Quy trình nghiệp vụ và kế toán phát hành thẻ thanh toán

a. Quy trình nghiệp vụ phát hành thẻ

Tuỳ từng điều kiện trình độ hoàn cảnh của mỗi ngân hàng mà có sự điều chỉnh cho phù hợp. Cụ thể như có ngân hàng thì chi nhánh phát hành và hội sở chính là một sẽ không có các bước (3) và (9); có hệ thống ngân hàng giao cho hội sở chính phát hành thì “công ty thẻ” được thay bằng “trung ương” và sẽ phát sinh một số dòng luân chuyển khác…

Ngân hàng thương mại muốn được cung ứng dịch vụ thẻ phải thoả mãn các điều kiện Ngân hàng Nhà nước yêu cầu như:

– Có năng lực tài chính.

– Đảm bảo hệ thống trang thiết bị cần thiết phù hợp với tiêu chuẩn và đảm bảo an toàn cho hoạt động phất hành, thanh toán thẻ.

– Có đội ngũ cán bộ đủ năng lực chuyên môn để vận hành và quản lý hệ thống này theo thông lệ quốc tế.

– Chứng minh được tính hiệu quả, sự cần thiết và tính khả thi của việc đầu tư vào hệ thống phát hành và thanh toán thẻ.

– Báo cáo và cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin tài liệu có liên quan theo yêu cầu của Ngân hàng Nhà nước khi xem xét đơn xin phát hành thẻ.

Khi được sự đồng ý của Ngân hàng Nhà nước, NHTM bắt đầu triển khai các nghiệp vụ cần thiết, nghiệp vụ kinh doanh bắt đầu khi khách hàng có nhu cầu muốn sử dụng thẻ ngân hàng.

Phát hành thẻ bao gồm phát hành mới và phát hành lại:

- Phát hành thẻ mới:

(1) Khách hàng có nhu cầu sử dụng thẻ, ngân hàng hướng dẫn khách hàng làm đơn theo mẫu và nộp cho ngân hàng.

(2) Xét duyệt yêu cầu phát hành thẻ: Cán bộ thẩm định thực hiện thẩm định hồ sơ yêu cầu phát hành thẻ và phân loại khách hành theo các hạng đặc biệt (VIP), hạng 1 hoặc hạng thường trình cấp trên có thẩm quyền phê duyệt.

(3) Sau khi thẩm định hồ sơ khách hàng, nếu hồ sơ đảm bảo yêu cầu thì ngân hàng gửi hồ sơ về trung tâm phát hành thẻ (phải có xác nhận của giám đốc chi nhánh hoặc trưởng phòng nghiệp vụ).

(4,5,6,7,8) Tại trung tâm, các thông tin về khách hàng sẽ được cá nhân hoá, sau đó gửi thẻ kèm theo số PIN cho chủ thẻ thông qua NHPH.

(9) Nhận được thẻ từ trung tâm, NHPH xác nhận bằng văn bản có chữ ký của trưởng phòng nghiệp vụ hoặc người được uỷ quyền cho trung tâm thẻ.

Khi được trao quyền sở hữu thẻ, khách hàng được gọi là chủ thẻ, ngân hàng được gọi là ngân hàng phát hành (NHPH). Trong quá trình sử dụng thẻ, chủ thẻ có quyền sử dụng thẻ để thanh toán hàng hoá và dịch vụ hoặc rút tiền tại máy rút tiền tự động(ATM), yêu cầu được giải trình khi có thắc mắc đối với bảng kê giao dịch do NHPH gửi. NHPH có nghĩa vụ phải giải quyết thấu đáo các thắc mắc của khách hàng, phải kịp thời thanh toán cho các CSCNT, NHTT, hướng đẫn họ thực hiện đúng quy trình nghiệp vụ trong thanh toán thẻ đảm bảo an toàn cho khách hàng và ngân hàng.

- Phát hành, thay thế, in lại thẻ, nâng cấp thẻ:

Tại chi nhánh phát hành, khi nhận được yêu cầu in lại thẻ, thay thế thẻ và nâng cấp thẻ của khách hàng thì phải kiểm tra lại các điều kiện đảm bảo như tiền ký quỹ, tài sản thế chấp (nếu cần) trong trường hợp nâng cấp thẻ, tạo dữ liệu thay thế gửi nơi in thẻ để thực hiện. Sau khi in xong, chi nhánh phát hành kiển tra tình trạng thẻ như trong trường hợp nhận thẻ mới.

- In thẻ kỳ hạn mới:

Hàng tháng, nơi in thẻ in ra danh sách các chủ thẻ sẽ hết hạn vào tháng sau để các chi nhánh phát hành thông báo cho chủ thẻ và chủ thẻ sẽ có ý kiến về việc tiếp tục sử dụng hay chấm dứt. Nếu không có ý kiến gì của chủ thẻ thì việc sử dụng mặc nhiên chấm dứt. Trong trường hợp tiếp tục sử dụng thì xử lý tương tự như phát hành lại.

b. Kế toán giai đoạn phát hành thẻ:

– Nếu là thẻ loại A thì KH phải mở TKTG tại NH, TK phải có số dư nhất định

– Nếu là thẻ loại B thì KH phải ký quỹ số tiền để thanh toán, căn cứ vào số tiền ký quỹ NH ghi: Nợ TK Thích hợp (tiền mặt, hoặc TG thanh toán)

Có TK Tiền gửi ký quỹ để thanh toán thẻ

– Nếu là thẻ loại C thì khách hàng phải làm thủ tục ký hợp đồng tín dụng với NH để xác định hạn mức tín dụng.