Tổ chức cơ sở hạ tầng cho hệ thống thông tin kế toán

Tổ chức hệ thống phần cứng

Phần cứng là một hệ thống thiết bị điện tử. Các thiết bị điện tử gồm hệ thống máy tính và các thiết bị tương đương, như điện thoại di động thông minh, máy tính bảng, các trạm làm việc tự động, …với DNNVV, phần cứng cho HTTTKT có thể chỉ gồm một hay vài máy tính cùng các thiết bị ngoại vi, có thể nối mạng hoặc không, với tư cách là công cụ hỗ trợ nhân viên kế toán, với các DN lớn, nhiều người sử dụng, phân bố trên phạm vi địa lý rộng thì hệ thống này phức tạp hơn. Sự đấu nối là thể hiện của sự phức tạp này. Khi các máy tính đấu nối với nhau để thành một mạng thì giữa các máy tính có thể truy xuất dữ liệu lẫn nhau, trên cơ sở đó, nguồn thông tin được chia sẻ cho nhiều người sử dụng, hơn thế, chúng có thể khắc phục được những hạn chế của khoảng cách địa lý và đặc biệt, làm tăng hiệu quả của thông tin, giảm đáng kể chi phí văn phòng. Các mạng máy tính thường dùng hiện này là: (1) Mạng ngang hàng các máy được đấu nối theo kiểu nối tiếp với các chức năng ngang bằng nhau, không có máy chủ, máy khách, (2) Mạng nội bộ (Local  Area NetWork – LAN) đấu theo mô hình chủ khách tại một phạm vi không quá rộng, thường là trong một tổ chức hay DN. Trong hệ thống mạng LAN có một hay một số máy với tư cách là máy chủ để chứa dữ liệu dùng chung, các máy còn lại gọi là trạm làm việc để truy nhập thông tin với tư cách là một thiết bị đầu cuối để đưa thông tin vào và lấy thông tin ra từ máy chủ, (3) Mạng InterNet là một mạng máy tính và các thiết bị điện tử tương đương (điện thoại di động thông minh, máy tính bảng, các trạm ATM, các trạm bán hàng tự động…) kết nối các mạng máy tính khác nhau nằm trải rộng khắp toàn cầu. Do vậy, có thể nói Internet là mạng của các mạng máy tính được kết nối và hòa hợp với nhau thông qua một thiết bị – gọi là Router. Nhờ mạng Internet, người dùng có thể truy nhập thông tin trên máy chủ của DN (và máy tính khác nếu được phép) ở bất kì nơi nào trên thế giới. Muốn vậy, mỗi máy tính khi tham gia nối mạng đều được ấn định một địa chỉ duy nhất, gọi là địa chỉ IP.

Tổ chức lựa chọn và sử dụng phần mềm kế toán

“Phần mềm kế toán, là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động xử lý các TTKT trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ kế toán, xử lý thông tin trên các chứng từ, sổ kế toán theo  quy định của CĐKT đến khâu in ra sổ  kế toán và BCTC, báo cáo KTQT và các  báo cáo thống kê phân tích tài chính khác” [13].

Cơ sở lựa chọn phần mềm kế toán

Thứ nhất, quy mô DN và đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của DN

Phần mềm kế toán được thiết kế theo quy mô DN, hơn nữa không thể chọn

phần mềm chỉ chạy trên máy đơn, khi DN có nhiều đơn vị phụ thuộc hạch toán báo sổ.

Thứ hai, đặc điểm tổ chức quản lý SXKD của doanh nghiệp

Đó là đặc điểm ngành nghề, đối tượng kế toán, các tiêu thức quản lý, phương pháp tập hợp, phân bổ chi phí, tính giá thành sản phẩm,…trong khi phần mềm kế toán thường chỉ đáp ứng được một số lĩnh vực nhất định. Chẳng hạn như có phần mềm phù hợp với ngành dệt may, một số khác phù hợp với ngành SX dược phẩm

Thứ ba, mục đích sử dụng phần mềm kế toán của nhà quản trị

Mục đích có thể là đáp ứng chế độ mới về thuế hoặc kế toán, hay chỉ để thuận lợi hơn, linh hoạt hơn, giảm bớt công sức cho quản lý, tăng cường khả năng hỗ trợ ra quyết định. Từ việc xác định đúng mục đích sử dụng để lựa chọn phần mềm phù hợp.

