Sơ đồ xác định lượng đặt hàng tối ưu

Mức dự trữ hàng là mộ quyết định quan trọng về phân phối vật chất và nó có  ảnh hưởng tới việc thỏa mãn khách hàng. Các nhân viên bán hàng muốn doanh  nghiệp của họ luôn tồn trữ đủ hàng để đáp ứng được ngay các đơn đặt hàng của  khách hàng. Tuy nhiên về mặt chi phí sẽ kếm hiệu quả nếu doanh nghiệp dự trữ  hàng quá nhiều. Chi phí dự trữ hàng tăng lên với tốc độ nhanh dần khi mức độ phục  vụ khách hàng tiến gần đến 100%.

Việc thông qua quyết định dự trữ hàng đòi hỏi phải biết khi nào thì cần đặt  thêm hàng và đặt thêm bao nhiêu. Khi mức dự trữ cạn dần, ban lãnh đạo cần phải  biết nó giảm tới mức nào thì phải đặt thêm hàng mới. Mức tồn kho đó gọi là điểm  đặt hàng hay (tái đặt hàng). Điểm đặt hàng là 50 có nghĩa là phải tái đặt hàng khi  lượng tồn kho còn 50 đơn vị sản phẩm. Điểm đặt hàng phải càng cao nếu thời gian  chờ thực hiện đơn hàng càng dài, tốc độ sử dụng càng lớn và tiêu chuẩn dịch vụ  càng cao. Nếu thời gian chờ đợi thực hiện đơn hàng và tốc độ tiêu hao của khách  hàng thay đổi, thì phải xác định điểm đặt hàng cao hơn để đảm bảo lượng tồn kho  an toàn. Điểm đặt hàng cuối cùng phải đảm bảo cân đối rủi ro cạn nguồn hàng dự  trữ với chi phí dự trữ quá mức.

Một quyết định tồn kho khác nữa là đặt thêm bao nhiêu hàng. Mỗi lần đặt  hàng khối lượng càng lớn thì số lần đặt hàng càng ít. Doanh nghiệp cần cân đối chi  phí xử lý đơn đặt hàng và chi phí dự trữ hàng. Chi phí xử lý đơn đặt hàng gồm chi  phí chuẩn bị và chi phí quản lý của mặt hàng đó. Nếu chi phí chuẩn bị thấp, thì nhà  sản xuất có thể sản xuất mặt hàng đó thường xuyên và chi phí cho mặt hàng đó  hoàn toàn ổn định và bằng chi phí quản lý. Nếu chi phí chuẩn bị cao, thì người sản  xuất có thể giảm bớt chi phí trung bình tính trên đơn vị sản phẩm bằng cách sản  xuất và duy trì lượng hàng dự trữ dài ngày hơn.

Chi phí xử lý đơn đặt hàng cần được so sánh với chi phí dự trữ. Mức dự trữ  bình quân càng lớn thì chi phí dự trữ càng cao. Những chi phí dự trữ hàng này gồm  phí lưu kho, phí vốn, thuế và bảo hiểm, khấu hao và hao mòn vô hình. Chi phí dự  trữ có thể chiếm đến 30% giá trị hàng dự trữ. Điều này có nghĩa là những người  quản trị marketing muốn doanh nghiệp của mình dự trữ nhiều hàng phải chứng  minh được rằng lượng hàng dự trữ lớn hơn sẽ đem lại phần lợi nhuận gộp tăng thêm  lớn hơn phần chi phí dự trữ tăng thêm.

Lượng đặt hàng tối ưu có thể xác định bằng cách theo dõi tỏng chi phí xử lý  đơn hàng và chi phí dự trữ hàng tương ứng với các mức đặt hàng khác nhau. Hình  11.5 cho thấy chi phí xử lý đơn hàng trên một đơn vị sản phẩm sẽ giảm xuống khi  số đơn vị sản phẩm đặt mua tăng lên vì chi phí đặt hàng chia đều cho nhiều đơn vị  sản phẩm hơn. Chi phí dự trữ trên một đơn vị sẽ tăng lên khi số đơn vị đặt mua tăng  lên vì mỗi đơn vị sẽ tồn tại trong số dự trữ lâu hơn. Hai đường cong chi phí này  cộng lại theo phương thẳng đứng sẽ cho đường cong tổng chi phí trên một đơn vị  sản phẩm. Điểm thấp nhất trên đường cong tổng chi phí trên một đơn vị sản phẩm  chiếu thẳng xuống trục hoành sẽ cho số lượng đặt hàng tối ưu.

Ngày nay càng có nhiều doanh nghiệp chuyển từ mạng lưới cung ứng đón đầu  sang mạng lưới cung ứng theo yêu cầu. Mạng lưới đầu liên quan đến những doanh  nghiệp sản xuất với khối lượng sản phẩm theo dự báo mức tiêu thụ. Doanh nghiệp  tạo ra và dự trữ tại các điểm cung ứng khác nhau, như tại nhà máy, tại các thị  trường phân phối và các cửa hàng bán lẻ. Mỗi điểm cung ứng đều tự động tái đặt  hàngkhi đạt tới điểm đặt hàng. Nếu tình hình tiêu thụ chậm hơn dự kiến, doanh  nghiệp sẽ tìm cách giảm bớt lượng dự trữ hàng bằng cách bảo trợ cho các hợp đồng  và các biện pháp khuyến mãi.

Mạng lưới cung ứng theo yêu cầu do khách hàng chủ động trong đó có phần  sản xuất liên tục và phần dự trữ khi có đơn hàng về. Ví dụ các nhà sản xuất ôtô  Nhật Bản tiếp nhận các đơn đặt hàng mua ôtô, sản xuất rồi gửi đi trong vòng bốn  ngày. Benetton, một nhà thời trang Italia, kinh doanh theo hệ thống đáp ứng nhanh,  nhuộm những chiếc áo len của mình theo những màu đang bấn chạy thay vì cố gắng  dự đoán trước những màu sắc mà công chúng sẽ ưa thích. Việc sản xuất theo đơn  hàng chứ không phải theo dự báo đẫ giảm được rất nhiều chi phí dự trữ và rủi ro.