXL theo các góc độ khác nhau. Chứng từ kế toán có thể lập ở nhiều bộ phận liên quan. DNXL cần phải xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ kế toán khoa học, hợp lý nhằm thu nhận kiểm soát một cách kịp thời, đầy đủ thông tin và phải quy định rõ về trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận có liên quan đến CP.

*Hệ thống tài khoản kế toán chi phí.

DNXL cần thiết lập hệ thống tài khoản kế toán để thu nhận và hệ thống hóa thông tin CP đảm bảo cung cấp thông tin theo yêu cầu của nhà quản trị. Trên cơ sở yêu cầu quản trị cụ thể về CPXL phải xây dựng hệ thống tài khoản kế toán chi tiết theo từng đối tƣợng và phải mã hóa để thuận lợi trong việc ghi chép hạch toán CPXL, tính giá thành đồng thời phục vụ cho việc kiểm tra, KSCP.

  • Hệ thống sổ kế toán chi phí.

Sổ kế toán là phƣơng tiện để thu nhận, ghi chép, tổng hợp thông tin lập báo cáo kế toán nhằm cung cấp thông tin cho các đối tƣợng sử dụng thông tin. Do vậy, DNXL cần phải xây dựng hệ thống sổ kế toán chi tiết về CP phù hợp với hệ thống tài khoản kế toán chi tiết đã đƣợc xây dựng. Hệ thống sổ kế toán chi tiết cần đƣợc thiết kế cụ thể chi tiết với số lƣợng sổ, kết cấu mẫu sổ và các chỉ tiêu cần phản ánh phù hợp với yêu cầu quản trị CPXL và trình độ trang thiết bị công nghệ xử lý thông tin tại DN. Các sổ kế toán chi tiết cần phản ánh theo nhiều chỉ tiêu để có thông tin hữu ích sử dụng lập báo cáo kế toán QTCPXL.

  • Hệ thống báo cáo kế toán quản trị CPXL.

Báo cáo KTQTCP là loại báo cáo kế toán phản ánh chi tiết cụ thể tình hình SXKD của DN theo yêu cầu quản lý cụ thể của các cấp quản trị khác nhau trong DN. Báo cáo KTQTCPXL cung cấp thông tin giúp nhà quản trị phân tích, đánh giá, dự đoán và ra quyết định kinh doanh.

Báo cáo KTQTCPXL phải thể hiện số liệu dự toán đồng thời thể hiện số thực tế bằng thƣớc đo hiện vật và giá trị để cung cấp kịp thời thông tin kinh tế cho nhà quản trị. Khi xây dựng hệ thống báo cáo KTQTCPXL cần bảo đảm các yêu cầu:

  • Phải đảm bảo cung cấp thông tin hữu ích nhất.
  • Phải thích hợp với từng mục tiêu hoạt động của

Để thực hiện yêu cầu trên, hệ thống báo cáo KTQTCPXL trong DNXL cần lập theo nội dung: (1) “Báo cáo dự toán phục vụ cho chức năng hoạch định”; (2) “Báo cáo quản trị phục vụ cho KSCP”; (3) “Báo cáo quản trị phục vụ cho việc ra quyết định của nhà quản trị”.

Theo tác giả Võ Văn Nhị cho rằng  “Báo cáo dự toán phục vụ cho  chức năng hoạch định là hệ thống báo cáo nhằm cung cấp những thông tin định hƣớng cho tƣơng lai của doanh nghiệp nhƣ dự toán, phƣơng án kinh doanh,… nhằm phục vụ cho các quyết định kinh doanh cũng nhƣ chuẩn bị các điều kiện đảm bảo trên tất cả các lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp[23]. Nhƣ vậy, hệ thống báo cáo này còn cung cấp thông tin cho nhà quản trị ra các quyết định liên quan đến việc tìm kiếm các nguồn tài trợ, sở hữu và sử dụng nguồn tài trợ.

+ Cũng theo tác giả Võ Văn Nhị thì“Báo cáo quản trị phục vụ cho kiểm soát chi  phí là hệ thống báo cáo nhằm cung cấp thông tin về tình hình  sử dụng CPXL theo từng đối tƣợng, từng bộ phận sản xuất làm cơ sở để nhà quản trị kiểm soát và đánh giá tình hình sử dụng các loại chi phí đồng thời cung cấp thông tin cho việc lập kế hoạch và đƣa ra quyết định liên quan đến việc định giá sản phẩm.

+ Báo cáo quản trị phục vụ cho việc ra quyết định là báo cáo cung cấp thông tin thích hợp về doanh thu và CP giúp cho của nhà quản trị ra quyết định.

+ Báo cáo quản lý để ra quyết định là báo cáo cung cấp thông tin thích hợp về doanh thu và CP giúp ngƣời quản lý đƣa ra quyết định kinh doanh tốt nhất.