Triển khai thực hiện trách nhiệm xã hội đối với người lao động của doanh nghiệp

Triển khai thực hiện TNXH đối với NLĐ là quá trình sắp xếp và bố trí các công việc, giao quyền hạn và phân phối các nguồn lực của DN để hiện thực hóa các mục tiêu đã đề ra. Triển khai thực hiện bao gồm các hoạt động trọng tâm:

Tổ chức bộ máy thực hiện TNXH đối với NLĐ

Tổ chức bộ máy thực hiện TNXH đối với NLĐ là tổ chức bộ phận thực thi các chương trình đã xác định. Đây là hoạt động liên quan đến nhiều đối tượng, bộ phận, phòng ban trong DN. Tùy vào đặc điểm hoạt động, quy mô, nguồn lực tài chính của DN để tổ chức bộ máy thực hiện TNXH đối với NLĐ, thông thường:

Đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa: chủ DN sẽ phụ trách hoạt động tổ chức TNXH đối với NLĐ hoặc là bộ phận phụ trách về hành chính- nhân sự sẽ phụ trách hoạt động này. Trong đó, nhân viên phục trách nhân sự sẽ kiêm nhiệm vấn đề TNXH đối với NLĐ. Tuy nhiên, do nội dung TNXH đối với NLĐ khá rộng lớn, phức tạp nên công việc của nhân viên nhân sự kiêm TNXH đối với NLĐ này khó đảm bảo do phải thực hiện nhiều mảng công việc.

Đối với các doanh nghiệp lớn: xuất phát từ chiến lược kinh doanh nên việc thành lập bộ phận chuyên trách về thực hiện TNXH là nhiệm vụ, mục tiêu quan trọng của DN. Tại các DN này bộ phận chuyên trách thực hiện TNXH đối với NLĐ thường được gọi là: Ban TNXH hoặc Ban tư vấn và cải tiến hoặc Ban đời sống hoặc ban phát triển bền vững. Cụ thể mô hình cấu trúc tổ chức bộ máy này trong ban TNXH gồm: Bộ phận quản lý (trưởng, phó ban là Tổng giám đốc, giám đốc, phó tổng giám đốc, phó giám đốc); Bộ phận nhân viên thừa hành (đại diện của Công đoàn, các phòng ban, bộ phận đặc biệt là phòng nhân sự). Các DN quy mô lớn xây dựng bộ máy tổ chức một cách quy lát, chuyên nghiệp với mức độ bao phủ các mảng hoạt động của thực hiện TNXH đối với NLĐ (xem hình 2.2).

  • Lập hồ đăng đạt Bộ quy tắc ứng xử về TNXH đối với NLĐ

Các quy định, hướng dẫn về các bộ quy tắc ứng xử về TNXH đối với NLĐ chính là các quy tắc mang tính hướng dẫn cụ thể. Các hướng dẫn này cho phép nhà quản trị, bộ phận thực hiện TNXH đối với NLĐ có cái nhìn tổng thể về việc phân công, thực hiện, truyền thông và theo dõi các công việc trong tổ chức thực hiện TNXH đối với NLĐ [121]. Trong khâu này, DN cần lập hồ sơ đăng ký đạt CoC về lao động, quy trình này gồm các bước (xem hình 2.3).

Để có được chứng chỉ TNXH đối với NLĐ thì DN phải tiếp xúc ban đầu với các tổ chức có quyền cấp các chứng chỉ. Sau khi đối tác nhận được hồ sơ đăng ký của DN, đối tác sẽ đánh giá sơ bộ và chính thức liên quan đến các quy định trong bộ tiêu chuẩn. Một số điểm chính được đánh giá là: Các hoạt động tại cơ sở; Việc tuân thủ hệ thống tài liệu; Quản lý tài liệu; Những  yêu cầu pháp lý trong các bộ  tiêu chuẩn; Các biện pháp khắc phục phòng ngừa; Lưu trữ hồ  sơ; Xem xét của lãnh đạo về hệ thống; Nhận thức và đào tạo đội ngũ nhân viên. Sau khi đáp ứng được các tiêu chuẩn đối tác sẽ cấp giấy chứng nhận cho DN.

Tuy nhiên, giấy chứng nhận về TNXH đối với NLĐ do các tổ chức cấp thường có thời hạn nhất định (thường là 3 năm). Định kỳ,  bên  cấp giấy chứng nhận sẽ đánh giá để kiểm tra việc duy trì thực hiện. Do vậy, DN luôn phải ý thức  và hành động thường xuyên để duy trì và cải tiến chứng nhận này.

