Xác định nhu cầu đào tạo là gì

Xác định nhu cầu Đào tạo

Bao gồm:

–                     Đánh giá nhu cầu đào tạo

–                     Xác định nhu cầu cụ thể cho đào tạo.

“Đánh giá nhu cầu đào tạo là quá trình thu thập và phát triển thông tin để làm rõ nhu cầu cải thiện khả năng thực hiện công việc và xác định liệu đào tạo có thực sự là giải pháp thiết thực?”.

Đánh giá nhu cầu đào tạo để loại trừ những chương trình đào tạo không thích hợp, để nhận biết những nhu cầu đào tạo thích hợp còn chưa được đáp ứng và để xác định mục tiêu đào tạo cho các chương trình được vạch ra.

Khi đánh giá nhu cầu đào tạo người ta thường bắt đầu từ quan điểm cho rằng kết quả làm việc tồi nên phải đào tạo. Hầu như các công ty chỉ nhận dạng các nhu cầu đào tạo theo phản ứng đối với các vấn đề khi chúng nảy sinh. Tuy nhiên, hiệu quả làm việc không như mong muốn của nhân viên do nhiều nguyên nhân; có những nguyên nhân liên quan đến đào tạo và có cả những nguyên nhân không liên quan đến đào tạo.

Các lý do dẫn đến kết quả làm việc tồi:

  • Các lý do cá nhân mà công ty không thể kiểm soát được :

–                     Khả năng trí tuệ

–                     Khả năng thể lực

–                     Sự ổn định về tinh thần , tình cảm

–                     Hoàn cảnh gia đình và bản thân

–                     Sức khỏe

  • Các lý do về mặt tổ chức mà cá nhân không thể kiểm soát được :

–                     Công việc hiện tại

–                     Sự thay đổi công việc

–                     Lương

–                     Không có đào tạo

–                     Thiếu đầu tư và máy móc

–                     Thiếu các điều kiện làm việc

–                     Không có kế hoạch

–                     Quản lý kém

–                     Vị trí làm việc và đi lại khó khăn.

  • Các lý do cá nhân nảy sinh do sự không phù hợp với công việc và tổ chức :

–                     Thiếu hiểu biết về công việc

–                     Có cảm giác được đối xử không công bằng

–                     Thiếu sự khuyến khích động viên

–                     Có sự xung đột hay va chạm cá nhân với các thành viên trong nhóm hay với người giám sát.

–                     Thiếu tự tin hay quá tự tin

–                     Các chương trình đào tạo không phù hợp.

Những biểu hiện của nhu cầu đào tạo:

*                 Về phía nhân viên :

–                     Mức độ lãng phí cao, năng suất lao động thấp.

–                     Xảy ra nhiều tai nạn lao động.

–                     Làm việc mất quá nhiều thời gian.

–                     Tỉ lệ vắng mặt cao ( chán , sợ công việc )

–                     Qúa nhiều sự phàn nàn của khách hàng.

*                 Với người quản lý :

–                     Tỉ lệ nghỉ việc quá cao (không hài lòng với công việc).

–                     Làm việc mất quá nhiều thời gian.

–                     Tinh thần làm việc sút kém.

–                      Thiếu sự hợp tác từ phía nhân viên (đây là điều quan trọng nhất cần đào tạo người quản lý ngay tức khắc).

Tất nhiên đào tạo không chỉ vì lý do kết quả làm việc tồi mà có thể vì những mục đích cụ thể của quá trình đào tạo.

Các nguồn thông tin đánh giá nhu cầu đào tạo:

  • Kế hoạch phát triển của công ty
  • Các ghi chép về nhân viên
  • Các báo cáo đánh giá kết quả công việc
  • Các bản mô tả công việc
  • Sự phàn nàn và phản ứng của khách hàng
  • Các sai sót hay lỗi lầm
  • Các báo cáo về tai nạn

Các nguồn thông tin trên cần được phân tích kỹ nhằm thấy được sự cần thiết phải đào tạo và đào tạo những kỹ năng gì.

