Quy trình đàm phán theo hình thức trực tiếp

1. Đàmphán theo hình thức trực tiếp : 5 giai đoạn:
a. Giai đoạn chuẩn bị đàm phán:

Giai đoạn này các nhà kinh doanh cần thực hiện các công việc cụ thể như sau:

* Nghiên cứu thông tin:

Những nội dung thông tin cần nắm : công dụng, tính chất của hàng hóa, tình hình sản xuất, thời vụ, công nghệ chế biến, khả năng cung ứng của đối tác, giá thị trường …

Thu thập thông tin thông qua các báo địa phương, tạp chí chuyên ngành kinh tế, các hiệp hội, các tổ chức xúc tiến thương mại của chính phủ, các tổ chức quốc tế …

Dựa trên các thông tin đã ghi chép được, nhà kinh doanh sẽ tiến hành phân tích, đánh giá độ chính xác, nếu cần đôi khi phải thực hiện kiểm tra các thông tin xem có độ tin cậy cao hay không?

Cuối cùng nhà kinh doanh sẽ đưa ra các nhận xét, dự báo kết luận làm làm cơ sở cho việc lập phương án đàm phán tiếp theo sau đó.

* Lập phương án đàm phán:

Mục tiêu đàm phán cần đạt được là gì ?

Phương thức đàm phán sẽ tiến hành như thế nào ?

Đối tượng đàm phán sẽ tiếp xúc là ai ?

Những nội dung chi tiết (về mẫu mã, về giá cả, hay về thời gian giao hàng…) cần bàn bạc thống nhất giữa các bên đàm phán để tiến tới ký kết hợp đồng ngoại thương.

Đưa ra những biện pháp khắc phục khó khăn nếu có.

* Tổ chức đoàn đàm phán:

Là công việc đặc biệt quan trọng trong khâu chuẩn bị đàm phán, không thể xem nhẹ.

Thành phần của một đoàn đàm phán hợp đồng ngoại thương phải hội đủ chuyên gia ở ba lĩnh vực: pháp luật, kỹ thuật và thương mại. Trong đó, chuyên gia về thương mại giữ vị trí quan trọng nên thường được phân công là trưởng đoàn. Nếu thiếu một trong ba loại chuyên gia kể trên thì hợp đồng ngoại thương được ký kết khó bảo đảm được tính khả thi, tính pháp lý và có hiệu quả cao. Tuy nhiên, tổ chức một đoàn đàm phán với đầy đủ các thành phần như vậy là một việc làm khó khăn trong thực tế đối với tình hình của Việt nam hiện nay, do chưa quen và thiếu chuyên gia về pháp luật, nhà kinh doanh thường bao luôn phần việc, nhưng về lâu về dài thì công ty nên có chính sách đào tạo, tuyển dụng nhằm đáp ứng yêu cầu khi hội nhập vào kinh tế thị trường sau này.

Tổ chức cho các thành viên trong đoàn đàm phán tiếp cận với hồ sơ, nội dung đàm phán cũng như được gặp gở, thông hiểu và bổ sung kiến thức cho nhau xung quanh vấn đề đàm phán sắp tới. Nếu không sẽ khó tránh khỏi sự bất đồng quan điểm, không thống nhất với nhau trong cách nhìn nhận đánh giá vấn đề, dẫn đến tình trạng lực của đoàn đàm phán không đủ mạnh để bảo vệ các lợi ích phía mình, nhất là trước đối tác không có thiện chí.

* Chuẩn bị địa điểm đàm phán:

Tuỳ theo tầm quan trọng của hợp đồng, giá trị lớn hay nhỏ, đối tác thân quen hay lạ, họ thuộc quốc gia nào: Âu hay Á, Châu Mỹ hay Châu Phi… mà tìm địa điểm đàm phán thích hợp làm cho cả hai bên đều cảm thấy thoải mái, tiện nghi.

* Chuẩn bị thời gian đàm phán:

Các múi giờ trên thế giới rất khác nhau, nên cố gắng bố trí thời gian đàm phán ở

thời điểm thuận tiện tránh sự mệt mỏi cho các bên.

Nên có lịch đàm phán gởi trước cho bên đối tác. Trong lịch nên chuẩn bị cả ngày đàm phán dự phòng nếu kết quả của các ngày đàm phán trước chưa đi đến sự nhất trí.

b. Giai đoạn tiến hành đàm phán thử:

Sau khi đã có sự chuẩn bị, nên gặp gỡ hay trao đổi qua thư từ, điện thoại để thử đàm phán nhằm thăm dò thái độ, quan điểm của bên đối tác thì khả năng trong đàm phán thật sẽ càng chắc chắn hơn. Chỉ có như thế, các nhà kinh doanh mới có điều kiện đánh giá lại toàn bộ thông tin đã thu thập được, kịp thời điều chỉnh lại phương án đàm phán cho thích hợp.

c. Giai đoạn thực hiện tiếp xúc đàm phán:

Tạo không khí hữu nghị và tin cậy sẽ giúp cho cuộc đàm phán diễn ra thuận lợi và dễ dàng thành công. Muốn vậy, nhà kinh doanh cần phải:

– Làm cho phía đối tác tin cậy bằng việc thể hiện thành ý hợp tác của mình đối với họ như biết xem trọng lợi ích chung của cả hai bên.

