Thực trạng quản trị vốn bằng tiền tại các DN kinh doanh xăng, dầu miền Bắc

Vốn bằng tiền là một bộ phận quan trọng thuộc VLĐ và có khả năng thanh khoản cao nhất. Mặt khác, vốn bằng tiền còn là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp tới khả năng thanh toán của các DN. Trong quá trình hoạt động kinh doanh, các DN kinh doanh xăng, dầu luôn phát sinh nhu cầu chi tiêu cần thiết bằng tiền như thanh toán đơn hàng, thanh toán tín dụng, …để đáp ứng kịp thời các nhu cầu chi tiêu hàng ngày, các DN kinh doanh xăng, dầu cần xác định lượng vốn bằng tiền hợp lý. Do vậy, quản trị vốn bằng tiền là một nội dung hết sức quan trọng trong công tác quản trị VLĐ.

Trong các DN kinh doanh xăng, dầu miền Bắc, việc quản lý tiền và giữ tiền do bộ phận Tài chính – Kế toán phối hợp cùng nhau thực hiện. Đa số các DN, bộ phận tài chính và kế toán là cùng một phòng. Do đó, quản trị vốn bằng tiền qua các nội dung: dự báo dòng tiền, xác định tiền tồn quỹ tối ưu, quản lý sử dụng các khoản thu, chi vốn bằng tiền đều được giao cho bộ phận tài chính kế toán thực hiện.

Để đánh giá thực trạng quản trị vốn bằng tiền tại các DN kinh doanh xăng dầu miền Bắc, tác giả đánh giá thông qua các nội dung: Thực trạng dự báo dòng tiền; thực trạng xác định vốn bằng tiền tồn quỹ; thực trạng quản lý các khoản thu, chi vốn bằng tiền; thực trạng về chỉ tiêu phản ánh tình hình quản trị vốn bằng tiền.

* Thực trạng dự báo dòng tiền

Dự báo dòng tiền là khâu không thể thiếu trong công tác quản trị vốn bằng tiền. Qua khảo sát, cho thấy 100% DN kinh doanh xăng, dầu miền Bắc đều tiến hành dự báo dòng tiền cho kỳ kế hoạch, phần lớn việc này dựa trên kế hoạch dòng tiền kinh doanh hàng tháng hoặc hàng quý tùy theo từng phương thức kế toán trưởng của từng DN lựa chọn. Theo khảo sát, có 41.84% DN lập kế hoạch dòng tiền định kỳ theo từng quý, có 58.16% DN lập kế hoạch dòng tiền định kỳ theo từng tháng. Các DN khi dự báo dòng tiền, ngoài việc thực hiện dựa trên cơ sở kế hoạch hoạt động, chính sách bán hàng, chính sách mua hàng, chính sách vay nợ, phương thức thanh toán nợ, chính sách đầu tư,…còn căn cứ vào diễn biến dòng tiền vào và dòng tiền ra từ các hoạt động của kỳ trước đó, từ đó tính toán và dự báo chi tiết dòng tiền vào và dòng tiền ra của doanh nghiệp trong kỳ kế hoạch.

Với đặc thù kinh doanh của các DN kinh doanh xăng, dầu trong mẫu nghiên cứu, hoạt động chủ yếu là phân phối và kinh doanh bán buôn xăng dầu nên có nhiều hợp đồng mua bán được diễn ra cùng một lúc với giá trị hợp đồng  khác nhau. Do vậy, dự báo dòng tiền vào cho kỳ kế hoạch của các DN chủ yếu được tổng hợp từ các khoản tiền thu được từ bán hàng và cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng, tiền thu hồi nợ phải thu từ khách hàng. Đối với từng hợp đồng mua bán, việc dự báo dòng tiền vào căn cứ vào chính sách bán hàng, phương thức thanh toán, thời điểm thanh toán, điều khoản bán chịu được ghi trên hợp đồng thỏa thuận giữa hai bên. Dự báo dòng tiền ra cho kỳ kế hoạch của các DN được thực hiện dựa vào kế hoạch tiêu thụ xăng dầu, kế hoạch tồn kho dự trữ xăng, dầu, kế hoạch đầu tư đổi mới TSCĐ, kế hoạch trả nợ và thanh toán tiền cho nhà cung cấp, dự toán toán về quỹ lương, bảo hiểm, lãi vay, thuế phải nộp dự kiến,…

