Xác lập chi phí theo quy trình là như thế nào ?

+Xác lập chi phí theo quy trình hay theo đơn đặt hàng
Thông thường, tùy vào bản chất doanh nghiệp mà các kế toán viên sử dụng một trong hai hệ thống tính chi phí khác nhau: xác lập chi phí theo quy trình hay xác lập chi phí theo đơn đặt hàng. Xác lập chi phí theo quy trình chỉ hiệu quả khi một công ty sản xuất hàng loạt sản phẩm giống nhau như ốc vít, vi mạch máy tính hoặc bóng đèn… Hệ thống chi phí này tập trung vào chi phí của nhiều bước trong quá trình sản xuất – ví dụ, pha trộn, đẩy, cắt, và đóng gói. Nguyên vật liệu và chi phí cho mỗi bước đều được tính, sau đó chia cho số lượng đơn vị sản phẩm hoàn tất.
Xác lập chi phí theo đon đặt hàng phù hợp hơn cho quá trình sản xuất theo đơn đặt hàng. Ví dụ, một hãng chế tạo máy theo đơn đặt hàng sẽ sử dụng phương pháp này. Cách tính chi phí theo đơn đặt hàng sẽ xác định toàn bộ chỉ phí liên quan đến một công việc cụ thể, cả chi phí gián tiếp và trực tiếp.
+Sử dụng thông tin về chi phí
Nhà quản lý sử dụng thông tin về chi phí để hiểu và kiểm soát các biến số xác định khả năng sinh lợi. Ví dụ, nhiều công ty sản xuất định ra một mức chi phí chuẩn cho mỗi khoản chi phí trực tiếp, như chi phí lao động mỗi đơn vị, thời gian sử dụng máy cho mỗi đơn vị, chi phí mua gỗ cho mỗi đơn vị. Sau đó phòng kế toán sẽ làm báo cáo hàng tháng về chi phí thực tế cho mỗi đơn vị sản phẩm. Các nhà quản lý có thể dễ dàng thấy sự chênh lệch giữa chi phí thực tế và chi phí chuẩn, từ đó có thể điều tra nguyên nhân nếu những khác biệt này vượt quá tầm kiểm soát. Ngoài ra, họ còn có thể xác định các yếu tố chính góp phần vào chi phí và công việc để quản lý chúng. Ví dụ, các nhà quản lý của Amalgamated có thể thấy rằng lao động là yếu tố đóng góp chính vào chi phí sản xuất ra giá treo Model 1. Thông tin này khuyến khích họ kiểm tra lại quá trình sản xuất để xem liệu họ có thể thay đổi quy trình sản xuất ra số lượng sản phẩm tương tự nhưng với số giờ lao động ít hơn hay không. Hoặc ban quản lý có thể nghiên cứu bất kỳ thiết bị sản xuất nào có thể thay thế lao động với chi phí trên đơn vị sản phẩm thấp hơn.
+Xác lập chi phí dựa trên hoạt động
Chi phí quản lý chung, hay còn gọi chi phí gián tiếp, là điểm yếu trong nhiều hệ thống kế toán chi phí. Thông thường, kế toán viên sử dụng các công thức đơn giản để phân bổ các chi phí gián tiếp. Ví dụ, nhiều ngưòì phân bổ tổng chi phí gián tiếp cho các sản phẩm theo số giờ lao động quy cho mỗi sản phẩm. Phương pháp này hợp lý miễn là chi phí lao động là chi phí sản xuất lớn nhất. Các phương pháp khác chia chi phí gián tiếp thành tỷ lệ tương xứng với doanh thu có được từ mỗi sản phẩm. Điều này cũng có lý miễn là sản phẩm không có nhiều khác biệt.
Tuy nhiên, ngày nay lao động hiếm khi được xem là yếu tố chi phí chính, và hầu hết các nhà máy đều có khả năng sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau. Do đó, các công thức phân bổ chi phí sử dụng trước đây không còn phù hợp để cho ra những con số chính xác về các khoản chi phí gián tiếp.     Trên thực tế, những công thức tính toán này có thể dễ dàng làm cho các nhà quản lý tập trung vào đẩy mạnh sản xuất các sản phầm không mang lại lợi nhuận và bỏ qua các dòng sản phẩm sinh lời nhất cho công ty mình. Để hiểu sự bất tương xứng giữa khả năng sinh lợi thực tế và khả năng sinh lợi thể hiện bên ngoài diễn ra như thế nào, hãy xem những gì đã xảy ra cho một cống ty có truyền thống lấy giờ lao động để phân bổ chi phí quản lý chung. Vào thời điểm mà lao động còn là chi phí chính trong quá trình sản xuất, chi phí này góp một phần chính trong tổng chi phí chung của công ty, thì công thức này tỏ ra hiệu quả. Tuy nhiên, khi một số dòng sản phẩm được hiện đại hóa và tiết kiệm lao động nhờ vào quy trình tự động hóa, vai trò của chi phí lao động trong tổng chi phí phải thanh toán bị thu hẹp lại. Trong khi đó, lợi nhuận thu được từ các sản phẩm này có xu hướng tăng lên. Nhưng chi phí phải thanh toán không biến mất, chỉ đơn giản được chuyển sang chỗ khác.
