Sơ đồ vai trò của quản trị chất lượng

Quản trị chất lượng được thực hiện một cách liên tục thông qua triển khai vòng tròn quản lý hay còn gọi là bánh xe Deming(vòng tròn PDCA). Dưới góc độ quản trị vòng tròn PDCA là trình tự cần thiết khi thực hiện bất cứ một công việc nào như tổ chức một buổi họp, đi dự một hội thảo, sắp xếp nhân sự trong phòng lớn hơn như xây dựng chính sách chất lượng trong doanh nghiệp.

* Hoạch định chất lượng

Đây là giai đoạn đầu tiên của quản trị chất lượng. Hoạch định chất lượng chính xác, đầy đủ sẽ giúp định hướng tốt các hoạt động tiếp theo bởi vì tất cả chúng đều phụ thuộc vào kế hoạch. Nếu kế hoạch ban đầu được xây dựng tốt thì sẽ có ít các hoạt động cần điều chỉnh và các hoạt động sẽ được điều khiển một cách có hiệu quả hơn. Hoạch định chất lượng được coi là chức năng quan trọng nhất cần ưu tiên hàng đầu hiện nay.

Hoạch định chất lượng là hoạt động xác minh mục tiêu chất lượng sản phẩm. Hoạch định chất lượng cho phép xác định mục tiêu, phương hướng phát triển chất lượng cho toàn công ty theo một hướng thống nhất. Tạo điều kiện khai thác sử dụng có hiệu quả hơn các nguồn lực và tiềm năng trong dài hạn góp phần giảm chi phí cho chất lượng, nâng cao khả năng cạnh tranh, giúp các công ty chủ động thâm nhập và mở rộng thị trường, đặc biệt là thị trường thế giới. Hoạch định chất lượng còn tạo ra một sự chuyển biến căn bản về phương pháp quản trị chi phí giữa các doanh nghiệp.

Nội dung chủ yếu của hoạch đinh chất lượng sản phẩm mới bao gồm:
– Xác lập mục tiêu chất lượng tổng quát và chính sách chất lượng
– Xác định khách hàng
– Xác định đặc điểm của sản phẩm thoả mãn nhu cầu khách hàng
– Phát triển những quy trình có khả năng tạo những đặc điểm của sản phẩm.
– Chuyển giao các kết quả hoạch định cho bộ phận tác nghiệp

* Tổ chức thực hiện

Sau khi hoàn thành chức năng hoạch định thì chuyển sang tổ chức thực hiện chiến lược đã hoạch định. Thực chất quá trình này là quá trình điều khiển các hoạt động thông qua kỹ thuật, phương tiện, phương pháp cụ thể nhằm bảo đảm chất lượng sản phẩm theo đúng yêu cầu kế hoạch đề ra. Tổ chức thực hiện có ý nghĩa quyết định đến việc biến các kế hoạch chất lượng thành hiện thực.

Những bước sau đây cần tiến hành theo trật tự nhằm đảm bảo các kế hoạch sẽ được điều khiển một cách hợp lý, mục đích yêu cầu đặt ra với các hoạt động triển khai là:

– Đảm bảo rằng mọi người có trách nhiệm thực hiện các kế hoạch, nhân thức một cách đầy đủ các mục tiêu và sự cần thiết của chúng.
– Giải thích cho mọi người biết chính xác những nhiệm vụ kế hoạch chất lượng cụ thể cần thiết phải thực hiện
– Cung cấp đầy đủ các nguồn lực ở những nơi và những lúc cần thiết có những phương tiện kỹ thuật dùng để kiểm soát chất lượng.
– Tổ chức những chương trình giáo dục và đào tạo, cung cấp những kiến thức, kinh nghiệm cần thiết đối với việc thực hiện kế hoạch.

Trên thực tế vấn đề đào tạo và huấn luyện về chất lượng là một yếu tố quan trọng trong quản trị chất lượng. Giáo sư ISHIKAWAORU – người đã có công tạo ra cái gọi là chất lượng Nhật Bản” đã nói: “Quản trị chất lượng bắt đầu bằng giáo dục và kết thúc cũng bằng giáo dục”. Qua đào tạo huấn luyện mà nâng cao kỹ thuật cho mọi thành viên, họ xác định được nguyên nhân gây nên sai sót để có biện pháp ngăn ngừa, họ biết cải tiến và hoàn thiện quy trình sản xuất, biến lượng hoá những vấn đề liên quan đến chất lượng. Quá trình đào tạo trong một doanh nghiệp cần phải được tiến hành liên tục, nhằm trang bị những kiến thức về công nghệ, môi trường, sáng tạo cho các cấp những khả năng chủ động trong quản trị.

