Sơ đồ hiệu suất và hiệu quả trong quản trị

 

Các tổ chức có một số đặc điểm chung, các nhà quản trị cũng thế. Mặc dù các chức danh và trách nhiệm cụ thể của họ rất khác nhau, nhưng công việc của họ thì vẫn có một số điểm chung – cho dù đó là một giám sát viên có mức lương 40 000 đô la một năm, làm việc trong phòng thông tin của trường Đại học Monash, quản lý 5 nhân viên; hay tổng giám đốc của tập đoàn Coles Myer có mức lương 4 triệu đô la một năm, chịu trách nhiệm điều phối công việc của một tập đoàn lớn nhất nước Australia (tính về số lượng nhân viên) với hơn 160 000 nhân viên và có doanh thu hàng năm vượt qua con số 25 tỉ đôla.

Thuật ngữ quản trị được định nghĩa là quá trình điều phối các công việc để chúng có thể được hoàn thành với hiệu suất và hiệu quả cao nhất, bằng và thông qua những người khác. Chúng ta hãy tìm hiểu qua từng phần của định nghĩa này.

Quá trình là từ diễn tả những chức năng đang được thực hiện và các công việc ưu tiên cần các nhà quản trị giải quyết. Các chức năng này cụ thể là lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát. Chúng tôi sẽ làm rõ hơn những chức năng này cũng như quá trình quản trị trong phần tiếp theo khi chúng ta xem xét những việc làm cụ thể của các nhà quản trị.

Chúng ta cũng biết phần thứ hai của định nghĩa là cụm từ điều phối công việc của người khác. Đây chính là điểm giúp chúng ta phân biệt được ai là nhà quản trị còn ai không phải là nhà quản trị. Nhưng ngoài ra định nghĩa cũng đề cập đến việc hoàn thành công việc của tổ chức với hiệu suất và hiệu quả cao; hoặc ít ra đó cũng là việc mà các nhà quản trị rất muốn thực hiện.

Hiệu suất là một phần vô cùng quan trọng của quản trị. Nó đề cập đến mối quan hệ giữa đầu vào và đầu ra. Nếu bạn có thể tạo được nhiều sản phẩm đầu ra hơn từ cùng lượng đầu vào cho trước thì bạn đã tăng được hiệu suất. Hoặc tương tự, nếu bạn có thể tạo ra số sản phẩm đầu ra tương đương nhưng với lượng đầu vào ít hơn thì cũng có nghĩa là bạn đã tăng được hiệu suất. Bởi vì các nhà quản trị phải điều hành công việc với nguồn lực giới hạn, chủ yếu gồm nhân lực, tài chính và trang thiết bị, cho nên họ luôn quan tâm đến việc sử dụng các nguồn lực này một cách có hiệu quả nhất. Vì thế họ luôn quan tâm đến việc cắt giảm chi phí tối đa. Từ góc nhìn này ta có thể hiểu hiệu suất là “làm đúng cách” có nghĩa là không lãng phí các nguồn lực.

Tuy nhiên, hiệu suất không phải là yếu tố duy nhất. Quản trị cũng liên quan đến việc thực hiện các công việc để đạt được các mục tiêu của tổ chức; tức là, quản trị quan tâm đến hiệu quả. Khi các nhà quản trị hoàn thành mục tiêu của tổ chức, chúng ta nói rằng họ làm việc có hiệu quả. Hiệu quả thường được mô tả là “làm đúng việc” – tức là những việc làm của họ có thể giúp tổ chức đạt được những mục tiêu đã đề ra. Trong khi hiệu suất liên quan đến các phương tiện dùng để thực hiện công việc, hiệu quả lại liên quan đến kết quả cuối cùng – hay nói cách khác – đến việc có đạt được mục tiêu của tổ chức hay không (Hình 1.3).

Hiệu suất và hiệu quả có liên quan đến nhau. Hiệu quả sẽ dễ dàng  đạt được nếu ta bỏ qua hiệu suất. Xem xét công ty Packard Bell làm ví dụ, họ có thể sản xuất được những máy tính cá nhân (PC) đắt tiền với các linh kiện máy tính cao cấp nhất nếu họ không chú ý đấn chi phí nhân công và vật liệu đầu vào. Một vài công ty dịch vụ công cộng được đánh giá là họ đạt được hiệu quả nhưng lại hoàn toàn không đạt hiệu suất bởi vì họ thực hiện công việc của mình với mức chi phí quá cao.Vì vậy quản trị không chỉ là vấn đề đảm bảo cho công việc được hoàn thành và đạt được mục tiêu của tổ chức đề ra (hiệu quả) mà còn phải làm với một hiệu suất cao nhất.

Liệu có tổ chức nào có thể đạt được hiệu suất nhưng hiệu quả vẫn chưa đạt được? Câu trả lời sẽ là “có” nếu như ta hoàn thành tốt các công việc được cho là sai. Chẳng hạn nhiều trường đại học đã đạt được hiệu suất cao trong việc đào tạo sinh viên. Các nhà quản trị của trường đã cắt giảm được được một khoản chi phí đào tạo đáng kể của mỗi sinh viên thông qua việc áp dụng các phương pháp học trên máy, các tài liệu hoc trên mạng, các lớp học từ xa, những giảng đường rộng lớn để dùng cho việc diễn thuyết và phụ thuộc chủ yếu vào nhóm các nhân viên làm việc bán thời gian. Tuy nhiên, các sinh viên, cựu sinh viên và các công ty đặt vấn đề rằng liệu các sinh viên có được đào tạo một cách thích đáng không? Dĩ nhiên, một tổ chức hoạt động thành công thì hiệu quả cao và hiệu suất cao luôn đi đôi với nhau.Quản trị kém thường là do không đạt được hiệu quả lẫn hiệu suất hoặc là đạt được hiệu suất nhưng không mang lại hiệu quả. Ở bất cứ một quốc gia nào,nơi đó có thể là Mỹ, Malaisia, New Zealand, Philippin hay Singapore, các tổ chức và các nhà quản trị của các tổ chức đó  phải đạt được tính hiệu quả lẫn hiệu suất để có thể gặt hái được thành công trong một thế giới thương mại toàn cầu mà tính cạnh tranh ngày càng gia tăng.

HÌNH 1.3: HIỆU SUẤT VÀ HIỆU QUẢ TRONG QUẢN TRỊ