Sơ đồ cơ cấu ma trận

Khác xa với các cơ cấu đã nói trên, cơ cấu ma trận được xây dựng trên hai dạng phân công chứ không phải chỉ có một như trong cơ cấu chức năng. Trong mô hình ma trận, các hoạt động trên trục dọc được nhóm gộp và phân công theo chức năng như: thiết kế chế tạo, bán hàng và marketing, R&D. Chồng lên mô thức phân công dọc này là một kiểu phân công theo chiều ngang, trên cơ sở phân biệt theo sản phẩm hay theo dự án. Kết quả của hai cách phân công đó là một mạng lưới phức tạp các quan hệ báo cáo theo các dự án và chức năng như trong hình 8-7

Với cơ cấu ma trận, người ta sử dụng một loại phân công dọc đặc biệt, mặc dù thường là rất thấp, với ít cấp trực tuyến, song các nhân viên trong ma trận có hai thủ trưởng: Một thủ trưởng chức năng, người đứng đầu của một chức năng, và một thủ trưởng dự án người chịu trách nhiệm quản trị các dự án riêng. Các nhân viên làm việc trong nhóm dự án với các chuyên gia từ các chức năng khác nhau. Các nhân viên này phải báo cáo với thủ trưởng dự án về các vấn đề dự án và với thủ trưởng chức năng của mình về các vấn đề chức năng. Tất cả các nhân viên làm việc trong nhóm dự án được gọi là các nhân viên có hai thủ trưởng và chịu trách nhiệm truyền thông, phối hợp giữa các chức năng và các dự án.

Đầu tiên, cơ cấu ma trận phát triển và được áp dụng bởi các công ty thuộc những ngành công nghệ cao như ngành hàng không, ngành điện tử ví dụ TRW và Hughes Aircraft. Với các công ty đó, điều cốt yếu để thành công là phải phát triển các sản phẩm hoàn toàn mới với tốc độ cao trong môi trường cạnh tranh và không chắc chắn. Họ cần một cơ cấu với những đặc tính có thể đáp ứng yêu cầu này, nhưng cơ cấu chức năng thì quá sức kém linh hoạt để có thể thực hiện vai trò phức tạp cũng như sự tương tác giữa công việc nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển sản phẩm mới. Hơn nữa, các nhân viên trong các công ty này thường có trình độ cao, chuyên nghiệp và thực hành tốt trong điều kiện làm việc linh hoạt, tự chủ.

Cơ cấu này ít yêu cầu sự kiểm soát trực tuyến từ những người giám sát. Các thành viên nhóm tự kiểm soát hành vi của mình, và sự tham gia trong nhóm dự án cho phép họ giám sát các thành viên khác trong nhóm và học tập lẫn nhau. Hơn nữa, khi dự án trải qua các giai đoạn khác nhau cần các chuyên gia khác nhau từ các chức năng khác. Ví dụ, trong giai đoạn đầu dự án cần đến các chuyên gia trong R&D; sau đó sang giai đoạn sau lại cần các chuyên gia từ chức năng thiết kế chế tạo và marketing để tính toán chi phí và các dự án marketing. Khi nhu cầu về các loại chuyên gia thay đổi, các thành viên nhóm có thể chuyển đến các dự án khác cần đến dịch vụ của họ. Do đó, cơ cấu ma trận có khả năng sử dụng các kỹ năng của nhân viên nhiều nhất, không những thế khi dự án hiện hành kết thúc và dự án mới lại xuất hiện.

Hình 8-7 Cơ cấu ma trận

Cuối cùng, mức độ tự do nhất định cơ cấu ma trận không chỉ tạo ra sự tự chủ để động viên nhân viên, mà còn để cho các quản trị cấp cao tự do tập trung vào các vấn đề chiến lược, bởi họ không bị vướng bận vào các vấn đề điều hành. Trên các phương diện đó, cơ cấu ma trận là một công cụ tốt để tạo ra tính linh hoạt giúp phản ứng nhanh với các điều kiện cạnh tranh. Tuy nhiên, cơ cấu ma trận cũng có một vài bất lợi. Thứ nhất, chi phí quản lý điều hành của cơ cấu này rất cao so với cơ cấu chức năng. Bởi cơ cấu này có khuynh hướng sử dụng các nhân viên trình độ cao do đó cả tiền lương lẫn các chi phí liên quan rất cao. Thứ hai, dịch chuyển nhân viên liên tục trong ma trận, nghĩa là cần phảicó thời gian và chi phí để thiết lập các mối liên hệ nhóm mới và loại bỏ các dự án. Thứ ba, khó quản lý các nhân viên hai thủ trưởng, rất dễ nảy sinh vấn đề khi họ cân phải đối giữa các quan tâm theo dự án hay theo chức năng, và phải cẩn thận để tránh các xung đột giữa các chức năng và dự án về nguồn lực. Theo thời gian, có thể các nhà quản trị dự án sẽ giữ vai trò lãnh đạo trong việc hoạch định và thiết lập mục tiêu, như vậy, cơ cấu ma trận sẽ gần giống như cơ cấu sản phẩm hay cơ cấu nhiều bộ phận. Nếu các mối liên hệ chức năng và dự án không được kiểm soát tốt có thể dẫn đến tình trạng đấu tranh quyền lực giữa các nhà quản trị, gây ra sự đình trệ và suy giảm chứ không tăng tính linh hoạt. Cuối cùng, tổ chức càng lớn càng khó thực hiện cơ cấu ma trận bởi vì các mối liên hệ nhiệm vụ và vai trò trở nên phức tạp. Trong tình huống đó, chỉ có một lựa chọn đó là cơ cấu nhiều bộ phận.

Với các lợi thế và bất lợi như vậy, cơ cấu ma trận nói chung chỉ được sử dụng khi chiến lược công ty bảo đảm cho nó. Nếu không có điểm này, việc sử dụng một cơ cấu phức tạp quá mức cần thiết chỉ dẫn đến chi phí quản lý cao hơn. Trong các môi trường thị trường /sản phẩm năng động như công nghệ sinh học, máy tính lợi ích của cơ cấu ma trận về tính linh hoạt và cải tiến vượt quá chi phí sử dụng nó, vì thế cơ cấu này thường được coi là lựa chọn thích hợp. Tuy nhiên, các công ty ở trong giai đoạn bão hoà của chu kỳ ngành hay họ thường theo đuổi chiến lược chi phí thấp nên ít khi lựa chọn cơ cấu này chính bởi vì chi phí vận hành nó quá cao.