* Kiểm tra

Để đảm bảo đúng mục tiêu chất lượng dự kiến được thực hiện theo đúng yêu cầu kế hoạch đặt ra trong quá trình tổ chức thực hiện cần tiến hành các hoạt động kiểm tra, kiểm soát chất lượng. Kiểm tra chất lượng là hoạt động theo dõi tu nhập phát hiện và đánh giá những trục trặc khuyết tật của sản phẩm và dịch vụ được tiến hành trong mọi khâu xuyên suốt đời sống của sản phẩm. Mục đích kiểm tra không phải là tập trung vào phát hiện các sản phẩm hỏng, loại xấu ra khỏi tốt mà là những trục trặc khuyết tật ở mọi khâu, mọi công đoạn, mọi quá trình tìm kiếm những nguyên nhân gây ra trục trặc khuyết tật đó để có những biện pháp ngăn chặn kịp thời.

Nhiệm vụ chủ yếu của kiểm tra chất lượng là:

– Đánh giá tình hình thực hiện chất lượng và xác định mức độ chất lượng đạt được trong thực tế của doanh nghiệp.
– So sánh chất lượng thực tế với kế hoạch để phát hiện sai lệch trên các phương tiện kinh tế kỹ thuật.
– Phân tích thông tin về chất lượng tạo cơ sở cho cải tiến và khuyến khích cải tiến chất lượng sản phẩm.

Khi tiến hành kiểm tra các kết quả thức hiện kể hoạch cần đánh giá hai vấn đề cơ bản đó là mức độ tuân thủ nghiêm túc kế hoạch đã vạch ra, tính chính xác, đầy đủ và tính khả thi của kế hoạch.

Thông thường có hai loại kiểm tra là : Kiểm tra thường hàng tháng hay kiểm tra định kỳ và kiểm tra định kỳ vào cuối năm kinh doanh.

Trong hoạt động kiểm tra chất lượng tập trung vào kiểm tra định kỳ. Xác định mức độ biến thiên của quá trình và những nguyên nhân làm chệch hướng các chỉ tiêu chất lượng. Phân tích phát hiện các nguyên nhân ban đầu, nguyên nhân trực tiếp để xoá bỏ chúng, phòng ngừa sự tái diễn.

* Hoạt động điều chỉnh và cải tiến

Hoạt động điều chỉnh nhằm làm cho các hoạt động của hệ thống doanh nghiệp có khả năng thực hiện được những tiêu chuẩn chất lượng đề ra, đồng thời cũng là hoạt động đưa chất lượng sản phẩm thích ứng với tình hình mới, nhằm giảm dần khoảng cách mong muốn của khách hàng với thực tế chất lượng đạt được, thoả mãn nhu cầu của khách hàng ở mức độ cao hơn.

Các bước công nghệ chủ yếu:
– Xác định những đòi hỏi cụ thể về cải tiến chất lượng từ đó xây dựng những dự án cải tiến chất lượng.
– Cung cấp các nguồn lực cần thiết như tài chính, kỹ thuật lao động.
– Động viên đào tạo và khuyến khích quá trình thực hiện dự án cải tiến chất lượng.

Khi chỉ tiêu không đạt được cần phải phân tích tình hình nhằm xác định xem vấn đề thuộc về tài chính hay thực hiện kế hoạch, xem xét thận trọng để tìm ra chính xác cái gì sai để điều chỉnh. Khi cần thiết có thể điều chỉnh mục tiêu chất lượng. Thực chất đó là quá trình cải tiến chất lượng cho phù hợp với môi trường kinh doanh mới của doanh nghiệp.

Quá trình cải tiến theo các bước sau:

– Thay đổi quá trình nhằm giảm khuyết tật.
– Thực hiện công nghệ mới.
– Phát triển sản phẩm mới, đa dạnh hoá sản phẩm.

Yêu cầu đặt ra đối với cải tiến chất lượng là tiến hành cải tiến đặc điểm của sản phẩm, đặc điểm quá trình nhằm giảm sai sót, trục trặc trong quá trình thực hiện và giảm khuyết tật trong sản phẩm.