* Thực trạng xác định vốn bằng tiền tồn quỹ

Về lý thuyết, các DN có thể áp dụng nhiều mô hình quản trị vốn bằng tiền để xác định mức vốn bằng tiền tồn quỹ hợp lý như mô hình Baumol, mô hình Miller – Orr hay mô hình Bernell stone. Qua khảo sát các DN cho thấy 100% các DN kinh doanh xăng, dầu trong mẫu nghiên cứu không áp dụng các mô hình để xác định mức dự trữ vốn bằng tiền mà dựa vào kinh nghiệm quản lý và dựa trên kế hoạch chi tiêu tiền trong kỳ kế hoạch và nhu cầu chi tiêu tiền ở các kỳ trước đó.

Theo kết quả điều tra, khảo sát cho thấy, trong dự trữ vốn bằng tiền, các DN không đề ra một mục tiêu cụ thể nào trong việc tồn trữ tiền tối ưu. Kế toán trưởng hoặc người chịu trách nhiệm tài chính của các DN dựa trên kinh nghiệm bản thân và kế hoạch dòng tiền đã đề ra kết hợp với nhu cầu chi tiêu của các kỳ trước để quy định cụ thể trong từng thời điểm về số tiền duy trì tại quỹ, tại các tài khoản thanh toán ở ngân hàng, đảm bảo DN có đủ tiền để thực hiện thanh toán khi cần. Để đảm bảo lượng tiền tồn quỹ ổn định, các DN thực hiện một số nội dung:

– Thường xuyên đối chiếu số liệu giữa thủ quỹ và kế toán để kiểm tra mức tồn quỹ tiền mặt so với sổ kế toán có sự cân đối hay không.

– Phân định trách nhiệm cho bộ phận kế toán thường xuyên theo dõi số phát sinh, số dư tiền trên tài khoản tiền gửi ngân hàng để đảm bảo cho hoạt động giao dịch thanh toán qua ngân hàng được diễn ra thuận lợi.

– Định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý, kế toán phải lập báo cáo tiền tồn quỹ, tình hình các khoản đầu tư, tình hành trả nợ vay, tình hình vay nợ,… để từ đó kế toán trưởng đề xuất giải pháp xử lý các tình huống dư thừa hay thiếu hụt tiền tồn quỹ nhằm giảm thiểu tối đa chi phí tồn quỹ cho DN.

Theo thống kê trên BCTC của các DN, tiền tồn quỹ chủ yếu là tiền mặt tại quỹ và tiền gửi ngân hàng. Trong đó, tiền gửi ngân hàng ở các năm của các DN luôn chiếm tỷ trọng ở mức cao. Điều này được lý giải bởi xu hướng chung hiện nay của các DN là bất cứ một giao dịch thanh toán nào đều thông qua tài khoản ngân hàng, phương thức thanh toán này giúp việc giao dịch thanh toán được thực hiện nhanh chóng, thuận tiện, an toàn, tiết kiệm thời gian, đồng thời giúp tăng khả năng sinh lời một cách chắc chắn qua lãi tiền gửi. Việc duy trì một lượng lớn tiền trong tài khoản ngân hàng của các DN là cần thiết. Để đánh giá cụ thể lượng vốn bằng tiền được các DN dự trữ như thế nào, tác giả nghiên cứu tỷ trọng của vốn bằng tiền trong tổng VLĐ và trong tổng VKD của các DN thông qua hai bảng 2.13 và bảng 2.14 dưới đây:

