Tổ chức hệ thống TKKT và ghi chép xử lý các giao dịch

Thực trạng về tổ chức hệ thống TKKT và ghi chép xử lý các giao dịch, được đánh giá cụ thể như sau:

Về thiết lập tài khoản cần sử dụng

Trước năm 2017, các DNNVV đều áp dụng hệ thống TKKT ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006, từ tháng 01/2017 các DNNVV chuyển sang áp dụng hệ thống TKKT ban hành theo Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016, các DNNVV được khảo sát đã lựa chọn các tài  khoản cấp 1 và  cấp 2 trong từng loại tài khoản để áp dụng phù hợp với hoạt động kinh doanh, căn cứ vào đặc điểm kinh doanh, tính chất, yêu  cầu, trình độ quản lý để xác định các  tài khoản cấp 1 và TK cấp 2 sử dụng cho kế toán tài chính. Các DN căn cứ vào số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh để xây dựng hệ thống tài khoản tổng hợp và chi tiết theo yêu cầu quản lý, như nhóm tài khoản phản ánh các khoản tiền và thanh toán TK 111, TK 112, TK 113, TK 131,… nhóm TK theo dõi doanh thu như: TK 511, TK 521,… nhóm TK theo dõi chi phí như: TK 621, TK 622, TK 627, TK 635…nhóm TK theo dõi các khoản đầu tư: TK 221, TK 211, TK 214,..Việc xác  định tài khoản sử dụng cho KTTC, các DNNVV trên địa bàn tỉnh hoàn toàn tôn trọng hệ thống TKKT theo quy định. Ví dụ danh mục TKKT sử dụng của Công ty TNHH may J.Plus Vina (Phụ lục 2.17).

Về tổ chức hệ thống tài khoản KTQT. Thực tế khảo sát các DNNVV trên địa bàn tỉnh thực hiện KTTC và KTQT trên cùng hệ thống tài khoản. Do đó, trên cơ sở hệ thống TKKT do Nhà nước ban hành, các DN xây dựng các TKKT chi tiết một cách cụ thể để phản ánh các đối tượng kế toán theo yêu cầu quản trị của DN. Nguyên tắc chung của việc xác định các TKKT sử dụng cho KTQT trong các DNNVV là (1) Các TKKT được chi tiết theo cấp, nếu hệ thống TKKT đã có các tài khoản chi tiết đến cấp 2 phản ánh KTTC thì tài khoản KTQT sẽ chi tiết đến cấp 3, 4, 5… để phản ánh các đối tượng cụ thể theo yêu cầu quản lý, (2) Việc lựa chọn số hiệu các tài khoản KTQT, căn cứ vào các chỉ tiêu quản lý như theo nhóm sản phẩm, hàng hóa, theo địa điểm SXKD, theo hàng chịu thuế suất thuế GTGT. Ví dụ Danh mục TKKT của Công ty TNHH may J.Plus Vina (Phụ lục 2.17), Danh mục TKKT của Công ty cổ phần vật tư và giày dép xuất khẩu Hải Hưng (Phụ lục 2.18). Khảo sát các DNNVV cho thấy cách xác định tài khoản KTQT như sau:

– Đối với các DN sản xuất tài khoản 155 – Thành phẩm, chế độ kế toán quy định tài khoản này chỉ có TK cấp 1, các doanh nghiệp mở tài khoản cấp 2 để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của từng loại sản phẩm. Ví dụ, tại các công ty sản xuất giày. TK 1551 – Giày da; TK 1552 – Giày vải; TK 1553 – Giày thể thao. Tương tự TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh tài khoản này được mở các tài  khoản cấp 2 để phản ánh chi phí bán hàng và chi phí quản lý DN như sau: TK 6421

– Chi phí bán hàng; TK 6422 – Chi phí quản lý DN.

– Đối với các DN thương mại, tài khoản 156- Hàng hóa, TK 156 có 3 TK cấp 2: 1561- Giá mua hàng hóa, TK 1562- Chi phí thu mua hàng hóa và 1567- Hàng hóa bất động sản. Các DNTM kinh doanh tổng hợp các loại hàng hóa mở tài khoản cấp 3 để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của từng loại nhóm hàng như:

TK 15611- Giá mua nhóm hàng dụng cụ gia đình TK 15612- Giá mua nhóm hàng điện máy

TK 15613- Giá mua nhóm hàng may mặc sẵn

TK 15621- Chi phí thu mua nhóm hàng dụng cụ gia đình TK 15622- Chi phí thu mua nhóm hàng điện máy

TK 15623- Chi phí thu mua nhóm hàng may mặc sẵn

Việc phản ánh các hàng hóa trên còn được chi tiết cụ thể theo từng địa điểm (như cửa hàng) số 1, số 2.., theo đó, các TK này được mở các TK cấp 3 sau:

TK 156111- Giá mua nhóm hàng dụng cụ gia đình thuộc CH số 1 TK 156121- Giá mua nhóm hàng điện máy thuộc CH số 1

TK 156131- Giá mua nhóm hàng may mặc sẵn CH số 1

TK 156211- Chi phí thu mua nhóm hàng dụng cụ gia đình CH số 1 TK 156221- Chi phí thu mua nhóm hàng điện máy CH số 1

TK 156231- Chi phí thu mua nhóm hàng may mặc sẵn CH số 1

Về tổ chức ghi chép các giao dịch phát sinh vào tài khoản

Về cơ bản các DNNVV đã sử dụng các TKKT phù hợp để đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc kế toán như nguyên tắc phù hợp, thận trọng, cơ sở dồn tích, nhất quán, trọng yếu và các chuẩn mực kế toán có liên quan. Đồng thời đều tổ chức phân loại các giao dịch trước khi tổ chức ghi chép vào TKKT. Tuy nhiên  kết quả khảo sát trên mẫu cho thấy, khi chuyển đổi từ áp dụng Quyết định 48/2006/ QD-BTC sang Thông tư 133/2016/TT-BTC từ ngày 01/01/2017, không hướng dẫn chi tiết các bút toán định khoản, DN tự thực hiện bút toán ghi chép các giao dịch phát sinh vào TKKT căn cứ vào bản chất giao dịch và yêu cầu trình bày BCTC, thì tất cả các DN về cơ bản vẫn vận dụng quy định ghi chép các giao dịch phát sinh vào TKKT tương tự như các giao dịch theo Quyết định 48, tìm hiểu nguyên nhân được tổng hợp trong Hình 2.16.