  • Ban hành các quy định, hướng dẫn bộ CoC về thực hiện TNXH đối với NLĐ

Để thực hiện tốt TNXH đối với NLĐ thì DN cần ban hành các quy định, văn bản hướng dẫn thực hiện bộ quy tắc ứng xử về TNXH đối với NLĐ. Mục đích  cung cấp một bộ  tài liệu tiêu chuẩn thống nhất để cho các bộ phận, phòng ban và  cả NLĐ hiểu và thực hiện nghiêm chỉnh, có chất lượng. Các quy định, hướng dẫn phải bao gồm: Trách nhiệm, nghĩa vụ, và nhiệm vụ của bộ phận đảm trách TNXH, các đơn vị, phòng ban trong DN; Các quy định, hướng dẫn giúp các bộ phận này cùng hợp tác trong quá trình thực hiện TNXH đối với NLĐ.

  • Tổ chức truyền thông nội bộ thực hiện TNXH đối với NLĐ

Truyền thông nội bộ thực hiện TNXH đối với NLĐ mang chức năng thông tin, là huyết mạch trong tổ chức triển khai thực hiện và DN phải chú trọng:

Nội dung của truyền thông nội bộ: DN cần gửi thông điệp rõ ràng đến từng nhân viên với những nội dung như: Mục tiêu và lợi ích thực hiện TNXH đối với NLĐ của DN; Nội dung TNXH đối với NLĐ của DN; Quyền, lợi ích và nghĩa vụ của NLĐ khi triển khai chương trình; Tổ chức thực hiện và thời gian thực hiện TNXH đối với NLĐ của DN…

Hình thức truyền thông nội bộ: các hình thức của truyền thông nội bộ truyền thống như: văn bản, giấy tờ, hội nghị NLĐ, xuất bản nội san của DN, bảng tin, gửi mail. Bên cạnh đó, các hình thức hiện đại như: SMS, fanpage, website, video, livestream,… các công cụ công nghệ thông tin giúp công tác điều hành và truyền thông nội bộ hiệu quả như phần mềm văn phòng điện tử giúp liên kết các thành viên làm việc theo nhóm, trao đổi, chia sẻ thông tin về thực hiện giúp NLĐ xử lý công việc kịp thời, rõ ràng, nhanh chóng; hay hình thức trực tuyến như tổng đài đa năng – hệ thống truyền thông hợp nhất gồm nhiều tính năng tiên tiến như ghi âm, gọi có hình, cầu hội nghị trực tuyến không chỉ giúp các DN tiết kiệm chi phí truyền thông mà còn tăng hiệu quả công việc. Mỗi DN có một đặc thù riêng, vì vậy, DN cần phải nghiên cứu để chọn những phương tiện truyền thông hiệu quả.

Thời gian và địa điểm truyền thông nội bộ: phụ thuộc vào việc DN lựa chọn hình thức truyền thông thực hiện. Có thể là thời gian trong giờ làm việc khi gửi các văn bản, giấy tờ, trong Hội nghị NLĐ hay ngoài giờ làm việc có thể gửi thư điện tử hoặc vào các ngày nghỉ khi tổ chức các hoạt động giải trí, du xuân, du hè của DN; Địa điểm truyền thông có thể tại DN bằng việc xây dựng hình ảnh thông qua đồng phục, phát thẻ cho NLĐ hoặc là truyền thông chia sẻ các thông tin giữa bộ máy thực hiện TNXH đối với NLĐ giữa các bộ phận, phòng ban với nhau và với NLĐ hay là ngoài DN như thông qua tổ chức các hoạt động thể thao, văn nghệ, dã ngoại.

  • Tổ chức đào tạo nhân lực triển khai thực hiện TNXH đối với NLĐ

Triển khai đào tạo nhân lực thực hiện TNXH đối với NLĐ có ý nghĩa quyết định đến kết quả thực hiện. Vì thế tổ chức đào tạo nhân lực cần tập trung:

Chủ thể đào tạo: Là những chuyên gia hoặc “giảng viên” trong DN có đủ năng lực, hiểu biết về thực hiện TNXH đối với NLĐ để giảng dạy theo yêu cầu và mục tiêu đào tạo. Bên cạnh đó, các DN có thể thuê các chuyên gia hoặc các tổ chức đào tạo bên ngoài thực hiện quá trình đào tạo. Đặc biệt trong trường hợp DN đăng ký được công nhận đạt các chứng chỉ về thực hiện TNXH đối với NLĐ thì dịch vụ đào tạo chính là “chuyển giao công nghệ” do tổ chức cấp chứng nhận đảm nhận.