Vì thế, các dòng sản phẩm khác – đặc biệt là những sản phẩm đòi hỏi lượng lao động tham gia sản xuất lớn – sẽ chiếm phần lớn nhất trong chi phí quản lý chung của toàn công ty. Điều này làm khả năng sinh lợi của các sản phẩm của những công ty này có vẻ tương đối bị hạn chế. Để thấy được điều này xảy ra như thế nào, hãy xem hai sản phẩm sau, mỗi sản phẩm đều có doanh thu thuần như nhau (14 USD) và có cùng chi phí sản xuất trực tiếp, vận chuyển và phân phối (5 USD). Sản phẩm A và sàn phẩm B có chung lãi biên tế. Sản phẩm A dẫn đầu thị trường và được tiêu thụ mạnh. Nhưng do quá trình sản xuất đòi hỏi nhiều lao động tham gia, công thức tính chi phí của công ty này phân bổ chi phí quản lý chung cao hơn – do vậy, sản phẩm A được nhìn nhận là lỗ 1 USD. So với sản phẩm A, sản phẩm B ít được chú ý hơn. Tuy nhiên, do lượng lao động tham gia vào quá trình sản xuất thấp, nên phân bổ chi phí quản lý chung thấp, sản phẩm có vẻ như có khả năng sinh lợi cao. Nếu tham khảo những số liệu này, cấp quản lý có thể dễ dàng đưa ra những quyết định sai lầm: ngưng sản xuất sản phẩm A, tăng sản xuất cho sản phẩm B. Những quyết định như vậy thậm chí có thể nhấn chìm những công ty hàng đầu!
+Sản phẩm A Sản phẩm B
Tổng chi phí trực tiếp 5,00 USD 5,00 USD
Tổng chi phi phải thanh toán 10,00 USD 4,00 USD
Tổng chi phí trực tiếp/gián tiếp 15,00 USD 9,00 USD
Doanh thu thuần/đơn vị sản phẩm 14,00 USD 14,00 USD
Phần góp vào lợi nhuận (1,00) USD 5,00 USD

H.Thomas Johnson và Robert Kaplan đã đưa ra một cách tính mới cho các chi phí này. Phương pháp này được gọi là xác lập chi phí dựa trên hoạt động (ABC – activity-based costing). ABC là phương pháp tính chi phí xác định số lượng các mối liên hệ giữa những hoạt động cụ thể và những nhu cầu mà các hoạt động này thực hiện từ các nguồn lực của tổ chức. Trong khi các hệ thống kế toán chi phí truyền thống phân bổ chi phí hỗ trợ và gián tiếp đến sản phẩm thông qua các thông số đo lường như thời gian lao động trực tiếp, thời gian sử dụng máy, hoặc chi phí vật liệu, ABC ghi nhận rằng với các sản phẩm, khách hàng, nhãn hiệu và các kênh phân phối khác nhau sẽ có nhu cầu sử đụng nguồn vốn công ty khác nhau. Do đó, ABC bắt đầu bằng cách tạo ra một hệ thống thứ bậc về các hoạt động, sau đó phân bổ chi phí phù hợp với từng hoạt động liên quan. Phương pháp này tính toán các hoạt động thực tế liên quan để sản xuất ra một sản phẩm cụ thể (hoặc phân phối một dịch vụ cụ thể) và cố gắng tính chi phí của những hoạt động này. Ví dụ, thay vì phân bổ tổng chi phí của một máy cho một loạt các sản phẩm dựa trên một công thức, các kế toán viên sử dụng phương pháp ABC sẽ biết được cần có bao nhiêu thời gian cho một máy (gồm cả thiết lập…) để sản xuất ra một thành phẩm, sau đó phân bổ chi phí tương ứng. ABC cũng tập trung vào các kích tố chi phí có khả năng hướng dẫn sự phân bổ. Ví dụ, chi phi của bộ phận nguồn nhân lực cũng được tính vào các sản phẩm dựa trên số lượng đầu người cho từng đơn vị sản phẩm.
ABC đuợc phổ biến nhanh chóng, vì phương pháp này liên quan đến sự cân bằng các yếu tố khác nhau: để chính xác hơn, một doanh nghiệp phải dành nhiều thời gian và nguồn lực vào việc tính toán và đánh giá các hoạt động phát sinh chi phí. Một công ty phải mong đợi một nguồn lợi rõ ràng từ ý tưởng đã có – và thậm chí nếu có lợi đi nữa, liệu có đủ để ủng hộ cho việc tái lập các hệ thống cần thiết?