Có 3 cách tiếp cận để đánh giá nhu cầu đào tạo:

  + Phân tích ở mức độ tổ chức:

Bao gồm các phân tích sau đây:

–                     Sự ủng hộ và hỗ trợ của giới quản lý và đồng sự

–                     Chiến lược của tổ chức

–                     Các nguồn lực cho đào tạo

Sự thành công của các chương trình đào tạo phụ thuộc quyết định vào quyết tâm của ban lãnh đạo tối cao. Không có ủng hộ và hỗ trợ của giới quản lý và đồng sự chắc chắn chương trình đào tạo sẽ phá sản. Có lẽ vì vậy, mà những lý do hay được viện ra nhất để cho rằng việc đào tạo thất bại là không có sự hỗ trợ về quản lý, không có khen thưởng cho những hành vi mới và học viên thiếu động cơ.

Phân tích ở mức độ tổ chức cho phép công tác đào tạo với chiến lược kinh doanh của tổ chức. Đào tạo được coi như giải pháp hỗ trợ một cách tích cực và có hiệu quả cho chiến lược kinh doanh.

Tất nhiên muốn các hoạt động đào tạo thực hiện tốt, tổ chức cũng cần có một nguồn lực thực sự để đáp ứng những nhu cầu cho hoạt động đào tạo.

+ Phân tích ở mức độ thực hiện:

–                     Phát triển danh mục các nhiệm vụ

–                     Nhận dạng kiến thức , kỹ năng , thái độ cần thiết cho công việc

Việc phân tích ở mức độ thực hiện sẽ cho biết loại công việc nào cần được đào tạo với yêu cầu kiến thức, ky năng, thái độ ở mức độ nào. Phân tích ở mức độ thực hiện công việc, nhiệm vụ còn giúp ta đơn giản hóa quá trình đào tạo, bởi nhiều khi có nhiều công việc có chung những yêu cầu năng lực thực hiện công việc giống nhau.

+ Phân tích ở mức độ cá nhân:

–                     Đánh giá kết quả công việc của cá nhân

–                     Đánh giá đặc tính cá nhân : kiến thức , năng lực , và thái độ

Việc phân tích ở mức độ cá nhân chỉ ra cá nhân nào cần phải được đào tạo và cần phải đào tạo những kiến thức kỹ năng nào. Tuy nhiên, các tổ chức ngày nay thay đổi nhanh chóng và những công việc ổn định cùng những yêu cầu về kỹ năng có thể dự kiến thường rất hiếm. “Những năng lực cốt lõi” hay việc tích lũy nhiều năng lực để có thể nâng cao khả năng linh hoạt và thích nghi với sự thay đổi thường là mối quan tâm của các tổ chức ngày nay. Sự thay đổi, đặc biệt là sự thay đổi về công nghệ có thể làm thay đổi khuynh hướng đào tạo các kiến thức và kỹ năng cho người lao động. Chẳng hạn, ngày nay công nghệ có thể làm giảm bớt những yêu cầu về kỹ năng làm việc, chứ không phải nâng cao chúng. Những máy tính có thể hiểu được tiếng nói hay đọc được văn bản đang làm thay đổi ý nghĩa của khả năng biết đọc và viết tại nơi làm việc. Và tất nhiên, tầm quan trọng của các kỹ năng khác như: tư duy sáng tạo, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng giải quyết các vấn đề … sẽ được đề cao.

Đánh giá nhu cầu đào tạo theo cách tiếp cận khác nhau chỉ ra những vấn đề khác nhau trong công tác đào tạo.

  + Kỹ thuật đánh giá nhu cầu đào tạo:

Người ta có thể sử dụng nhiều phương pháp để đánh giá nhu cầu đào tạo. Các phương pháp có thể là:

–                     Phỏng vấn                                                  Phiếu điều tra

–                     Kiểm tra                                                     Phân tích các vấn đề của nhóm

–                     Phân tích các báo cáo hoặc ghi chép                    Phân tích công việc và đánh giá kết quả công việc

Sau đây chúng ta có thể so sánh một số kỹ thuật đánh giá để thấy rõ cơ hội để người tham gia có thể tham gia, sự tham gia cần thiết của ban lãnh đạo hay giám sát viên, thời gian cần thiết, chi phí và quá trình đó có cung cấp những dữ liệu có thể định lượng hay không .