Ý nghĩa quản trị của hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp

Bên cạnh những hàm ý lý thuyết mang tính hàn lâm, luận án cũng đã mang lại những ý nghĩa về mặt quản trị có giá trị ứng dụng thực tiễn cho các doanh nghiệp. Một hệ thống thông tin kế toán thành công hỗ trợ cho việc ra quyết định của các nhà quản lý và mang lại thành quả cho doanh nghiệp. Do đó, am hiểu về sự thành công và các nhân tố ảnh hưởng đến sự thành công sẽ giúp cho nhà quản lý những vấn đề sau:

Để đảm bảo sự thành công của hệ thống thông tin kế toán, các nhà quản lý cần đảm bảo nhân viên bộ phận kế toán hiểu rõ và cam kết thực hiện trong việc cung cấp thông tin kế toán hữu ích. Nhân viên kế toán phải được đào tạo, huấn luyện để khai thác hệ thống thông tin kế toán tối ưu và hiểu rõ lợi ích cá nhân có được từ hệ thống thông tin kế toán. Trên góc độ quản lý, nhân viên kế toán thường có xu hướng cho rằng hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng công nghệ thông tin khó học, không quen thuộc và có thể làm cho họ mất việc làm, do đó đảm bảo cho kế toán hiểu rõ lợi ích có từ hệ thống là điều quan trọng.

Đầu tư cho một hệ thống thông tin kế toán mới bao gồm nhiều nội dung, trong đó, bao gồm việc thay đổi phương pháp, quy trình, thay đổi phần mềm, thay đổi cách thức tổ chức cung cấp thông tin, thay đổi cách thức nhập liệu đầu vào, … do đó, khi phân tích mô hình đo lường sự thành công của hệ thống thông tin kế toán, các nhà quản lý cần quan tâm nhằm đảm bảo:

Quy trình, thủ tục, hướng dẫn nghiệp vụ, phần mềm dễ học, dễ sử dụng

Vận dụng phương pháp kế toán phù hợp và lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp nhằm cung cấp kết quả xử lý chính xác, thao tác đơn giản dễ dùng, hệ thống linh hoạt dễ điều chỉnh tuỳ biến, tích hợp đủ chức năng.

Phân tích và thiết kế đầy đủ các yêu cầu, các báo cáo cần thiết, đảm bảo tính đầy đủ, kịp thời, đơn giản, có sẵn của hệ thống báo cáo nhằm sẵn sàng cho việc cung cấp thông tin hữu ích theo yêu cầu.

Tuyển dụng nhân viên kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, tri thức, hiểu biết, kinh nghiệm của người kế toán về công nghệ và ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán là quan trọng. Hiểu biết và kinh nghiệm của người kế toán giúp cho quá trình tiếp cận và sử dụng hệ thống thông tin kế toán thuận lợi, dễ dàng hơn. Trong trường hợp doanh nghiệp đang sử dụng hệ thống thông tin kế toán với một phần mềm kế toán hay phần mềm ERP cụ thể thường có xu hướng tuyển dụng và sử dụng nhân viên kế toán am hiểu về hệ thống đã từng sử dụng phần mềm đó.

Vai trò của đội dự án và sự tham gia của người sử dụng hệ thống thông tin kế toán trong đội dự án: Các nhà quản lý doanh nghiệp cần lưu ý khi phát triển hệ thống thông tin kế toán hay tái cấu trúc hệ thống thông tin kế toán cần đảm bảo sự hỗ trợ của các chuyên gia trong quá trình phân tích, thiết kế, thực hiện hệ thống, huấn luyện nhân viên. Đồng thời, khi hình thành đội dự án, cần có sự tham gia ngay từ đầu của người sử dụng. Sự tham gia của người sử dụng không chỉ cung cấp thông tin cho quá trình thực hiện dự án, mà còn đảm bảo người dùng hiểu rõ về hệ thống thông tin, giúp tăng cường nhận thức về tính hữu ích và tính dễ sử dụng của hệ thống thông

Các nhà quản lý cần quan tâm hỗ trợ trước – trong – và sau quá trình phát triển hệ thống thông tin kế toán. Nghiên cứu cho thấy, sự hỗ trợ của nhà quản lý tác động trực tiếp đến sự thành công của hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp, tăng cường nhận thức về tính hữu ích của hệ thống thông tin kế toán.

Hệ thống thông tin kế toán là hệ thống thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán cho người sử dụng thông tin. Nhận thức về tính hữu ích, nhận thức về tính dễ sử dụng và sử dụng hệ thống thông tin kế toán là cho cả hệ thống chứ không riêng phần mềm kế toán. Phần mềm kế toán chỉ đóng vai trò hỗ trợ trong việc ghi nhận dữ liệu, xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin kế toán, do đó, về khía cạnh quản trị, không chỉ quan tâm đến khía cạnh sử dụng phần mềm mà phải đặt góc nhìn toàn cục cho cả hệ thống. Nhân viên kế toán được tăng cường nhận thức về tính hữu ích, tính dễ sử dụng, và đảm bảo sử dụng cả về cách thức, quy trình, công việc, kết quả và cả phần mềm được sử dụng trong hệ thống thông tin kế toán.

Tóm lại, trên góc nhìn quản trị, muốn có hệ thống thông tin kế toán thành công, cần đảm bảo người kế toán thấu hiểu về những gì hệ thống thông tin kế toán mang lại, bao gồm chất lượng thông tin, chất lượng hệ thống và lợi ích có được từ hệ thống. Quá trình tổ chức xây dựng hệ thống thông tin kế toán cần có sự quan tâm hỗ trợ của các nhà quản lý, đội ngũ chuyên gia hỗ trợ tốt, người kế toán tham gia từ đầu vào đội dự án và cần có những nhân viên có tri thức và kinh nghiệm. Thông qua sự hỗ trợ của nhà quản lý, thông qua nhận thức có được từ quá trình tổ chức phát triển hệ thống, người kế toán tăng cường nhận thức về tính dễ sử dụng, tính hữu ích của hệ thống thông tin kế toán, từ đó sử dụng hệ thống để có được hệ thống thành công.