Đối tượng đào tạo: Để đảm bảo cho quá trình đào tạo về thực hiện TNXH đối với NLĐ mang lại kết quả cao, DN chia đối tượng đào tạo thành hai nhóm:

Nhóm 1: là những nhân lực tham gia vào bộ phận đảm trách thực hiện TNXH đối với người lao động của DN (Ban TNXH đối với NLĐ).

Nhóm 2: là NLĐ còn lại trong DN. Đây là đối tượng trực tiếp tham gia thụ hưởng, cảm nhận, đánh giá kết quả thực hiện TNXH đối với họ.

Doanh nghiệp nên bắt đầu triển khai đào tạo đến toàn bộ nhân lực tham gia bộ máy đảm trách TNXH với NLĐ sau đó là toàn bộ nhân viên. DN cần định kỳ đào tạo nhân lực tham gia bộ máy đảm trách thực hiện TNXH với NLĐ. Bởi đây là bộ phận nhân lực thiết yếu xử lý việc thực hiện TNXH đối với NLĐ ([117], [135]).

Nội dung đào tạo:

Đối với nhóm 1: Đào tạo về nội dung TNXH đối với NLĐ, quy trình tổ chức thực hiện, các điều kiện để tổ chức thực hiện đạt kết quả tốt nhất. Đây là nhóm “hạt giống” do vậy công tác đào tạo phải trọng tâm, thường xuyên và hiệu quả [121].

Đối với nhóm 2: Phổ biến, giáo dục NLĐ để có kiến thức, tự giác hợp tác thực hiện các nội dung TNXH đảm bảo quyền và lợi ích. Phổ biến về các CoC cũng như các kỹ năng thực hiện các CoC mà DN áp dụng. Đồng thời, quá trình đào tạo cần giới thiệu về nội dung và quá trình thực hiện TNXH đối với NLĐ. Đối tượng này tùy theo địa điểm, thời gian mà cung cấp các chương trình đào tạo phù hợp.

Phương pháp đào tạo: được lựa chọn phù hợp với từng đối tượng như:

Đối với nhóm 1: nhân lực tham gia vào ban thực hiện TNXH đối với NLĐ thì DN nên lựa chọn phương pháp đào tạo lý thuyết kết hợp với thực hành, phương pháp tình huống, phương pháp mô hình ứng xử.

Đối với nhóm 2: hướng dẫn trực tiếp (kèm cặp, bắt tay chỉ việc), tuyên truyền, cung cấp các tài liệu về các CoC mà DN thực hiện, các sách, văn bản hướng dẫn về ATVSLĐ, sức khỏe nghề nghiệp… để nhóm này có sự hiểu biết, tham gia phối kết hợp thực hiện cũng như thụ hưởng, đánh giá kết quả thực hiện.

  • Tổ chức triển khai các chương trình thực hiện TNXH đối với NLĐ

Tổ chức triển khai các chương trình TNXH đối với NLĐ là quá trình thực hiện các hoạt động tác nghiệp để hiện thực hóa các chương trình thực hiện TNXH đảm bảo quyền và lợi ích của NLĐ đã xây dựng. Tổ chức triển khai các chương trình TNXH đối với NLĐ phải được tiến hành thường xuyên, liên tục.

Bộ phận đảm trách thực hiện triển khai các chương trình đảm bảo quyền và lợi ích đối với NLĐ phối kết hợp với các đơn vị, phòng ban, NLĐ trong DN thực hiện các nghiệp vụ cụ thể như: ký đúng loại HĐLĐ theo tính chất công việc; đảm bảo giờ làm thêm theo ngày, tháng, năm theo đúng PLLĐ; tập huấn về ATVSLĐ, PCCC; thực hiện trang bị bảo hộ lao động, theo dõi và kiểm tra sức khỏe định kỳ 6 tháng/lần; thực hiện đúng các quy định về tiền lương, phúc lợi; tổ chức đối thoại/thương lượng về giờ làm thêm, hội nghị NLĐ hàng năm; triển khai chương trình chăm sóc sức khỏe nâng cao; tổ chức các hoạt động văn hóa, thể thao cho NLĐ…