Thực trạng tổ chức thu nhận thông tin chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm

* Xây dựng danh mục chứng từ kế toán phục vụ kế toán tài chính.

Hệ thống chứng từ dùng tập hợp chi phí sản xuất và giá thành được sử dụng trong các doanh nghiệp sản xuất thuộc Tập đoàn Hóa chất hiện nay được xây dựng phù hợp qui định thông tư 200/2014/TT-BTC.

* Tổ chức lập chứng từ

Đối với chứng từ kế toán chi phí NVL TT, để tiến hành tập hợp chi phí các doanh nghiệp sản xuất thuộc Tập đoàn Hóa chất  sử dụng các chứng từ phiếu xuất kho, lệnh sản xuất có tác dụng như phiếu xuất kho… Chứng từ này được lập làm 3 liên, 1 liên do thủ kho giữ, 1 liên giao cho người nhận và 1 liên lưu giữ tại nơi lập.

Đối với chứng từ kế toán chi phí nhân công trực tiếp là bảng chấm công, phiếu báo làm thêm giờ, biên bản kiểm kê khối lượng sản phẩm hoàn thành, bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội…Cuối tháng, căn cứ vào tình hình sử dụng lao động thực tế và khối lương sản phẩm hoàn thành, kế toán tiền lương tiến hành lập bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, bảng thanh toán lương. Sau khi được thủ trưởng ký duyệt, kế toán tến hành lập phiếu chi.

Đối với chứng từ kế toán chi phí sản xuất chung gồm nhiều chứng từ, ứng với từng loại chi phí khác nhau như bảng khấu hao TSCĐ, phiếu xuất kho, bảng phân bổ tiền lương…..

Về mặt cơ bản các chứng từ này chủ yếu được lập trên máy vi tính. Theo kết quả khảo sát thì 33% số DN được khảo sát hoàn toàn lập chứng từ trên máy, 67% số DN còn lại lập chứng từ thủ công và chứng từ trên máy (Phụ lục 1.2). Kết quả này là toàn toàn hợp lý theo thực trạng tại các doanh nghiệp. Do mỗi DN sản xuất thuộc tập đoàn hoá chất sản xuất có quy trình công nghệ, đặc điểm sản xuất kinh doanh khác nhau nên để thuận tiện cho yêu cầu quản lý và cung cấp thông tin thì lập chứng từ kết hợp cả bằng thủ công và trên máy.

* Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán

Về quy trình luân chuyển chứng từ, theo khảo sát thực tế thì 97% số doanh nghiệp được khảo sát tiến hành xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ. Tùy thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý, tổ chức luân chuyển chứng từ tại các doanh ngiệp có khác nhau và gắn với từng chứng từ cụ thể. Tuy nhiên, quy trình luân chuyển chứng từ tại các doanh nghiệp được khảo sát vẫn chưa được xây dựng cụ thể mà vẫn dựa vào kinh nghiệm. Theo khảo sát của tác giả, các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Hóa chất nhìn chung đều có quy trình lập và luân chuyển như sau:

* Tổ chức kiểm tra chứng từ

Về thực trạng kiểm tra chứng từ kế toán: để bảo bảo tính đúng đắn, hợp pháp, hợp lệ chứng từ kế toán thì việc kiểm tra là rất quan trọng. Theo khảo sát thực tế thì 100% các doanh nghiệp tiến hành khiểm tra chứng từ thường xuyên, việc kiểm tra chứng từ thường do phòng kế toán thực hiện. Để xác nhận trách nhiệm người lập và cá nhân liên quan, một số doanh nghiệp tiến hành mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của một số lao động, giám đốc, kế toán. Tuy nhiên, việc đăng ký này chưa thực hiện hết đối với tất cả lao động, việc kiểm tra còn nhiều thiếu sót, nhiều chứng từ vẫn còn ghi thiếu các nội dung.

* Tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán ở các doanh nghiệp sản xuất thuộc Tập đoàn Hóa chất hiện nay được đánh số và sắp xếp theo thứ tự, đóng thành từng tập và được lưu trữ tại phòng kế toán. Hiện nay, chỉ có ít doanh nghiệp có phòng lưu trữ dữ liệu còn đa phần các doanh nghiệp tiến hành lưu trữ dữ liệu tại phòng kế toán.

Tuy nhiên, công tác tổ chức vận dụng chứng từ và ghi chép ban đầu ở một số doanh nghiệp còn nhiều hạn chế như việc lập chứng từ chưa đúng quy định, thiếu chỉ tiêu, nội dung ghi chép chưa phù hợp, luân chuyển chứng từ chưa khoa học, hợp lý và nhiều tài liệu, chứng từ quá hạn nhưng chưa tiêu hủy.