Dựa vào số liệu bảng 2.13 cho thấy, tại thời điểm cuối mỗi năm trong giai đoạn 2013 – 2017, lượng tiền tồn quỹ bình quân chiếm trong tổng VKD dao động từ 13,09% đến 26,54% và đang có xu hướng tăng. Trong đó, nhóm DN có lượng dự trữ vốn bằng tiền bình quân chiếm tỷ trọng lớn trong VKD là nhóm DN có vốn từ 500 – 1.000 tỷ đồng, có tỷ trọng dao động từ 14,75% đến 28,56% cao hơn mức trung bình các DN. Đại diện cho nhóm DN này là công ty vật tư xăng dầu Hải Dương có tỷ trọng vốn bằng tiền chiếm trong tổng VKD dao động 18,77% đến 32,76%. Nhóm DN có lượng dự trữ vốn bằng tiền chiếm tỷ trọng thấp nhất trong tổng VKD là nhóm DN có vốn trên 1.000 tỷ đồng, có tỷ trọng dao động từ 9,8% đến 23,43%. Tuy nhiên, trong nhóm này có những DN có tỷ trọng dự trữ vốn bằng tiền trong tổng VKD cao hơn số trung bình, thậm chí cao hơn những DN thuộc nhóm có vốn từ 500 – 1.000 tỷ đồng, đó là công ty TNHH Hải Linh, có tỷ trọng vốn bằng tiền trong tổng vốn dao động từ 17,97%  đến 32,16%; Công ty xăng dầu Hàng không Việt Nam có tỷ trọng dao động từ 17,09% đến 31,05%;

Dựa vào bảng 2.14 cho thấy, tại thời điểm cuối mỗi năm trong giai đoạn 2013 – 2017 của các DN, dự trữ vốn bằng tiền chiếm trong tổng VLĐ của các DN tương đối cao, dao động từ 18,16% đến 37,21%. Trong đó, nhóm DN có vốn từ 500 – 1.000 tỷ đồng, giữ tỷ trọng cao  nhất trong cả ba nhóm suốt giai đoạn nghiên cứu, dao động từ 21% đến 37,84%. Đại diện là công ty vật tư xăng dầu Hải Dương, có tỷ trọng dao động từ 23,17% đến 39,51%. Ngoài ra, có những DN có tỷ trọng dự trữ vốn bằng tiền trong tổng VLĐ cao hơn số trung bình ngành như  công ty TNHH Hải Linh, công ty xăng dầu hàng không Việt Nam, công ty TNHH Hóa chất petrolimex,…

Nhìn chung, lượng vốn dự trữ bằng tiền của các DN so với tổng VKD và tổng VLĐ ở mức tương đối cao, lượng tiền dự trữ nhiều. Để biết được lượng dự trữ vốn bằng tiền trong các DN có hợp lý hay không, cần xem xét tới khả năng đảm bảo thanh toán các khoản nợ của các DN như thế nào, đặc biệt là khả năng thanh toán tức thời. Nội dung này tác giả đề cập trong phần các chỉ tiêu đánh giá tình hình quản trị vốn bằng tiền.

* Thực trạng quản lý các khoản thu, chi vốn bằng tiền

Theo kết quả điều tra tại các DN cho thấy, 100% DN kinh doanh xăng, dầu miền Bắc trong hoạt động quản lý các khoản thu, chi bằng tiền đều có quy chế, quy định cụ thể cho từng nội dung. Trong quy chế thu, chi của các DN chỉ ra các điều khoản quy định về chế độ thu, chi; quy trình luân chuyển và phê duyệt các chứng từ. Để thuận tiện trong việc quản lý vốn bằng tiền, tất cả các DN đều đưa ra quy định: mọi khoản thu, chi bằng tiền đều phải được thực hiện qua quỹ, kế toán không được tự thu, tự chi khi chưa có hóa đơn, chứng từ. Việc thực hiện thu, chi bằng tiền phải dựa trên các chứng từ thu, chi đã được kế toán trưởng và giám đốc phê duyệt. Cuối ngày, thủ quỹ và kế toán đối chiếu số liệu trên sổ kế toán và số liệu thực tại quỹ kể kịp thời phát hiện chênh lệch tiền giữa thủ quỹ và sổ kế toán để có biện pháp xử lý ngay.