Lúc đàm phán cần phải tuân thủ:

– Tôn trọng phong tục, tập quán, thói quen, sở thích và tư tưởng của bên đối tác nhưng không bao giờ cười vô nghĩa có thể làm cho người khác hiểu lầm hay khó chịu, khi làm việc với các phái đoàn Châu Âu, nên đặc biệt lưu ý lịch sự đến các thành viên nữ trong đoàn.

– Tuyệt đối tránh, không bao giờ tranh cãi những vấn đề liên quan đến chính trị, tôn giáo, đạo đức, chủng tộc trong khi đàm phán.

– Lịch thiệp đối với những sai trái của đối phương nếu những sai trái đó là vô tình, do thiếu hiểu biết của họ đối với phong tục tập quán của ta.

– Hạn chế trao đổi riêng, mang tính chất nội bộ trong khi đàm phán, vì như vậy là tỏ ra sơ hở, thiếu chuẩn bị, thiếu tính nhất quán trong các thành viên của đoàn, vừa không được lịch sự trước mặt đoàn đàm phán.

– Đưa ra những đề nghị phù hợp với tình hình đàm phán và có thể chấp nhận được đối với bên đối tác. Muốn vậy, các nhà khinh doanh cần phải:

– Nhạy bén đánh giá tình hình diễn biến của cuộc đàm phán để quyết định nên ở

mức độ nào là vừa phải.

– Vận dụng những khả năng thương lượng, thuyết phục mà mình đã tích luỹ được trong quá trình công tác, đồng thời phát triễn những kinh nghiệm thương lượng đã được thế giới công nhận

_ Phải biết nhượng bộ vào lúc nào, ở mức độ nào nhằm đảm bảo vừa có lợi cho ta

đồng thời cũng thoả mãn được phía đối phương.

– Phải làm hết sức mình để đạt được những điều khoản trong hợp đồng mà mình đã đề ra.

– Chú ý khi quyết định chiến lược kinh doanh ở nước ngoài, đặc biệt ở những nước mà kỷ cương xã hội còn lõng lẻo, nhà kinh doanh nên làm theo những điều mình thấy tiện lợi hơn là những điều cảm thấy đúng hoặc sai.

d. Giai đoạn sau khi đàm phán:

Nên có một cuộc họp lại trong đoàn phía mình sau khi đàm phán để đánh giá việc thực hiện phương án đàm phán đạt kết quả ra sao, đúc kết lại những gì đã được thỏa thuận với bên đối tác, rút kinh nghiệm cho những lần đàm phán sau.

Có thể xác nhận lại với bên đối tác những điều còn chưa rõ khi đàm phán (nếu có) để đạt được sự thống nhất hoàn toàn về tất cả những điều khoản của hợp đồng trước khi đi đến ký kết.

Chuẩn bị soạn thảo hợp đồng ngoại thương.

e. Giai đoạn ký kết hợp đồng ngoại thương:

Tránh qui định dùng tập quán thương mại địa phương để giải quyết các tranh chấp xảy ra sao này

Tránh đưa vào hợp đồng những điều khoản trái với luật hiện hành của nước người bán, của nước người mua, và trái với thông lệ quốc tế…

Tránh dùng từ ngữ mập mờ, có thể được suy diễn bằng nhiều cách để diễn đạt nội dung của hợp đồng. Ngôn ngữ sử dụng là ngôn ngữ cả hai bên thông thạo

Nếu hợp đồng do bên đối tác soạn thảo, phải kiểm tra kỹ càng trước khi ký kết.

Những người tham gia ký kết hợp đồng phải là những người đại diện hợp pháp cho mỗi bên, người khác ký phải có giấy ủy quyền hợp lệ.

 

 


Các từ khóa trọng tâm hoặc các thuật ngữ liên quan đến bài viết trên:
  • quy trình đàm phán
  • cac giai doan cua qua trinh dam phsn hop dong
  • giai đoạn chuẩn bị và giai đoạn tiếp xúc
  • giai đoạn tiến hành đàm phán
  • phan tich giai doan tiep xuc va dam phan trong qua trinh xuc tien su kien
  • quy trình của 1 cuộc đàm phán
  • đam phan hop dong truc tiep
  • đàm phán liên quan đến lợi ích tiền bạc
  • ,