Thứ tư, các quy định của luật pháp và chính sách kế toán của DN

Khi sử dụng phần mềm kế toán không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc, phương pháp kế toán và đáp ứng được tiêu chuẩn và điều kiện của một phần mềm kế toán được quy định trong CĐKT đối với DN, đồng thời phải phù hợp với CSKT mà DN đã công bố, gồm cả hình thức kế toán, phương pháp quản lý hàng tồn kho, tính giá xuất kho hàng hoá, vật tư, hạch toán TSCĐ, khấu hao, hạch toán ngoại tệ.. Quy trình lựa chọn phần mềm kế toán, được thực hiện theo Sơ đồ 1.13.

Bước 1: Xác định yêu cầu để lựa chọn phần mềm

Cơ sở để xác định các yêu cầu lựa chọn phần mềm kế toán là yêu cầu về dữ liệu, xử lý, báo cáo, kiểm soát…,các quy định của nhà nước đối với phần mềm kế toán. Các yêu cầu để lựa chọn phần mềm kế toán được phân thành hai nhóm, các yêu cầu bắt buộc và các yêu cầu mong muốn được đáp ứng. Các yêu cầu này cũng có thể xếp hạng ưu tiên để thuận lợi cho việc lựa chọn phần mềm kế toán.

Bước 2: Thu thập các phần mềm kế toán

Khi xác định được yêu cầu lựa chọn phần mềm, DN thu thập các phần mềm kế toán hiện có cũng như các nhà cung cấp. Để đảm bảo lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh, quy mô hoạt động, DN khảo sát phần mềm hiện đang sử dụng tại các DN cùng ngành nghề kinh doanh có quy mô tương ứng.

Bước 3: Tìm hiểu và xác định khả năng đáp ứng từng phần mềm

Căn cứ vào yêu cầu đã được xác định, DN tiến hành khảo sát, đánh giá từng phần mềm đã thu thập. Kết quả đánh giá chia thành 3 nhóm, nhóm 1 các phần mềm không phù hợp, nhóm 2 là các phân mềm phù hợp nhưng chưa đáp ứng các yêu cầu đưa ra và nhóm 3 các phần mềm đáp ứng phần lớn các yêu cầu của DN. Các phần mềm nhóm 1 sẽ bị loại, các phần mềm nhóm 2 được gửi các bản yêu cầu tới nhà cung cấp phần mềm và các phần mềm nhóm 3 được tiếp tục xem xét đánh giá khả năng tùy biến, thiết kế của phần mềm. Nếu phần mềm nào có thể thay đổi, hoàn chỉnh để phù hợp với các yêu cầu của DN thì cũng sẽ được gửi các bảng yêu cầu tới các nhà cung cấp. Trong trường hợp không có phần mềm nào đạt nhóm 2 hoặc các phần mềm đạt nhóm 3 không có khả năng thay đổi thì DN buộc phải lựa chọn phương án tự thiết kế phần mềm riêng, bởi các yêu cầu đặc thù của đơn vị.

Bước 4: Đánh giá, lựa chọn phần mềm

Việc đánh giá dựa trên 2 cơ sở (1) các phần mềm kế toán này đã đáp ứng hoàn toàn các yêu cầu bắt buộc của DN hay chưa và (2) có bao nhiêu các yêu cầu mong muốn của DN đã được phần mềm đáp ứng. Có hai phương pháp lựa chọn phần mềm là phương pháp định tính và phương pháp định lượng.

Tổ chức sử dụng phần mềm kế toán

Sau khi tổ chức cài đặt phần mềm vào hệ thống máy tính của DN, để đưa

phần mềm vào sử dụng, cần tổ chức thực hiện 4 bước sau [13]:

Bước 1: Tiến hành khởi tạo hệ thống. Bao gồm: Thiết lập một số thông tin ban đầu như: chế độ sổ, hình thức ghi sổ, phương pháp tính giá xuất kho,…Lập danh mục khách hàng, nhà cung cấp, vật tư hàng hóa, tài sản,..Thiết lập chế độ an ninh cho hệ thống, khai báo người dùng phần mềm và định nghĩa các quyền hạn cho người dùng hoặc nhóm người dùng,..Nhập số dư đầu năm cho các tài khoản, các đối tượng như khách hàng, nhà cung cấp, vật tư hàng hóa, tài sản….

Bước 2: Thực hiện hạch toán, ghi chép nghiệp vụ phát sinh trên phần mềm

Bước 3: Khai thác thông tin kế toán trên phần mềm

Bước 4: Tổ chức an toàn và an ninh dữ liệu