Đối với các khoản tạm ứng bằng tiền mặt, kế toán mở sổ theo dõi chi tiết tạm ứng cho từng người tạm ứng, DN quy định mức tạm ứng cụ thể cho từng nội dung tạm ứng và đưa ra thời hạn thanh toán tạm ứng. Tại các DN, các khoản tạm ứng đều được thực hiện theo đúng quy định và quy trình nên các khoản tạm ứng  đều được thu hồi kịp thời, đúng hạn, không có tình trạng quá hạn.

Bên cạnh những quy định quản lý thu, chi được đưa ra cho từng hoạt động, giám đốc DN yêu cầu kế toán định kỳ hàng tháng phải lập báo cáo chi tiết các khoản thu, chi tiền trong thời gian đã diễn ra, báo cáo số dư tiền tại quỹ và trên tài khoản thanh toán ở ngân hàng. Yêu cầu, kế toán lập dự kiến thu, chi định kỳ cuối mỗi tháng. Kế toán lập dự kiến thu, chi tiền dựa trên các kế hoạch thanh toán, kế hoạch thu hồi nợ, lịch trình trả nợ của khách hàng, kế hoạch đầu tư, kế hoạch kinh doanh đã được ban giám đốc phê duyệt,…

Theo kết quả khảo sát cho thấy, trong quá trình quản lý vốn bằng tiền, các DN đều có những biện pháp xử lý khi lượng dự trữ vốn bằng tiền ở trạng thái dư thừa hay thiếu hụt tiền trong từng thời kỳ, như khi thiếu hụt tiền, DN thực hiện đi vay ngắn hạn tại các ngân hàng có mối quan hệ mật thiết, hạn chế bán chịu cho khách hàng với thời gian dài, đôn đốc thu hồi các khoản nợ phải thu,… Khi vốn bằng tiền dư thừa do khách hàng thanh toán hoặc ứng trước tiền hàng, tất cả các DN đều lựa chọn phương thức đầu tư tiền nhàn rỗi bắng cách gửi tiết kiệm ngân hàng với thời gian ngắn, vì thực hiện giao dịch nhanh chóng, dễ dàng và ít rủi ro.

*  Chỉ tiêu phản ánh thực trạng tình hình quản trị vốn bằng tiền

Để đánh giá sâu hơn tình hình quản trị vốn bằng tiền của các nhóm doanh nghiệp kinh doanh xăng, dầu miền Bắc mấy năm qua, tác giả sử dụng chỉ tiêu kỳ luân chuyển tiền. Kết quả khảo sát và tính toán của tác giả về kỳ luân chuyển tiền của các DN kinh doanh xăng dầu miền Bắc giai đoạn từ 2013 đến 2017 thể hiện trên bảng 2.15 dưới đây:

Qua số liệu trên thấy rằng, chỉ tiêu kỳ luân chuyển tiền của nhóm DN có vốn trên 1.000 tỷ đồng luôn thấp nhất trong các nhóm và có chiều hướng ngày càng giảm. Cụ thể, kỳ luân chuyển tiền của nhóm này năm 2013 là 36,91 ngày, đến 2017 là 26,36 ngày, trong khi hai nhóm còn lại có chỉ tiêu này tăng lên từ 40,23 ngày đến 47, 65 ngày (nhóm có vốn từ 500 -1.000 tỷ đồng) và từ 30,15 ngày tăng lên 37,81 ngày (nhóm có vốn dưới 500 tỷ đồng). Điều đó thể hiện hiệu quả quản trị tiền ở các DN thuộc nhóm có vốn trên 1.000 tỷ là tốt nhất.